отчетность ,работа бухгалтерии .Нужен совет профессионалов !

[zorgo]

Есть ряд вопросов к профессионалам .Мне необходимо понять картину мира нашей организации ( торговая компания с оборотом более 20 мил.долларов в год) .Я менеджер ,но вопросы исключительно по функционалу бухгалетрии.
1) нумерация счетов-фактур издревне у нас в компании происходила следующим образом : возле бухгалтерии висит листик в который менеджер ,собравшись произвести отгрузку подходил и резервировал номер счета-фактуры (записывал сумму сделки ,клиента и т д) и лишь потом вбивал номер в информационную базу.Не столь давно подразделение менеджеров по продажам перевели работать на два этажа выше .Один из сотрудников написал письмо в бухгалтерию с инициативой ,вот цитата ,дабы не работать испорченным телефоном :
"С целью упорядочивания повседневной деятельности прошу :
Функционал резервирования счетов-фактур возложить на помощника бухгалтера
Например : менеджеру необходимо отгрузить товар в ООО «..." на сумму ……. .Он звонит по телефону в бухгалтерию и просит зарезервировать счет-фактуру ,после чего бухгалтер сообщает номер счета –фактуры и самостоятельно проставляет необходимые данные в табеле . Бегать с 4 этажа будет не совсем удобно"
На что глав бух отвечает ,цитата :
" само предложение регистрации номеров бухгалтером считаю неэтичным для делового общения. Процедура регистрации не требует специальных профессиональных знаний бухгалтера и осуществление ее возможно любым уполномоченным сотрудником.Из предложения сотрудника остается непонятным - каким образом он предполагает регистрацию авторства выданных регистрационных номеров и подтверждение телефонных звонков.Не представляется возможным осуществить это технически, с учетом загруженности бухгалтерии и сформированного штата .Нужно понимать, что фиксация номера счета фактуры - это одна сторона проблемы. Другая сторона - ответственный. Тот кто фиксирует. Тот кто ставит"
затем поступило сделать общий экселевский файлик в сети ,главбух в принципе согласилась ,но с одним условием ,чтобы за корректность номеров несли ответственность менеджеры ,но никак не бухгалетрия .
Суть вопроса : насколько корректны с точки зрения профессионализма нашей бухгалтерии организованные бизнес-процессы и высказывания .

Вопрос2)Менеджеры не все документы по отгрузкам могут сформировать в информационной базе .Поэтому некоторые документы они делают вручную в экселеи выкладывают в общий доступ в сеть .По окончании отчетного периода ,главбух требует формироваь списки данных документо со всей информацией ( клиент ,сумма и т д ) .Ей так удобнее ,так как ни она ни ее помощник не хотят загладывать на общий ресурс и что-то там формировать самостоятельно .Вопрос : это справедливое требование ? Так и положено ?

Вопрос третий ) Достаточно часто операционисты неверно вбивают номера ГТД в базу ,менеджер делает счет-фактуру и спустя некоторое время бухгалтерия ее возвращает с требованием переделать .Это правильно решение ? Или все-такиэто функционал бухгалтерии ?

Заранее огромное спасибо за Ваши ответы ,это очень сильно поможет целому подразделению менеджеров понять как и что должно быть .

[Innoch]

Сообщение от zorgo

Вопрос2)Менеджеры не все документы по отгрузкам могут сформировать в информационной базе .Поэтому некоторые документы они делают вручную в экселеи выкладывают в общий доступ в сеть .По окончании отчетного периода ,главбух требует формироваь списки данных документо со всей информацией ( клиент ,сумма и т д ) .Ей так удобнее ,так как ни она ни ее помощник не хотят загладывать на общий ресурс и что-то там формировать самостоятельно .Вопрос : это справедливое требование ? Так и положено ?

Это ваше внутреннее правило. Ей так удобнее, так уже сложилось в вашей организации, это внутренний документ, поэтому сказать, что так нужно делать, я не могу, возможно меня поправят.

Сообщение от zorgo

Вопрос третий ) Достаточно часто операционисты неверно вбивают номера ГТД в базу ,менеджер делает счет-фактуру и спустя некоторое время бухгалтерия ее возвращает с требованием переделать .Это правильно решение ? Или все-такиэто функционал бухгалтерии ?

То же самое. Все зависит от того, как у вас на предприятии заведено. Если у вас счет-фактуры делает менеджер, логично, что и переделывать их будет он. Если делает чисто бухгалтерия - то и исправлять свои ошибки будет она.

[AlexVX]

zorgo, все, что вы изложили не относится к бухгалтерии - это моральный климат на предприятии. В нормальной ситуации организационные вопросы решаются совместно главбухом и руководителями других подразделений. При этом каждый, конечно, будет пытаться переложить работу на других, но главным должно быть увеличение выручки и снижение затрат всего предприятия при общей доброжелательной атмосфере. При обороте, который вы указали, и при большом коллективе такое согласие маловероятно. Решение должен принимать один из руководителей предприятия.