использование личного транспорта

[mari661]

Сообщение от Валентина-в

Согласно письму МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

Где бы почитать, что значит "заверенную в установленном порядке"? копия заверенная печатью организации не подойдет?

Сообщение от Валентина-в

А вот документы, которые необходимы для подтверждения расходов:
- приказ руководителя о выплате компенсации;
- соглашение к трудовому договору (либо пункт в самом договоре), в котором прописаны порядок и размер выплат;
- копия техпаспорта транспортного средства;
- путевые листы;
- расходный кассовый ордер.
Остановимся на путевых листах. Каждый бухгалтер знает, что их всегда требуют в налоговой инспекции, когда фирма списывает расходы на содержание служебных автомобилей или на те же компенсации. Итак, путевой лист - это первичный документ, на основании которого определяются зарплата водителям и затраты на бензин

Можно ли как нибудь обойти заполнение путевых листов при компенсации за использование личного транспорта?

[vsv-boss]

Сообщение от mari661

Где бы почитать, что значит "заверенную в установленном порядке"? копия заверенная печатью организации не подойдет?

Иногда в некоторых законах или в ГК РФ прямо указывается на нотариальное удостоверения подлинности копии. В остальных случаях порядок удостоверения подлиности определяется внутренними актами предприятий. В вашем случае может и предприятие удостоверить копию.

Сообщение от mari661

Можно ли как нибудь обойти заполнение путевых листов при компенсации за использование личного транспорта?

Если у вас по приказу выплачивается компенсация и всё на этом, то ведение путевых листов не обязательно. А вот, если кроме компенсации, есть ещё и ГСМ, то без путёвок вам не обойтись.

[Анастасия АА]

Сообщение от vsv-boss

Если у вас по приказу выплачивается компенсация и всё на этом, то ведение путевых листов не обязательно. А вот, если кроме компенсации, есть ещё и ГСМ, то без путёвок вам не обойтись.

Я правильно понимаю, что например работодатель и работник заключаю соглашение что размер компенсации будет например включать в себя 3000 рублей - износ авто, 3000 - затраты на ГСМ и тек.ремонт, парковку, стоянку и проч. И итого 6000 в месяц компенсировать, то путевые необязательны будут..?
Хорошо бы, если так...

[vsv-boss]

Сообщение от Анастасия АА

Я правильно понимаю, что например работодатель и работник заключаю соглашение что размер компенсации будет например включать в себя 3000 рублей - износ авто, 3000 - затраты на ГСМ и тек.ремонт, парковку, стоянку и проч. И итого 6000 в месяц компенсировать, то путевые необязательны будут..?
Хорошо бы, если так...

Если вы суммы более установленных Правительством будете облагать всеми налогами, то путёвки вам не нужны. Вы же фактически зарплату будете платить.

ПС: Только вот я не пойму, а зачем это нужно диру вашему, ведь от дополнительных налогов не уйти, легче просто объявить это зарплатой и спрашивать с работника поболее.
Если у вас затраты на личный транспорт более чем разрешённая компенсация, то лучше договор аренды и тогда все издержки в расход. У меня в месяц по моей машине издержки доходят до 60000 р.

[mari661]

Сообщение от vsv-boss

Иногда в некоторых законах или в ГК РФ прямо указывается на нотариальное удостоверения подлинности копии. В остальных случаях порядок удостоверения подлиности определяется внутренними актами предприятий. В вашем случае может и предприятие удостоверить копию.


Если у вас по приказу выплачивается компенсация и всё на этом, то ведение путевых листов не обязательно. А вот, если кроме компенсации, есть ещё и ГСМ, то без путёвок вам не обойтись.

Спасибо Boss!

[баттерфляй]

Сообщение от vsv-boss

Если у вас по приказу выплачивается компенсация и всё на этом, то ведение путевых листов не обязательно. А вот, если кроме компенсации, есть ещё и ГСМ, то без путёвок вам не обойтись.

