Нужно ли к авансовому прикладывать приказ на возмещение денег

[Баскова]

Здравствуйте. Проверка в СФР за 3 года.Запрашивают также авансовые отчеты.Авансовые отчеты у нас на закуп тмц.Покупает директор,бывает он платит бизнес картой(р/с у нее такой же), бывает купит за свои деньги, а потом ему возмещаем.Авансовый отчет есть,чеки приложены. В одном авансовом отчете может быть оплата бизнес картой и оплата наличными. Нужно ли к каждому авансовому отчету прикладывать приказ на возмещение ему расходов,заявление от него? Если да,то какую сумму там указывать? Сейчас уже трудно определить что было в 2021 году оплачено бизнес картой,что его личной картой. Сможет ли СФР оштрафовать за то,что нет приказов о возмещении денег,заявлении?

[MarinaAnna]

Баскова, Можно составить приказ один в котором указать кто из сотрудников имеет право получать деньги в подотчет, в приказе можно еще указать в какой срок сотрудники обязаны отчитываться , можно написать например не более 1 месяца, можно и больше указать.
На каждую выдачу нужно заявление на что просит выдать, сколько. Если у сотрудника есть задолженность по выданным ранее суммам , то в подотчет выдавать нельзя. Ну, а раз бывают случаи, когда нужно возмещать, то я бы прикрылась заявлением о том, что просит возместить за то то и то то и какую сумму.

[Lem@n]

Сообщение от Баскова

Здравствуйте. Проверка в СФР за 3 года.Запрашивают также авансовые отчеты.Авансовые отчеты у нас на закуп тмц.Покупает директор,бывает он платит бизнес картой(р/с у нее такой же), бывает купит за свои деньги, а потом ему возмещаем.Авансовый отчет есть,чеки приложены. В одном авансовом отчете может быть оплата бизнес картой и оплата наличными. Нужно ли к каждому авансовому отчету прикладывать приказ на возмещение ему расходов,заявление от него? Если да,то какую сумму там указывать? Сейчас уже трудно определить что было в 2021 году оплачено бизнес картой,что его личной картой. Сможет ли СФР оштрафовать за то,что нет приказов о возмещении денег,заявлении?

Не вижу смысла в заявлении (самому себе что ли?), а вот приказы все же нужны, так как в приказе отмечено не только о выдаче в подотчет либо о возмещении потраченных личных средств в пользу предприятия, но и на какие цели выдаются деньги, что является подтверждением расходов на производственные нужды для предприятия.
А вот куда вы прикрепите этот приказ, к авансовому отчету или в отдельную папку для приказов, это уже как установлено вашим документооборотом.
Я, например, подшиваю в папку с общими приказами.
А сейчас, задним числом, можете быстренько наваять эти приказы?
У нас постоянно и много директор делает расходы при закупах ТМЦ, я оформляю всё авансовыми отчетами с подкрепленными чеками, он только подписывает, а вот приказы вечно оставляю на потом. А потом задним числом составляю эти приказы! Это конечно неправильно, но это уже мои проблемы!

[Баскова]

Lem@n,спасибо за ответ.А на какую сумму делать?На ту,что в авансовом отчете в графе израсходовано? Дело в том,что деньги частями возмещались и какие то чеки оплачены бизнес картой.

[Lem@n]

Сообщение от Баскова

А на какую сумму делать?На ту,что в авансовом отчете в графе израсходовано? Дело в том,что деньги частями возмещались и какие то чеки оплачены бизнес картой.

На сумму первоначальной выплаты.
Если выдавали частями, тогда и приказы делать на каждую часть. Ведь решение какую сумму выдать из кассы принимает директор, а не кассир. Что ему приказали, то и выдал.
Но тут надо анализировать каждую ситуацию.
Допустим, выдали по приказу 20 тысяч, потратили 25 тысяч, значит вторым приказом возместить 5 тысяч
То есть, надо смотреть каждый авансовый отчет и какие танцы танцевали деньги по этому отчету!

[Lem@n]

Сообщение от MarinaAnna

Если у сотрудника есть задолженность по выданным ранее суммам , то в подотчет выдавать нельзя.

