сотовая связь руководителя

[Annet007]

Подскажите пожалуйста, как правильно вести учет сотовой связи руководителей. Дело в том что сейчас все sim карты их 3 шт. висят на одном человеке. Затраты списываются на 26 сч. причем в полном объёме. Как все отрегулировать? Спасибо

[ИринаВлад]

Во первых должен быть приказ на сотрудников за которыми закреплены сим карты, а также в должностной инструкции должно прописано что сотруднику для работы нужен сотовый. Установить предельный лимит расходов по каждой сим.карте который вы ежемесячно будите списывать в расходы. также вам нужен договор с сотовой компанией (если симки на организации числяться) и ежемесячно получать детализацию разговоров

[Annet007]

ИринаВлад скажите пожалуйста, а на баланс их тоже надо будет поставить сразу после приказа.

[ИринаВлад]

Annet007, я на 10 поставила и сразу списала

[Elf]

А вот на эту тему документик почти свеженький:

Вопрос: Организация от своего имени заключила договор с оператором телефонной связи о предоставлении и обслуживании нескольких телефонных номеров (sim-карт). При этом на балансе организации телефонных аппаратов нет. А приобретенные sim-карты работники организации ставят на свои мобильные телефоны. Предоставленные рабочие номера работники используют в служебных целях. Можно ли учесть в расходах стоимость sim-карты? Вправе ли организация признавать в налоговом учете затраты на обслуживание указанных служебных номеров как расходы на телефонные услуги (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ)? Если да, то при каких условиях? Какими документами должна быть подтверждена экономическая оправданность указанных затрат?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 5 июня 2008 года № 03-03-06/1/350
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета для целей налогообложения прибыли расходов, связанных с приобретением услуг сотовой связи, сообщает следующее.

Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

В соответствии с указанным подпунктом в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса, в соответствии с которыми такие расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по нашему мнению, необходимо иметь в том числе утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи, договор с оператором на оказание услуг связи, детализированные счета оператора связи.

При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

Указанный порядок признания расходов на приобретение услуг сотовой связи будет применяться и в том случае, если при приобретении услуг связи предоставленные налогоплательщику телефонные номера (sim-карты) установлены на мобильные телефоны, принадлежащие работникам.

Заместитель
директора департамента
С.В. Разгулин

[Мальвина]

У меня на эту тему тоже вопрос. Руководитель заключил договор с сотовой компанией и купил симку на организацию , но использует мобильный телефон свой. Как оформить аренду его телефона ? И можно симку оприходовать и списать ,а мобильного телефона не покупать и не арендовать?

[Elf]

Сообщение от Мальвина

Как оформить аренду его телефона ? И можно симку оприходовать и списать ,а мобильного телефона не покупать и не арендовать?

Договором аренды имущества с физ. лицом за символическую плату. Симку оприходовать и списать можно. Моб. телефон не покупать можно, но тогда договор аренды. И не арендовать тоже можно, но это лишний повод для придирок к Вам.
Вчера этот вопрос поднимался на семинаре в аудиторской компании. Так что это мнение аудиторов.

[Мальвина]

Хорошо ,значит договор аренды составим а как деньги за аренду руководителю отдавать через кассу или безналом на карточку?

[ИринаВлад]

РАЗГОВОРЫ - СЛУЖЕБНЫЕ, ТЕЛЕФОН - ЛИЧНЫЙ

Нередко работники в служебных целях используют личные сотовые телефоны. В такой ситуации правоотношения между работником и работодателем могут быть оформлены одним из следующих способов:
- путем заключения договора аренды сотового телефона;
- внесения в трудовой договор условия о том, что работник пользуется личным мобильным телефоном;
- подписания договора безвозмездного пользования сотовым телефоном.
Порядок налогообложения расходов организации по первому и второму вариантам представлен в таблице.

