Выездной турнир. Документы.

[УРФМ]

Здравствуйте

Подскажите, пожалуйста, по ситуации.

Спортивный турнир, проводится в соседнем регионе совместными усилиями (кратко: они - зал, мы - призы).
Подскажите, пожалуйста, какие документы следует оформить в данном случае (и нужно ли?) - договор? соглашение? смета?

На наши целевые поступления и благотворительные взносы нами покупаются призы, медали и подарки и выдаются победителям турнира.
Как (какими документами) правильно оформить выдачу призов?
Может ли расписаться в получении 10-ти медалей один представитель команды или нужна подпись каждого, получающего медаль?
Может ли расписаться в получении всех призов(кубков и медалей) представитель принимающей стороны?
Кто (какая должность) может расписаться в получении, если это представитель принимающей стороны?

Спасибо.

[Таинственная Незнакомка]

Добрый день.
Должно быть решение о проведении турнира, положение о турнире. На основании этих документов составляется смета мероприятия, приказ об участии в мероприятии, назначаются ответственные, закупаются призы, после проведения мероприятия составляется отчет об использованных по назначению средствах, который утверждается руководителем.
По поводу подписей в ведомости выдачи призов можно прочесть тут - Организация выдаёт призы победителям конкурсов.
Цитата из статьи :

Поскольку предполагается, что ситуация будет связана с раздачей призов по итогам конкурса, следует оформить документ, в котором будут отражены победители с указанием их паспортных данных и врученных им призов, например, в виде списка. При этом необходимо оформить и документ, подтверждающий выдачу приза и роспись призера в его получении. Зафиксировать такую информацию можно, например, в ведомости выдачи призов. Поскольку ни унифицированных форм, ни каких-либо особых требований к составлению документов в подобной ситуации действующим законодательством не предусмотрено, документы могут составляться в форме, установленной в организации и утвержденной учетной политикой.

[УРФМ]

Таинственная Незнакомка, спасибо за ответ.

Сообщение от Таинственная Незнакомка

На основании этих документов составляется смета мероприятия, приказ об участии в мероприятии, назначаются ответственные, закупаются призы, после проведения мероприятия составляется отчет об использованных по назначению средствах, который утверждается руководителем.

В нашем случае (раз турнир совместный) как составлять смету? Каждая сторона составляет свою смету, а потом общую?

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Следует оформить документ, в котором будут отражены победители с указанием их паспортных данных и врученных им призов, например, в виде списка.

Как отразить такой документ в БУ? Можно общей суммой или каждого в отдельности?

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от УРФМ

В нашем случае (раз турнир совместный) как составлять смету? Каждая сторона составляет свою смету, а потом общую?

Положение о турнире, план мероприятия (я о нем ранее забыла упомянуть, проклятый склероз), либо смета мероприятия общая (в столбце источники финансирования прописываете источник и НКО, его предоставивший), либо сметы каждого НКО отдельные... а вот приказ о выделении средств на проведение турнира и отчет об израсходованных средствах должны быть точно отдельные у каждого НКО

Сообщение от УРФМ

Как отразить такой документ в БУ? Можно общей суммой или каждого в отдельности?

Мы делаем ведомость выдачи призов, заполнять ее приходится часто вручную, так как до последнего момента не знаем кто победит. Берем у регистратора список участников (ФИО, дата рождения, номер школы, паспортные данные, адрес, ФИО тренера), заносим потом часть данных в ведомость, призеры получают, а потом расписываются... расписываются не на сцене, где призы вручаются, а после мероприятия, за кулисами там, на банкете и т.д.
В БУ отражаем общей суммой...

Вы призы за наличку приобретаете?

[УРФМ]

Нет, через р/с, есть счет, накладная. Все официально.

[Таинственная Незнакомка]

Хорошо, значит списание призов производите датой проведения мероприятия на основании ведомости выдачи.

[УРФМ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Вы призы за наличку приобретаете?

А если бы приобретались за наличку?

Сообщение от Таинственная Незнакомка

(ФИО, дата рождения, номер школы, паспортные данные, адрес, ФИО тренера),

Если это дети до 14 лет, кто за них расписывается?

Сообщение от Таинственная Незнакомка

план мероприятия (я о нем ранее забыла упомянуть, проклятый склероз), либо

Достаточно просто расписания игр или надо что-то еще?

Если в смету вписать только призы с нашей стороны - не будет вопросов ни у кого?
То есть, если не вписывать ж/д билет ответственного, проживание в гостинице и командировочные (потому что пока не с чего их выплачивать, и все это делается на энтузиазме, и иначе мероприятие уйдет в минуса). Или лучше показать эти расходы?
Нашу смету подписывает только наш директор?

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от УРФМ

А если бы приобретались за наличку?

тогда бы был еще и авансовый отчет с подтверждающими закупку документами, только и всего...

Сообщение от УРФМ

Если это дети до 14 лет, кто за них расписывается?

сам ребенок и расписывается

Ребенок 7 лет занял на соревнованиях 3 место и получил приз (деньги, кубок). Действительна ли подпись ребенка в ведомости на получение денежного приза или требуется письменное разрешение родителей, ксерокопия паспорта родителей и свидетельства о рождении ребенка. С какого возраста подпись ребенка на получение денежного приза правомочна?
Отвечает юрист: Селищев Петр Александрович 02.06.2013 13:54
Роспись в ведомости ставится для того чтобы отчитаться, что денежные средства выданы по назначению. Роспись правомочна. Роспись будет не правомочна в случае если Вы признаете ребенка недееспособным.

