В России законодательно закреплены требования по ведению личных карточек сотрудников. Личная карточка работника заводится на каждого работника. Лишь в случае сотрудничества по контракту подряда, работодатель имеет право не открывать карточку на таких сотрудников. Не освобождены от необходимости ведения документации индивидуальные предприниматели. Обязанности по заполнению карточек возложены на представителей отдела кадров либо бухгалтерии.
Разделы бланка
Есть типовая форма Т2, но не запрещается предприятию использовать лично разработанный собственный бланк. Главное внесение всей актуальной информации о человеке. Используются такие данные:
- наименование предприятия;
- табельный и налоговый номер;
- характер и вид работы;
- пол;
- ФИО, дата рождения и гражданство;
- знание языков;
- образование;
- наличие брака;
- данные про прием на работу, аттестации, курсы повышения квалификации и пр.;
- учет отпусков.
При изменение данных, сотрудник должен предоставить соответствующие документы, чтобы специалист внес их в карточку.
Документы для заполнения
В случае увольнения, личная карточка сотрудника закрывается. Если же, человек через некоторое время возвращается на прежнее место работы, то документ заводят заново. Необходимо подать соответствующие документы, на основании которых и осуществляется заполнение всех разделов. В обязательный пакет документов входят: паспорт, ИНН, военный билет (для военнообязанных), дипломы, свидетельство о браке, СНИЛС, трудовая книжка.
Ошибки и изменения данных
Распространенной ошибкой является неправильное отображение при изменении оклада. Его размер вносится в 10-й раздел "Дополнительные сведения". При переводе работника на другую должность, заполняется третий раздел личной карточки. Если при заполнении документа случились ошибки, исправляется все вручную, путем зачеркивания старой записи и внесения новых данных с датой и подписью ответственного лица.
Санкции за неправильное ведение документооборота
Контроль за ведением бланков возлагается на Трудовую инспекцию и нарушения в этой сфере караются серьезными штрафами. Регламентируется деятельность кодексом про административные правонарушения. Если в организации нет карточек или там допущены серьезные нарушения, то сумма штрафа может составить до 5 тыс. руб. для индивидуальных предпринимателей и до 50 тыс. руб. для юридических лиц. Незначительные неточности чаще всего устраняются путем коррекции.