Отсутствие закрывающих документов

[osipow_as]

Добрый день уважаемые форумчане! Прошу не судить строго, если данная тема уже поднималась! Очень нужна Ваша помощь. В 2015 г. в одной организации приобретался двигатель (по счету). Спустя два года, звонок из бухгалтерии, говорят нет закрывающих документов. Честно говоря сейчас уже не вспомнишь были предоставлены закрывающие документы или они утеряны в бухгалтерии. Обратился к продавцам с просьбой продублировать данные документы, но пока только обещания. Все никак не добьюсь от них документов. Как можно еще решить этот вопрос? Может есть закон, который предусматривает данные положения?

[Veselenochka]

нет никаких законов. договаривайтесь с поставщиком
а фразу

Сообщение от osipow_as

утеряны в бухгалтерии

тут не поддержат. больше некому документы потерять было?

[MarinaAnna]

Сообщение от osipow_as

Все никак не добьюсь от них документов.

Видимо туда нужно приехать и над душой в бухгалтерии посидеть, чтобы распечатали документы, потому что никому там не нужно по телефону пообещают и тут же забудут. А если приедете, то уже деваться некуда, распечатают или в архив залезут, надут оригинал подписанный, снимут копию. Коробку конфет, поплачьте, типа меня уволят, если этих документов не будет и т.д.

[Log_in]

Интересно, куда девался двигатель? Если не было документов - основания для прихода, то где он сейчас учитывается, как его поместили на склад? Какова дальнейшая судьба двигателя? Что входит в состав "закрывающих" документов?
У продавца обязанности по выписке вам дубликатов нет. Поэтому для решения этого вопроса вам предстоит подойти творчески - заключить договор, условия которого будут выгодны и вам и продавцу. (Это в том случае, если у вас нет возможности избежать этой участи - к примеру хотите помочь, либо не хотите конфликтовать с вашей службой учета).
В учете все взаимосвязано - если нет документов на приход, значит нельзя принять на склад, нельзя смонтировать и соответственно эксплуатировать.
Если все это есть, тогда отсутствует контроль за своевременностью поступления документов.
Если и он есть, в таком случае документы были представлены, и задачу по восстановлению должен выполнять либо виновник, либо лицо ответственное за подобную функцию.

[Veselenochka]

Log_in, ты прям как из сказки
когда это отсутствие документов мешало использовать двигатель по назначению? и кого это заботит "не постановка этого двигателя на баланс"? они вон аванс оплаченный и не закрытый спустя 2 года заметили.

[osipow_as]

Двигатель установлен и давно работает. Меня тоже интересует вопрос, почему отсутствие закрывающих документов заметили только сейчас? А фразой "утеряны бухгалтерией" я никого обидеть не хочу, это всего лишь предположение, просто такие моменты раннее уже были, потом документы находили.

[Veselenochka]

osipow_as, потому что не налажен учет документов и взаимодействие между отделами. ну и бухгалтерия конечно ваша спит - у вас два года аванс висит не закрытый и никому дела нет (в бухгалтерии как раз)

[MarinaAnna]

osipow_as, К вам со стороны бухгалтерии есть претензии материальные ? бухгалтерия от вас что хочет ? Я бы ответила бухгалтерии, что все документы сдавались в бухгалтерию и если они их не могут найти у себя, то пусть звонят поставщику и просят выслать дубликаты, от меня то что они хотят ?

Тем более если оплата была по безналичному расчету, то видимо и счет был, а если оплата была за наличные, то авансовый отчет у них должен был быть, другое дело, если подотчетному лицу выданы были деньги и авансовый отчет не оформлен был, чтобы закрыть долг подотчетника, а подотчетником являлись вы, тогда пришлось бы подсуетится.

[osipow_as]

Оплата была безналичным расчетом, по счету. Счет есть. Бухгалтерия говорит, что якобы документы не были предоставлены, и если сейчас их не получить, то оштрафует. К сожалению сейчас уже не вспомнить были ли действительно предоставлены документы или нет, да и правду уже никто не скажет. Никто не хочет нести ответственность. В последнее время, чтобы избежать в дальнейшем таких проблем, приходится лично для себя снимать все копии документов, но это ведь не серьезный подход, таким образом можно "пришить" любую недостачу документов и как доказывать свою правоту?

[Veselenochka]

MarinaAnna, в данной ситуации неизвестно кто потерял документы, поэтому некорректно так отвечать бухгалтерии.
)) и странно что бухгалтер советует так отвечать)

[Veselenochka]

osipow_as, передавать документы под подпись)

[Log_in]

Сообщение от osipow_as

если сейчас их не получить, то оштрафует.

кто, кого и за что?

Сообщение от osipow_as

В последнее время, чтобы избежать в дальнейшем таких проблем, приходится лично для себя снимать все копии документов, но это ведь не серьезный подход, таким образом можно "пришить" любую недостачу документов и как доказывать свою правоту?

Сообщение от Директор базы

все уже украдено до нас

такой механизм был, есть и он может нормально работать, если нет попустительства руководства - это система доверенностей.
На получение выдается доверенность, которая регистрируется в бухгалтерии, по которой нужно отчитаться в отведенный срок. Вот этот отчет и может содержать в себе сведения о предоставленных документах.
Не отчитался, бух подает служебку руководству, руководство должно разобраться. Если такового не произошло, значит спрос с руководства вполне обоснован.
Есть только одно "Но", о котором не нужно забывать и учитывать его - "Волк и ягненок".

