Нужен ли авансовый отчет?

[Taki_l]

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста:
Сотрудник за свои деньги оплачивает полис ОСАГО для автомобиля, принадлежащего организации. Приносит заявление на заключение договора страхования и квитанцию об оплате на свое имя.
Может ли организация оформить возмещение потраченной суммы этому сотруднику без оформления авансового отчета?
Организация делает РКО на имя сотрудника К50-Д26, прикрепляет к РКО оправдательные документы.
Я проверяю у них кассовую дисциплину. Смущает меня этот момент...

[молод_бух]

Я считаю что нужен авансовый отчет, но авансовый отчет к кассе не прикрепляют

[молод_бух]

И проводки К50Д71, когда расходник выписывают

[Taki_l]

Сообщение от молод_бух

но авансовый отчет к кассе не прикрепляют

это понятно, но его в принципе нет )
а чем можно убедить бухгалтера, что он должен быть?

[молод_бух]

Я считаю так, денежные средства сотруднику фирмы можно выдать только с определенной целью: выплата заработной платы, выдача денег на командировочные расходы, и выдача денег для покупки товаров или услуг через сотрудника.
В 2-х последних случаях надо составлять авансовый отчет.
И можно показать описание к плану счетов:
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
(в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н)
На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

[Наташа)]

Я считаю, что здесь спорный вопрос. За отсутствие авансового отчета санкции применить не могут, но налорги могут посчитать, что работник перепродал свое имущество, следовательно, доначисление НДФЛ и отказ в вычете по НДС. В качестве аргумента можно привести письмо Мифина России от 25.07.2006 г. №03-05-01-04/219. В нем пояснено, что если в документах, представленных подотчетником, есть реквизиты поставщика, наименование и стоимость товаров, то НДФЛ не может быть начислен, т. к. подотчетник действовал в интересах организации.
Второй момент. Кто является страхователем в полисе ОСАГО? Если организация (как и должно быть), то смущает момент, что квитанция об оплате выписана на имя сотрудника. Чтобы не было придирок, нужно выписывать квитанцию так: "Принято от ООО "Ромашка" через Розочкина И. И." Если же документы, прикладываемые к АО, будут оформлены на подотчетника, придется эту сумму отразить в справке 2-НДФЛ. Организация налог не удерживает, т. к. не является налоговым агентом (п.2 ст.226 и подп.2 п.1 ст.228 НК РФ). Сотрудник по окончании года подает декларацию 3-НДФЛ, применяет имущественный вычет, и тоже освобождается от уплаты налога.

[Taki_l]

Спасибо большое всем, попробую провести беседу ))

[Nadia]

Taki_l, а почему сотрудник, действуя в интересах организации расплачивается своими деньгами?
Я бы оформила так:
1. Договор-займа с сотрудником, оприходование денежных средств в кассу п/п.
2. Выдача денежные средства сотруднику подотчет для оплаты полиса ОСАГО.
3. Авансовый отчет + документы.
4. По мере поступления денег в кассу, расчет с сотрудником по договору-займа.

[Устинья]

Вот именно, с чего это он самостоятельно побежал и оплатил страховку за организацию?
Ему кто-нибудь поручал? Если руководитель, тогда и оформите всё официально- см. сообщение Nadia. Вместо договора займа, по моему мнению, может быть приказ.

[Larky]

Сообщение от Elli

с чего это он самостоятельно побежал и оплатил страховку за организацию?

С того, что он в ней работает и действует в ее интересах... Вы бы стали держать работника, которого надо постоянно "пинать", что бы он "шевелился"? Или у вас за всех думает руководитель и раздает поручения по каждой мелочи?

[Larky]

Сообщение от Наташа)

налорги могут посчитать, что работник перепродал свое имущество, следовательно, доначисление НДФЛ

Распространенное заблуждение... На самом деле, никакого НДФЛ не возникает даже при таком раскладе, если только он не приобрел его на сумму свыше 125 тыс. за год...

[Наташа)]

Larky, не надо выдергивать слова из контекста. Далее я по-моему все пояснила:

Сообщение от Наташа)

Организация налог не удерживает, т. к. не является налоговым агентом (п.2 ст.226 и подп.2 п.1 ст.228 НК РФ). Сотрудник по окончании года подает декларацию 3-НДФЛ, применяет имущественный вычет, и тоже освобождается от уплаты налога.

А что касается сумм... У моих подотчетников с собой по 500 тыс. всегда с собой, специфика работы такая.

[Larky]

Сообщение от Наташа)

Далее я по-моему все пояснила

Я и говорю о заблуждении... Которое Вы поддерживаете... С какого перепугу подотчетнику перепродавать ТМЦ и услуги, которые он оплатил для организации?

[Taki_l]

Сообщение от Nadia

а почему сотрудник, действуя в интересах организации расплачивается своими деньгами?

