Риски клиента и способы их предотвращения - Квайгон

[Квайгон]

Удаленная бухгалтерия - это когда бухгалтерия это когда никто не знает, что где происходит.
Larky
вместо предисловия

При организации своей работы многие не любят учитывать возможные риски. Вдруг ошибусь, вдруг заболею, вдруг мне кирпич на голову упадет, вдруг что-то пойдет не так, вдруг у кого-то будут претензии – все это вопросы кажутся нам бреднями неврастеника. Разумеется, все это не должно приводить к отказу от задуманного, но не предусматривать это совершенно неразумно.

Если говорить о рисках удаленного бухгалтерского бизнеса к не удаленной бухгалтерии, то основной источник рисков – отсутствие взаимодействия между клиентом и удаленной бухгалтерией, несогласованность действий в критических ситуациях, непонимание, отсутствие системы внутреннего контроля.

Что же чаще всего приводит к рискам. Одна из причин независящая от сторон это рост оборотов и объемов хозяйственных операций клиента, его внутренняя перестройка, на которую не в состоянии быстро отреагировать удаленная бухгалтерия. Другая причина – отсутствие возможности оперативно и грамотно среагировать на возникшую ситуацию у клиента и бухгалтера. Причин в итоге может быть много.

Итак, что такое риск. Это возможность того, что вследствие некоего возможного события возникнут проблемы (межличностные, финансовые, правовые) мешающие достижению цели (нормальная работа клиента и удаленного бухгалтера).

[Квайгон]

На возникающие риски имеется всего четыре вида здравой реакции:
1) отказ от риска;
2) снижение риска;
3) передача риска;
4) принятие риска;
и два вида не здравой реакции
1) игнорирование;
2) разграничение.
Рассмотрим подробнее.

Отказ от риска.
В нашем случае это полный (что нас устраивает) или частичный отказ от удаленного обслуживания. Как пример, можно привести создание штата младших бухгалтеров на предприятии с составлением баланса удаленно.

Снижение риска.
В нашем случае – постоянная работа по созданию и совершенствованию системы внутреннего контроля. Для этого удаленный бухгалтер иногда встает и едет в организацию к клиенту смотреть как там все организованно, общается с компетентными органами, требует, или сам организует поступление актов сверок, проверяет документооборот, проводит инвентаризации, или заставляет клиента представлять инвентаризационные описи.
Систему сложно наладить, но наладив, приятно видеть, как она работает за тебя.

Передача риска.
Обычно под передачей риска подразумевают страхование, но в нашем случае это периодический независимый аудит, который выявит неувязки в учете и поможет наладить взаимодействие между удаленной бухгалтерией и организацией.

Принятие риска.
Когда при возникновении проблем есть способ выхода из ситуации. В нашем случае это когда клиент понимает наличие у него рисков и в случае нештатной ситуации не предпринимает никаких мер, не посоветовавшись с удаленным бухгалтером или (далее по списку).

[Квайгон]

Игнорирование риска.
Надежда на «авось пронесет». Иногда, но редко, помогает.

Разграничение риска.
Метод, предусматривающий перевод «стрелок» и ответственности путем тщательного разграничение сфер полномочий в договоре. Вероятность наступления и возможный вред от рисков от этого не изменяется, но создает иллюзию безопасности. Чаще всего идет в форме внесения в договор иллюзорных санкций в виде пеней, штрафов и прочее, которые в реальной жизни вряд ли будут взысканы.

В какой сфере, и какие чаще всего возникают риски? Приведем некоторые из них:
- учетные
- информационно-управленческие
- налоговые
- административные
- кадровые
- ненадлежащих полномочий (ответственности)
- неисполнения обязательств удаленным бухгалтером

Учетные.
Связанные с отсутствием надлежащей системы внутреннего контроля и как следствие отсутствие достоверной учетной информации. Чаще всего связаны с тем, что бухгалтер не знает, что творится на предприятии, а на предприятии не имеют своевременной учетной информации.

