Авансовый отчет

[Lacostal]

Купил мой глубокоуважаемый сотрудник в каком то магазине ОС но оно не дорогое сразу в МПЗ угодит, но как мне его провести? накладную поставщик выписал на физ.лицо что мне делать? мне же надо чтоб на организацию было....

[Innoch]

Lacostal, да, надо на организацию.

Есть два варианта:

1. Попросить переделать документы на организацию.

2. Сделать договор купли-продажи с сотрудником-физ.лицом и на основании договора оформить поступление.

[Lacostal]

Innoch, спасибо! только в графе покупатель у меня не ФИО сотрудника стоит а именно "Физ.лицо" ничего страшного? и этот договор какими налогами будет облагаться?

[Innoch]

Сообщение от Lacostal

у меня не ФИО сотрудника стоит а именно "Физ.лицо" ничего страшного?

Не очень поняла, поясните!
У вас сотрудник Иванов, а документы на Петрова?

Сообщение от Lacostal

и этот договор какими налогами будет облагаться?

13% физ.лицо заплатит, как с дохода.

[Lacostal]

Innoch, не вообще ФИО не указано, а написан общий контрагент (Покупатель: Физ.лицо), а чтобы не облагать его доходом могу я продать за туже сумму то есть Иванов купил за 100 рублей и продал за 100 рублей?

[Larky]

Сообщение от Innoch

Сделать договор купли-продажи с сотрудником-физ.лицом и на основании договора оформить поступление.

Вы со всеми подотчетниками заключаете договор купли-продажи? И со всех удерживаете 13%?
Lacostal, я бы на Вашем месте не заморачивался... Если работник действовал в интересах предприятия, то оно обязано возместить его расходы... Поэтому авансовый отчет с приложением документов о произведенных расходах, визой директора, утверждающего расходы, и пусть кто-нибудь докажет, что это не правильно...

[Innoch]

Сообщение от Larky

Вы со всеми подотчетниками заключаете договор купли-продажи? И со всех удерживаете 13%?

Нет, наши подотчетники оформляют документы на организацию.

[Innoch]

Чем опасен подотчет "наоборот"

Позиция налоговых органов такова, что подотчет ?наоборот? можно рассматривать либо как заем, либо как куплю-продажу. Все зависит от того, как оформлены первичные документы: на организацию или на имя самого сотрудника.

Если документы оформлены на организацию.

По мнению МНС России, в этом случае работник, по сути, кредитует организацию. Ведь он за свой счет покупает ценности для организации, а организация затем возвращает ему эту сумму. Это не что иное, как заем.

Так как заем беспроцентный, то объекта налогообложения по налогу на доходы физических лиц у работника не возникает. Также не возникнет проблем и с вычетом НДС (разумеется, если все условия для вычета выполнены: есть счет-фактура и т. д.).

Единственная неприятность, подстерегающая организацию, связана с налогом на прибыль. С точки зрения МНС России, при получении беспроцентного займа у организации возникает доход как при безвозмездном получении услуги (в размере неуплаченных процентов по займу). Но это вопрос спорный.

Если документы оформлены на имя сотрудника.

В этом случае налоговые органы могут расценить операцию так, что сотрудник приобретал ценности для себя лично, а затем он решил продать их организации. То есть налицо договор купли-продажи, заключенный в устной форме. Напрашивается вывод, что авансовый отчет оформляется для отвода глаз, а на самом деле сотрудник получил доход.

Значит, возникает объект налогообложения по налогу на доходы физических лиц. Удерживать и перечислять в бюджет налог организация не должна**. Однако она обязана отразить выплаченный доход в справке по форме 2-НДФЛ. Если этого не сделать - грозит штраф.

Сотруднику же придется по окончании года подавать налоговую декларацию. Правда, налог платить, скорее всего, не придется. Ведь в рассматриваемом случае сотрудник имеет право на имущественный налоговый вычет (ст. 220 НК РФ). Его максимальная величина - 125 000 руб. По выбору вместо этого вычета сумму дохода можно уменьшить на величину фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с получением дохода.

