Как принять командировочные расходы

[Катюша]

Уважаемые бухгалтера, подскажите пожалуйста
Какие документы из гостиницы должен привезти сотрудник, вернувшись из командировки, чтобы я могла их списать в командировочные расходы.
(чек, договор, карта гостя), не знаю что может быть еще?

И второй вопрос, как отражать суточные на командировку в авансовом отчете, ведь их не подтвердить документально. Просто 100 р в день, а если больше то из чистой прибыли? И надо ли с них начислять НДФЛ?

[Lala]

1.6. Налог на доходы физических лиц

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе и с исполнением налогоплательщиком (работником) трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:
- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на:
а) проезд до места назначения и обратно,
б) сборы за услуги аэропортов,
в) комиссионные сборы,
г) расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
д) провоз багажа,
е) расходы по найму жилого помещения,
ж) оплату услуг связи.
Все иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (по экскурсионному обслуживанию, питанию, разъездам на такси и т.п.), подлежат включению в его совокупный доход и облагаются налогом в соответствии со ст. 224 НК РФ по ставке 13%.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
В то же время возникает вопрос, какие нормы следует применять в отношении такого вида командировочных расходов, как суточные? Напомним, у нас есть Постановление N 93, изданное для целей применения гл. 25 НК РФ (налог на прибыль организаций), и Постановление N 729, изданное в целях определения норм возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций.
Налоговики в Письме МНС России от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127 настаивали на том, что суточные сверх 100 руб. увеличивают налоговую базу по НДФЛ. При этом они ссылались на Постановление N 93. То, что этим документом утверждены нормы для целей исчисления налога на прибыль, фискалов не смущало. Данное разъяснение фискалов стало поводом для рассмотрения дела в суде.
И ВАС РФ в Решении от 26 января 2005 г. по делу N 16141/04 заявил, что суммы суточных, превышающие 100 руб., не облагаются НДФЛ, если в коллективном договоре фирма прописала больший размер компенсаций для командировок. А Письмо N 04-2-06/127 подлежит отмене, как противоречащее законодательству.
Обосновывая свою точку зрения, суд указал, что Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 применяется только при расчете налога на прибыль, а Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 предназначено исключительно для бюджетных организаций. Общий же порядок, по которому следует выплачивать командировочные, предусмотрен ст. 168 Трудового кодекса РФ. А там как раз говорится, что размер суточных устанавливается в коллективном договоре или в другом внутреннем документе предприятия.
Уже после того, как Решение увидело свет, по этой наболевшей проблеме высказался и Минфин России. Чиновники этого ведомства категорически не согласились с судьями. В Письме от 21 марта 2005 г. N 03-05-01-04/62 они заявили, что Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право определять, какие суммы и в каком порядке возмещать сотруднику. А вот устанавливать нормы таких расходов для целей налогообложения организация не может. Вот и получается, что со сверхнормативных суточных нужно удержать НДФЛ. Правда, в Письме не сказано, каким же документом при этом пользоваться. Так что это разъяснение можно проигнорировать.
Таким образом, предприятие при оплате работнику суточных не должно включать в доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, суточные, выплаченные в пределах норм, установленных внутренним локальным актом. Правда, не исключено, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Налогообложение при возмещении расходов на проезд
в случае утери оправдательных документов

Можно ли возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов? Да.
Во-первых, можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Такие официально заверенные документы принимаются для целей налогообложения (Письмо УМНС России по г. Москве от 28 ноября 2001 г. N 03-12/54745).
Во-вторых, руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости (п. 19 Инструкции N 62). Это право руководителя, но никак не обязанность.
Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.
В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц (ст. 210 НК РФ).

