Вступаем в эпоху ЭДО

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2019.
Мария Ефремова, специалист по сопровождению Департамента комплексного сопровождения компании «ГЭНДАЛЬФ».

«Ростелеком», «ТНС Энерго», «Газпром» и многие другие организации и контролирующие органы уже внедрили в свои производственные процессы технологию ЭДО и призывают остальных присоединяться к электронному обмену документами. Тем более организациям важно корректно вести учет не только для понимания, куда они движутся, но и для своевременной сдачи отчетности без штрафов.


Преимущества «1С-ЭДО»

Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное решение для пользователей программ «1С». Это интегрированная в учетную базу «1С» система хранения и обмена электронными документами, которая ускоряет процесс документооборота с контрагентами, уменьшает затраты организации на документооборот и гарантирует безопасность архива документов.

Во-первых, сервис входит в состав информационно-технологического сопровождения (ИТС), и пользователям ИТС не нужно переплачивать за дополнительное программное обеспечение и его обслуживание. Можно обмениваться со своими контрагентами: в рамках тарифа сопровождения включены 100 комплектов исходящих документов в месяц. В один комплект документов входит универсальный передаточный документ и два других любых документа, например, счет на оплату.

Если организация ведет активный документооборот с контрагентами и лимит в 100 комплектов в месяц превышается, последующие исходящие документы тарифицируются по стоимости 10 руб. за комплект. С 1 марта 2019 г. сервис «1С-ЭДО» доступен без предварительной покупки тарифа 1С:ИТС всем пользователям программ «1С», чьи программные продукты зарегистрированы на Портале ИТС, а установленные обновления конфигурации и платформы «1С:Предприятие 8» используются правомерно. Входящие документы не тарифицируются, то есть если вы получаете от контрагентов документы и отправляете в ответ подписанные, то такие документы не считаются трафиком. Также с 1 марта 2019 г. применяется правило: если клиент отправил в течение расчетного месяца не более пяти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты.

С 2002 г. на территории РФ появилась возможность обмениваться электронными документами так же законно, как и бумажными. А с 8 апреля 2011 г. действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ »Об электронной подписи», который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами. В настоящее время технология ЭДО внедрена в такие структуры, как ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и др. контролирующие органы. Это облегчает налогоплательщикам процесс сдачи отчетности: избавляет их от затрат времени на простой в бесконечных очередях, поиск бумажных документов в архивах, восстановление недостающих документов и т.д.

Во-вторых, сервис внедрен в учетную систему «1С» в таких распространенных конфигурациях, как:
- «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. Базовые версии)
- «1C:Управление нашей фирмой 8»
- «1C:Управление холдингом 8»
- «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11
- «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 1.1 и 2.0
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0
- «1С:Управление производственным предприятием 8»
- «1C:ERP Управление предприятием 2.0»
- «1С:Розница 8», ред. 2.2 (в т.ч. базовая)
- «1С:Клиент ЭДО 8», ред. 2.3

Механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) также интегрированы непосредственно в программы «1С», что является несомненным преимуществом по сравнению с другими операторами, предоставляющими подобные сервисы.

Документы, полученные в программе «1С», автоматически создаются в учетной системе, а также сопоставляются номенклатуры продавца и покупателя.

Список документов, которые поддерживает сервис «1С-ЭДО» на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8»:
- произвольные документы;
- УПД/УКД;
- документ о передаче товаров;
- документ о передаче результатов работ;
- акт на передачу прав;
- счет на оплату;
- отчет о продажах комиссионного товара;
- соглашение об изменении стоимости;
- отчет о продажах комитенту;
- счет покупателю.

УПД/УКД – универсальный передаточный/корректировочный документ, разработанный ФНС РФ для упрощения процесса документооборота первичной документации. То есть вместо счета-фактуры и накладной на отгрузку либо акта выполненных работ/оказанных услуг отправляется один универсальный документ.

На основании данного документа в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и принимается к вычету НДС.