Не миновать и проблем с вычетом НДС. Как известно, физические лица не являются плательщиками этого налога. Если сотрудник продает организации имущество, приобретенное на свое имя, ?входного? НДС не будет. Даже если сотрудник передаст организации все документы, полученные от поставщика. К тому же среди этих документов не будет счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Наконец, налог на прибыль. Организация, которая учла в целях налогообложения расходы на основании документов, оформленных на имя сотрудника, рискует тем, что эти расходы не будут признаны налоговыми органами. Проверяющие будут апеллировать к пункту 1 статьи 252 НК РФ. Согласно этому пункту расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. То есть в нашем случае именно организацией, а не ее сотрудниками.

Что делать

Чтобы обезопасить себя от налоговых рисков, лучше избегать псевдоподотчетных операций. Это понятно. Но что если это по той или иной причине невозможно? Тогда нужно проследить, чтобы ?первичка? была оформлена правильно.

Во-первых, разъясните сотрудникам, которые тратят свои деньги на нужды производства, что они должны соблюдать незыблемое правило: все первичные документы, которые получены от поставщиков, должны быть оформлены не на имя сотрудника, а на организацию. Можно указать наименование организации рядом с фамилией сотрудника, непосредственно приобретавшего товары (работы, услуги). Тогда все, чем вы рискуете, - это проблемы с беспроцентным займом. Однако, как уже было сказано, возникает ли в этом случае доход, облагаемый налогом на прибыль, - вопрос спорный.

Во-вторых, советуем оформить подотчет ?наоборот? специальным внутренним документом (приказом, распоряжением руководителя), детально регламентирующим подобные операции.

Здесь нужно сделать небольшое отступление. При проверке подотчетных операций налоговый инспектор обязательно попросит представить на проверку распоряжение руководителя о порядке выдачи подотчетных средств. Сразу отметим, что организации не обязаны иметь такой документ. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций говорится лишь о том, что деньги выдаются сотрудникам под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Но при этом не указано, в какой форме должно быть сделано распоряжение руководителя. Это может быть как отдельный приказ, в котором оговариваются условия выдачи денег под отчет в целом по организации, так и распоряжение о выдаче суммы денег конкретному сотруднику на конкретные цели.

В последнем случае распоряжением признается не только приказ, но и подпись руководителя на расходном кассовом ордере. Согласно пункту 14 Порядка ведения кассовых операций кассир имеет право выдать деньги из кассы, если подпись руководителя есть хотя бы на одном первичном документе - либо на расходном кассовом ордере, либо на документах, прилагаемых к нему (заявлениях, счетах и др.). Значит, требование относительно того, что организация обязательно должна иметь общий приказ о размерах и сроках выдачи денег под отчет, да еще утяжеленный списком лиц, имеющих право получать подотчетные суммы, неправомерно. Достаточно подписи руководителя организации на расходном кассовом ордере либо визы директора на заявлении сотрудника о выдаче ему подотчетных денег.

Сказанное выше полностью справедливо для организаций, которые осуществляют подотчетные операции как положено - начиная с предварительной выдачи денег под отчет сотруднику. Но тем, кто предпочитает пользоваться средствами сотрудников, настоятельно советуем оформить такой приказ.

В нем нужно расписать порядок отношений с подотчетными лицами, который практикуется в организации. Чем подробнее вы распишете свои внутренние - только вашей организации свойственные - правила по проведению расчетов с сотрудниками, тем лучше.

Утвержденный порядок проведения подотчетных операций является неким аналогом учетной политики, только в организационной сфере. Налоговые инспекторы при проверке будут ориентироваться на этот приказ, поскольку никаких нормативных актов, устанавливающих иной порядок, нет.

Наконец, нужно соблюдать и другие требования по оформлению первичных документов. Они общеизвестны: документы должны быть оформлены согласно унифицированным формам, все необходимые реквизиты должны быть заполнены, каждая сумма должна быть подтверждена документально. Фамилия подотчетного лица, указанная на авансовом отчете, должна совпадать с фамилией лица, приобретающего ценности и указанного в первичных документах. А первичные документы должны быть датированы более ранним числом, чем авансовый отчет сотрудника.