Таблица. Налогообложение расходов организации
при использовании сотового телефона работника

--------------T-------------T----------------T--------------T--------------T--------------T-----------¬
¦Как оформлены¦ Вид затрат ¦ Налог ¦ ЕСН ¦ Страховые ¦ Страховые ¦ НДФЛ ¦
¦ отношения с ¦ организации ¦ на прибыль <*> ¦ ¦ взносы в ПФР ¦ взносы на ¦ ¦
¦ работником ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ травматизм ¦ ¦
+-------------+-------------+----------------+--------------+--------------+--------------+-----------+
¦Заключен ¦Арендная ¦Включается в ¦Не начисляется¦Не начисляются¦Не начисляются¦Облагается ¦
¦договор ¦плата ¦прочие расходы, ¦(абз. 3 п. 1 ¦(п. 2 ст. 10 ¦(п. 4 Правил) ¦(пп. 4 п. 1¦
¦аренды ¦ ¦уменьшающие ¦ст. 236 НК РФ)¦Закона ¦ ¦ст. 208 ¦
¦сотового ¦ ¦налогооблагаемую¦ ¦N 167-ФЗ) ¦ ¦НК РФ) ¦
¦телефона ¦ ¦прибыль (пп. 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦п. 1 ст. 264 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦НК РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +-------------+----------------+--------------+--------------+--------------+-----------+
¦ ¦Расходы на ¦Не уменьшают ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦услуги связи ¦налоговую базу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(SIM-карта ¦(п. 49 ст. 270 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦принадлежит ¦НК РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работнику) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +-------------+----------------+--------------+--------------+--------------+-----------+
¦ ¦Расходы на ¦Включаются в ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦услуги связи ¦прочие расходы, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(SIM-карта ¦уменьшающие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦принадлежит ¦налогооблагаемую¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации) ¦прибыль (пп. 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦п. 1 ст. 264 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦НК РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------+----------------+--------------+--------------+--------------+-----------+
¦Условие об ¦Компенсация ¦Включается в ¦Не начисляется¦Не начисляются¦Не начисляются¦Не ¦
¦использовании¦за ¦прочие расходы, ¦в пределах ¦в пределах ¦в пределах ¦начисляется¦
¦сотового ¦использование¦уменьшающие ¦размера ¦размера ¦размера ¦(п. 3 ¦
¦телефона ¦сотового ¦налогооблагаемую¦компенсации, ¦компенсации, ¦компенсации, ¦ст. 217 ¦
¦работника ¦телефона ¦прибыль (пп. 25 ¦установленного¦установленного¦установленного¦НК РФ) ¦
¦закреплено ¦работника ¦п. 1 ст. 264 ¦в соглашении ¦в соглашении ¦в соглашении ¦ ¦
¦в трудовом ¦ ¦НК РФ) ¦между ¦между ¦между ¦ ¦
¦договоре ¦ ¦ ¦работником и ¦работником и ¦работником и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦работодателем ¦работодателем ¦работодателем ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦(абз. 10 пп. 2¦(п. 2 ст. 10 ¦(п. 4 Правил) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦п. 1 ст. 238 ¦Закона ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦НК РФ) ¦N 167-ФЗ) ¦ ¦ ¦
¦ +-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Возмещение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦расходов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работника на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦услуги ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦сотовой связи¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------+-------------+----------------+--------------+--------------+--------------+------------

--------------------------------
<*> При условии соответствия требованиям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Вариант 1. С работником заключен договор аренды
мобильного телефона

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Следовательно, отношения между сторонами данного договора возникают в связи с передачей в пользование имущества (сотового телефона). В этом случае организация должна выплатить работнику арендную плату, размер которой устанавливается в договоре аренды. Кроме того, компания несет расходы на услуги мобильной связи. Порядок их отражения в налоговом учете зависит от того, от чьего имени - организации или работника - заключен договор с оператором сотовой связи.

