Подпись документов

[Irina VA]

Доброго времени суток.
Сразу прошу прощения, куда писать не знала.
Вопрос: Можно ли на ПКО и РКО ставить факсимильную подпись генерального директора?

[Innoch]

Irina VA, мне кажется, что нельзя, попробую найти информацию об этом.

[Irina VA]

Сообщение от Innoch

Irina VA, мне кажется, что нельзя, попробую найти информацию об этом.

Пожалуйста! Я что-то не нашла.

[Innoch]

Вопрос:

Вправе ли организация с большим документооборотом, чтобы освободить руководителя от рутинной работы, издать приказ “Об использовании факсимильной подписи директора”, в котором разрешить бухгалтеру при подписании кассовых документов, авансовых отчетов, а также актов выполненных работ (услуг) использовать факсимильную подпись руководителя? Как должна быть заверена отчетность в налоговые органы, в случае представления ее в электронном виде по каналам связи?

Ответ:

В соответствии с ч.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Согласно п.3 ст.2 Гражданского кодекса РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.
1.Единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 21.11.1996г. №129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
В соответствии со ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом согласно п.п. “е” и “ж” п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ первичные учетные документы должны приниматься к учету, только если они содержат обязательные реквизиты, в том числе и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления.
Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности относит к обязательным реквизитам первичных учетных документов также расшифровку личных подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
При этом Департамент методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России в письме от 20декабря 2000г. №16-00-14/820 отметил, что несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрена передача документов между сторонами - участниками сделки в форме факсимильной копии (п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ), подобный документ может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи.
2.Пунктом 2 ст.80 Налогового кодекса РФ установлено, что налоговая декларация представляется по установленной форме на бумажном носителе или в электронном виде. Налоговая декларация может быть передана по телекоммуникационным каналам связи.
Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом МНС РФ от 02.04.2002 №БГ-3-32/169.
Согласно п.3 раздела II указанного Порядка при представлении налоговой декларации в электронном виде после подготовки информации, содержащей данные налоговой декларации, налогоплательщик подписывает ее электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) уполномоченного лица налогоплательщика и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа по месту учета.
Правовое регулирование отношений в области использования ЭЦП осуществляется в соответствии Федеральным законом “Об электронной цифровой подписи”, Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации”, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами РФ, а также осуществляется соглашением сторон.
На основании изложенного использование в первичных учетных бухгалтерских документах, бухгалтерской и налоговой отчетности факсимильного воспроизведения подписи руководителя организации неправомерно.
Начальник отдела работы с налогоплательщиками Самсонова Н.В.

[Innoch]

Факсимильная подпись генерального директора для подписания первичных учетных документов. Можно ли?

Допускается ли использование в соответствии с частью 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации факсимильной подписи генерального директора для подписания первичных учетных документов?

Газете «Московский налоговый курьер»№ 17 (сентябрь 03)

Согласно части 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Однако в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.
Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.
В соответствии со ст. 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Учитывая изложенное, не допускается использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильности их оформления.

Разъяснения подготовлены на основании официального письма УМНС России по г. Москве исх. № 11-14/29297 от 02.06.2003, подписанного заместителем руководителя Управления МНС России по г. Москве советником налоговой службы Российской Федерации I ранга Ю.А. Мавашевым.

www.klerk.ru

[Irina VA]

Спасибо! Огромное! Жаль.....жаль, что нельзя

[Б_С_К]

Кстати Борюсь по этому поводу с Яндексом. А они упорно присылают документы с факсимильными подписями... Так что приходится довольствоваться тем что есть, и надеятся на то что к ним не "прицепится" ИФНС... Так что видимо не для всех у нас законы написаны.

[Irina VA]

Сообщение от Б_С_К

Кстати Борюсь по этому поводу с Яндексом. А они упорно присылают документы с факсимильными подписями... Так что приходится довольствоваться тем что есть, и надеятся на то что к ним не "прицепится" ИФНС... Так что видимо не для всех у нас законы написаны.

Это точно, не для всех
А всетакию если ставить факсимильку? Для того, чтобы доказать, что это факсимильная подпись - нужно ведь делать экспертизу, тягаться по судам......и интересно, штрафы большие?

[Innoch]

Факсимильная подпись – ошибка или нет?