** Налог с доходов от продажи имущества налогоплательщик должен уплачивать самостоятельно. Об этом гласит подпункт 2 пункта 1 статьи 228 НК РФ.

М.С. Полякова, ведущий консультант МКПЦН

Подробнее см. сайт: www.mkpcn.ru


Полностью статья находится здесь:

http://www.legalru.ru/news_details.php?id=2216

[Larky]

Сообщение от Innoch

Нет, наши подотчетники оформляют документы на организацию.

И по товарным чекам не принимаете?

[Larky]

Сообщение от Innoch

Чем опасен подотчет "наоборот"

Какого года страшилка-то?

[Innoch]

Сообщение от Larky

И по товарным чекам не принимаете?

в товарном чеке не указана ни организация, ни ФИО сотрудника, вы же это знаете.
Естественно, товарные чеки принимаются от сотрудника. Но тема не о товарных чеках.

По поводу страшилки - не знаю, там по ссылке может есть дата? Я просто привела ее в пример сюда, а так пусть каждый сам решает как ему поступить. У нас были уже такие случаи, как описаны в статье, поэтому я бы не рисковала.

[Innoch]

Вот еще, может пригодится статья. Тут как раз два мнения указано. С одной стороны можно принять к учету оформленные на сотрудника документы, с другой стороны - нельзя.


12:15 04.09.2006 Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Источник: Газета "Учет.Налоги.Право"

Не возвращенные из подотчета денежные средства - не единственный для инспекторов повод начислить НДФЛ. Есть еще три ситуации, когда у подотчетного лица могут возникнуть проблемы. Сложности грозят и работодателям, когда по логике налоговиков компании выступают налоговыми агентами и не исполнили обязанности по удержанию налога.