Арендная плата, выплачиваемая работнику

В целях налогообложения прибыли платежи за арендованное имущество признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Включить плату за аренду мобильного телефона в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, организация может, только если работнику для выполнения его должностных обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью. Это нужно зафиксировать в должностной инструкции или в трудовом (коллективном) договоре. Как и все расходы, арендная плата за сотовый телефон должна соответствовать требованиям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Начисляются ли на сумму арендной платы, выплачиваемой сотруднику, зарплатные налоги?
Объектом обложения ЕСН для налогоплательщиков-организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам. На это указано в п. 1 ст. 236 НК РФ. Однако согласно абз. 3 названного пункта к объекту обложения ЕСН не относятся выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).
Договор аренды - это один из видов договоров гражданско-правового характера. Отношения сторон по нему регламентируются гл. 34 Гражданского кодекса. Предметом договора аренды согласно ст. 606 ГК РФ является предоставление имущества во временное владение и пользование или во временное пользование. Значит, выплаты, производимые арендодателю - физическому лицу по договору аренды, не относятся к объекту обложения ЕСН. Иными словами, начислять ЕСН на сумму арендной платы за сотовый телефон не надо.
Объекты обложения ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, а также базы для их начисления совпадают. Об этом говорится в п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ (далее - Закон N 167-ФЗ). На выплаты в пользу сотрудников организации, производимые по договорам аренды, страховые взносы в ПФР не начисляются.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму арендной платы также начислять не нужно. Основанием является п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184 (далее - Правила). В этом пункте сказано, что страховыми взносами на травматизм не облагаются все виды выплат, поименованных в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765). Вознаграждения, выплачиваемые гражданам по договорам гражданско-правового характера и по авторским договорам, названы в п. 22 данного Перечня.
Отметим, что физические лица, выполняющие работу по гражданско-правовому договору, могут признаваться застрахованными от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если в таком договоре предусмотрено, что заказчик работ или услуг обязан уплачивать за них страховые взносы на травматизм. Это установлено в абз. 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ. Поэтому, если в договоре аренды сотового телефона, заключенном с сотрудником, не оговорена уплата страховых взносов на травматизм, организация не обязана их уплачивать.
Доходы физического лица от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в России, облагаются НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В отношении подобных доходов граждан организация признается налоговым агентом. Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ с суммы вознаграждения по договору аренды мобильного телефона она обязана исчислить, удержать у работника и уплатить в бюджет НДФЛ. Налог удерживается непосредственно из суммы арендной платы при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
В бухгалтерском учете арендная плата за сотовый телефон, используемый в служебных целях, признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Она списывается в дебет счета учета затрат 20, 25, 26, 29 или 44 в том отчетном периоде, за который начислена, независимо от времени фактической выплаты работнику (п. 18 ПБУ 10/99).
Информация обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, отражается на счете 73. К нему целесообразно открыть соответствующий субсчет, например "Расчеты по договорам аренды".
Кроме того, сведения об арендованных мобильных телефонах, относящихся к основным средствам, организация отражает по дебету забалансового счета 001 "Арендованные основные средства" в оценке, указанной в договоре аренды. Основанием для подобной оценки являются предъявленные работником документы, подтверждающие стоимость приобретения сотового телефона: чек ККТ, товарный чек, накладная.
Аналитический учет по счету 001 ведется по арендодателям и каждому арендованному объекту. Для этого следует вести инвентарные карточки учета объекта основных средств по форме N ОС-6 (утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). Такие рекомендации приведены в п. 14 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н.