[свернуть]

Сообщение от УРФМ

Достаточно просто расписания игр или надо что-то еще?

Обычно при проведении конкурсов, спортивных мероприятий составляется положение, которое регулирует права и обязанности участников и организаторов, в положении оговариваются правила и все основные моменты. Затем подробный план мероприятия, во сколько приезд заезд, размещения, кофе брейк, начало соревнований (расписание игр), награждение, банкет, отъезд и т.п.

Сообщение от УРФМ

Если в смету вписать только призы с нашей стороны - не будет вопросов ни у кого?
То есть, если не вписывать ж/д билет ответственного, проживание в гостинице и командировочные (потому что пока не с чего их выплачивать, и все это делается на энтузиазме, и иначе мероприятие уйдет в минуса). Или лучше показать эти расходы?

Не совсем поняла, Вы имеете в виду общую смету? Или свою?
Если затрат не будет в смете, принятые затраты уже не будут являться целевыми...Смотрите сами как вам удобнее поступить...

Сообщение от УРФМ

Нашу смету подписывает только наш директор?

Да , руководитель...он же утверждает отчет...

[УРФМ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Не совсем поняла, Вы имеете в виду общую смету? Или свою?
Если затрат не будет в смете, принятые затраты уже не будут являться целевыми...Смотрите сами как вам удобнее поступить...

Я про нашу смету.
Раз турнир проводится в соседнем регионе, руководитель едет туда на поезде (соответственно, покупает билеты)+командировочные+проживание. Пока это все он оплачивает за свой счет - поступлений и взносов мало.
Если этих расходов не будет в смете, не возникнут ли вопросы у проверяющих органов - а почему не включили, а кто оплачивает и проч.?
Если эти расходы включить в смету, то засчет чего покрывается "убыток"?

[Таинственная Незнакомка]

понятно.... если директор хочет вернуть себе деньги, тогда лучше включить, будет висеть задолженность перед ним у НКО, покроется потом из средств (взносов), полученных в будущем...

если он согласен не компенсировать себе, тогда можете не указывать эти расходы...

[УРФМ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Отвечает юрист: Селищев Петр Александрович 02.06.2013 13:54
Роспись в ведомости ставится для того чтобы отчитаться, что денежные средства выданы по назначению. Роспись правомочна. Роспись будет не правомочна в случае если Вы признаете ребенка недееспособным.

Дееспособность - одно из первых понятий, прививаемых и вживляемых в будущих юристов на первом курсе.
Дееспосо́бность означает возможность лица своими действиями приобретать и осуществлять права и обязанности. Согласно ст. 60 Конституции РФ в полном объеме дееспособность возникает у лица по достижении им совершеннолетия. Граждане с 14 до 18 лет являются частично дееспособными. (с)
Нельзя лишить ребенка того, чего у него по закону еще нет.
Поэтому у меня есть сомнения в квалификации этого юриста
Сформулирую вопрос по-другому - не придирается ли контролирующий/проверяющий орган к подписи детей в ведомости?

[Таинственная Незнакомка]

УРФМ, нет, не придерется...

[УРФМ]

Таинственная Незнакомка, спасибо большое за ответы.

[Таинственная Незнакомка]

Мое НКО правда только ИФНС проверяла, поэтому про других проверяющих ничего не могу сказать

[УРФМ]

А кроме них кто-то еще может проверить правильность списания и расходования средств?

[Таинственная Незнакомка]

Минюст... но, думаю, мы мелкие для них

[УРФМ]

Развернуть для просмотра

Малолетние в возрасте от шести до четырнадцати лет вправе самостоятельно совершать: 1) мелкие бытовые сделки; 2) сделки, направленные на безвозмездное получение выгоды, не требующие нотариального удостоверения либо государственной регистрации; 3) сделки по распоряжению средствами, предоставленными законным представителем или с согласия последнего третьим лицом для определенной цели или для свободного распоряжения.

Имущественную ответственность по сделкам малолетнего, в том числе по сделкам, совершенным им самостоятельно, несут его родители, усыновители или опекуны, если не докажут, что обязательство было нарушено не по их вине. Эти лица в соответствии с законом также отвечают за вред, причиненный малолетними.

Несовершеннолетние в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет совершают сделки, за исключением названных в пункте 2 настоящей статьи, с письменного согласия своих законных представителей - родителей, усыновителей или попечителя. Сделка, совершенная таким несовершеннолетним, действительна также при ее последующем письменном одобрении его родителями, усыновителями или попечителем.

2. Несовершеннолетние в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет вправе самостоятельно, без согласия родителей, усыновителей и попечителя: 1) распоряжаться своими заработком, стипендией и иными доходами; 2) осуществлять права автора произведения науки, литературы или искусства, изобретения или иного охраняемого законом результата своей интеллектуальной деятельности; 3) в соответствии с законом вносить вклады в кредитные организации и распоряжаться ими; 4) совершать мелкие бытовые сделки и иные сделки, предусмотренные пунктом 2 статьи 28 настоящего Кодекса. По достижении шестнадцати лет несовершеннолетние также вправе быть членами кооперативов в соответствии с законами о кооперативах.

Несовершеннолетние в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет самостоятельно несут имущественную ответственность по сделкам, совершенным ими в соответствии с пунктами 1 и 2 настоящей статьи. За причиненный ими вред такие несовершеннолетние несут ответственность в соответствии с настоящим Кодексом.

[свернуть]

Следовательно, будем считать медали мелкими бытовыми сделками
Кубки дороже 5 мрот будем выдавать тренеру

[Таинственная Незнакомка]

здорово!