УПД в программе «1С» может формироваться трех видов:
- как счет-фактура;
- как счет-фактура и передаточный документ (Статус 1) – в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа;
- как передаточный документ (Статус 2) – в качестве первичного учетного документа (для УСН).

При сдаче декларации НДС налогоплательщикам необходимо вести корректный учет первичной документации во избежание штрафов за несоответствие данных в счетах-фактурах. Как раз в данном случае электронный документооборот играет немаловажную роль.

Электронные счета-фактуры – это оригиналы документов, поэтому они должны храниться именно в электронной форме без распечатки на бумажном носителе (Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, Письмо Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259). В процессе ЭДО с контрагентом все документы отправляются, подписываются и хранятся в электронном виде, что значительно облегчает сам процесс обмена и хранения документации. Что это значит? Все счета-фактуры, они же УПД, хранятся в базе учетной системы, в которой можно легко найти их, так же, как и любой другой документ системы, в отличие от поиска документа в бумажном архиве.

Также, являясь частью информационной базы, архив электронных документов может быть сохранен при выполнении стандартной процедуры резервного копирования базы. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года. Следовательно, удобство хранения и поиска первичной документации в электронном виде очевидно.

Так как при получении электронного документа через сервис «1С-ЭДО» в учетной системе автоматически на основании полученного документа формируется учетный документ в базе, например, акт об оказании услуг, исключаются ошибки ввода информации (человеческий фактор), следовательно, снижается риск получения штрафа за несоответствие отраженной информации. Это же касается и других электронных документов, участвующих в формировании отчетных ведомостей.

В-третьих, техническую поддержку сервиса обеспечивает как обслуживающий организацию партнер «1С», так и линия технической поддержки разработчика сервиса. Если у вас возникли вопросы по работе с сервисом или возникли проблемы с его работоспособностью, всегда можно обратиться на одну из перечисленных выше линий поддержки.

Из всего перечисленного выше можно сделать вывод, что электронный документооборот не просто экономит время бухгалтера, позволяя эффективнее его использовать, но и помогает исключить ошибки при ведении учета, что в свою очередь дает возможность организации избежать больших штрафов при сдаче отчетности.


Подключение сервиса «1С-ЭДО»

Сервис подключить очень просто, при наличии сертификата электронной подписи у организации и установленного на компьютере пользователя криптопровайдера подключение занимает не более 10 минут.

Для начала необходимо проверить настройки электронной подписи в базе. Для этого нужно перейти в раздел «Администрирование» – «Обмен электронными документами». В открывшемся окне при необходимости установить флаг «Электронные подписи» и перейти по ссылке «Настройки электронной подписи и шифрования». Здесь необходимо добавить действующий сертификат электронной подписи, которым планируется подписывать документы. После нажатия кнопки «Добавить» – «Из установленных на компьютере» откроется окно с установленными сертификатами, из них нужно выбрать необходимый, затем закрыть «Настройки электронной подписи и шифрования».

Следующее действие – это создание профиля настроек. Вернувшись в раздел «Обмен электронными документами» нужно раскрыть вкладку «Обмен с контрагентами». Здесь установить флаг «Сервисы ЭДО», перейти по ссылке «Профили настроек ЭДО». В открывшемся окне «Помощник подключения к сервису «1С-ЭДО» выбрать сертификат из добавленных в настройке электронной подписи и шифрования. Заполнить юридический адрес организации и код налогового органа. После заполнения необходимых данных нажать на ссылку «Получить уникальный идентификатор участника ЭДО».

После создания профиля настроек его необходимо записать, затем провести «Тест профиля настроек», указав при проверке пароль от сертификата электронной подписи. Здесь же, в «Профиле настроек», можно указать возможность использования УПД и УКД. После проведения описанных выше действий можно приступать к «Настройке ЭДО».

В открывшемся окне нужно выбрать контрагента, записать настройку, выполнить «Тест настроек» и затем отправить приглашение выбранному контрагенту. В приглашении контрагентам, использующим «1С-ЭДО» или работающим с другими операторами ЭДО СФ (см. ниже), автоматически проставляется идентификатор участника ЭДО, для пользователей других операторов ЭДО необходимо указать электронную почту. После заполнения полей формы можно отправить приглашение и записать настройку.