Я и хочу убедить бухгалтера, чтобы она сделала хотя бы авансовый с приказом с указанием возможности в исключительных случаях работнику расчитываться своими средствами с последующим возмещением...
Да только она требует нормативку, где прописано, что ее метод - недопустимый!
Ни логика, ни практика ее не убеждают :(

[Taki_l]

Сообщение от Larky

Я и говорю о заблуждении... Которое Вы поддерживаете... С какого перепугу подотчетнику перепродавать ТМЦ и услуги, которые он оплатил для организации?

Т.е. Вы считаете, что нарушения здесь нет?

[Putnik1981]

Сообщение от Taki_l

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста:
Сотрудник за свои деньги оплачивает полис ОСАГО для автомобиля, принадлежащего организации. Приносит заявление на заключение договора страхования и квитанцию об оплате на свое имя.
Может ли организация оформить возмещение потраченной суммы этому сотруднику без оформления авансового отчета?
Организация делает РКО на имя сотрудника К50-Д26, прикрепляет к РКО оправдательные документы.
Я проверяю у них кассовую дисциплину. Смущает меня этот момент...

не ну здесь однозначно авансовый отчет,возмещают работнику его траты,правда при условии того что он является материально ответственным лицом

[Nadia]

Наташа), а у предприятия какая система налогообложения?

[Nadia]

Если ОСНО, то организация обязана руководствоваться
ПРИКАЗОМ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 31 октября 2000 г. N 94н
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ
И ИНСТРУКЦИИ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ

Счет 50 "Касса"

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
50-1 "Касса организации",
50-2 "Операционная касса",
50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Счет 50 "Касса"
корреспондирует со счетами:

по дебету по кредиту

50 Касса 50 Касса
51 Расчетные счета 51 Расчетные счета
52 Валютные счета 52 Валютные счета
55 Специальные счета в 55 Специальные счета в
банках банках
57 Переводы в пути 57 Переводы в пути
60 Расчеты с поставщиками и 58 Финансовые вложения
подрядчиками 60 Расчеты с поставщиками и
62 Расчеты с покупателями и подрядчиками
заказчиками 62 Расчеты с покупателями и
66 Расчеты по краткосрочным заказчиками
кредитам и займам 66 Расчеты по краткосрочным
67 Расчеты по долгосрочным кредитам
кредитам и займам 68 Расчеты по налогам и
71 Расчеты с подотчетными сборам
лицами 69 Расчеты по социальному
73 Расчеты с персоналом по страхованию и обеспечению
прочим операциям 70 Расчеты с персоналом по
75 Расчеты с учредителями оплате труда
76 Расчеты с разными 71 Расчеты с подотчетными
дебиторами и кредиторами лицами
79 Внутрихозяйственные 73 Расчеты с персоналом по
расчеты прочим операциям
80 Уставный капитал 75 Расчеты с учредителями
86 Целевое финансирование 76 Расчеты с разными
90 Продажи дебиторами и кредиторами
91 Прочие доходы и расходы 79 Внутрихозяйственные
98 Доходы будущих периодов расчеты
99 Прибыли и убытки 80 Уставный капитал
81 Собственные акции (доли)
94 Недостачи и потери от
порчи ценностей
99 Прибыли и убытки


Данный счет не корреспонидируется со счетом 26.

[Nadia]

Автомобиль является имуществом организации. При оформлении полиса ОСАГО на имущество организации сотрудник действовал в интересах организации.
В интересах организации без доверенности действуют только руководитель. Остальные сотрудники действуют и представляют интересы на основании доверенности.
Правовые отношения по оформлению полиса ОСАГО возникли между страховой компанией и организацией. Для организации страховая компания является контрагентом, с которым необходмо произвести расчет.
При оформлении полиса в интересах организации действовал сотрудник он получил полис и произвел расчет.
Д97 К76 - опиходованы РБП полис ОСАГО действующий в период с 00.00.00 по 00.00.00гг.
Д76 К71 - сотрудник (подотчетное лицо) произвел расчет с организацией.

[Nadia]

Возникает вопрос: откуда сотрудник взял денежные средства для расчета с организацией контрагентом?
Если он использовал свои личные средства, то у сотрудника и организации должны возникнуть обязательства друг перед другом. Организация сотруднику должна. При этом сотрудник должен предоставить отчет о потраченных деньгах.
Если он тратил денежные средства организации, то сотрудник должен отчитаться о потраченных денежных средствах и предоставить авансовый отчет.

Для меня, и в первом и во втором случае, должен быть авансовый отчет.
Только для первого случая, я бы оформила:
1. Займ от сотрудника организации и внесение денежных средств в кассу организации Д 50 К 66
2. Выдача денежных средств подотчет Д 71 К 50
3. Отчет сотрудника о потраченных денежных средствах Д76 К71
4. Возврат займа сотруднику Д 66 К 50
5. Оприходование полиса ОСАГО Д97 К76