Андрей Илюшечкин, эксперт «УНП»
А был ли подотчет?
Самая распространенная ситуация, в которой проверяющие непременно начислят НДФЛ, - сотрудник из своего кармана оплатил приобретенные материальные ценности. То есть компания изначально не выдает работнику денежные средства под отчет. Сотрудник сам покупает необходимые ценности, а потом составляет авансовый отчет, в котором указывает сумму перерасхода. На основании этого документа компания возмещает работнику потраченные средства.
«Если товар был куплен подотчетным лицом за свои деньги, а организация возместила ему расходы, мы в обязательном порядке начислим НДФЛ. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Происходит купля-продажа товаров, а это уже доход сотрудника», - считают специалисты Управления ФНС России по Пензенской области. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.
С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Специалисты финансового ведомства также считают, что дохода в этом случае не будет. В письме от 25.07.06 № 03-05-01-04/219 Минфин России не усмотрел в этой ситуации экономической выгоды для работника, так как Налоговый кодекс не содержит оценки такой выгоды (ст. 41 НК РФ).
Действительно, глава 23 НК РФ не позволяет определить размер выгоды. Однако главный аргумент, в силу которого компенсация расходов не будет облагаться НДФЛ, - это приобретение работником имущества не для личных целей, а для нужд организации.
«Первичка» оформлена на работника
Но ситуация может кардинально измениться, если работник не только производит оплату собственными средствами, но и первичные документы оформлены на его имя. Тогда фактически сотрудник передаст организации принадлежащее ему по документам имущество.
Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме № 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Однако налог на доходы физических лиц работнику платить не придется, поскольку он по выбору может воспользоваться либо имущественным налоговым вычетом - 125 000 рублей, либо уменьшить доход на сумму расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но для этого ему нужно будет заявить в налоговый орган о намерении воспользоваться вычетом или же уменьшить доход на сумму произведенных расходов. Сделать это можно путем сдачи декларации по НДФЛ по окончании календарного года (п. 1 ст. 229 НК РФ).
Возможна и другая ситуация. Работник рассчитался за покупку полученными под отчет средствами и получил на руки документы, оформленные на его имя. Мы считаем, что в этом случае дохода у него не будет. Но инспекторы думают иначе. Вот что сказали корреспонденту «УНП» в межрайонной инспекции № 2 по Псковской области: «Полученные работником под отчет денежные средства должны облагаться НДФЛ. Если документы оформлены на работника, то получается, что он продает свое имущество. А тот факт, что деньги были выданы ему под отчет, не имеет значения. Ведь неизвестно, за счет каких источников совершена покупка».
С такой позицией не согласны в управлении администрирования налогов с доходов физических лиц ФНС России: «При составлении авансового отчета указывается не только на что были израсходованы выданные под отчет средства, но и для каких целей изначально предназначался аванс. Если, например, в назначении аванса стоит «покупка канцтоваров» и в наименовании расхода значатся канцелярские товары, то проблем не будет. Даже если «первичка» выписана на имя сотрудника. Кроме того, проблем поможет избежать и выданная сотруднику доверенность на приобретение имущества».
Документов не хватает
Возможна также ситуация, когда работник не смог получить все необходимые документы на товар, купленный для организации. Например, есть товарный и кассовый чеки, но нет накладной. Или есть накладная, но нет документа об оплате. Считается ли в этой ситуации подотчет закрытым? Приведет ли такая ситуация к появлению дохода у физического лица?
«Отсутствие полного пакета документов грозит тем, что полученная подотчетным лицом сумма включается в его доход и облагается НДФЛ», - солидарны специалисты Управлений ФНС России по Томской, Свердловской областям, а также межрайонной инспекции № 8 по Санкт-Петербургу.
Правда, Минфин России не столь категоричен в этой ситуации. Дохода у работника не возникнет только в том случае, если на руках у бухгалтера организации будет документ об оплате с реквизитами поставщика и с наименованием и стоимостью товаров или услуг (письмо от 25.07.06 № 03-05-01-04/219).
Мы считаем, что дохода у работника не возникнет по той причине, что он действовал в интересах компании. Подтвердить это можно любым другим первичным документом (в частности, накладной), а не только платежным документом.
Озадачим подотчетников
Итак, чтобы не попасть в ситуацию, при которой возникает риск начисления НДФЛ, нужно выполнить определенные требования при оформлении покупки имущества через подотчетное лицо. Их можно включить в инструкцию по работе с подотчетными лицами, а также составить «памятку подотчетника» и раздать работникам, которые имеют дело с подотчетными суммами.
Выполнив эти условия, компания не только оградит работника от возникновения у него нежелательного дохода, но и без проблем признает произведенные расходы.

Объекта для ЕСН и пенсионных взносов не наблюдается
Светлана Князева, эксперт «УНП»
На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.
Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ 72184@). В этих разъяснениях мы обнаружили четкое указание: не возвращенные на дату проведения проверки подотчетные суммы нужно включать в базу по ЕСН и пенсионным взносам. Никаких аргументов по этому поводу в письме не приведено, зато задолженность подотчетного лица названа выплатой, «имеющей признаки «серых» схем ухода от налогообложения».
На чем основывается убежденность налоговиков, непонятно. Ведь в объект обложения ЕСН включаются далеко не все выплаты в пользу физического лица, а только те, которые производятся в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров, связанных с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 236 НК РФ). Тот же самый объект установлен и для взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). В случае с подотчетом физическое лицо получает деньги явно не за выполнение обязанностей по трудовому или гражданско-правовому договору. Поэтому объект для начисления ЕСН и взносов в ПФР отсутствует. Подтверждают это и суды (например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.08.04 № Ф09-3354/04-АК).

Памятка подотчетному работнику

1. На ваше имя должна быть выписана доверенность от организации на приобретение товарно-материальных ценностей.
2. Вы должны получить от продавца весь комплект подтверждающих документов: кассовый и товарный чеки, накладную, счет-фактуру.
3. Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены на организацию.
4. По израсходованным суммам вы должны сдать авансовый отчет в бухгалтерию и все документы на расходы. Не поленитесь уточнить в бухгалтерии, в какой срок вы должны отчитаться.
5. Непотраченные деньги верните в кассу организации!

[Larky]

Сообщение от Innoch

Но тема не о товарных чеках.

Чем накладная без указания фамилии отличается от товарного чека?