Информационно-управленческие.
Любое отсутствию у клиента своевременной и достоверной информации, тем или иным образом приводящее к управленческим ошибкам. Тут можно говорить и о некомпетентности клиента в финансово-хозяйственных вопросах и о неполучении клиентом нужных данных вовремя.

[Квайгон]

Налоговые.
Говоря о налоговых рисках, следует обратить внимание на такой момент. Большинство пытается разграничить риски налоговых начислений, возложив их в договоре на удаленного бухгалтера.
Однако налоги нужно платить лично.
Требование самостоятельной уплаты налога (п. 1 ст. 45 Налогового кодекса России (далее – НК РФ)) является важнейшим положением правового института уплаты налога в целом. Обязанность по уплате налогов - личное обязательство, которое не может быть возложено на иных лиц. Это требование носит императивный (обязательный) характер и предусматривает именно личное исполнение плательщиком налога своей конституционной обязанности по его уплате (ст. 57 Конституции России). При этом иной порядок может быть установлен только законодательством о налогах и сборах и ни на кого не может быть возложена обязанность уплачивать налоги и сборы, а также иные взносы и платежи (п. 4 ст. 3 НК РФ). Кроме того, налог представляет собой индивидуальный платеж (ст. 8 НК РФ).
Несмотря на то, что гражданское законодательство позволяет возложить обязательства на третье лицо (ст. 313 ГК РФ) и напрямую предусматривает возможность исполнения обязательства представителем (поручение, комиссия, агентирование), в налоговом праве эти институты неприменимы. Это следует из п. 3 статьи 2 Гражданского кодекса России, согласно которому к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.
Невозможно возложить на другое лицо пени и штрафы, которые являются санкцией, налагаемое только на виновного.
Невозможно доказать отсутствие убытка вследствие доначислений. Потому как если доначисления правомерны, то у налогоплательщика ранее возникла незаконно полученная прибыль, которую впоследствии изъяли в бюджет.
Поэтому все подобные пункты договора противоречат законодательству и исполнению подлежат только по доброй воле удаленного бухгалтера. При этом следует отметить, что когда речь идет о небольших суммах, все готовы держать слово и исполнять договор, а когда речь идет о десятках миллионов, например, при непризнании права на применение ЕНВД, поневоле вспомнишь обо всех своих конституционных правах.
Также, вероятность налоговых рисков возникает вследствие отсутствия у клиента надлежащих и грамотных действий по защите своих прав при налоговых проверках и невозможности удаленного бухгалтера высказать налоговикам свою точку зрения.

Административные.
Аналогичны налоговым. Также связаны с отсутствием на различных комиссиях, заслушиваниях, совещаниях и прочих возможных административных мероприятиях грамотного специалиста владеющего информацией по финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Кадровые.
Связаны с претензией работников, как вследствие ненадлежащего ведения кадровой документации и начисления выплат персоналу, так и вследствие неумения клиента грамотно объяснить непонятные моменты.

Ненадлежащих полномочий (ответственности).
Самый яркий пример – удаленная бухгалтерия в ТСЖ. Несмотря на то, что заключает договор председатель, ответственность бухгалтер несет перед ревизионной комиссией и общим собранием. И в случае переизбрания председателя возникают риски безответственности удаленного бухгалтера. А у удаленного бухгалтера возникает геморрой в виде активистов, пытающихся этого бухгалтера напрячь на действия в рамках закона, например, отчитаться перед собранием, подготовить документы для ревизионной комиссии или решить вопросы льгот по квартплате. Конечно, бухгалтеру не нужны лишние действия, тем более забесплатно, а лишних денег у активистов никогда нет. А вся проблема в том, что удаленный бухгалтер не учел пределы полномочий председателя и истинный центр ответственности.

Неисполнения обязательств удаленным бухгалтером.
Я не беру варианты, когда эти обязательства не исполняются сознательно. Однако все мы живые люди и необходимо предусмотреть разные ситуации невозможности выполнить свои обязательства. Не дай Господь конечно, болезни, или утраты учетной информации, например, вследствие выхода из строя информационного носителя. Кто и что в этом случае будет делать – вопрос далеко не праздный.