Пример 1. ООО "Восход" в июне 2008 г. арендовало мобильный телефон у своего работника С.Н. Степанова, занимающего должность коммерческого директора. Договор аренды был заключен 2 июня 2008 г. Стороны установили, что арендная плата составляет 500 руб. в месяц, а оценочная стоимость сотового телефона - 28 000 руб. В должностной инструкции коммерческого директора предусмотрено, что для выполнения служебных обязанностей он должен быть обеспечен круглосуточной телефонной связью. В договоре аренды ничего не говорится о начислении организацией-арендатором страховых взносов на травматизм. Арендная плата за июнь 2008 г. была выплачена работнику 30 июня 2008 г.
В налоговом учете ООО "Восход" включает арендную плату в прочие расходы того месяца, за который она выплачивается. В июне 2008 г. фирма отразила в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, 500 руб.
ЕСН, страховые взносы в ПФР и на травматизм с суммы арендной платы за телефон организация не начисляет, поскольку для этого нет оснований.
Из суммы арендной платы, причитающейся С.Н. Степанову, организация удержала НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. x 13%) и перечислила его в бюджет.
В бухгалтерском учете ООО "Восход" в июне 2008 г. сделаны следующие записи:
Дебет 001
- 28 000 руб. - принят к учету арендованный телефон сотрудника;
Дебет 26 Кредит 73, субсчет "Расчеты по договорам аренды",
- 500 руб. - начислена арендная плата за июнь 2008 г.;
Дебет 73, субсчет "Расчеты по договорам аренды", Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 65 руб. - удержан НДФЛ из дохода работника;
Дебет 68 "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51
- 65 руб. - НДФЛ перечислен в бюджет;
Дебет 73, субсчет "Расчеты по договорам аренды", Кредит 50
- 435 руб. (500 руб. - 65 руб.) - выплачена работнику арендная плата за июнь 2008 г.

Расходы на услуги сотовой связи

Налоговый учет. Предоставив мобильный телефон в аренду организации, работник может продолжать пользоваться в служебных целях ранее приобретенной SIM-картой. Это означает, что договор на подключение к услугам сотовой связи заключен от имени работника. Организация вправе приобрести новую SIM-карту для установки ее на арендованный сотовый телефон. Тогда она напрямую оформляет новый договор с оператором связи.
Допустим, SIM-карта принадлежит работнику. Тогда счета за оказанные услуги связи оператор выставляет на имя физического лица. Их оплачивает работник. Подобные затраты нельзя признать экономически обоснованными и документально подтвержденными в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому они не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ). Такие расходы не отражаются и в бухгалтерском учете, ведь оператор связи предъявляет счета не организации, а физическому лицу.
Фирма может заключить договор с оператором сотовой связи от своего имени. В этом случае затраты на услуги связи она вправе включить в расходы, если выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Иными словами, SIM-карта должна быть установлена на мобильный телефон сотрудника, которому для осуществления должностных обязанностей необходима сотовая связь. Кроме того, организации нужны соответствующие подтверждающие документы (договор с оператором сотовой связи, детализированные счета за фактически оказанные услуги связи, ведомости передачи SIM-карт, должностные инструкции работников и иные документы).
В данной ситуации компания признает в составе прочих расходов не только стоимость услуг сотовой связи, но и затраты на приобретение SIM-карты. Основание - пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на покупку SIM-карты организация распределяет равномерно в течение периода подключения к сети либо иного срока, установленного ею самостоятельно (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете подобные затраты включаются в расходы по обычным видам деятельности согласно п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99, то есть отражаются по дебету счета 20, 25, 26, 29 или 44. Если в договоре с оператором срок действия SIM-карты не ограничен, то ее стоимость учитывается по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и в дальнейшем списывается на затраты в течение периода, установленного организацией в бухгалтерской учетной политике.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, 2 июня 2008 г. ООО "Восход" заключило новый договор с оператором сотовой связи и приобрело новую SIM-карту за 216 руб. (без учета НДС). В тот же день SIM-карта была установлена на мобильный телефон, арендованный у коммерческого директора, что подтверждается ведомостью передачи SIM-карты. Срок подключения к услугам сотовой связи в договоре не ограничен. Согласно детализированному счету за услуги связи и отчету работника за период со 2 по 30 июня 2008 г. с данного мобильного телефона были произведены служебные звонки на сумму 1270 руб. (без НДС).
Организация самостоятельно установила единый срок, в течение которого будет признавать затраты на покупку SIM-карты в налоговом и бухгалтерском учете, - 12 месяцев.
В целях налогообложения прибыли в июне 2008 г. ООО "Восход" включило в расходы 1287,40 руб. [(216 руб. : 12 мес. : 30 дн. x 29 дн.) + 1270 руб.].
В бухгалтерском учете организации в июне 2008 г. были сделаны записи:
Дебет 97 Кредит 60
- 216 руб. - отражена стоимость приобретенной SIM-карты;
Дебет 26 Кредит 60
- 17,40 руб. (216 руб. : 12 мес. : 30 дн. x 29 дн.) - списана часть стоимости SIM-карты, относящаяся к июню 2008 г.;
Дебет 26 Кредит 60
- 1270 руб. - списаны расходы на переговоры;
Дебет 60 Кредит 51
- 1486 руб. (216 руб. + 1270 руб.) - произведены расчеты с оператором сотовой связи.