С 2024 года уже можно

[Lem@n]

Что бы не запутаться, в нижней части АО есть строки, где указываются номера, даты и суммы РКО для погашения общей суммы расходов по этому отчету.
Вы это вносите? Я вношу.
Пардон, у вас другая ситуация. У меня выдача только из кассы.
Всё, о чем писала, касается наличных денег из кассы.
С бизнес картами не работала, видимо при расчетах директором с этой карты приказ не нужен. Но могу ошибаться.

[Lem@n]

Посмотрите здесь, там в ответе даны ссылки на похожие темы на форуме

https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=549853

[Lem@n]

Если ссылка не откроется, то в двух словах, что я прочитала по диагонали по этим ссылкам.
Приказ только, кому выдаются корпоративные карты и обязанность отчетов по АО. Других документов не требуется. Выплаты с расчетного счета кидаете на счет 71, когда появится АО, проводки закроются.
Ну а при наличных закупках всё так, как описала выше.
Кстати, при поиске открылось много статей на эту тему с картами. У нас, например, только наличкой.

[Arhimed.]

Сообщение от Lem@n

Не вижу смысла в заявлении (самому себе что ли?),

каких только глупостей самому себе не пишут! С подотчётом - тоже самое!
И лучше всё же написать. Не велика трудность.
В противном случае, есть риск что при проверках проведут как то что этот наш подотчётник покупает и перепродаёт организации. А подобных случааев было море. И суды чаще на стороне... НЕ нашей!

Сообщение от Lem@n

Не вижу смысла в заявлении (самому себе что ли?), а вот приказы все же нужны, так как в приказе отмечено не только о выдаче в подотчет либо о возмещении потраченных личных средств в пользу предприятия, но и на какие цели выдаются деньги, что является подтверждением расходов на производственные нужды для предприятия.

Однохренственно. ТАм в порядке выдачи в подотчёт указано что ИЛИ заява, ИЛИ Приказ.
В общем-то разницы особой нет в количестве труда и вообще формировании документа...
Только вот Приказ.... - ну Приказ и есть.... С ними формируется Книга Приказов... Может быть уже сделано несколько... А потом воткунть задним числом бывает проблематично.
А заявления можно сделать и за прошлый год! ))))) С ними проще.

Сообщение от Lem@n

А вот куда вы прикрепите этот приказ, к авансовому отчету или в отдельную папку для приказов, это уже как установлено вашим документооборотом.

Если именно про ПРИКАЗ, то всё как и с любыми другими: сам Приказ - в Книге Приказов. Ну и для исполнения - его копия - уже в бухгалтерские документы.
Я подобные вещи кладу радом с Платёжкой или РКО на основании которых деньги и выдавались. Как-то Авансовый - не про то

[Arhimed.]

Сообщение от Lem@n

А сейчас, задним числом, можете быстренько наваять эти приказы?

Именно поэтому я и говорю о Заявлениях. Их проще задним числом клепать.

Сообщение от Lem@n

а вот приказы вечно оставляю на потом. А потом задним числом составляю эти приказы! Это конечно неправильно, но это уже мои проблемы!

И что получается с нумерацией?

То что не правильно - понятно. Любой документ ДОЛЖЕН составляться в СВОЁ время - с той датой, которую на нём и пишут... Но у нас всё как всегда... То некогда, то не досуК, то... узнаёшь обо всём последним, спустя....
И у меня всё тоже самое - всё "потом"
Ну а "потом" - клепаю заявления, собираю подписи, подшиваю рядом с платёжками.

[Arhimed.]

Сообщение от Lem@n

Цитата:
Сообщение от MarinaAnna
Если у сотрудника есть задолженность по выданным ранее суммам , то в подотчет выдавать нельзя.
С 2024 года уже можно

По-моему это требование отменили уже несколько лет как. Не помню уже... года 3 - точно прошло.

[Баскова]

Спасибо всем за ответы. Я не понимаю на какие суммы мне делать заявления,приказы.Вот есть авансовый отчет на 5000 р.По нему,например,директор какие-то чеки оплатил корпоративой картой-500 р ,остальное ему перечислили на его личную карту.Можно сделать заявление,приказ на сумму 5000 р?Я не знаю как мне сейчас определить что было оплачено картой,что нет.

[Lem@n]

Сообщение от Баскова

Спасибо всем за ответы. Я не понимаю на какие суммы мне делать заявления,приказы.Вот есть авансовый отчет на 5000 р.По нему,например,директор какие-то чеки оплатил корпоративой картой-500 р ,остальное ему перечислили на его личную карту.Можно сделать заявление,приказ на сумму 5000 р?Я не знаю как мне сейчас определить что было оплачено картой,что нет.