Пример 1.16. Внутренним приказом организации на 2006 г. установлены следующие нормы возмещения расходов при командировках на территории Российской Федерации.
Расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 50 руб. в сутки.
Расходы на выплату суточных - в размере 330 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.
Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.
В апреле 2006 г. организация (местонахождение - г. Коломна) направила в служебную командировку в Омск в производственных целях заместителя генерального директора сроком на семь дней.
Во время служебной командировки работником были понесены расходы на сумму 19 760 руб., в том числе:
- автобусный билет Коломна - Москва в размере 100 руб.;
- авиабилет (Москва - Омск - Москва) бизнес-класса в размере 8200 руб.;
- суточные в размере 2310 руб. (7 дн. х 330 руб.);
- наем жилья за пять суток в размере 9000 руб. (5 дн. х 1800 руб.);
- наем жилья за одни сутки без подтверждающих документов в размере 50 руб.;
- автобусный билет Москва - Коломна в размере 100 руб. (возмещен по заявлению работника, так как билет был утерян).
В результате в доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, не будут включены командировочные расходы в размере 19 622 руб., в том числе:
- автобусный билет Коломна - Москва в размере 100 руб.;
- авиабилет (Москва - Омск - Москва) бизнес-класса в размере 8200 руб.;
- суточные в размере 2310 руб. (7 дн. х 330 руб.);
- наем жилья за пять суток в размере 9000 руб. (5 дн. х 1800 руб.);
- наем жилья за одни сутки без подтверждающих документов в размере 12 руб.
В то же время в доход командированного работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц, организация включила командировочные расходы в размере 138 руб., в том числе:
- наем жилья за одни сутки без подтверждающих документов в размере 38 руб. (50 - 12);
- автобусный билет Москва - Коломна в размере 100 руб. (возмещен по заявлению работника, так как билет был утерян).
2.6. Налог на доходы физических лиц

Глава 23 НК РФ не предусматривает каких-либо различий в обложении налогом на доходы физических лиц между командировками внутри страны и за рубежом. Единственным различием является то, что при загранкомандировках перечень расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход, шире, нежели при командировках внутри страны.
Так, при оплате организацией командированному лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:
- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на:
а) проезд до места назначения и обратно,
б) сборы за услуги аэропортов,
в) комиссионные сборы,
г) расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
д) провоз багажа,
е) расходы по найму жилого помещения;
ж) оплату услуг связи,
з) получение и регистрацию служебного заграничного паспорта,
и) получение виз,
к) расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении командированным лицом документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных законодательством. Однако если для командировок по территории России эта норма установлена и составляет 12 руб., то при загранкомандировках таких норм нет. Следовательно, если организация самостоятельно установит нормы компенсации по найму жилья без подтверждающих документов, то такие суммы в полном объеме подлежат включению в налогооблагаемый доход.

[Lala]

Документальное оформление расходов
по найму жилого помещения

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам. Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах - 12.00 по местному времени.
Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.
Какими же документами должны быть подтверждены услуги по найму жилья?
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:
- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
- фамилию, имя, отчество потребителя;
- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
- цену номера (места в номере);
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами.
При осуществлении денежных расчетов с населением заказчик бытовых услуг обязан получить за оказанную услугу чек ККМ. Как правило, гостиницы выдают счет, подтверждающий заключение договора на оказание услуг по найму жилья, и чек ККМ.
Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности - гостиничный счет по форме N 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности". Данный Приказ был издан во исполнение Постановления Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. N 745. Он утвердил разработанные и представленные Комитетом Российской Федерации по муниципальному хозяйству следующие формы документов строгой отчетности, которые могут использоваться гостиничными хозяйствами при расчетах с населением для учета наличных денежных средств:
1) N 1-Г "Анкета";
2) N 2-Г "Журнал регистрации иностранных граждан";
3) N 3-Г "Счет";
4) N 3-Гм "Счет";
5) N 4-Г "Карта гостя";
6) N 5-Г "Кассовый отчет";
7) N 7-Г "Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету";
8) N 8-Г "Квитанция о возврате денег";
9) N 9-Г "Акт о порче имущества гостиницы";
10) N 10-Г "Заявка на бронирование мест";
11) N 11-Г "Автостоянка";
12) N 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг";
13) N 13-Г "Квитанция на прием вещей в камеру хранения".
Бухгалтеру чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности "Счет" (формы N 3-Г или N 3-Гм), который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания. Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.
Если работник пользовался автостоянкой гостиницы, то оформляется квитанция по форме N 11-Г "Автостоянка", которая также является бланком строгой отчетности.
На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме N 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

[Валерия]

Сообщение от Катюша

Уважаемые бухгалтера, подскажите пожалуйста
Какие документы из гостиницы должен привезти сотрудник, вернувшись из командировки, чтобы я могла их списать в командировочные расходы.
(чек, договор, карта гостя), не знаю что может быть еще?