Объем документооборота и отчетности на современном предприятии таков, что зачастую руководитель просто не в состоянии на всех документах поставить личную подпись. Иногда вместо этого используют факсимиле. Законно ли это?
Гражданское законодательство позволяет использовать факсимильный оттиск вместо «живой» подписи на документах. Правда, это касается только сделок между фирмами в случае, если использование факсимиле специально упомянуто в договоре (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
А можно ли таким образом «подписывать» декларации? Надо заметить, что Налоговый кодекс нигде не упоминает, как именно должна быть заверена отчетность по налогам. Но, к примеру, предусмотрена сдача деклараций в электронной форме с использованием подписи в виде шифра. Получается, что собственноручная подпись на отчетности не всегда обязательна.
Однако официального ответа по этой проблеме от МНС нет. Можно ли поступать по принципу «все, что не запрещено, – разрешено», бухгалтер вынужден решить самостоятельно. Заметим, что на практике налоговые инспекторы пока довольно лояльно относятся к отчетности, проштампованной факсимиле. В большинстве случаев ее без проблем принимают в инспекциях. Кроме того, нашей редакции не удалось обнаружить ни одного судебного разбирательства, в котором чиновники МНС попытались бы оштрафовать фирму из-за того, что на декларации стояла факсимильная подпись вместо обычной.
Факсимиле от поставщика
Более распространены случаи, когда налоговые инспекторы пытаются отказать фирме в вычетах по налогу на добавленную стоимость из-за факсимильных подписей на входящих счетах-фактурах. Один такой конфликт рассмотрел Федеральный арбитражный суд Московского округа.
Пример
ООО «Торисан» в октябре 2001 года подало в налоговую «экспортную» декларацию для подтверждения нулевой ставки НДС. Инспекторы проверили счета-фактуры фирмы, по которым она хотела вернуть НДС из бюджета. Выяснив, что на документах стоит факсимильная подпись, они посчитали, что это противоречит требованиям статьи 169 Налогового кодекса, и отказали в вычетах. Отказ инспекции фирма оспорила в судебном порядке.
Представителям фирмы удалось доказать судьям, что запрета на использование факсимильной подписи в счете-фактуре в Налоговом кодексе нет. Поскольку другие формальные возражения инспекторов тоже оказались несостоятельны, суд отменил решение налоговой инспекции (постановление ФАС Московского округа от 29 мая 2003 г. № КА-А40/3264-03).
Заметим, что рассмотренное выше судебное дело относится к традиционно конфликтной ситуации – возмещения экспортером НДС из бюджета. В таких случаях инспекторы стремятся найти любой формальный повод, чтобы отказать фирме в налоговых вычетах. В других случаях нередко при проверке инспекторы смотрят на факсимиле в счетах-фактурах «сквозь пальцы».
Да и сами чиновники зачастую «грешат» использованием факсимиле. Любопытно, что в этом случае суды встают на сторону фирм, но уже запрещая использование факсимильной подписи. Так, решение о взыскании с фирмы штрафа недействительно, если на нем вместо личной подписи руководителя инспекции стоит факсимиле (постановление ФАС Уральского округа от 27 декабря 2002 г. по делу № Ф09-2699/02АК).
Трудно сказать, сколько будет продолжаться эта судебная «игра в одни ворота», однако сейчас подобные арбитражные дела – неплохой аргумент в споре с налоговыми инспекторами по «факсимильной» проблеме.
Даже при всем желании...
Не секрет, что бухгалтер не всегда в состоянии добиться от поставщиков «живых» подписей на счетах-фактурах. Энергетические компании, операторы сотовой связи и другие «монстры» зачастую выдают своим клиентам счета-фактуры с факсимильной подписью. Обычно такие компании не меняют сложившийся документооборот ради одного клиента.
Зато вы можете направить в адрес такого поставщика письмо с требованием подписывать такие документы лично. Даже если это письмо не приведет к достижению своей цели, оно может стать неплохим аргументом в «психологической войне» с инспектором. Вы продемонстрируете, что положение дел с факсимильной подписью вас не устраивает, и вы пытаетесь с этим бороться. Подводя итог, дадим несколько советов:
1. если вы используете факсимиле, то в случае конфликта инспекторы могут попытаться использовать это в своих целях. Если вы хотите подстраховаться – поставьте на отчетности «живую» подпись руководителя или внутренним приказом наделите правом подписи отчетности фирмы зам. директора;
2. если ваш поставщик использует в своих счетах-фактурах факсимиле – не волнуйтесь. Возможно, у инспектора не будет претензий по этому поводу. В противном случае познакомьте инспектора с арбитражной практикой по этому вопросу, или постарайтесь исправить счета-фактуры во время проверки;
3. старайтесь, чтобы использование факсимильной подписи было упомянуто в договоре. Хотя соглашение сторон и не может регламентировать способ подписания счетов-фактур, не отказывайтесь от лишнего аргумента в диалоге с проверяющими.
В. Калгин, эксперт ПБ

Источник материала: «Практическая Бухгалтерия»

[Innoch]

Использование факсимиле
Минфин России в письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 указал, что и законодательство о бухгалтерском учете, и законодательство о налогах и сборах не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Не менее категоричны и сотрудники налоговых органов. Они считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью механического или иного копирования на счете-фактуре не допускается (см., в частности, письмо ФНС России от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 и письмо МНС России от 21.04.2004 № 03-1-08/1039/17).

[Innoch]

Факсимиле в счете-фактуре поставит крест на вычете НДС



Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка. Это означает, что данный документ не может являться основанием для принятия сумм НДС к вычету. На данный факт указывает Минфин в письме от 22 января 2009 г. № 03-07-11/17. Финансисты отметили, что пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса установлено: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, ЭЦП либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. К сожалению, использование факсимиле на счетах-фактурах законодательством не предусмотрено. Следовательно, на основании положений пункта 6 статьи 169 Кодекса счет-фактура должен быть подписан руководителем и главбухом организации либо иными уполномоченными на то лицами.

• Источник материала - Федеральное Агентство Финансовой Информации
• Постоянный адрес этой новости: http://www.buhgalteria.ru/news/20274