В «Настройках ЭДО» отображаются отправленные созданные настройки со статусами подключения, что помогает отследить подключенных контрагентов и тех, кто только подключил себе сервис.


Роуминг

В настоящее время существует довольно много операторов электронного документооборота, которые к тому же имеют свое программное обеспечение, предназначенное специально для сдачи отчетности в электронном виде и обмена электронными документами с контрагентами, такие как:
- ЗАО «Калуга Астрал» – 1С-ЭДО;
- ООО «Компания «Тензор» – СБИС;
- ООО «Линк-сервис»;
- ООО «ЭТП ГПБ»;
- СКБ Контур – Контур. Диадок;
- АО НИИАС (РЖД).

Вы можете выбрать оператора, с которым вам будет удобнее сотрудничать. Более 1000 клиентов компании «ГЭНДАЛЬФ» используют оператора «Калуга-Астрал», обмениваясь электронными документами с клиентами как оператора «Калуга-Астрал», так и других операторов ЭДО посредством настройки роуминга.

Роуминг – это юридически значимый обмен электронными документами между операторами электронного документооборота. На данный момент есть два способа настройки роуминга с контрагентами:

1) Автоматически (посредством отправки приглашения из программы «1С») с контрагентами, оператор ЭДО которых является одним из операторов ЭДО СФ (электронного документооборота счетов-фактур), входящих в «1С-ЭДО». К ним относятся:
- ЗАО «Калуга Астрал» – «1С-ЭДО»;
- ООО «Компания «Тензор» - СБИС;
- ООО «Линк-сервис»;
- ООО «ЭТП ГПБ».
2) Вручную (посредством отправки оператору заявления о настройке роуминга) – с контрагентами операторов:
- СКБ Контур – Контур.Диадок;
- АО НИИАС (РЖД).
Подробную инструкцию по настройке роуминга можно прочитать на сайте «1С-ЭДО», в разделе Вики ЭДО.


Использование сервиса

С контрагентами, статус подключения которых «Присоединен», уже можно обмениваться электронными документами. На примере обмена с нашей организацией рассмотрим процесс принятия акта об оказании услуг. Для начала нужно перейти в «Текущие дела ЭДО», он доступен из разделов «Покупки» и «Продажи». В открывшемся окне для получения и отправки документов необходимо нажать кнопку «Отправить и получить». Система попросит ввести пароль от сертификата электронной подписи для подписания извещений о получении для отправителя, а также для аутентификации в сервисе «1С-ЭДО».

После ввода пароля в «Текущих делах ЭДО» в папке «Входящие» отобразятся пришедшие от контрагентов документы. Если это первый цикл обмена, то в полученном документе необходимо единично сопоставить номенклатуру продавца и покупателя.

После сопоставления у пользователя есть выбор: создавать документ учета на основе полученного ЭД (электронного документа) или нет. Все полученные, отправленные, сформированные пакеты электронных документов хранятся в «Архиве ЭДО», в архив можно попасть, нажав по одноименной ссылке, находящейся внизу формы «Текущих дел ЭДО». Здесь можно обратиться к любому документу, распечатать его при необходимости вместе с карточкой документа, в которой отражается информация об электронных подписях. Вся документация, которая участвует в составлении отчетности, автоматически создается в базе и хранится в ней же, что дает гарантию того, что отчеты будут сформированы правильно, и при проверке все необходимые документы будут быстро предоставлены в контролирующие органы.

Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты на расходные материалы для бумажного документооборота, снижают риск штрафов за ошибки в отчетах, поскольку документы формируются автоматически, исключая человеческий фактор при ручном вводе, и хранятся в электронном виде, что освобождает место хранения бумажных архивов для других нужд. Сотрудники, используя ЭДО, сокращают время на ввод данных с бумажных документов на 75%, увеличивая количество эффективно затраченного рабочего времени.