использование личного транспорта

[LanaAir]

Подскажите, пожалуйста, какими документами оформить возмещение за пользование личным транспортом для рабочих целей, а конкретнее - форма договора аренды или оформление компенсации.

[aradzion]

В принципе, допустимы оба варианта.

При аренде (должны быть оформлены договора аренды, приказы на оформление списания ГСМ, авансовые отчеты с путевыми листами и чеками за ГСМ) - можно организовать списание фактических затрат.

При компенсации - по установленным нормам.

В обоих случаях в должностных инструкциях должен быть отмечен разъездной характер работы сотрудника.

[Лена]

Нужно сделать выбор-аренда или компенсация?
Арендная плата, выплачиваемая сотруднику облагается НДФЛ. Компенсации, выплачиваемые сотруднику за использование его имущества ( легковое авто) не облагаются НДФЛ ( п.3 ст.217 НК РФ), но в пределах норм. Хотя можно на суде это оспорить.
Размер компенсации определяется в трудовом договоре или доп. соглашении к нему(ст.188 Тк РФ).
Пример: При использ. личного автомоб. сотрудника предприятие выплачивает ему компенсацию.Размер компенсации устанавливается соглашением сторон и подтвержден приказом руководителя. Делаем
приказ..., основанием является приложение №... к труд. договору
№...от.... .
Разъездной характер подтверждается в должн.инструкции и в приказе об утверждении списка сотрудн. с разъездным характером работы.

[Валерия]

Сообщение от Лена

Нужно сделать выбор-аренда или компенсация?
Арендная плата, выплачиваемая сотруднику облагается НДФЛ. Компенсации, выплачиваемые сотруднику за использование его имущества ( легковое авто) не облагаются НДФЛ ( п.3 ст.217 НК РФ), но в пределах норм. Хотя можно на суде это оспорить.
Размер компенсации определяется в трудовом договоре или доп. соглашении к нему(ст.188 Тк РФ).
Пример: При использ. личного автомоб. сотрудника предприятие выплачивает ему компенсацию.Размер компенсации устанавливается соглашением сторон и подтвержден приказом руководителя. Делаем
приказ..., основанием является приложение №... к труд. договору
№...от.... .
Разъездной характер подтверждается в должн.инструкции и в приказе об утверждении списка сотрудн. с разъездным характером работы.

А можно организации сделать
-Соглашение об использовании личного транспорта сотрудника в служебных целях (то есть это - не компенсация и не аренда)
- Приобретать ГСМ по безналу в АЗС
- Списывать ГСМ по путевым листам по нормам
Не могу понять, если транспорта нет на балансе, то неужели обязательно необходима только аренда?

[aradzion]

Сообщение от Валерия

А можно организации сделать
-Соглашение об использовании личного транспорта сотрудника в служебных целях (то есть это - не компенсация и не аренда)
- Приобретать ГСМ по безналу в АЗС
- Списывать ГСМ по путевым листам по нормам
Не могу понять, если транспорта нет на балансе, то неужели обязательно необходима только аренда?

В этом варианте, на мой взгляд, нет особого смысла.
Некоторые предприятия, беря в аренду автомобиль у сотрудника, наоборот рады выплачивать сумму арендной платы. Фактически выплачивая таким образом заработную плату. В этом случае платежи за аренду облагаются только НДФЛ и их можно полностью включить в состав расходов предприятия.

[Валерия]

Сообщение от aradzion

В этом варианте, на мой взгляд, нет особого смысла.
Некоторые предприятия, беря в аренду автомобиль у сотрудника, наоборот рады выплачивать сумму арендной платы. Фактически выплачивая таким образом заработную плату. В этом случае платежи за аренду облагаются только НДФЛ и их можно полностью включить в состав расходов предприятия.

Почему нет смысла? Помогите мне разобраться с этим вопросом.

Попорядку. Я могу списывать ГСМ на расходы организации только в том случае если транспорт у меня будет на балансе или за балансонсом. Этого добиться можно только двумя путями:
- либо купить транспорт
- либо взять в аренду

Если я транспорт покупаю - то здесь у меня проблем не возникает, все идет так как мне надо, а именно:
1. Покупаю ГСМ по безналу у АЗС
2. Списываю ГСМ по путевым листам
3. Норму расхода пробега ставлю по техпаспорту.
В итоге тот бензин которым заправился мой транспорт я списываю -100%.

Если я готовлю соглашение об использовании личного транспорта (не аренда. Здесь не предусмотрена компесация)
1. Приказом прикрепляю личный транспорт сотрудника к организации.
2. Покупаю ГСМ по безналу у АЗС
3. Списываю ГСМ по путевым листам
4. Норму расхода пробега ставлю по техпаспорту.
В итоге тот бензин которым заправился мой транспорт я списываю -100%.
в этом случае конечно что-то ставлю на его личные расходы.