Извините vsv-boss, у меня вопрос к вам, заключаем договор аренды трансп. средства с экипажем с сотрудником.Арендная плата фиксир.
2 300 р. Есть только пункт в договоре, если сотрудник едет в командировку на собственном транспортном средстве, то организация возмещает затраты на ГСМ, согласно отчёта.....По поводу командировки вопросов нет, понятное дело нужен путевой лист для возмещения и списания ГСМ....А в остальные дни по договору аренды, когда установлена фиксир.сумма арендной платы нужны ли путевые листы?
Просто из ваших толкований ГК я поняла, что если я хочу списывать затраты на ремонт авто...списывать ГСМ, однозначно нужен договор аренды и соответ. путевые листы.......Но у меня нет ремонта и ГСМ, я плачу сотруднику 2300 .......Правильно я понимаю, в эту сумму включаются у меня вознагражд. сотрудн. за управл. транспортным средством, ГСМ, страх. и т.д. Для того, чтобы мне включить эту сумму в затраты, мне нужно обоснование, а как обосновать, что сотруднику правомерно выплачивается эта аренда, это будет должностная инструкция и путевые листы.......вот и сама пришла к итоговому результату , что всё таки они мне нужны....
А для того чтобы их избежать, мне нужно вместо договора аренды по его заявлению и приказу, выплачивать компенсацию в размере 2300, где я ,1200 вкл. в затраты и без налогов, а с оставшейся суммы НДФЛ....и наверное ПФ я на УСН (дох-расх.)
Извините vsv-boss за беспокойство, но не сочтите за труд, ответьте, правильны мои рассуждения........???

[vsv-boss]

Валерия, молодец! Пять баллов!

[Валерия]

Сообщение от vsv-boss

Валерия, молодец! Пять баллов!

Пасиба....

[Анастасия АА]

Тема закрыта что ли?

[Анастасия АА]

письмо Минфина РФ от 26 марта 2007 г. N 03-04-06-01/84

О нормах, в пределах которых не подлежат налогообложению НДФЛ компенсационные выплаты работнику за использование его личного транспорта в служебных целях



Вопрос:

О нормах, в пределах которых не подлежат налогообложению НДФЛ компенсационные выплаты работнику за использование его личного транспорта в служебных целях.



Ответ:

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <...> по вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Обязанность работодателя по выплате компенсации при использовании работником личного имущества, в том числе личного транспорта, а также по возмещению расходов, связанных с его использованием, установлены ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации.

Выплата указанной компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения налогом на доходы физических лиц Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией", не будет противоречить положениям п. 3 ст. 217 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом организации.



Таким образом, на основании п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных указанным Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92. Размер компенсации за использование личного транспорта, превышающий установленные нормы, подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.



Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В. Разгулин.

Я схожу с ума? Вроде выше говорила Валерия, что НДФЛ не облагается вся сумма компенсации, и арбитраж положительный по этому вопросу есть, а что тогда это за письмо?
И вообще, кто все-таки разобрался и как поступает с начислением НДФЛ?
У меня вот УСН 6%, мне нужны люди, для распространения печатных изданий, и поэтому у меня есть выбор - либо принять их в штат, платить им ЗП и выплачивать им компенсации за использование личного транспорта, причем не облагая её ЕСН, и ?облагая ли её НДФЛ?, либо заключить с физ.лицами договора аренды транспортных средств с экипажем, где они будут являться и арендодателями и экипажем, платить им ЗП за услуги, а также арендную плату, удерживая с нее НДФЛ. Вопрос - как быть и что делать.
Вопрос номер два - в любом ли случае мне нужно вести путевые листы? Не смотря на то что в принципе НУ расходов не веду, и от того буду ли покупать ГСМ сама, или сумма затрат на ГСМ будет входить в размер компенсации либо арендного платежа???

[Валерия]

Сообщение от Анастасия АА

Тема закрыта что ли?

Анастасия Вы сбросили письмо касательно налогообложения компесационной выплаты.

Если Вы возмещаете расходы за использование личного имущетсва (транспорта), то есть выплачиваете компенсацию - то свыше размера компесации - облагаете НДФЛ 13%. Если вы используете личный комп сотрудника - то устанвливаете компесацию (стоимость компа/ на срок службы )= 500 руб.... и то что свыше облагается и НДФЛ и ЕСН. Законодательно нормы нет.

Если Вы выплачиваете компесацию за использование ТС - то законодательно норма есть 1200р или 1500р (в зависмости от лашадинных сил) - не извлекаете НДФЛ и не накручиваете ЕСН. А то что свыше нормы в 1200 руб то извлекатеся (13%) и начисляется (26.2%) по полной катушке.

Это то что касается КОМПЕНСАЦИИ.

А когда Вы не возмещаете расходы сотруднику, а выплачиваете ему арендную плату (хоть 1000 руб, хоть 5000 руб, кстати это неплохой способ выплачивать ЗП но извлекать только НДФЛ и НЕ начислять ЕСН) то вы только извлекаете НДФЛ 13%, а ЕСН - не начисляете!!!!

