Как хранить бухгалтерские документы

[Zyaka]

Здравствуйте! я начинающий бух, фирма маленькая. поделитесь опытом, может дадите ссылку, где есть информация как хранить доки, что с чем подшивать и т.д.
еще, как храните, например, по материалам документы(м-4, м-11 и т.д)? в одну папку, или все отдельно по формам?
Отчетность налоговая и бух, лучше в одну папку за год? или все-таки по каждому налогу папку?
хочу сразу чтоб все было в порядке, а не знаю как удобнее!

[Наташа)]

Сформируйте несколько папок: Приход материалов, Касса, Банк, Сч/ф полученный, Сч/ф выставленный, Договоры. Авансовые отчеты, Отчетность, Учредительные документы, Входящая документация, Исходящая документация, Приказы и т. д. Далее по необходимости будете разбивать папки на несколько аналогичных (N: Договоры покупатели, Договоры поставщики или Приказы по личному составу, Приказы по командировкам). Главное, чтобы при проверке или по запросу все документы были в наличии, а как они лежат и с чем подколоты - дело второстепенное. Есть особенности по хранению кассовых документов, почитайте ФЗ "О бухгалтерском учете" ст.17.

[Zyaka]

Спасибо Вам огромное!

[Zyaka]

Подскажите, пожалуйста, какие документы должны быть распечатаны при закрытии месяца? ОСВ нужна по каждому счету?

[Innoch]

Сообщение от Наташа)

Сформируйте несколько папок: Приход материалов, Касса, Банк, Сч/ф полученный, Сч/ф выставленный, Договоры. Авансовые отчеты, Отчетность, Учредительные документы, Входящая документация, Исходящая документация, Приказы и т. д. Далее по необходимости будете разбивать папки на несколько аналогичных (N: Договоры покупатели, Договоры поставщики или Приказы по личному составу, Приказы по командировкам). Главное, чтобы при проверке или по запросу все документы были в наличии, а как они лежат и с чем подколоты - дело второстепенное. Есть особенности по хранению кассовых документов, почитайте ФЗ "О бухгалтерском учете" ст.17.

Полностью согласна.



Zyaka, напишу вам, как делаю я, как мне удобнее работать, в дополнение к тому, что сказано выше. Может быть, вам пригодится.

Сообщение от Zyaka

фирма маленькая.

Если фирма маленькая, документов мало, то я бы не плодила сто папок.
Но у меня в организации бумаг много, потому и папок - целый шкаф и целый сейф. Когда у вас будет необходимость - вы тоже их наплодите, это всегда можно успеть, так сказать.

Сообщение от Zyaka

еще, как храните, например, по материалам документы(м-4, м-11 и т.д)? в одну папку, или все отдельно по формам?

Нет, отдельно по всем формам, конечно, папки не нужны.
Материалы хранятся все в одной папке. То есть у вас идут примерно следующие документы:
1. Товарно-материальный отчет.
2. Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
3. Приходники М-4.
4. Акты на списание.
5. Расходники.
И так каждый месяц.

Сообщение от Zyaka

Отчетность налоговая и бух, лучше в одну папку за год? или все-таки по каждому налогу папку?

У меня по каждому налогу отдельная папка. В работе это очень удобно! Но если фирма начала деятельность недавно, бумаг мало и т.п., то это не необходимость, можно и все отчеты в одну папку. Только в ней я бы разделение по кварталам сделала.

Сообщение от Zyaka

Подскажите, пожалуйста, какие документы должны быть распечатаны при закрытии месяца? ОСВ нужна по каждому счету?

Я распечатываю ОСВ по каждому счету, с которым работаю, по которому были обороты.
Журнал-ордер распечатываю. Карточку счета, анализ счета.
Еще в конце года формирую главную книгу.

[A_85]

Спасибо за помощь!

[Zyaka]

Подскажите, пожалуйста, учредитель дал деньги наличкой, оформили ПКО (основание "для внесения на р счет ") , далее РКО ("для внесения на р счет на уплату госпошлины").
Что с ними дальше делать?
1. Работаем в 1С 8. нужно заполнить журнал регистрации РКО и ПКО?
Этот журнал нужно распечатывать после каждого заполнения (мы с наличкой дела имеем в редких случаях)?
2. Нужен ли отчет кассира? Не могу его найти в 8-ке!
3. Кассовая книга нужна?
И еще, подскажите, что с чем нужно сшивать.
Спасибо!

[Innoch]

Сообщение от Zyaka

1. Работаем в 1С 8. нужно заполнить журнал регистрации РКО и ПКО?

Ну, нет, журнал регистрации не надо.
У вас должна вестись касса (приходники, расходники, платежные ведомости), кассовая книга.

Сообщение от Zyaka

2. Нужен ли отчет кассира? Не могу его найти в 8-ке!

