Приобретение и списание ГСМ

[Маргарита Новикова]

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста правильно ли это. Мы покупаем ГСМ за безнал. Договор поставки у нас заключен с Агентом, соответственно мы Покупатели. Последним числом каждого месяца Агент выставляет нам счет-фактуру и отчет с расшифровкой (какое количество и на какую сумму мы приобрели ГСМ).У нас есть чеки с АЗС и путевые листы. Вопрос в том достаточно этих документов, чтобы оприходовать ГСМ, а потом списать? И вопрос: в счет-фактуре наш Агент в графе поставщик пишет себя, а в грузоотправителе др. юр. лицо, которое в свою очередь для них является поставщиком топлива. В договоре про это юр. лицо ничего не говориться. Мне кажется, что у нас должна быть копия договора между нашим Агентом и их поставщиком, чтобы не докапались к правильности заполнения с/ф.

[VVSto4ka]

Механик у нас ведет карточки учета ГСМ. Там расписано по каждому дню месяца:
дата
километраж начальный и конечный
обороты по топливу - начало, залил, остаток, расход за день
В конце месяца я получаю детализацию от АЗС.
Разработала сама таблицу, в которой такие графы:
номер а/м
кол-во литров по данным АЗС
кол-во литров по данным карточек
кол-во литров, переданных по данной карточке на другую машину
кол-во литров, принятых с другой карточки.
Карточки закреплены за машинами. Поэтому если заправляется по ней другая машина (например, на "родной" карточке лимит кончился), то эту передачу оформляю актом. Карточка от машины такой передается машине такой , литров столько.
Завести пришлось потому, что то водитель возвратный чек не возъмет на АЗС и на самом деле он залил не 10 л., а 9.34 и получается неверный путевой, то сам чек заправки потеряет и опять таки - у меня неверные данные получаются.
Это таблица номер раз.
Есть еще номер два.
номер а/м
начальный остаток ГСМ
Заправлено
Израсходовано
Конечный остаток.
Из этой таблицы беру общий расход, который и списываю.
Соотв-но, конечный суммарный остаток по этой таблице у меня совпадает с остатком ГСМ на 10.3 в бух. базе.

Сами карточки учитываются в двух местах
1. забалансовый счет. у меня они часть бесплатные (с одной АЗС), часть платные (с другой). Платные - через 10 прогнала и списала и все дружно их на забалансовый. Мне удобнее там приходовать и по кол-ву и по сумме (у кого есть). Каждую "привязала" к машине.
2. Журнал учета движение топливных карт. Ведет его механик. Он двухсторонний. С одной стороны - первичная выдача водителю карты и возврат в связи со сменой водителя. С другой - временная передача для заправки