Вариант 2. Условие о пользовании личным сотовым телефоном
закреплено в трудовом договоре

Использование работником личного сотового телефона в служебных целях может быть предусмотрено в трудовом договоре. Тогда договор аренды с работником не заключается, а у организации возникает обязанность выплатить ему компенсацию и возместить понесенные расходы. Ведь в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих сотруднику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Определяем размер компенсации

Размер компенсации и сумму возмещаемых расходов стороны закрепляют в письменном соглашении либо в трудовом договоре. Главное, чтобы это было соглашение обеих сторон, а не односторонний распорядительный документ (приказ или распоряжение руководителя).
Как правило, в подобном соглашении указывается определенная сумма компенсации за использование сотового телефона сотрудника в месяц, а в отношении возмещаемых расходов говорится, что их сумма рассчитывается ежемесячно на основании детализированного счета, выставляемого оператором сотовой связи. Тем не менее стороны могут предусмотреть, что сотруднику выплачивается лишь возмещение его расходов на переговоры по мобильному телефону, подтверждаемых счетами оператора связи.
Если работник и работодатель решат самостоятельно рассчитывать сумму расходов, например по среднемесячным или среднегодовым показателям, организация не сможет признать такие расходы в целях налогообложения прибыли. При отсутствии документов, подтверждающих производственный характер переговоров по личному мобильному телефону, такие звонки рассматриваются как частные. Значит, их стоимость не включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль компании.
Размер денежной компенсации должен соответствовать экономически оправданным затратам по использованию мобильного телефона. Необходимость сотовой связи для конкретного работника фиксируется в должностной инструкции, трудовом (коллективном) договоре или ином аналогичном документе.
Кроме того, организации нужно иметь документы или их заверенные копии, подтверждающие, во-первых, право собственности работника на мобильный телефон, во-вторых, затраты, произведенные сотрудником в служебных целях. Такую позицию неоднократно высказывал Минфин России (Письма от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43 и от 11.03.2008 N 03-04-06-02/28). От работника следует получить документы на покупку мобильного телефона - кассовый чек, а также накладную или товарный чек. Помимо этого необходим договор между сотрудником и оператором сотовой связи и ежемесячные детализированные счета, выставляемые на имя физического лица. В счетах приводится расшифровка всех номеров телефонов абонентов, кодов городов и стран, дат и времени переговоров, продолжительности и стоимости разговоров. Если получить оригиналы перечисленных документов невозможно, достаточно их заверенных копий.
На основании детализированного счета сотрудник дает пояснения по номерам телефонов абонентов, связь с которыми осуществлялась в рамках производственной деятельности. Размер компенсации определяется как сумма стоимости всех служебных звонков с личного мобильного телефона работника. Остальные звонки признаются переговорами частного характера. Их стоимость не включается в сумму компенсации и оплачивается самим работником.
Организация может также установить лимит расходов (стоимостный или временной) за использование сотовой связи, закрепив его в приказе, распоряжении руководителя или соглашении, заключенном с работником. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275 и от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15. Суммы затрат, превышающие данный лимит, работнику не возмещаются. Допустим, была ограничена не стоимость, а время служебных звонков с личного сотового телефона сотрудника (временной лимит), например не более десяти часов разговоров в месяц. Тогда переговоры сверх десяти часов, даже осуществленные в производственных целях, работнику не компенсируются, а компания не вправе включать их стоимость в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Налогообложение компенсационной выплаты

