Компенсация расходов за пользование личным авто

[martm]

Хотим с этого года начать выплачивать директору и еще одному сотруднику компенсацию за пользование личным авто в служебных целях. Знаю что надо издать приказ директора о компенсации. Какие документы нужно вести в бухгалтерии, чтобы начислять и платить компенсацию? Нужно ли вести путевые листы?

[sous]

Сообщение от martm

Какие документы нужно вести в бухгалтерии, чтобы начислять и платить компенсацию?

1 заявление сотрудника о выплате ему компенсации в связи с использованием личного авто в служебных целях
2. копия ПТС (документ где видно кто владелец и должна быть мощность двигателя машины) - можно заверить печатью органи зации
3. Распоряжение директора о выплате компенсации с какого месяца, кому и в каком размере

Сообщение от martm

Нужно ли вести путевые листы?

при выплате компенсации путевые листы не ведут, но и бензин не оплачивают

[Nadia]

Текст письма опубликован
"Московский налоговый курьер", 2007, N 8

Вопрос: Вправе ли организация учесть в целях исчисления налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую работнику, использующему личный автомобиль в служебных поездках? Какие документы подтверждают расходы в виде компенсационных выплат для целей налогообложения?

Ответ:
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО
от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776

Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.
При этом на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором указаны размеры компенсации.
Для получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.
В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.
За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
Основания: Письма Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 и МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.

И.о. заместителя
руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
О.М.СПИЦЫНА
22.02.2007

[Nadia]

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 7

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНЫХ АВТОМОБИЛЕЙ
ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В соответствии со ст. 188 ТК РФ работник имеет право на два вида выплат:
компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".

Документальное оформление

Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:
1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем. Статьей 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В соглашении должны быть отражены:
вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
порядок использования имущества;
размер компенсации за использование;
порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
срок использования имущества;
2) приказ руководителя организации.
В приказе указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;
3) копия технического паспорта транспортного средства;
4) платежные документы;
5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;
6) путевые листы и иные документы.
Для подтверждения обоснованности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (Письма Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. При этом она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
Как указано в Письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы, при этом имеет смысл производить расчет размера компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

[martm]

Nadia, значит все таки для компенсации нужно вести путевые листы? Тогда начислять компенсацию не имеет смысла.

[vsv-boss]

Nadia, требование налоргов о ведении путёвок при выплате сотруднику компенсации не основаны на законе.
Это ихнее желание усугубить оформление таких выплат и всё.
Компенсация регулируется ТК РФ прежде всего, а НК разрешает учитывать в составе затрат и тоже на этом всё, более ничего.
Путевой лист разработан для учёта рабочего времени водителя, износа ТС и списание ГСМ, а так же как база для назначения востонавительных ремонтов ТО, ТР, КР.
Любой суд на сторону налплата встанет.

[vsv-boss]

martm, воспользуйтесь поиском, мы тут в одной ветке рассмотрели все способы выплат за бибики сотрудников.

[sous]

Сообщение от martm

все таки для компенсации нужно вести путевые листы?

нет, не нужно,

[martm]

sous, вынужден с вами не согласиться потому что в налоговых органах ясная позиция. путевые листы необходимо вести и в т.ч. для начисления компенсации. Т.е. в расходы, уменьшающие прибыль вы можете включать только фактические поездки в пределах 1500 руб. в месяц.

[sous]

Сообщение от martm

включать только фактические поездки в пределах 1500 руб. в месяц.

очень хочу увидеть такой расчет, как же вы определяете стоимость одной поездки?

[martm]

Сообщение от sous

очень хочу увидеть такой расчет, как же вы определяете стоимость одной поездки?

Думаю, что расчет производится примерно так: 1500 делится на кол-во рабочих дней месяца. Затем полученная сумма умножается на кол-во рабочих дней в которых сотрудник совершал служебные поездки. полученная сумма уменьшает прибыль и включается в прочие расходы. Служебные поездки подтверждаются путевыми листами. Кстати форму путевого листа организация вправе разработать сама.

