В федеральном законе о защите персональных данных от 27 июля 2006года N152-ФЗ указано на обязанность Юридического лица, использующего персональные данные в своих документах , уничтожить документы, содержащие любые персональные данных после выхода документов из документооборота компании и по истечение сроков хранения этих документов. Уничтожить документы – это не значит их выбросить в мусорный контейнер или отвезти на ближайшую свалку!
Уничтожение документов - это комплекс действий, направленных на защиту персональных данных компании. Для начала проводится экспертиза ценности документов. Рекомендуется проводить экспертизу ценности документов более чем двумя людьми даже в маленьких организациях, в противном случае это может привести к уничтожению документов раньше истечения положенного для них срока хранения. Именно поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия. В составе экспертной комиссии желательно иметь следующих сотрудников: представителя руководства организации, архивиста, главного бухгалтера, представителя из персонала организации, представителя юридического отдела и секретаря организации. Данный состав комиссии должен быть утвержден приказом руководителя организации. В крупной организации может быть создана постоянная экспертная комиссия или создаваться каждый год во время списания архива. Работа экспертной комиссии заключается в установлении факта истечения срока хранения документов, в результате которой составляется акт о выделении документов на уничтожение, и в соответствии с этим актом документы отправляются на уничтожение.
Физическое уничтожение документов — это процедура, в результате которой тем или иным способом теряется целостность носителя информации – бумаги. Самый популярный способ утилизации старого архива – измельчение высокопроизводительным промышленным шредером. Этот агрегат позволяет измельчать бумагу 2-3 классом секретности со скоростью от 500 кг/час. В результате лист А4 крошится на множество маленьких кусочков, которые довольно быстро перемешиваются. Восстановить уничтоженный таким способом документ почти нереально. Стоит отметить, что кроме доступности этого способа утилизации архива есть еще одно замечательное качество – экологичность. Измельченная промышленным шредером бумага в дальнейшем идет на переработку. Как разновидность этого способа утилизации бумаги – выездной шредер. Это такой же высокопроизводительный шредер, только установленный на шасси грузового автомобиля, благодаря чему этот шредер может приехать по указанному адресу и прямо на месте уничтожить все документы. Удобство этого способа нивелируется его ценой. Заказать выездной шредер на порядок дороже. Ну и самый надежный способ 100% уничтожения документов – сжигание в высокотемпературной печи. Под воздействием высокой температуры в 1200 С сгорает не только бумага, но и папки, файлы, дискеты, пластиковые карты и прочий материал, который в шредер не пойдет. Еще один плюс этого метода уничтожения, документы не требуют предварительной подготовки (отчистки от папок, скрепок, пластика и т.д.) что нужно делать в случае утилизации через шредер. Каким бы способом вы не уничтожили свой архив, на руки вы должны получить акт об уничтожении, в нем должно быть прописано количество уничтоженного материала и ссылка на акт о выделении документов на уничтожение.
