Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговый план

Кадровое делопроизводство является важной составляющей в каждой успешной компании. Работа с сотрудниками является неотъемлемой частью любой организации, и ее эффективность напрямую влияет на результаты бизнеса. В условиях жесткой конкуренции не только на национальном рынке, но и на международном, особенно важно правильно вести кадровое делопроизводство. От деятельности каждого сотрудника зависит успех и процветание предприятия. Понимая это, каждая компания стремится максимально эффективно использовать свое рабочее время и ресурсы. Именно поэтому многие современные компании уделяют большое внимание вопросу оптимизации и автоматизации кадрового делопроизводства.

Если вы только начинаете свой бизнес или планируете обновить систему управления персоналом, то эта статья для вас. В ней мы расскажем, как создать кадровое делопроизводство с нуля.

Какие документы необходимы для кадрового учета

Ведение кадровой документации – это ответственная задача, которая не только обеспечивает юридическую безопасность компании, но и помогает управлять персоналом компании более эффективно. Кадровый отдел должен следить за тем, чтобы все документы были заполнены корректно, и содержали полную и актуальную информацию о каждом сотруднике компании. Это позволит предотвратить возможные проблемы в будущем, связанные с правами и законными требованиями со стороны сотрудников и государственных органов.

Современные технологии, такие как электронный документооборот и хранение данных в облачных сервисах, позволяют ускорять и упрощать работу кадрового отдела, что в свою очередь повышает эффективность компании и улучшает работу всей команды.

Необходимые документы кадрового учета:

приказ о приеме на работу (Т-1);
контракт с сотрудником (ТД-1);
трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н);
заявление на прием на работу;
анкета сотрудника (основные данные и информация об образовании, квалификации, опыте работы);
копия паспорта (или другого удостоверения личности);
документы об образовании и квалификации;
медицинская справка об отсутствии противопоказаний к работе на данной должности;
трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
документы, удостоверяющие личность работника и давающие право на работу в Российской Федерации (для иностранных граждан);
дополнительные документы в зависимости от специфики работы.

Эти документы необходимы для ведения кадрового делопроизводства. Они хранятся в кадровом отделе и используются для различных целей, таких как оформление зарплаты, составление отчетов, уплаты налогов и тп. Они также важны для подготовки всех необходимых документов в случае проверок со стороны государственных служб и органов контроля.

Шаг 1: Определение кадровой структуры и функций

Перед тем, как начать создание кадрового отдела, необходимо понять, какой уровень взаимодействия будет между отделом и другими сотрудниками в компании. Необходимо определить, какие задачи выполняет кадровый отдел, кто будет входить в него и какие должности будут созданы. Некоторые из функций кадрового отдела могут включать:

Привлечение и отбор квалифицированных кандидатов.
Регистрация новых сотрудников и заполнение необходимых документов.
Развитие и обучение сотрудников.
Мотивация и планирование карьеры сотрудников.
Разрешение споров и урегулирование конфликтов.
Мониторинг и оценка производительности сотрудников

Шаг 2: Установление системы управления персоналом

После того, как была определена структура и функции кадрового отдела, необходимо разработать систему управления персоналом, которая будет обеспечивать эффективную работу отдела и улучшать производительность сотрудников. В систему управления персоналом могут входить такие элементы, как:

График работы и рабочие часы.
Описания должностных обязанностей.
Политика мотивации и вознаграждения.
Политика обучения и развития персонала.
Обзор производительности и система оценки сотрудников.
Политика безопасности и здоровья на работе.

Шаг 3: Создание базы данных и документации

База данных и документация являются неотъемлемой частью кадрового делопроизводства. Для обеспечения эффективной работы необходимо создать систему учета всех сотрудников, их контактных данных, должностей и другой информации, которая может быть необходима в дальнейшем. Документация включает в себя сведения о каждом сотруднике, такие как резюме, трудовые контракты, соглашения о конфиденциальности, а также отчетность по налоговым и страховым взносам.