[vsv-boss]

martm, позвольте тоже не согласиться с вами.
Налорги очень часто выходят за рамки Законодательства в своих хотелках
Я говорил уже (и суды с этим согласны), что компенсация регулируется ТК РФ, а не НК РФ, в НК РФ есть только перечень принимаемых расходов.
Если вам так хочется знать, что сотрудник побывал там то и там то, то для этого есть "бегунок" - лист прибытия-убытия. Но норма компенсации на самом деле не компенсирует все издержки владельца ТС, который использует его для выполнения задания работодателя. Эти нормы усреднены. И ещё ращ предлагаю посмотреть для учёта чего сделаны путёвки - для учёта работы ТС и водителя и списания ГСМ. Налорги перегибают палку. Нам они ещё ни разу не смогли предъявить необоснованность компенсационных выплат.

[martm]

Сообщение от vsv-boss

Если вам так хочется знать, что сотрудник побывал там то и там то, то для этого есть "бегунок" - лист прибытия-убытия.

чем вас не устраивает путевой лист?

Сообщение от vsv-boss

И ещё ращ предлагаю посмотреть для учёта чего сделаны путёвки - для учёта работы ТС и водителя и списания ГСМ

согласен полностью. но форму путевого листа вы можете утвердить сами приказом по предприятию.

[vsv-boss]

Сообщение от martm

чем вас не устраивает путевой лист?

потому что они разработаны не для учёта движения сотрудника предприятия.
Ну что не понятно. Вы приспасабливаете документ, разработанный под одни цели, под другие требования, но при этом почему-то не хотите пользоваться формой, которая и учитывает похождения сотрудника. А если он не своей машиной пользуется, а трамваем? Тоже путёвку будете выписывать, чтоб оправдать затраты на компенсацию стоимости проездного билета. (это то же ТК обязывает компенсировать сотруднику, а НК разрешает списать в расходы)

[martm]

Сообщение от vsv-boss

потому что они разработаны не для учёта движения сотрудника предприятия.

естест-но, а для учета движения транспорта.

Сообщение от vsv-boss

Вы приспасабливаете документ, разработанный под одни цели, под другие требования, но при этом почему-то не хотите пользоваться формой, которая и учитывает похождения сотрудника.

компенсация выплачивается не за похождения сотрудника, а похождения его личного транспорта если переходить на ваш сленг.

Сообщение от vsv-boss

А если он не своей машиной пользуется, а трамваем? Тоже путёвку будете выписывать, чтоб оправдать затраты на компенсацию стоимости проездного билета.

нет. Сделаю авансовый отчет и приложу проездной билет в качестве оправдательного документа.

[vsv-boss]

Сообщение от martm

Сделаю авансовый отчет и приложу проездной билет в качестве оправдательного документа.

И всё?

Сообщение от martm

естест-но, а для учета движения транспорта.

Хоть колышек чеши...
Да делайте себе заботу, может вам скучно...

[vsv-boss]

Сообщение от martm

компенсация выплачивается не за похождения сотрудника, а похождения его личного транспорта если переходить на ваш сленг.

Такая вот самостоятельная машинка, гуляет как кошка: сама по себе!
Тогда уж оформляйте договор аренды с экипажем.

[martm]

Сообщение от vsv-boss

Тогда уж оформляйте договор аренды с экипажем.

vsv-boss, почитал насчет аренды автомобиля тоже геморроя хватает.

[ledi_V]

А начисление этой компенсации надо через расчетный лист "прогонять" или достаточно ручной операцией?

[ГЛБ]

ledi_V,

Сообщение от ledi_V

А начисление этой компенсации надо через расчетный лист "прогонять" или достаточно ручной операцией?

через расчетный лист не надо, этоже компенсация, а не з/п......достаточно ручной операции...