Вот далеко не полный перечень рисков. Но вступительное слово не претендует на универсальный ответ на все вопросы, оно лишь обращает внимание на возможные проблемы.

[Irrch]

Сообщение от Квайгон

Налоговые.

Ненадлежащих полномочий (ответственности).
Самый яркий пример – удаленная бухгалтерия в ТСЖ. Несмотря на то, что заключает договор председатель, ответственность бухгалтер несет перед ревизионной комиссией и общим собранием. И в случае переизбрания председателя возникают риски безответственности удаленного бухгалтера. А у удаленного бухгалтера возникает геморрой в виде активистов, пытающихся этого бухгалтера напрячь на действия в рамках закона, например, отчитаться перед собранием, подготовить документы для ревизионной комиссии или решить вопросы льгот по квартплате. Конечно, бухгалтеру не нужны лишние действия, тем более забесплатно, а лишних денег у активистов никогда нет. А вся проблема в том, что удаленный бухгалтер не учел пределы полномочий председателя и истинный центр ответственности.

отдельное спасибо за ТСЖ

[MarinaAnna]

Хочу добавить несколько практических советов клиентам, отдающих свою бухгалтерию в руки удаленного бухгалтера:
1. Контроль за движением, оплатой по банк-клиенту возьмите на себя, не отдавайте ключи подписи платежек удаленному бухгалтеру, бухгалтеру нужен доступ в клиент-банк только для того, чтобы выгрузить выписки банка, распечатать платежки прошедшие обработку и выписки, составить платежное поручение и сообщить директору о том, что платежки составлены и ему останется только их подписать ключом и нажатием кнопки отправить в оплату.
2. В офисе поставить программу такую же на какой работает удаленный бухгалтер, периодически у бухгалтера копировать базу и загружать на комп в офисе, во избежание утери данных, которые были в компьютере у бухгалтера.
3. Если бухгалтер подключил вас к оператору по сдаче отчетности электронно, то как один из вариантов может быть отдельный ключ, отдельный ярлык на рабочем столе у буха, поэтому можно программу сдачи электронной отчетности поставить у себя на компе, и в случае чего, чтобы была возможность отправлять электронную отчетность через свой компьютер, но в моем случае через параллель не получается, но вот передать ключ и тогда, в фирме не будет задержки с отправкой отчетности при наличии ключа, если мало ли что. Я взяла фирму временно, и сразу мы совместно с клиентом предусмотрели эту возможность, если в случае моего отказа от них, у клиента не возникло бы проблем, с новым подключением и с новыми материальными затратами, поэтому проконсультировалась с оператором. Правда не узнавала, можно ли копировать базу и загружать на другой комп, чтобы были сохранены все ранее отправленные декларации.
4. Почаще, желательно, не меньше одного раза в месяц, просить распечатанную оборотно-сальдовую ведомость, и почаще задавать вопросы по цифрам в оборотно-сальдовой ведомости, ведь часто учредитель является и директором тоже, поэтому это ваш бизнес, и цифры в бухгалтерии, должны быть вам интересны.

[WeBBer]

Сообщение от MarinaAnna

Хочу добавить несколько практических советов клиентам, отдающих свою бухгалтерию в руки удаленного бухгалтера:
...
2. В офисе поставить программу такую же на какой работает удаленный бухгалтер, периодически у бухгалтера копировать базу и загружать на комп в офисе, во избежание утери данных, которые были в компьютере у бухгалтера.
...