Обязательно нужен.
Он печатается вместе с кассовой книгой.
Кассовую книгу видите? Откройте любой период, когда у вас были обороты по кассе.
Там у вас будут два идентичных "листика", только один будет называться "кассовая книга", а второй - "отчет кассира".

Сообщение от Zyaka

3. Кассовая книга нужна?

Обязательно.

Сообщение от Zyaka

И еще, подскажите, что с чем нужно сшивать.

Кассовая книга сшивается отдельно.

Касса состоит из:
отчетов кассира,
приходных ордеров,
расходных ордеров,
платежных ведомостей.
Эти документы подшиваются все вместе, в хронологическом порядке.

[Дина25]

Мы перечисляем Зарплату на карточки сотрудников, у меня хранятся списки на перечисление этой суммы в банк, и подписанные банком. а вот платежные ведомости не подписаны сотрудниками, т.к. есть доп соглашение к трудовому договору о перечисление ЗП на карточки сотрудником !

Правильно ли все оформляется?? Нужны ли еще какие -то документы иметь в наличии??
Спасибо!

[Zyaka]

Спасибо! Кассовую книгу вижу. Выбираю период. сформировать. Два "вкладных листа кассовой книги". Отчета кассира нет (или я не вижу!!!)!!!

[Zyaka]

Вот например, у меня в один день приход, расход по кассе. Я должна распечатать Кассовую книгу за день, Отчет кассира за день,ПКО, РКО (к РКО приложить квитанцию, которую в банке дали при взносе наличными). Скрепить можно просто степлером? и в папку "Касса"?Так?

[Innoch]

Сообщение от Zyaka

Спасибо! Кассовую книгу вижу. Выбираю период. сформировать. Два "вкладных листа кассовой книги". Отчета кассира нет (или я не вижу!!!)!!!

Нет, как-то вы не так смотрите.
Вы не два вкладных листа кассовой книги видите, а лист кассовой книги и отчет кассира. Вот попробуйте распечатать этот лист...

Сообщение от Zyaka

Вот например, у меня в один день приход, расход по кассе. Я должна распечатать Кассовую книгу за день, Отчет кассира за день,ПКО, РКО (к РКО приложить квитанцию, которую в банке дали при взносе наличными). Скрепить можно просто степлером? и в папку "Касса"?Так?

Кассовая книга - отдельная папка.

В папке "Касса" будет:
Сверху отчет кассира.
Далее ПКО.
Потом РКО.
Можно все скрепить степлером, а можно и не скреплять ничем (я ничем не скрепляю).

[Zyaka]

Спасибо! Спасибо! Теперь нашла (точно ведь не туда смотрела)!

[Innoch]

Zyaka, не за что! Удачи!

[Zyaka]

Девочки! я снова к вам с вопросом! Кассовая книга имеет титульный лист (или вообще как она выглядит)? просто листы книги в хрон порядке и все?
И еще, что делать с квитанцией от Приходника? на ней печать, подпись, отрезаю.. и куда?
если в штате только гл.бух, то расписывается и за гл.буха и за кассира?
Спасибо вам!!!

[Наташа)]

Сообщение от Zyaka

Кассовая книга имеет титульный лист (или вообще как она выглядит)?

Нажмите кнопку Кассовая книга, выберите период 01.01.2008-31.12.2008, где Последний лист выберите Последний в году, нажмите Сформировать, появится Титульный лист.

Сообщение от Zyaka

просто листы книги в хрон порядке и все?

Первый лист титульный потом листы в хронологическом порядке, последний лист пустой, прошиваю книгу нитками, сзади пишу: "Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 125 листов", печать и подпись директора.

Сообщение от Zyaka

И еще, что делать с квитанцией от Приходника

Если это приход налички из банка, квитанцию отрезаете, подпись, печать и подшиваете к банковской выписке.
Если возврат денег от подотчетника, квитанцию отрезаете, подпись, печать и отдаете подотчетнику.
В остальных случаях я её не использую вообще, может быть что-то забыла, форумчане поправьте меня!

Сообщение от Zyaka

если в штате только гл.бух, то расписывается и за гл.буха и за кассира?

Если Вы и главный бухгалтер и кассир, составьте на себя приказ о возложении обязанностей, договор о полной материальной ответственности, акт инвентаризации наличных денежных средств (униф. форма №ИНВ-15) на дату начала Вашей работы, и расписывайтесь за кассира и гл. буха.

[Zyaka]

Спасибочки!!!

[Zyaka]

подскажите, пож-та, читаю указания по заполнению первичной документации, сказано, что на квитанции ставится печать (штамп) кассира. как она (он) выглядит? нельзя просто печать организации?

[SonNata]

Zyaka, можно. Обычно так и делается.

[Наташа)]

Можно просто печать