А как у вас в программе закрываются авансовые отчеты? По идее каждый АО должен закрыться по нулям выплатами, хоть наличкой, хоть безналом. В аналитике выплат указаны все выплаты по датам и суммам, вот по ним и ориентироваться для создания приказов.

[Lem@n]

Сообщение от Arhimed.

По-моему это требование отменили уже несколько лет как. Не помню уже... года 3 - точно прошло.

Ты прилепил ко мне чужое сообщение!
Я вообще-то ответила на него другим сообщением:

Сообщение от Lem@n

С 2024 года уже можно

[Arhimed.]

Про корпоратив - не знаю. От слова ваще ничего.
Если речь вести о простой выдаче под отчёт наличными или на личную карту, то выдача денег производится на основании заявления или Приказа. На эту сумму которую выдаём.

[Lem@n]

Сообщение от Arhimed.

Именно поэтому я и говорю о Заявлениях. Их проще задним числом клепать.

Нашел проблему! Добавляю через дробь (дефис) добавочный номер (1,2,3 и т.д.) к уже существующему номеру!
Кому какая разница, какой номер, главное, что бы был приказ!
А вот заявление самому себе действитвительно выглядит не очень: Я такой-то, прошу у себя такого-то выдать ...и т.д.)!
Встречала у других нумерацию приказов в виде нужной даты и через дробь номер (приказ от 25.11.2024 под номером 2511/4; 2511/5).
Штампуй задним числом хоть сотню приказов!

[Arhimed.]

Сообщение от Lem@n

Кому какая разница, какой номер, главное, что бы был приказ!
А вот заявление самому себе действитвительно выглядит не очень: Я такой-то, прошу у себя такого-то выдать ...и т.д.)!

А ПРИКАЗ выглядит нормально??
Я такой-то, приказываю себе купить фигню за 100тыщ рублей и предоставить авансовый отчёт подтверждающий совершённую покупку в срок до завтра!
И ниже виза - ознакомлен!


Что заява, что приказ....
Только заява не подлежит регистрации и лежит только в бухглалтерских документах, а Приказ - ещё и вместе со всеми остальными приказами! На фига бы он был бы там был нужен! (Я так думаю (с) )
Не, ну если ндравица - делай. Не даром же в Указаниях (или какой там статус у этого документа) говорится о том или сём. Значит, кому-то другой вариант ндравица

Сообщение от Lem@n

Ты прилепил ко мне чужое сообщение!
Я вообще-то ответила на него другим сообщением:
Цитата:
Сообщение от Lem@n
С 2024 года уже можно

я прилепил вместе с тем на который ты отвечала. Не в 2024 отменили - много раньше дело было.

[Arhimed.]

Как по мне - так глупо выглядят и приказы, и заявления все вместе взятые! Хоть на себя, хоть на отдельного подотчётника!
Дирик для каких целей подписывал РКО или Платёжку? Этого реально не достаточно, что бы документально подтвердить операцию?
Он уже подписал и РКО/ПП, и АО. Эти документы вообще ничего не значат?
Подложи ещё к каждому из них ещё по несколько! А то "станиславский" не поверит

ну вот так и живём....
Сказано про ещё один кокумент - сидим, делаем. Хоть для отдельного.
Ну а поскольку исключения для себя не оговорено - значит и на самого себя!

[Lem@n]

Сообщение от Arhimed.

А ПРИКАЗ выглядит нормально??
Я такой-то, приказываю себе купить фигню за 100тыщ рублей и предоставить авансовый отчёт подтверждающий совершённую покупку в срок до завтра!
И ниже виза - ознакомлен!

Ты меня удивляешь! А как у тебя выглядят приказы директора, например, о своем отпуске?
Неужели "Прошу предоставить мне отпуск..."!
У меня: отпуск - "убываю в отпуск" и далее по тексту. Ниже, естественно, нет никакой визы "ознакомлен"!
командировка - "убываю в командировку" и далее по тексту.
выплата в подотчет или возмещение перерасхода по АО - "бухгалтерии (бухгалтеру) выплатить (перечислить) деньги в подотчет в сумме..." или "возместить перерасход по АО №, дата..." и далее по тексту.
А вот для Заявлений не нахожу подобных формулировок. Например, у тебя, какая формулировка в Заявлении?