А если я беру личный транспорт сотрудника в аренду, то........
1. выплачиваю только компенсацию она будет составлять согласно объема двигателя только 1200 руб в месяц)
2. НДС с купленного бензина воспользоваться не смогу
3. Этот сотрудник прожигает в месяц в три раза больше ГСМ чем компесация в сумме 1200 руб.
Для меня этот вариант вообще неприемлем. Но ятак понимаю у меня варианта на списание ГСМ, как только взять личный танспорт сотрудника в АРЕНДУ. Это так?

[Галина Вениаминовна]

Сообщение от aradzion

В принципе, допустимы оба варианта.

При аренде (должны быть оформлены договора аренды, приказы на оформление списания ГСМ, авансовые отчеты с путевыми листами и чеками за ГСМ) - можно организовать списание фактических затрат.

При компенсации - по установленным нормам.

В обоих случаях в должностных инструкциях должен быть отмечен разъездной характер работы сотрудника.

[Наталья_бух]

сказать то я им конечно могу, но что куда он будет покупать бензин за свои деньги, если он допустим заправил полный бак в пятницу с утра? и на выходные у него есть бензин...
Сломала голову.

[Helena]

Ну если у вас болшое желание их контролировать, то можно, например, в пятницу вечером слить бензин в канистру, а в понедельник утром залить обратно. Или снять километраж и расчитать примерный расход бензина, а водители пусть потом возмещают.:p

[Наталья_бух]

спасибо )))

[Анастасия АА]

По поводу безвозмездной аренды:

Вопрос:
Предприятие находящееся на УСН (доходы минус расходы) взяло в безвозмездную аренду легковой автомобиль у физ.лица (работника предприятия). Автомобиль используется для доставки материалов для производства и в прочих служебных целях. 1.Войдет ли в расходы : ГСМ (по нормативу), стоянка (по договору), автозапчасти и текущий ремонт? 2.Поскольку на автомобиле нет конкретного водителя, ездят несколько человек, отчет по пробегу составляется ежемесячно и высчитывается списание ГСМ по нормативу, обязательно ли ежедневные путевые листы? 3.В чем минусы такой безвозмездной аренды?
Бухгалтер Позднеева С.Ю.
Ответ:
Затраты по содержанию и эксплуатации транспортного средства, полученного по договору безвозмездного пользования, учитываются в составе расходов в следующем порядке:
- расходы на приобретение ГСМ в полном размере уменьшают доходы отчетного периода в качестве материальных затрат (пп.5 п.1 ст.346.16, пп.5 п.1 ст.254 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ));
- расходы, связанные с эксплуатацией и содержанием автомобиля, в частности расходы на стоянку, уменьшают доходы отчетного периода в качестве прочих расходов на содержание служебного автотранспорта (пп.12 п.1 ст.346.16 НК РФ);
- расходы на текущий и капитальный ремонт автомобиля уменьшают доходы отчетного периода в размере фактических затрат (пп.3 п.1 ст.346.16 НК РФ).
При этом следует учесть то, что для принятия вышеуказанных расходов в уменьшение доходов при исчислении налоговой базы по единому налогу они должны одновременно удовлетворять критериям, установленным п.1 ст.252 НК РФ (п.2 ст.346.16 НК РФ).
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.* Согласно статье 9 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» предусмотрено, что форма №3 «Путевой лист легкого автомобиля»* действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
В отношении третьего пункта запроса следует отметить, что в компетенцию налоговых органов входит информация (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов.
И.о. начальника отдела налогообложения юридических лиц Н.В.Калюкина

[Nadia]

Такого понятия «безвозмездная аренда» нет, поэтому следует различать или аренда или безвозмездная передача имущества.
По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

[Валерия]

Сообщение от Nadia

Такого понятия «безвозмездная аренда» нет, поэтому следует различать или аренда или безвозмездная передача имущества.
По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

Люди давайте добьем эту тему.
Попытаюсь резюмировать:

Договор аренды
-Должна быть арендная плата хоть 200р. НДФЛ 13%
-ГСМ по путевкам на расходы 100% в пределах приобретеннго ГСМ (Без учета пробега с 17.00 до 9.00, в субботу и воскреснье.
- ТО, Ремонт,......

Компенсация
- Допустим 1200 р. Все что свыше облагается ЕСН.
- ГСМ можно без путевок. И вообще все расходы должны уложиться в эти 1200 р. Все что свыше облагаем.

Хотя в той же 188 ст. ТК предусмотрено, что компесация (износ) + мат затраты. Налоговики изворачиваются и говорят, что ни фига. Ни каких плюсов.

Т.е. формула
Компенсация (износ) + мат зартаты (ГСМ,ТО) = Возмещение расходов - НЕ ВЕРНО
Клмпенсация (износ+мат затраты) 1200 руб = Возмещение расходов - ВЕРНО.

