Подтверждение отгрузки

[Nasty_ps]

Подскажите, пожалуйста, считается ли подтверждением отгрузки факсовая копия ТН с печатью покупателя. Наши экземпляры (оригиналы), которые покупатели нам выслали, затерялись в пути. И пока мы будем делать дубликаты, отсылать им, а они обратно нам, пройдет время, поэтому решили подстраховаться (на случай налоговых проверок)и попросили покупателей прислать нам факс.

[Nadia]

Факсовая копия это временный вариант для подстраховки, до окончания налогового периода у вас должны быть на руках оригиналы.
Если затерялись в пути, вышлите новые документы.

[Nasty_ps]

К сожалению хвосты есть за 2005 и за 2006 год, до закрытия 2006 - надеюсь получим оригиналы, а вот с 2005 посложнее. Сильно ли будет ругаться нлоговая?

[Nadia]

Налоговая не ругается, а принимает конкретные меры, предусмотренные НК и АПК.

[Валерия]

Сообщение от Nasty_ps

К сожалению хвосты есть за 2005 и за 2006 год, до закрытия 2006 - надеюсь получим оригиналы, а вот с 2005 посложнее. Сильно ли будет ругаться нлоговая?

Я отправляю документы раз по пять, если все-таки они не возвращаются (в год 3-4 накладных нету) то подписываем документы в одностороннем порядке и вместе со своей справкой прикладываю.

[Nasty_ps]

А можно поподробнее про справку. Какого она содержание?

[Nadia]

Какая справка может быть?
Подтвердить факт поставки товаров для продавца крайне важно. Выполнение этой обязанности в срок дает ему право требовать от покупателя оплаты переданных товаров. Очевидно, что обосновать этот факт могут только документы. Причем из документов должно следовать, что, во-первых, доставлен именно тот товар, который предусмотрен договором. Во-вторых, что товар доставлен именно в том количестве, которое предусмотрено договором. И в-третьих, что товар вручен именно представителю покупателя. Чтобы подтвердить все эти три факта, продавцу потребуются следующие документы. Товарная накладная, в которой указаны наименование и количество поставляемого товара. Лучше всего для этих целей подходит товарная накладная по форме N ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132). Товарная накладная должна быть заверена печатью продавца и подписями уполномоченных лиц.
При передаче товара на накладной нужно получить подпись (с расшифровкой) лица, получившего товар от имени покупателя. При этом обязательно нужно зафиксировать, на основании какого документа действует представитель покупателя. Если таким документом выступает доверенность, то обязательно нужно снять с нее копию и приложить к накладной. В противном случае суд может признать факт передачи товара недоказанным (Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.10.2005 по делу N А28-4068/2005-82/24).
Однако, как показывает практика, зачастую продавцы забывают оформить даже элементарные документы, доказывающие вручение товара покупателю. В такой ситуации подтвердить поставку товара можно, если стороны в дальнейшем подпишут акт сверки взаимной задолженности (Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 30.06.2005 по делу N А39-5118/2004-300/8). Хотя, конечно, в случае спора получить такой документ будет практически нереально. Поэтому лучше позаботиться о сборе всех документов, подтверждающих поставку, непосредственно при передаче товара. Тем более что Гражданский кодекс разрешает продавцу не передавать товар до тех пор, пока представитель покупателя не представит документы, подтверждающие право на получение груза (ст. 312 ГК РФ).

[Валерия]

Сообщение от Nasty_ps

А можно поподробнее про справку. Какого она содержание?

обычная бух справка. Я ее прикладываю по тиогам года, когда провожу инвентаризацию всей первички.
По реализации: счет фактура и ТОРГ 12. Счет фактура есть а ТОРГ12 нету.
Сначала отписываю служебку в отдел продаж, где прошу принять все меры по отсутвующим ТОРГ 12. В течении 2-3 мес отправляются повтороные накладные где покупателей просят оформить и вернуть обратно. Из 100% таких писем процентов 10 все-таки не возвращаются как првило это район Красноярска и т.д. и т.п. К апрелю месяцу если первичвка все-таки не возвращается, а доки уже необходимо прошивать, то сама пишу бух справку, что была проведена определенная работа по востребованию первичных документов, но такие-то документы не вернулись. Оплата по ним прошла.... Вытаскиваем ТОРГ 12, подписываем их со своей стороны в односторннем порядке Ген дир, глав бух, отпуск произвел и этого достаточно. Регистрация исходящих, опись доков с почты все это естесвенно имеется.