Обязательным элементом деловой «инфраструктуры» любого предприятия является система его документооборота. Это довольно сложный, требующий особой организации процесс работы с внешними и внутренними документами. Существенно упростить и оптимизировать документационную деятельность компании помогает система электронного документооборота.
Это автоматизированная система управления, которая помогает наладить внешнее и внутреннее взаимодействие посредством цифровой документации, без применения бумажного носителя. При этом задача СЭД не в том, чтобы искоренить работу с бумагами, а, прежде всего, создать эффективную систему, которая поможет оптимизировать делопроизводство в компании.
Концепция ЭДО строится на полной автоматизации делопроизводства путем внедрения в организации специализированной информсистемы.
Понятие электронного документооборота
ЭДО – это способ централизованной организации с документацией, которая в большинстве своем представлена в оцифрованном виде.
Задачи электронного документооборота:
- создание и передача адресату цифрового документа;
- хранение оцифрованной документации;
- формирование архива отработанных дел;
- эффективная система поиска нужного документа в централизованной базе;
- контроль исполнения поручений, входящих и исходящих писем;
- ведение регистрационных журналов;
- отработка проектов документов, их передача на согласование;
- подписание цифровой подписью и отправка адресату;
- формирование отчетности.
Преимущества внедрения СЭД на предприятии
Исходя из того, что базовые элементы документационной деятельности предприятия переходят на автоматизированные процессы:
- сокращаются затраты на приобретение бумаги, канцелярских товаров, копировальной и множительной техники для офиса, расходных материалов, аренду помещения для архива;
- также снижаются расходы на оплату почтовой службы и курьерской доставки оригиналов документов. СЭД позволяет отправлять их по защищенным электронным каналам в оцифрованном виде;
- отпадает необходимость в использовании архивной мебели;
- экономится время сотрудников, необходимое для обработки, копирования бумажной документации;
- ускоряется процесс регистрации;
- уже нет необходимости в передаче бумаг между подразделениями;
- увеличивается продуктивность персонала за счет снижения объема рутинной бумажной работы;
- повышается уровень исполнительской дисциплины в коллективе;
- появляется возможность удаленного доступа к рабочим местам.
Этапы внедрения электронного документооборота
Все больше компаний приходят к понимаю того, что для четкой, слаженной работы необходимо перевести делопроизводство в автоматизированное русло. Для этого необходимо:
- выбрать и приобрести программный комплекс СЭД;
- настроить и адаптировать систему ЭДО в делопроизводстве;
- обучить персонал работе в электронной программе;
- подготовить методические рекомендации для пользователей;
- приступить к работе в системе.