Шаг 4: Обеспечение безопасности информации

Защита конфиденциальной информации сотрудников имеет высшее значение для каждой компании. Кадровый отдел должен обеспечить безопасность данных и содержать соответствующие политики и процедуры. Это может включать в себя криптографические методы, основанные на паролях и других механизмах защиты информации, а также

обучение всех сотрудников компании правилам безопасности обработки конфиденциальной информации, чтобы уменьшить вероятность утечки данных. Кадровый отдел также должен отслеживать доступ к конфиденциальной информации и удостоверяться в том, что только авторизованные сотрудники имеют к ней доступ.

Шаг 5: Архивация и хранение данных

Кадровый отдел должен соблюдать требования законодательства по хранению записей о каждом сотруднике и разрабатывать соответствующую политику на хранение данных в бумажной и электронной форме. К основным документам, которые должен содержать кадровый отдел, относятся трудовые контракты, резюме, социальные страховки, медицинские формы и другие документы, необходимые налоговым органам и государственным учреждениям. Архивация и хранение данных должно осуществляться в соответствии с порядком, установленным законодательством.

Шаг 6: Автоматизация работы

Чтобы ускорить и упростить работу кадрового отдела, рекомендуется использовать программное обеспечение для автоматизации рутинных процессов, таких как заявки на отпуск, ориентация новых сотрудников, уведомления о событиях, связанных с персоналом, и так далее. Программное обеспечение также может помочь в расчете заработной платы и пенсионных взносов, анализе производительности сотрудников и управлении кадровым бюджетом.

Шаг 7: Соблюдение законодательства

Кадровый отдел должен соблюдать законодательство по найму и увольнению сотрудников, налоговым взносам и социальным программам. К сожалению, законы и процедуры, связанные с кадровым делопроизводством, могут меняться довольно часто. Поэтому сотрудники кадрового отдела должны проводить регулярные обновления своих знаний и посещать специализированные курсы, чтобы всегда быть в курсе последних изменений.

Для того чтобы кадровый отдел выполнял свои функции в полном соответствии с законодательством, необходимо знакомство с основными нормативными документами, касающимися кадрового делопроизводства. Сюда относятся:

Трудовой кодекс – это основной нормативный акт, который определяет основные правила трудовых отношений. В Трудовом кодексе содержатся все законные требования для трудовых договоров, наема и увольнения сотрудников, а также права и обязанности работодателя.
Налоговый кодекс – этот нормативный акт определяет правила налогообложения предприятий, а также требования по регистрации налогоплательщика. Кадровый отдел должен знать, как правильно начислять, удерживать и уплачивать налоги и взносы на социальное обеспечение и медицинское страхование.
Закон о защите персональных данных – это нормативный акт, регулирующий сбор, хранение и использование персональных данных сотрудников. Кадровый отдел должен обеспечить соблюдение всех правил и требований данного закона для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных.
Методические рекомендации от Минэкономразвития России – это документ, который дает рекомендации по созданию и организации кадровых служб, учету и управлению персоналом, оформлению документов, связанных с персоналом и многому другому.

Чтобы успеть узнать обо всех изменениях в законодательстве, кадровый отдел должен всегда следить за слухами в индустрии и обновлениями законов, а также посещать специализированные семинары и конференции. Кроме того, курсы повышения квалификации помогут кадровым сотрудникам быть в курсе новых методов и лучших практик управления персоналом.

Соблюдение законодательства является необходимым условием для своевременного и эффективного управления персоналом, а также для уменьшения рисков, связанных с нарушением правил. Следование всем требованиям позволит создать кадровый отдел, который будет готов к вызовам производства и готов выступить в качестве стержня, который помогает найти и привлечь лучших сотрудников и поддерживает их наиболее продуктивное выполнение работы.

