использование личного транспорта

[Antigona]

Здравствуйте!!! Прошу прощения за "переливание из пустого в порожнее", честно перечитала листов двадцать - что-то поняла, но в чём-то так и не разобралась конкретно. Подскажите новичку, кому не жаль!!!
Ситуация такая - имеется штатный сотрудник в должности Медицинский представитель, в обязанности которого входит ездить по всяким ЛПУ и развозить наши рекламки и бланки направлений. Использует свой автотранспорт. Задача - правильно оформить это дело, чтобы можно было списывать его бензин на расходы организации через авансовые отчёты. Поскольку 1200 - это маловато, то нам нужен договор аренды. Теперь сама Просьба - будьте добры, пожаааалуйста, а можно поподробнее порядок моих действий?? если учесть, что конечная цель - заплатить поменьше НДФЛ, но списАть побольше бензина .
1. Трудовой договор с описАнием обязанностей разъездного характера.
2. Договор аренды а/м нашей ООО с этим сотрудником (договор аренды с экипажем??) И почему меня на другом форуме поправили, что это не договор аренды, а договор арендной платы. Как он всё-таки называется?
3. По договору аренды - какую поставить арендную плату? Какие-то нормы есть? Можно 2000, например?
4. Начисляю сотруднику плату по договору аренды и начисляю с неё НДФЛ. Тут вопроса два - в какие числа месяца это делать - в любые?
Второе - проводки- Д44К73 - начислена арендная плата; Д73К68 и Д73К50 - такие?
Просто насоветовали другой вариант проводок - Эту сумму можно начислять сотруднику вместе зп той же самой проводкой Дт44Кт70 и вместе выплачивать, только статью движения другую указать. Соответственно, НДФЛ компенсации будет прибавляться к НДФЛ зарплаты и всё.
5. Путевые листы..они есть в 1С или их надо отдельно откуда-то брать?

Что ещё необходимо, кроме договора аренды, оплаты с НДФЛ и путевых листов? Что я пропустила, уже голова кругом..Есть ли какие-то ограничения в списАнии ГСМ таким способом? Можно, допустим, за месяц списАть 10000? А 20000?
Заранее нижайший поклон и спасибо!