Тема эта не закрыта, просто обновляется по мере возникновения вопросов.... Я за то что бы не создавать кучу новых тем по одному и тому же предмету вопроса...., хотя ни мне решать...

[Анастасия АА]

Подождите, а как быть с ЕСН, я снова заблуждаюсь?
По-моему я где-то читала подобное уже, что по ст.238 НК РФ, все виды компенсаций в пределах норм, связанных в частности с возмещением расходов не подлежат налогообложению ЕСН.
Соответственно в пределах норм, установленных постановлением 92 компенсации не начисляются.
А суммы превышающие законодательно установленные нормы, не должны облагаться ЕСН, так как они не учитываются при налогообложении прибыли, если не ошибаюсь пункт 3 ст.236 НК РФ...
Только вот мне бы найти документ где это точно сказано...

[Анастасия АА]

Нет, меня это не устраивает, я не собираюсь облагать компенсацию ЕСН!!!
Только НДФЛ и то с суммы превышающей нормы постановления 92.
Ну причем тут ЗП? Если реально необходима компенсация, причем в этом случае желательно сближение данных действительности и бухучета!
Ведь специално подсчитывала: если просто работник ездит с работы на работу, причем живет не за городом, то за месяц примерно 1000 км накатывает, а если он будет иногда выезжать по заданиям связанным с производством, то уже 2000 получится как минимум.
В среднем расход бензина в городе - 10-12 литров. Причем 10 - редкость, и возможно для очень новых и экономичных авто.
Но даже если 10 взять: Получается 2000 км в мес/ 100км*10 л.=200 л.
В среднем литр бензина стоит 20 руб. Получаем 200*20=4000 руб. Ну почему я должна облагать это налогами, если это явно не доход сотрудника!!! И не скрытая ЗП!!! То же самое и с износом - к примеру авто с учетом уже пройденного износа будет стоить 200000 и взяв срок оставшегося СПИ например ещё 5 лет, то получим уже 200000/ 5*12= 3333,33 вот и износ, ну про ремонты никакие и стоянки я вообще не говорю.
И все равно нужно облагать???

[Валерия]

Сообщение от Анастасия АА

Нет, меня это не устраивает, я не собираюсь облагать компенсацию ЕСН!!!
Только НДФЛ и то с суммы превышающей нормы постановления 92.
Ну причем тут ЗП? Если реально необходима компенсация, причем в этом случае желательно сближение данных действительности и бухучета!
Ведь специално подсчитывала: если просто работник ездит с работы на работу, причем живет не за городом, то за месяц примерно 1000 км накатывает, а если он будет иногда выезжать по заданиям связанным с производством, то уже 2000 получится как минимум.
В среднем расход бензина в городе - 10-12 литров. Причем 10 - редкость, и возможно для очень новых и экономичных авто.
Но даже если 10 взять: Получается 2000 км в мес/ 100км*10 л.=200 л.
В среднем литр бензина стоит 20 руб. Получаем 200*20=4000 руб. Ну почему я должна облагать это налогами, если это явно не доход сотрудника!!! И не скрытая ЗП!!! То же самое и с износом - к примеру авто с учетом уже пройденного износа будет стоить 200000 и взяв срок оставшегося СПИ например ещё 5 лет, то получим уже 200000/ 5*12= 3333,33 вот и износ, ну про ремонты никакие и стоянки я вообще не говорю.
И все равно нужно облагать???

Анастасия а кто спорит-то? Ни кто. Даже налоговики по разному трактуют это 188 ст ТК РФ. И говорят что компенсация это есть исключительно аммортизация транспорта, а возмещение мат расходов - это отдельная статья расходов отличная от компесации. Но есть сложившаяся практика , в виде писем, разъяснений, советов, рекомендаций, где налоговики и все кто имеет отношение к периодике изворачиваются и говорят "низзяяяя", а именно компенсация это есть = износ + мат расходы. Если возмещаем сотруднику, то сотрудник САМ приобретает (естественно в этом случае организация не является покупателем ГСМ самостоятельно и соответсвенно НДС к зачету Вы не возьмете) расходные материалы - ГСМ, бумагу.... а Вы только ВОЗМЕЩАЕТЕ ЕМУ, а не приобретаете сами.

