использование личного транспорта

[LanaAir]

Подскажите, пожалуйста, какими документами оформить возмещение за пользование личным транспортом для рабочих целей, а конкретнее - форма договора аренды или оформление компенсации.

[aradzion]

В принципе, допустимы оба варианта.

При аренде (должны быть оформлены договора аренды, приказы на оформление списания ГСМ, авансовые отчеты с путевыми листами и чеками за ГСМ) - можно организовать списание фактических затрат.

При компенсации - по установленным нормам.

В обоих случаях в должностных инструкциях должен быть отмечен разъездной характер работы сотрудника.

[Лена]

Нужно сделать выбор-аренда или компенсация?
Арендная плата, выплачиваемая сотруднику облагается НДФЛ. Компенсации, выплачиваемые сотруднику за использование его имущества ( легковое авто) не облагаются НДФЛ ( п.3 ст.217 НК РФ), но в пределах норм. Хотя можно на суде это оспорить.
Размер компенсации определяется в трудовом договоре или доп. соглашении к нему(ст.188 Тк РФ).
Пример: При использ. личного автомоб. сотрудника предприятие выплачивает ему компенсацию.Размер компенсации устанавливается соглашением сторон и подтвержден приказом руководителя. Делаем
приказ..., основанием является приложение №... к труд. договору
№...от.... .
Разъездной характер подтверждается в должн.инструкции и в приказе об утверждении списка сотрудн. с разъездным характером работы.

[Валерия]

Сообщение от Лена

Нужно сделать выбор-аренда или компенсация?
Арендная плата, выплачиваемая сотруднику облагается НДФЛ. Компенсации, выплачиваемые сотруднику за использование его имущества ( легковое авто) не облагаются НДФЛ ( п.3 ст.217 НК РФ), но в пределах норм. Хотя можно на суде это оспорить.
Размер компенсации определяется в трудовом договоре или доп. соглашении к нему(ст.188 Тк РФ).
Пример: При использ. личного автомоб. сотрудника предприятие выплачивает ему компенсацию.Размер компенсации устанавливается соглашением сторон и подтвержден приказом руководителя. Делаем
приказ..., основанием является приложение №... к труд. договору
№...от.... .
Разъездной характер подтверждается в должн.инструкции и в приказе об утверждении списка сотрудн. с разъездным характером работы.

А можно организации сделать
-Соглашение об использовании личного транспорта сотрудника в служебных целях (то есть это - не компенсация и не аренда)
- Приобретать ГСМ по безналу в АЗС
- Списывать ГСМ по путевым листам по нормам
Не могу понять, если транспорта нет на балансе, то неужели обязательно необходима только аренда?

[aradzion]

Сообщение от Валерия

А можно организации сделать
-Соглашение об использовании личного транспорта сотрудника в служебных целях (то есть это - не компенсация и не аренда)
- Приобретать ГСМ по безналу в АЗС
- Списывать ГСМ по путевым листам по нормам
Не могу понять, если транспорта нет на балансе, то неужели обязательно необходима только аренда?

В этом варианте, на мой взгляд, нет особого смысла.
Некоторые предприятия, беря в аренду автомобиль у сотрудника, наоборот рады выплачивать сумму арендной платы. Фактически выплачивая таким образом заработную плату. В этом случае платежи за аренду облагаются только НДФЛ и их можно полностью включить в состав расходов предприятия.

[Валерия]

Сообщение от aradzion

В этом варианте, на мой взгляд, нет особого смысла.
Некоторые предприятия, беря в аренду автомобиль у сотрудника, наоборот рады выплачивать сумму арендной платы. Фактически выплачивая таким образом заработную плату. В этом случае платежи за аренду облагаются только НДФЛ и их можно полностью включить в состав расходов предприятия.

Почему нет смысла? Помогите мне разобраться с этим вопросом.

Попорядку. Я могу списывать ГСМ на расходы организации только в том случае если транспорт у меня будет на балансе или за балансонсом. Этого добиться можно только двумя путями:
- либо купить транспорт
- либо взять в аренду

Если я транспорт покупаю - то здесь у меня проблем не возникает, все идет так как мне надо, а именно:
1. Покупаю ГСМ по безналу у АЗС
2. Списываю ГСМ по путевым листам
3. Норму расхода пробега ставлю по техпаспорту.
В итоге тот бензин которым заправился мой транспорт я списываю -100%.

