смена фамилии

[елена77777]

Здраствуйте. Сотрудница вышла замуж, поменяла фамилию. Вопрос в трудовую книжку и карточку Т-2, изменения вносятся просто так, или надо писать заявление сотруднице и делать приказ на изменение данных. Спасибо

[SonNata]

"Главная книга", 2008, N 19

ЧТО В ИМЕНИ ТЕБЕ МОЕМ?

(Действия организации в случае смены работником имени)

Вступление в брак или развод, нелюбовь к имени, данному с рождения, - вот далеко не полный перечень причин, по которым люди меняют имя (фамилию, собственно имя или отчество, а может быть, и все сразу). Такая возможность прямо предусмотрена российским законодательством <1>, однако реализация этого права имеет гораздо больше последствий для окружающих, чем кажется на первый взгляд. Посмотрим, что должна сделать бухгалтерия в связи со сменой работником имени.
--------------------------------
<1> Пункт 2 ст. 19 ГК РФ.

Вносим изменения в кадровые документы

Прежде всего отметим, что у работника обязанности уведомления работодателя о смене имени нет. Однако в его интересах известить организацию об этом, хотя бы для того, чтобы избежать возможных проблем с использованием зарплатной карты. Итак, если работник уведомил бухгалтерию о смене имени, подав заявление в произвольной форме о внесении изменений, то, помимо заявления, следует взять у него подлинники документов, подтверждающих изменение имени (например, свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени, а также паспорт с новым именем), и сделать с них копии.
На основании этих документов необходимо внести изменения в "кадровые" документы, содержащие персональные данные работника. В первую очередь нужно скорректировать данные:
- в трудовой книжке;
- личной карточке работника (форма N Т-2 <2>).
Что касается порядка внесения изменений в трудовую книжку, то он установлен в Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>. Алгоритм ваших действий таков:
1) внесите изменения персональных данных работника на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки, зачеркнув одной чертой прежнюю фамилию (имя, отчество) и записав новые данные;
2) сделайте на внутренней стороне обложки трудовой книжки ссылку на документ, подтверждающий смену персональных данных, его номер и дату и заверьте их подписью уполномоченного лица организации (как правило, работника отдела кадров) и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменения в личную карточку работника вносятся следующим образом: прежнюю фамилию (имя, отчество) следует зачеркнуть одной чертой и рядом указать новую. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица <4>.
Вносить исправления в трудовой договор не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, подтверждающих изменение имени.
Помимо трудовой книжки и личной карточки работника, организация должна изменить персональные данные сотрудника в следующих документах:
- лицевом счете (формы N N Т-54, Т-54А) <5>;
- книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <6>;
- графике отпусков (форма N Т-7) <5>;
- табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы N N Т-12, Т-13) <5>;
- налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ) <7>;
- индивидуальной карточке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование <8>.
Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника, то есть:
(если) документация ведется в бумажном виде, то старые данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой и заверительной подписью уполномоченного лица организации;
(если) используются электронные носители, то в программе просто заменяются персональные данные.
В случае если имя сменило материально ответственное лицо, также следует выдать новые доверенности.
Обратите внимание: ИНН сотрудника в результате изменения им Ф.И.О. не меняется <9>. Кроме того, и свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица в связи с изменением имени работнику менять не нужно <10>.
--------------------------------
<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<3> Пункт 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
<4> Пункт 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<5> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<6> Форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
<7> Утверждена Приказом МНС России от 01.11.2000 N БГ-3-08/379.
<8> Форма утверждена Приказом МНС России от 27.07.2004 N САЭ-3-05/443.
<9> Пункты 3.1, 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утв. Приказом МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178.
<10> Пункт 8 ст. 85 НК РФ.
Извещаем ПФР

Организация в связи с переменой работником имени должна подать в территориальный орган ПФР <11>:
(и) заявление об обмене страхового свидетельства в связи с изменением персональных данных (форма АДВ-2) <12>, подписанное работником;
(и) опись документов по форме АДВ-6 <12>.
После получения нового свидетельства его следует выдать в течение недели сотруднику, который должен расписаться в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства <13>. Обратите внимание: в месячный срок после получения страхового свидетельства вы должны вернуть в ПФР сопроводительную ведомость <14>.
Ставить в известность остальные фонды (Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования) о смене работником фамилии, имени, отчества не нужно.
--------------------------------
<11> Пункты 23, 24 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318.
<12> Утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.
<13> Пункт 11 Инструкции, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318.
<14> Пункт 14 Инструкции, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318.