[Валерия]

А ЗП здесь при том, что если у сотрудника есть машина, то Вы можите через арендную плату выдавать ему больше арендной платы и меньше ЗП, соответсвенно с аренд платы ЕСН 26.2% - не начисляете, а ЗП начисляете на всю катушку. Поэтому некоторые бухгалтера таким образом обеляеют ЗП. Это если не упираться чисто в компенсацию, а немного просчитать дальше и понять что не так уж это и плохо....

[vsv-boss]

Анастасия АА, вы правильно мыслите, только почему-то упорно не хотите понять, что в вашем случае необходим договор аренды на авто и ничего с работником не случится, если он будет оформлять путевые листы и сдавать их для отчёта за полученные средства на ГСМ.
Ваша организация даже ремонт может оплачивать и относить на издержки и никаких налогов, а если в выставленных счетах будет присутствовать НДС, то и его к возмещению возьмёте.
Я бензин у Лукойла по договору приобретаю (НДС в зачёт), фирма сервисная НДС выделяет на запчасти (НДС в зачёт) и ещё уменьшается налоговая база по прибыли. А затраты из месяца в месяц разные. И далась вам эта компенсация! Чё вы за неё двумя руками то?

[Анастасия АА]

Просто ситуация в том, что во-первых, я на УСН(доходы), и мне НДС с приобретаемых затрат роли не играет, во-вторых, директор требует максимально упростить документооборот по этому направлению деятельности.
Честно говоря уже голову сломала над этим!
Думала что оптимальным вариантом будет договор аренды с экипажем с физическим лицом, в нем отдельно указать аренду и удерживать НДФЛ, отдельно указать плату за услуги по управлению и эксплуатации, и облагать их как ЗП, но сказали "низзя", экипажем должнен быть работник арендодателя.
Теперь думаю что нужно заключать с физ.лицами трудовые договора, и платить им компенсацию, но вдруг теперь директор не хочет вводить в штат новые должности - вот как быть??? Заключать срочные договора на выполнение работ? А тогда какие именно? Если до двух месяцев - это же замучиться можно, если больше - тогда у меня приходит мысль только срочного договора на выполнение заведомо определенных работ в случае, когда её завершение не может быть определено конкретной датой...но как правильно составить такой договор? Может тут есть определенная, неизвестная мне специфика...
В общем, пойду застрелюсь наверное...

[Валерия]

Сообщение от Анастасия АА

Просто ситуация в том, что во-первых, я на УСН(доходы), и мне НДС с приобретаемых затрат роли не играет, во-вторых, директор требует максимально упростить документооборот по этому направлению деятельности.
Честно говоря уже голову сломала над этим!
Думала что оптимальным вариантом будет договор аренды с экипажем с физическим лицом, в нем отдельно указать аренду и удерживать НДФЛ, отдельно указать плату за услуги по управлению и эксплуатации, и облагать их как ЗП, но сказали "низзя", экипажем должнен быть работник арендодателя.
Теперь думаю что нужно заключать с физ.лицами трудовые договора, и платить им компенсацию, но вдруг теперь директор не хочет вводить в штат новые должности - вот как быть??? Заключать срочные договора на выполнение работ? А тогда какие именно? Если до двух месяцев - это же замучиться можно, если больше - тогда у меня приходит мысль только срочного договора на выполнение заведомо определенных работ в случае, когда её завершение не может быть определено конкретной датой...но как правильно составить такой договор? Может тут есть определенная, неизвестная мне специфика...
В общем, пойду застрелюсь наверное...

Возьмите на выходные паузу. Наверняка шеф не подгоняет... а потом с трезвым умом посмотрите на эту ситуацию еще раз.

[vsv-boss]

Анастасия АА, вы ещё раз всю ветку перечитайте и поймёте что вы ходите по кругу. Решение вам придётся принять то или иное, но принять.

[Валентина-в]

Использование не служебных, а личных автомобилей работников, нормативная база предусматривает выплату компенсации ст.188ТК РФ подп.1 п.1 ст.264 НК РФ, постановление правительства РФ от 08.02.02 №92.
Для выплаты компенсации необходимы такие документы.
Приказ устанавливающий размер компенсации;
копия тех паспорта
путевые листы с отметками о служебных поездках. сумма компенсации для легковых автомобилей до 2000 куб. см-1200 руб, свыше 1500.
компенсация включает в себя сумму износа автомобиля, затрвты на горюче смазочные материалы, тех. обслуживание и текущий ремонт.
выплаты свыше этих удерживается НДФЛ.