Итак, сотрудник представил все необходимые документы и подтвердил, что звонки со своего мобильного телефона он осуществлял для выполнения трудовых обязанностей. У организации имеются должностные инструкции или приказы, утверждающие списки работников или перечни должностей, которым в силу исполняемых ими должностных обязанностей необходима сотовая связь. В налоговом учете сумму компенсации за использование сотового телефона и сумму расходов, возмещаемых работнику, организация-работодатель включает в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Отметим, что сумма компенсации не признается в расходах на оплату труда, хотя ее выплата предусмотрена в трудовом договоре. Ведь сама компенсация не является оплатой труда, поскольку она выплачивается не за выполнение работником должностных обязанностей. Возможность ее выплаты указана в разд. VII "Гарантии и компенсации" Трудового кодекса, в то время как вопросы оплаты труда регулируются положениями разд. VI "Оплата и нормирование труда" ТК РФ.
Все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, не облагаются ЕСН, если они, в частности, связаны с выполнением работником трудовых обязанностей. Так сказано в абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. При этом не подлежат обложению ЕСН лишь компенсации, начисленные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.
Поскольку размер возмещения расходов, согласно ст. 188 ТК РФ, определяется по договоренности между работником и работодателем, вся сумма денежной компенсации за использование мобильного телефона работника, закрепленная в соглашении сторон трудового договора, не облагается ЕСН. Аналогичного мнения придерживается Минфин России, например, в Письмах от 03.09.2004 N 03-05-01-04/9 и от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43.
Объектом обложения страховыми взносами в ПФР и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные гл. 24 Налогового кодекса (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ). Значит, на сумму компенсации за использование личного сотового телефона сотрудника не нужно начислять и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.
Страховые взносы на травматизм с данных компенсаций также не уплачиваются. Основание - п. 4 Правил и п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ. Страховыми взносами на травматизм не облагаются суммы, выплачиваемые работникам в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей.
НДФЛ. Не облагаются налогом на доходы физических лиц все виды компенсационных выплат, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) и связанных, в частности, с возмещением иных расходов работника (п. 3 ст. 217 НК РФ).
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, составленным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). То есть между работником и организацией должен быть заключен трудовой договор, в котором предусмотрена возможность использования мобильного телефона в производственных целях, а также установлен размер выплачиваемой за это компенсации <2>.
--------------------------------
<2> По мнению автора, эти вопросы могут быть оговорены и в ином письменном соглашении между работником и работодателем.

Денежная компенсация за использование сотового телефона работника не облагается налогом на доходы физических лиц в пределах норм, установленных организацией в заключенном трудовом договоре (п. 3 ст. 217 НК РФ). Одновременно компания должна располагать документами, подтверждающими право собственности работника на использование сотового телефона, а также документами, подтверждающими расходы, произведенные при использовании телефона в производственных целях (Письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).
В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за служебные звонки с личного сотового телефона, признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73. Начисление компенсации отражается так:
Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 73, субсчет "Расчеты по компенсациям за использование имущества работников",
- начислена компенсация за использование мобильного телефона работника.

Пример 3. Торговая компания ЗАО "Солнышко" возмещает своим менеджерам стоимость служебных разговоров с личных мобильных телефонов. Такое условие закреплено в трудовых договорах и в положении об оплате труда в организации. Отдельной компенсации за использование мобильных телефонов сотрудников не предусмотрено. Менеджер В.Е. Литвинов принес детализированный счет за июнь 2008 г., выставленный на его имя оператором сотовой связи. На основании отчета работника стоимость служебных разговоров с его личного телефона за июнь 2008 г. составила 824 руб. (с НДС). Между организацией и В.Е. Литвиновым 30 июня 2008 г. было подписано соглашение о том, что сумма возмещаемых расходов за переговоры по личному сотовому телефону за этот месяц составляет 824 руб.
В июне 2008 г. ЗАО "Солнышко" включает в прочие расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, 824 руб.
На сумму расходов, возмещенных работнику, организация не начисляет ЕСН, страховые взносы в ПФР и на травматизм, а также не удерживает с них НДФЛ.
В бухгалтерском учете компании в июне 2008 г. сделаны проводки:
Дебет 44 Кредит 73, субсчет "Расчеты по компенсациям за использование имущества работников",
- 824 руб. - возмещены работнику расходы за служебные звонки по личному сотовому телефону;
Дебет 73, субсчет "Расчеты по компенсациям за использование имущества работников", Кредит 50
- 824 руб. - выплачено из кассы возмещение расходов работнику.

