Пора действовать жестко! Тайм-менеджмент для бухгалтера

[Гэндальф]

Отчетный период и конец года — нелегкая пора для бухгалтера. Тут, хоть ночуй на работе, дел меньше не становится. А все почему? Потому что многие бухгалтеры попросту транжирят свое время. А что скажете вы? Можете похвастаться свободным временем в октябре-декабре?

Все новое — это хорошо забытое старое. Поэтому предлагаем вспомнить базовые технологии тайм-менеджмента, которые помогут не только успевать выполнить рабочие задачи с 9 до 18, но и находить время для себя — будь то профессиональные курсы или посещение деловых мероприятий.

Утро начинается не с кофе

Хотите успеть все? Тогда начните свой рабочий день с планирования. Не открывайте почту, не начинайте просматривать вчерашние отчеты. Выделите 10 минут и составьте список дел на сегодня. Будет ли это линованный лист ежедневника или календарь в Outlook — не важно. Главное, чтобы все задачи были собраны в одном месте, и у вас была возможность раскидывать задачи с отметкой о времени их исполнения.
По мнению психологов, если у вас есть список с запланированными задачами, ваша продуктивность вырастает на 25%.

Делите задачи на жесткие, гибкие и бюджетируемые

Все задачи (без исключений) можно поделить на три типа.

1. Жесткие
Обычно они привязаны к какой-то точке во времени. Например, нужно получить справку по новому контрагенту перед подписанием сделки. Руководитель уезжает на встречу завтра в 9 утра, поэтому сделать надо сегодня.

2. Гибкие
Обычно крайний срок таких задач можно сдвинуть «без ущерба для производства». Например, нужно обсудить с руководителем оплату курса по расчету НДС. Курс начинается через месяц, встречу можно назначить в течение трех ближайших дней.
Важно понимать, что «гибкие» — не значит «не важные». Задачу в любом случае нужно решить, но крайний срок не привязан к конкретному моменту в ближайшее время.

3. Бюджетируемые
Обычно такие задачи требуют большого количества времени и ресурсов, поэтому их нельзя поставить на 1 день. Такие задачи нужно дробить и распределять в течение периода времени. Отличным примером такой задачи является подготовка квартальных отчетов.

Разделяй и властвуй

Соберите все задачи, которые вы хотели бы завершить сегодня, в один список.

1. Выпишите и отдельно обозначьте (например, зеленым цветом) жесткие задачи. По возможности оставьте между ними временные промежутки.

2. В свободное пространство вы можете добавить приоритетные задачи, которые можно делать по частям. Таким образом, вы «забюджетируете» время на их исполнение на несколько дней вперед. Имеет смысл «бюджетировать» задачи продолжительностью от 45-60 минут.

3. В оставшиеся «окошки» добавьте гибкие задачи, которые не менее важны, но могут быть перенесены.
Особенность такого метода планирования в том, чтобы у вас всегда оставался выбор что сделать сейчас, а от чего можно отказаться и перенести срок на несколько дней.

Не забывайте также оставлять минимум 1 час в течение дня для срочных и непредвиденных задач. Если таких не возникнет, вы сможете выполнить одну из гибких либо бюджетируемых задач.