Сейчас есть учетные программы, работающие онлайн и имеющие многопользовательский доступ (в принципе, и одинэс умеет так делать, но все пользуются другими программами почему-то). То есть, бухгалтер работает у себя, менеджер у себя, директор у себя. Дир видит управленческий учёт, бухгалтер, соответственно, бухгалтерский. В любом случае, тема неоднозначная, тут влияют привычки, финансы, тараканы в голове и т.п. Но если данный совет реализован, то, конечно, это большой плюс

[Youlia]

Сообщение от Квайгон

Метод, предусматривающий перевод «стрелок» и ответственности путем тщательного разграничение сфер полномочий в договоре. Вероятность наступления и возможный вред от рисков от этого не изменяется, но создает иллюзию безопасности. Чаще всего идет в форме внесения в договор иллюзорных санкций в виде пеней, штрафов и прочее, которые в реальной жизни вряд ли будут взысканы.

ты тоже не веришь в договоры?

[Квайгон]

Сообщение от Youlia

ты тоже не веришь в договоры?

Договор должен быть продуман, в нем надо учитывать как нюансы законодательства, так реалии жизни.
А когда договор далек от того и другого, его употребление будет полезно лишь в качестве подстилки под офисное чаепитие.

[Youlia]

Сообщение от Квайгон

Договор должен быть продуман, в нем надо учитывать как нюансы законодательства, так реалии жизни.

ты сторонник подробных договоров? а есть ли в этом смысл, если:

Сообщение от Квайгон

возможный вред от рисков от этого не изменяется, но создает иллюзию безопасности.

[Квайгон]

Сообщение от Youlia

ты сторонник подробных договоров? а есть ли в этом смысл, если:

Договор это:
- письменное выражение соглашения сторон;
- основание возникновения обязательств;
- мотивация исполнения возникших из него обязательств.

Но это не средство борьбы с рисками.

Также само по себе перераспределение ответственности без проработки механизма преодоления или компенсации вреда от рисков не дает никакой безопасности. При этом механизм должен быть легко выполним.

По простому: отработанные действия МЧС по эвакуации населения в бомбоубежище могут помочь при бомбежке, а возложение ответственности на МЧС не может помочь.

Так и тут, мало прописать в договоре кто за что отвечает, надо продумать как это будет реализоваться.

[WeBBer]

Сообщение от Квайгон

Так и тут, мало прописать в договоре кто за что отвечает, надо продумать как это будет реализоваться.

А также рассказать клиенту примеры из своего опыта выхода из проблемных ситуаций?
Есть же ещё такой фактор - как общие знакомые. Наверное, тоже в риск-менеджмент можно включить? Вопрос особенно важен, если город небольшой и мир очень тесен, так ведь?

[Квайгон]

Сообщение от WeBBer

Есть же ещё такой фактор - как общие знакомые. Наверное, тоже в риск-менеджмент можно включить? Вопрос особенно важен, если город небольшой и мир очень тесен, так ведь?

Да, думаю что это так. Управление рисками отрасль обширная как сама жизнь, поэтому единого решения нет, и быть не может. Но то что работает в маленьком городе - смертельно для мегаполиса.
Именно по этому столице думают что в провинции бардак, а в провинции думают, что в столице бардак.
Главное - рассмотреть что ты будешь делать если... с возможно большим количеством если, но без фанатизма.

[MarinaAnna]

Сообщение от WeBBer

Но если данный совет реализован, то, конечно, это большой плюс

У меня то вообще реализован удаленный копм, т.е. типа сервера стоит у директора, комп все время включен, интернет соответственно тоже, я удаленно захожу в его комп в программу 1С со своим паролем и работаю. Это вообще идеальный вариант.
Второй вариант у меня реализован, в офисе стоит 1С, диру посоветовала поставить, и переодически копировать базу и передавать ему, могла бы уговорить поставить такую же удаленку, но проблема в том, что у себя я работаю в любое время суток, а там офис закрывается и все выключается, поэтому пока здесь это нереально воплотить в жизнь, и работы там пока мало, будет работы больше буду думать, чтобы часть работы все таки делалось там в офисе, но чтобы я могла бы контролировать процесс, обучать, чтобы не допускали ошибок в первичке, хотя бы при составлении актов, счетов, счетов фактур исходящих.