Если я готовлю соглашение об использовании личного транспорта (не аренда. Здесь не предусмотрена компесация)
1. Приказом прикрепляю личный транспорт сотрудника к организации.
2. Покупаю ГСМ по безналу у АЗС
3. Списываю ГСМ по путевым листам
4. Норму расхода пробега ставлю по техпаспорту.
В итоге тот бензин которым заправился мой транспорт я списываю -100%.
в этом случае конечно что-то ставлю на его личные расходы.

А если я беру личный транспорт сотрудника в аренду, то........
1. выплачиваю только компенсацию она будет составлять согласно объема двигателя только 1200 руб в месяц)
2. НДС с купленного бензина воспользоваться не смогу
3. Этот сотрудник прожигает в месяц в три раза больше ГСМ чем компесация в сумме 1200 руб.
Для меня этот вариант вообще неприемлем. Но ятак понимаю у меня варианта на списание ГСМ, как только взять личный танспорт сотрудника в АРЕНДУ. Это так?

[Валерия]

Вернее вопрос звучит так:

Могу ли я (организация) самостоятельно
-приобретать ГСМ у АЗС
- списывать по норме ГСМ
- списывать по путевым листам
на личный транспорт сотрудника при этом не заключать с ним договор аренды (который автоматически меня зажимает в рамки - только компенсация 1200 руб), а заключить соглашение об использовании личного транспорта?

[aradzion]

Считаю, что неважно, как Вы обзавете данный договор.
Фактически это будет договор безвозмездной аренды.

[Валерия]

Хорошо, если у меня будет договор безвозмездной передачи з значит я сотруднику ни чего не заплачу.
Если я ему ни чего не заплачу то означет ли это что ГСМ я (организация)могу приобретать сама и списывать на его машину?
Ведь если бы была аренда то я бы заплатила ему минимум 1200 руб или максимум 5000 руб, но с 3800 начислила бы ЕСН.

Ну понимаете:

ПРИ КОМПЕНСАЦИИ - я плачу сотруднику
лимит - 1200руб
сверх лимита - 3800 руб + ЕСН

ПРИ КАКОМ ДОГОВОРЕ ????????????????????????
сотруднику ни чего не плачу
АЗС плачу за бензин и возмещаю НДС из бюджета

Как можно именно так сделать?

[Наталья_бух]

Сообщение от aradzion

Считаю, что неважно, как Вы обзавете данный договор.
Фактически это будет договор безвозмездной аренды.

А скажите пожалуйста, у меня ситуация:
Я пользуюсь этим договором безвозмездной аренды, и оплачиваю сотрудникам ГСМ по картам, но сотрудники ездят не только по рабочим делам, но и по личным, плюс используют машину по выходным. В трудовом договоре же оговорен нормированный рабочий день и выходные - суббота, воскресенье. Вот что мне сделать с этим бензином, который используется не в рабочих целях?

[Helena]

Скажите им, что бы в выходные покупали бензин за свои деньги.

[Наталья_бух]

сказать то я им конечно могу, но что куда он будет покупать бензин за свои деньги, если он допустим заправил полный бак в пятницу с утра? и на выходные у него есть бензин...
Сломала голову.

[Helena]

Ну если у вас болшое желание их контролировать, то можно, например, в пятницу вечером слить бензин в канистру, а в понедельник утром залить обратно. Или снять километраж и расчитать примерный расход бензина, а водители пусть потом возмещают.:p

[Наталья_бух]

спасибо )))

[Nadia]

Выстроить своих сотрудников, чтобы ни один в выходной день не заправлялся.
Получил карточку, пользуйся в рабочие дни, в выходные заправляйся за свой счет.

[vsv-boss]

Друзья! Откройте Гражданский кодекс и внимательно прочитайте статьи 642-649. ;)
Заключив такой договор, вы можете:
- списывать в соответствии с пробегом и утверждёнными нормами расхода топлива затраты на его приобретение, при этом обязательно ведение путевых листов в соответствии с правилами.
- за счет предприятия проводить ТР, ТО, ТО-2 и ремонт по договору с автосервисом, при наличии у последнего всех документов, регламентирующих эту деятельность.
- нанять для управления автомобилем водителя и выплачивать ему з/плату, относя все издержки на себестоимость.
- арендовать место для ночной стоянки или гараж в целях обеспечения сохранности арендованного имущества.
Ну и так далее.