Вариант 3. С работником заключен договор
безвозмездного пользования

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ). В соответствии со ст. 695 ГК РФ ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования.
В налоговом учете получение организацией сотового телефона работника в бесплатное пользование является ее внереализационным доходом. Это следует из п. 8 ст. 250 НК РФ (см. также Письмо Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37). К аналогичному выводу пришел и Президиум ВАС РФ в п. 2 Информационного письма от 22.12.2005 N 98.
Стоимостная оценка данного дохода осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом ст. 40 НК РФ. Величина внереализационного дохода по амортизируемому имуществу не может быть ниже его остаточной стоимости, рассчитываемой в соответствии с гл. 25 Налогового кодекса, а по иному имуществу (выполненным работам, оказанным услугам) - ниже затрат на производство или приобретение. Причем информацию о ценах получатель имущества обязан подтвердить документально или путем проведения независимой оценки (п. 8 ст. 250 НК РФ).
Организация, заключив с работником договор безвозмездного пользования сотовым телефоном, по сути, получает не сам телефон (его она должна вернуть по окончании действия договора), а услугу. Это означает, что размер внереализационного дохода она должна определять исходя из рыночной стоимости подобной услуги. Как правило, в открытых источниках (прейскурантах, базах данных по товарам и ценам) информация о величине арендной платы за различные модели мобильных телефонов отсутствует. Значит, для обоснования величины внереализационного дохода надо привлекать независимого оценщика или доказывать сумму дохода самостоятельно. Например, организация может рассчитать величину внереализационного дохода исходя из срока полезного использования сотового телефона и норм амортизационных отчислений.
Датой получения внереализационного дохода в виде безвозмездно полученного мобильного телефона признается дата подписания работником и организацией акта приема-передачи данного имущества (пп. 1 п. 4 ст. 271 НК РФ).

[ИринаВлад]

Вот таблица во вложении, а то в предыдущей отправке "поехала"

[Мальвина]

Спасибо за ответ

[Раисат]

Добрый день.
У нас в организации другая ситуация, телефон для директора приобрела организация а сим карту приобрел директор сам, как правильно мне оформить расходы на сотовую связь, что мне нужно для этого сделать. Заранее благодарю

[ИринаВлад]

Мальвина, не за что

[Dolly]

Вот мой опыт: принимаются на затраты ТОЛЬКО телефонные переговоры,подтвержденные компанией ежемесячной расшифровкой. В идеале-брать на налоговый учет звонки только в производственных целях,плюс оформлять официальный договор с компанией от организации. Все остальноре-личные переговоры, ни в коем случае не принимающиеся на затраты (к тому еще доп.доход-личная же симка)

[Раисат]

Вообщем если я правильно поняла то я не имею права оплачивать личную симку карту руководителя?? А как же мне быть руководитель хочет, чтобы организация оплачивала ему сотовую связь, номер зарегистрирован на руководителя

[Dolly]

ну и платите за счет чистой прибыли..вроде не возбраняется. у нас такой же руководитель ..

[Раисат]

А как мне правильно оформить это, договор заключить с руководителем на пользование симки или приказ????

[Dolly]

ну если не берете для налогообложения, то думаю приказа достаточно...

[Раисат]

спасибо.. буду делать приказ

[Dolly]

не за что...очень надеюсь,что правильно..может кто-то еще что-нибудь подскажет...