И второй вопрос, как отражать суточные на командировку в авансовом отчете, ведь их не подтвердить документально. Просто 100 р в день, а если больше то из чистой прибыли? И надо ли с них начислять НДФЛ?

У меня так
- по проживанию: чек, счет
- по питанию: подзаказник, и даже бывает счет-фактура с чеком....
Я трусливый бухгалтер, поэтому то что свыше 100 руб - облагаю НДФЛ. Хотя есть мнения налоговиков что свыше 100 руб можно не облагать главное закрепить локальным актом.

с 06.10.2006г
ст 168.1ТК РФ
- Служебные поездки - по ним норматива нет, поэтому можно приказом списывать суточные в любом разумном размере.
- Командировочные - по нормам

А в чем разница между командировочными и служебными поездками..... сама не разобралась......

[Nadia]

Сообщение от Катюша

Уважаемые бухгалтера, подскажите пожалуйста
Какие документы из гостиницы должен привезти сотрудник, вернувшись из командировки, чтобы я могла их списать в командировочные расходы.
(чек, договор, карта гостя), не знаю что может быть еще?

И второй вопрос, как отражать суточные на командировку в авансовом отчете, ведь их не подтвердить документально. Просто 100 р в день, а если больше то из чистой прибыли? И надо ли с них начислять НДФЛ?

Давайте разберемся какие документы Вам предоставил сотрудник вернувшись из командировки (название документа, сумма)?
Срок командировки?

[Innoch]

Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и ЕСН
01.08.2007

Минфин России в письме от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247 еще раз разъяснил, что суточные, выплаченные сверх норм, подлежат обложению ЕСН и НДФЛ. Поскольку специальные нормы не утверждены в установленном порядке, следует руководствоваться нормами, предусмотренными для налога на прибыль (утв. постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93).

ВАС РФ при этом считает, что в целях исчисления НДФЛ с сумм командировочных необходимо руководствоваться нормами, установленными коллективным договором или локальным нормативным актом организации, поскольку законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к НДФЛ не регламентируются (подробнее читайте здесь).

С 1 января 2008 года разночтений больше не будет - Федеральным законом от 24.07.2007 № 216-ФЗ устанавливаются предельные нормативы суточных, необлагаемые НДФЛ. Налогом не будут облагаться суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).


http://www.buh.ru/newsDescr.jsp?ID=3029

[zoloto]

Значит, если у меня сотруднику в командировке выплачивались суточные 250руб., а в командировке он был 3 января, то НДФЛ можно не платить?

[ГЛБ]

Можно не платить, т.е. не удерживать, а вот для налога на прибыль все еще 100 руб.можно отнести.

[Julia_Guschina]

Подскажите как списать командировочные? Директор был в командировке с 26.06 питер-москва поезд 2824,50, 27.06 москва-ереван самолет 8070, ереван-питер самолет 11051,05, жил у родственников никаких больше чеков квитанций нет деньги с банка на командир. снимали 34 000 р.

[наида]

вы

Сообщение от Julia_Guschina

Подскажите как списать командировочные? Директор был в командировке с 26.06 питер-москва поезд 2824,50, 27.06 москва-ереван самолет 8070, ереван-питер самолет 11051,05, жил у родственников никаких больше чеков квитанций нет деньги с банка на командир. снимали 34 000 р.

приказ на командировку, служебное задание. командировочное удостверение, оплачиваете стоимость авиабилетов плюс суточные и все.

[наида]

Вот только , наверное,нормы суточных с того момента когда он пересек границу Армении, надо уточнить.