[Вес`на]

Сообщение от osipow_as

В последнее время, чтобы избежать в дальнейшем таких проблем, приходится лично для себя снимать все копии документов,

копии это хорошо, на случай если закрывашки снова исчезнут. Но нужно тогда передавать документы с описью, под роспись, дабы исключить случаи забвения

[MarinaAnna]

Сообщение от Veselenochka

и странно что бухгалтер советует так отвечать)

А что бухгалтерия все белые и пушистые и я как бухгалтер из чувства солидарности советовать так не должна ?

Если у меня нет закрывающих документов, я всех работников достану, что они пешком будут готовы идти за этими закрывающими документами, а если у них только через 2 года спохватились, что нет закрывающих документов, то где бухгалтерия была все эти два года ? и почему сейчас это нужно с работника спрашивать ? если сейчас уже никто ничего не помнит, я понимаю, если бы это было на контроле у бухгалтерии и время от времени бухгалтерия напоминала бы работнику об этих закрывающих документах, тогда, да, бухгалтерия могла бы топнуть ногой и сказать : да в конце концов, надоело уже держать на контроле, вс хватит, пора штрафовать работника, раз он не предоставил закрывающие документы. А когда тишина 2 года и сейчас вдруг спохватились....

[Veselenochka]

Сообщение от MarinaAnna

А что бухгалтерия все белые и пушистые и я как бухгалтер из чувства солидарности советовать так не должна ?

Если у меня нет закрывающих документов, я всех работников достану, что они пешком будут готовы идти за этими закрывающими документами, а если у них только через 2 года спохватились, что нет закрывающих документов, то где бухгалтерия была все эти два года ? и почему сейчас это нужно с работника спрашивать ? если сейчас уже никто ничего не помнит, я понимаю, если бы это было на контроле у бухгалтерии и время от времени бухгалтерия напоминала бы работнику об этих закрывающих документах, тогда, да, бухгалтерия могла бы топнуть ногой и сказать : да в конце концов, надоело уже держать на контроле, вс хватит, пора штрафовать работника, раз он не предоставил закрывающие документы. А когда тишина 2 года и сейчас вдруг спохватились....

ну и что? у тебя косяков не бывает?

[MarinaAnna]

Сообщение от Veselenochka

передавать документы под подпись)

На чем расписываться то ? на руке ? или расписки составлять каждый раз, что документы переданы и роспись бухгалтера, который их получил ? может быть это выход, составить бланк и каждый раз распечатывать и вписывать от руки, какой документ передаете от какого поставщика.

Сообщение от Log_in

это система доверенностей.

Сообщение от Log_in

На получение выдается доверенность, которая регистрируется в бухгалтерии, по которой нужно отчитаться в отведенный срок. Вот этот отчет и может содержать в себе сведения о предоставленных документах.

Только доверенность выдается на получение материальных ценностей, сама доверенность остается у поставщика, а корешок от доверенности возвращается в бухгалтерию, ну так и корешок этот бухгалтерия может потерять.

Вообще можно наверное было бы журнал завести, кто когда от кого принес документы в бухгалтерию и подпись и лица кто сдал документы и подпись бухгалтера, кто принял эти документы, если что-то потерялось, то искать данные в этом журнале в определенный промежуток времени. Но это должна бухгалтерия сделать, если им это нужно, а если нет, то они этого делать не будут, тогда для себя можно завести тетрадочку и в этой тетрадочке фиксировать, когда от кого и кому получены и переданы и роспись. Вот тогда ничего никому доказывать не надо будет, не получил документы своевременно у поставщика, в тетрадке и не будет записи и бегом бежать и просить у поставщика, ну а если получал и передавал в бухгалтерию и стоит подпись бухгалтерии, то тогда пусть уж бухгалтер трясет поставщика с просьбой выдать дубликаты.

[Log_in]

Сообщение от MarinaAnna

Только доверенность выдается на получение материальных ценностей, сама доверенность остается у поставщика, а корешок от доверенности возвращается в бухгалтерию, ну так и корешок этот бухгалтерия может потерять.

там же еще и регламент про срок отчета есть. Не отчитался - значит обязанности ответственного составить служебку и уведомить руководство. Не составил, значит просрочек нет, значит документы присутствуют, либо виноват в том, что не сделал этого (не уведомил служебкой). Если есть служебки, и срок прошел, тогда руководитель и будет нести ответственность, за то что не обеспечил работу механизма (вот он пускай и няньчится, если ему это надо).

[MarinaAnna]

Сообщение от Veselenochka

ну и что? у тебя косяков не бывает?

Наверное бывают, но я свои косяки на работников не валю. А если косяки работнков, то вместе думаем как выкрутиться, и чтобы как можно меньше об этом руководство знало.

[Veselenochka]

MarinaAnna, а кто тут валит косяки на работников? бухгалтерия нашла косяк. теперь сотрудникам, ответственным за получение документов от фирм необходимо восстановить дубликаты. в чем проблема я не понимаю? бухгалтерия что - нянька для всех?
у бухгалтерии тут один косяк - не замеченный аванс. пока не доказано, что документы были в бухгалтерии.
а если вот так "прикрывать" и выкручиваться - то обычно бухгалтерия и ставится крайней и виноватой во всем.

[dim3740]

Процесс приобретения ТМЦ состоит из 2-х этапов: 1) получение товара (подтверждается накладной ТОРГ12) 2) оприходование ТМЦ на склад (подтверждается приходным ордером М4). Причем состав ТМЦ может и отличаться (к примеру, в случае актирования по несоответствию). Состав лиц подписавших эти доки также отличен (экспедитор\ кладовщик\комиссия). В сабже нигде не упоминается об НДС (СФ). Тогда почему бы не оприходовать на основании акта, в котором все описать, в т.ч. поставщика, оплату, факт утери, "назначить цену" и т.п.). Т.е. представить все реквизиты, для возможности контроля (проверки) правомерности сделки купли. Ведь приходуют так "излишки", или безвозмездно полученное....