Допустим ТС шефа стоит
Стоимость ТС - 20000 $ что эквивалентно 600 000 руб
Срок службы - 10 лет 120 мес
Норма АО - 600 000 руб /120 мес = 5000 руб

5000 руб - это только износ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
А мне законодатель дает всего 1200 р.
В эти 1200 включается не только износ, а еще и ГСМ!!!!!!!!!!!!!!!!!
Наверное у работника здесь будут проблемы с выгодой.

Не понятно какой должен быть предмет договора, что бы
1. не оплачивать арендную плату
2. приобретать ГСМ свыше этих 1200 руб.

Если аренда, значит есть ГСМ допустим на 5 000 руб, значит есть ТО, есть ремонт, есть мойка, есть парковка

Если компенсация значит есть только 1200 руб. А что сюда входит для меня не важно. Мне все равно. Пусть будет только мойка..... или только бензин или вообще эти деньги водила может проесть, прописть, мне все равно. Но потом на свои будет заправляться....

[vsv-boss]

Друзья! В этой ветке я уже дал совет. И заметьте, арендная плата у нас установлена в размере 0руб. Но вы определитесь, что вы хотите: иметь исправные машины и все эксплуатационные затраты списать на себестоимость или же иметь скрытую от налогов заработную плату. И я вам дам разные советы.

[Валерия]

Сообщение от vsv-boss

Друзья! В этой ветке я уже дал совет. И заметьте, арендная плата у нас установлена в размере 0руб. Но вы определитесь, что вы хотите: иметь исправные машины и все эксплуатационные затраты списать на себестоимость или же иметь скрытую от налогов заработную плату. И я вам дам разные советы.

Нет я не читала это постановление. Мы ООО. На общем режиме. Являемся плательщиками НДС. Под крышей Минтранса не сидим. Штат не большой до 20 чел. Обычная купля-продажа. Вы что имеете ввиду? Сейчас попробую найти по нэту это постановление...

[Валерия]

Сообщение от vsv-boss

Друзья! В этой ветке я уже дал совет. И заметьте, арендная плата у нас установлена в размере 0руб. Но вы определитесь, что вы хотите: иметь исправные машины и все эксплуатационные затраты списать на себестоимость или же иметь скрытую от налогов заработную плату. И я вам дам разные советы.

1. Я ХОЧУ иметь исправные машины и все эксплутационные затраты.
2. Я не хочу (шефы не хотят) иметь скрытую ЗП. Вернее шефы не хотят что бы ООО выплачивало им за аренду деньги. потому как и так ГСМ списывается...

Я досканально просматривала эту ветку.... в итоге Катрин сбросила ссылку что аренда не может быть нулевой.... И я опять запуталась....

[mari661]

Сообщение от vsv-boss

Друзья! В этой ветке я уже дал совет. И заметьте, арендная плата у нас установлена в размере 0руб. Но вы определитесь, что вы хотите: иметь исправные машины и все эксплуатационные затраты списать на себестоимость или же иметь скрытую от налогов заработную плату. И я вам дам разные советы.

vsv-boss а мне нужно иметь скрытую зарплату. Посоветуйте пожалуйста. Как мне лучше оформить документы. Машина принадлежит моему мужу. Я езжу на ней по доверенности. Я так понимаю, что проще всего заключить договор аренды транспортного средства у физического лица. Могу ли я здать машину мужа в аренду своему предприятию от своего лица? Для этого видимо нужна доверенность нотариально заверенная(генеральная). В этом случае с суммы арендной платы я буду платить НДФЛ. Расходы по содержанию а/м (бензин, масло, ТО) по утвержденным нормам за счет фирмы. А фирма спишет на себестоимость затраты по содержанию арендованного имущества. А если муж сдаст моей фирме а/м в аренду, как быть с доходом от аренды, он должен подать в налоговую декларацию? Кто будет для него выступать в качестве налогового агента и удерживать НДФЛ?

[Nadia]

Я тоже склоняюсь больше к аренде.

[vsv-boss]

Сообщение от Nadia

Я тоже склоняюсь больше к аренде.

Вот всё-таки! За что я вас люблю! Ну, не припереть к стенке!
Ну, где я говорил, что аренда хуже? Она, по крайней мере, по отношению к способам владения автотранспортными средствами более подробно рассписывает правила игры.
Кстати, вы заметили, я отсылку к гл.34 сделал.

[Nadia]

Сообщение от vsv-boss

Вот всё-таки! За что я вас люблю! Ну, не припереть к стенке!
Ну, где я говорил, что аренда хуже? Она, по крайней мере, по отношению к способам владения автотранспортными средствами более подробно рассписывает правила игры.
Кстати, вы заметили, я отсылку к гл.34 сделал.

Просто я конкретизировала коротко свое мнение. Между компенсацией и арендой я выбираю аренду. Устанавливаю символическую плату физ.лицу за аренду, удерживаю НДФЛ при выплате, списываю расходы, ГСМ.