Обратите внимание! Кадровое делопроизводство – это кропотливый и сложный процесс, но с профессиональным подходом и использованием современных технологий, вы сможете создать эффективный отдел управления персоналом, обеспечивающий высокую производительность и динамическую культуру компании.

Требования законодательства при ведении кадрового учета

Ведение кадрового учета – это одна из важнейших функций в любой компании. Она связана с обработкой большого количества конфиденциальной информации, которая подчиняется строгим правилам, регулируемым законодательством.

Мы рассмотрим основные требования законодательства при ведении кадрового учета и как они должны быть реализованы в компании:

Регистрация в соответствии с законами РФ. У каждого работника в компании должен быть свой уникальный индивидуальный номер. Этот номер выдается при регистрации в Пенсионном фонде РФ, в Фонде социального страхования и в Федеральной налоговой службе РФ. Для регистрации необходимо заполнить определенные формы и надлежащим образом подготовить пакет документов.
Работа на основе трудового договора. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работа в любой компании должна проводиться на основе трудового договора. Это самый главный документ в кадровом учете, который регулирует трудовые отношения между работником и работодателем. В трудовом договоре должны быть четко определены все условия труда, включая фонд оплаты труда, график работы, длительность рабочего дня и т.д.
Соблюдение требований по составлению кадровой документации. В соответствии с законодательством в компании должны быть созданы и храниться определенные кадровые документы. Все эти документы должны быть заполнены и оформлены правильным образом в соответствии с требованиями законодательства.
Охрана труда и безопасность. В каждой компании должна быть организована охрана труда и безопасность. Работодатель обязан установить все необходимые средства и условия для обеспечения безопасности работников в процессе труда. Это могут быть меры по установлению профилактических требований, работающих на повышение квалификации сотрудников и многие другие.

Ответственность за правонарушения

Ведение кадрового делопроизводства – это ответственная задача, которая связана с обработкой большого количества конфиденциальной информации и подчиняется строгим правилам, регулируемым законодательством. Нарушение этих правил может привести к серьезным юридическим последствиям для компании и ее руководства.

Существует множество правил, которые регулируют работу кадрового отдела. Некоторые из них приведены ниже:

Уважение прав работников. Кадровый отдел должен уважать права и свободы всех сотрудников компании и предоставлять им возможность на равных условиях работать и развиваться в карьере.
Обеспечение конфиденциальности. Кадровый отдел должен обеспечивать защиту конфиденциальной информации о всех работниках компании и обеспечивать ее безопасность.
Соблюдение требований законодательства. Кадровый отдел должен следовать всем правилам, предписанным законодательством в области трудовых отношений и кадрового делопроизводства.

Нарушение любого из этих правил может привести к неприятностям. Например, несоблюдение прав работников может привести к искам со стороны сотрудников или государственных органов, а нарушение конфиденциальности может привести к утечке конфиденциальных данных и угрозам безопасности компании. Эти нарушения могут привести к громким судебным разбирательствам, крупным неустойкам и многим другим неприятностям:

Кроме того, кадровый отдел также может столкнуться с ответственностью за правонарушения при оформлении документов. Например, недобросовестное оформление приказов и контрактов с сотрудниками может привести к штрафам со стороны государственных органов.
Чтобы избежать ответственности за правонарушения, кадровый отдел должен следовать всем правилам, регулирующим кадровое делопроизводство, и следить за своевременным обновлением своих знаний и навыков. Кроме того, руководство компании должно содействовать правильной работе кадрового отдела, обеспечивая его необходимыми ресурсами и оказывая помощь при разрешении возможных проблем.

Ведение кадрового делопроизводства – это ответственная задача, требующая строгого соблюдения правил и нормативов, регулирующих эту сферу. Поэтому такие услуги можно отдать на аутсорс и заказать ведение кадрового учета у специальных компаний, которые специализируются на этом и давно занимаются их ведением профессионально. Ведь нарушение этих правил может привести к различным юридическим последствиям и серьезным финансовым потерям для компании и ее руководства.