Я супруге подарил новый автомобиль, заключил с ней договор аренды без экипажа, посадил грамотного водителя и он её возит, а машина обслуживается. :p

[Валерия]

Сообщение от vsv-boss

Друзья! Откройте Гражданский кодекс и внимательно прочитайте статьи 642-649. ;)
Заключив такой договор, вы можете:
- списывать в соответствии с пробегом и утверждёнными нормами расхода топлива затраты на его приобретение, при этом обязательно ведение путевых листов в соответствии с правилами.
- за счет предприятия проводить ТР, ТО, ТО-2 и ремонт по договору с автосервисом, при наличии у последнего всех документов, регламентирующих эту деятельность.
- нанять для управления автомобилем водителя и выплачивать ему з/плату, относя все издержки на себестоимость.
- арендовать место для ночной стоянки или гараж в целях обеспечения сохранности арендованного имущества.
Ну и так далее.

Я супруге подарил новый автомобиль, заключил с ней договор аренды без экипажа, посадил грамотного водителя и он её возит, а машина обслуживается. :p

При аренде - да. А при компесации? Или скажем так: по договору использования личного имущества? Актов приема передачи ТС - нет. Аренды - нет. Потому что она в принципе не возможна? Директор сам себе не сможет передать транспорт. По договору не аренды возможно списание ГСМ по путевым листам?

[vsv-boss]

Сообщение от Валерия

При аренде - да. А при компесации? Или скажем так: по договору использования личного имущества? Актов приема передачи ТС - нет. Аренды - нет. Потому что она в принципе не возможна? Директор сам себе не сможет передать транспорт. По договору не аренды возможно списание ГСМ по путевым листам?

Как бы вы не обзывали взаимоотношения между собственником автотранспортного средства и владельцем этого средства, эти отношения не должны противоречить гражданскому кодексу. Так как транспортное средство это имущество повышенной опастности, и, если дело дойдёт до страхового случая, все участники договора побегут в суд выяснять меру ответственности каждого, при этом обязательно и основательно потопчат друг друга:D, а суд будет изучать ситуацию, в любом случае, в свете закона. Так что нечего изобретать всякие там формулировки (все в сад! т.е. в закон). (мне не надо объяснять кто такой собственник имущества, а кто - владелец? )
Кстати, директор - это не сам себе, а сам и предприятие, у которого есть учредители. (сделки с афилированными лицами см. Устав)

[Nadia]

Со списанием бензина проще организациям, которые находятся на УСНО (доходы 6%), т.к. они ведут учет доходов а расходов нет. Но если организация находиться на ОСНО, то списать бензин в выходные дни она не сможет, т.к. рабочий день (я взяла простой пример рабочего дня) с 8-17 часов, если вы заправились в суббуту 40 литров, и в воскресенье 40 литров, при этом по табелю рабочего времени в субботу и воскресенье работники отдыхают, налоговая эти суммы в расходы не примет. И в путевых листах, какой маршрут напишите в субботу и воскресенье? Ездил на дачу, на рыбалку, в магазин итд!!!

[vsv-boss]

Сообщение от Nadia

Со списанием бензина проще организациям, которые находятся на УСНО (доходы 6%), т.к. они ведут учет доходов а расходов нет. Но если организация находиться на ОСНО, то списать бензин в выходные дни она не сможет, т.к. рабочий день (я взяла простой пример рабочего дня) с 8-17 часов, если вы заправились в суббуту 40 литров, и в воскресенье 40 литров, при этом по табелю рабочего времени в субботу и воскресенье работники отдыхают, налоговая эти суммы в расходы не примет. И в путевых листах, какой маршрут напишите в субботу и воскресенье? Ездил на дачу, на рыбалку, в магазин итд!!!

А что нельзя заправиться в пятницу до полного бака?!
А в понедельничную путёвку вложит спидометр и субботы и воскресенья?:p