Как проверяются путевые листы?

[Еленка 22]

Расчитывая расход по норме можно ли округлять значение до целых? Например: 60 км х 11,2 = 6,72 = 7 - нет?

И всё-таки, строгое ли нарушение, если по заключенным договорам на аренду личных автомобилей сотрудников, они оформляют путевые по-недельно (а не на каждый день поездки). (н-мер: с 18 по 23 (и весь маршрут по каждому дню этой недели на обратной стороне..))

На что ещё обратить внимание?

Ведь как правило путевые заполняются не на 100%.

[sous]

Сообщение от Еленка 22

можно ли округлять значение до целых?

я считаю - можно

Сообщение от Еленка 22

оформляют путевые по-недельно

утвердите такое оформление распоряжением руководителя

[Наташа)]

Путевые листы оформляются КАЖДЫЙ день. Исключением может являться дни, когда сотрудник уехал в командировку на служебном транспорте, в этом случае к ПЛ прикладывается специальный бланк, где указано ежедневные данные (время работы, расход ГСМ и т. д.). Этот бланк ведет та организация (подразделение), в которое командируется сотрудник. На всех ПЛ и доп. бланках подписи и расшифровки обязательны! Округление цифр НЕ допускается! Есть регламентироованный расход ГСМ для каждой машины, подписанный руководством. Перерасход списывается на водителя служебкой из его з/платы.
Подписи и, главное, расшифровки обязательны по одной причине. Пример: Сотрудник подразделения А на нашей строительной машине уезжает в подразделение Б, там производит работы, потом привозит доп. лист, бухгалтерия должна повесить эти расходы (ГСМ, з/плата рабочего, амортизация) на подразделение Б. А дальше начинается самое интересное... Подразделение Б, а точнее бухгалтерия, упирается до последнего и брать на себя эти расходы не хочет. Иногда приходится разбираться вплоть до уровня начальства, кто подписал доп. лист (мастер, прораб, механик, ...) в подразделении Б.

[Stall Ratt]

Еленка 22, Можно разработать свою форму путевого листа по неунифицированной форме и сразу за месяц.Однако «самодельный» путевой лист создает ряд очевидных проблем.
Первые разъяснения о возможности неприменения унифицированной формы путевого листа содержита письма Минфина России.
Однако не все бухгалтеры обратили внимание, что эти разъяснения чиновников затрагивают исключительно путевой лист легкового автомобиля. С непростительным невниманием к руководящему мнению отнеслись и налоговые органы.
Суть рекомендаций официальных органов сводится к тому, что применять унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее - постановление № 78), в целях налогового учета необязательно. Бухгалтерии могут ограничиться самостоятельно разработанными формами первичных учетных документов, утвердив их в учетной политике предприятия.
Пункт 15 инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 гласит: «Все организации, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается».
«Самодельные» путевые листы можно оформлять ежемесячно. Правда, такая «самодеятельность» разрешена только организациям, не являющимся автотранспортными.
Первая правоприменительная проблема «самодельных» путевых листов заключается в том, что понятие автотранспортных организаций нормативно не определено. Но Устав автомобильного транспорта РСФСР (утв. постановлением Совета Министров РСФСР от 8 января 1969 г. № 12) приравнивает к автотранспортным и неспециализированные предприятия, имеющие автомобили. Кроме того, на унифицированных бланках указано, что путевые листы всех автотранспортных средств являются типовыми межотраслевыми формами.
Вторая проблема в том, что путевой лист является документом, предусмотренным Правилами дорожного движения Российской Федерации (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 23 октября 1993 г. № 1090, далее - ПДД). И вряд ли инспектор ГИБДД удовольствуется сокращенной формой, разработанной предприятием. Согласитесь, кто же на трассе станет вникать в индивидуальные особенности учетной политики.
Стремление бухгалтеров упростить ведение путевых листов объясняется тем, что в небольших фирмах обязанности по заполнению этих форм ложатся на их плечи. Ну а постановление № 78 гласит, что путевой лист выписывается диспетчером или уполномоченным лицом.
Значит, соответствующие полномочия бухгалтера должны быть утверждены распорядительным документом по организации. Однако не нужно забывать, что назначение путевого листа не сводится к учету расхода горючего. После регистрации в журнале учета движения путевых листов (по унифицированной форме № 8) он выдается водителю под расписку и сопровождает его в поездке.
Помимо налоговых инспекторов, путевыми листами интересуются инспекторы ГИБДД. Согласно пункту 2.1.1 ПДД, водитель обязан иметь при себе путевой лист и передавать его для проверки работникам милиции по их требованию.
Правда, ПДД содержат неопределенную оговорку: лист необходим «в установленных случаях». А в каких именно? Прежде всего, путевой лист нужен, если у водителя нет доверенности на право управления транспортным средством. Значит, при эксплуатации легкового автомобиля по доверенности от организации без путевого листа в дороге и впрямь можно обойтись. Но самодельный «бухгалтерский» путевой лист доверенность не заменит. И тогда водителю грозит административный штраф по статье 12.3 КоАП РФ в размере 50 рублей.
Зато при грузоперевозках унифицированный путевой лист незаменим. В пункте 2.1.1 ПДД указано, что водитель в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, должен иметь путевой лист и передавать его для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.
Обязательность путевого листа при перевозке грузов товарного характера установлена пунктами 47 и 50 Устава автомобильного транспорта РСФСР. При этом применяются единые формы путевых листов и действуют общие правила их заполнения, но никак не варианты, утвержденные руководителем фирмы.
Минфин России однозначно ответил на вопрос о применении самодельных месячных путевых листов в письме от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363. Они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров. Более того, такие листы предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли. И оснований для применения этих документов за пределами данной конкретной ситуации не имеется.
Постановление № 78 предписывает хранить путевые листы грузового автомобиля совместно с товарно-транспортными накладными для возможности их одновременной проверки. В путевом листе по форме № 4-п вписываются номера товарно-транспортных документов. Не нужно также забывать, что в путевых листах ведется учет работы водителя. А значит, они могут быть предметом проверки трудовой инспекции.
Ну и требование о прохождении предрейсовых медицинских осмотров водителей никто не отменял (п. 1 ст. 20 и п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Согласно письму Минздрава России от 21 августа 2005 г. № 2510/9468-03-32, водители проходят медосмотр с предъявлением путевого листа перед каждой поездкой, то есть ежедневно. «Самодельный» путевой лист не исчерпывает многообразия ситуаций, связанных с эксплуатацией автотранспорта. А бездумное стремление бухгалтера «упростить» унифицированные формы может не только обернуться бесполезной двойной работой, но и повлечь финансовые санкции.