Заполнение путевого листа

[Elena_Sergeevna]

Здравствуйте.
Искала в поиске, но не нашла....
Как заполнить путевой лист?

Например, в "Движение горючего".
Выдано, остаток при выезде ...... это все понятно.

Не понятно, расход - по норме? а фактический - это остаток при выезде - остаток при возвращении, правильно? А как узнать остаток при возвращении? Не понятно? Есть какая то зависимость, между литрами и км? Я не могу пока добраться до истины. Подскажите мне пожалуйста....
И еще момент. У меня машина арендована, поэтому как влияет экономия и перерасход на списание, и вообще он на что-нибудь влияет при аренде?

Результат работы автомобиля за смену:всего в наряде...ч, пройдено... км. Это ясно. А вот расчет зарплаты ... если у меня аренда? Сотрудник, который осуществляет управление этим авто имеет в должностной инструкции запись о постоянный разъездах (директор).

Подскажите, пожалуйста.
Заранее благодарю!

[Veselenochka]

зависимость между литрами и километрами прямая
на 100 км. машина допустим расходует 15 литров.
значит если машина за день наездила 25 км, то она израсходовала 3,75 дитра
значит если у вас был остаток 10 литров то при возвращении вечеров после 25 км поездки остаток будет 6,25
можно еще высчитывать время простоя, езды в пробке, но мы так не делаем, считаем расход по километражу и чекам.

[Veselenochka]

допустим вам директор еще принес чек на 500 рублей на 20 литров.
значит за этот день будет: остаток на утро 10 + заправка 20-расход 3,75=остаток при возвращении 26,25

[Elena_Sergeevna]

Сообщение от Veselenochka

машина допустим расходует 15 литров

А этот расход нужно брать из Распоряжения Минтранса или самим установить?

[Veselenochka]

"Главная книга", 2007, N 21

НУЖНЫ ЛИ НОРМЫ МИНТРАНСА ПРИ СПИСАНИИ БЕНЗИНА?

Довольно большой переполох среди бухгалтеров вызвало недавнее Письмо Минфина <1> о применении для целей налогообложения прибыли <2> Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом <3> (далее - Нормы). Ведь многие восприняли это Письмо так, что финансовый орган обязывает всех налогоплательщиков нормировать расходы на бензин при расчете налога на прибыль. Но давайте не будем сразу пугаться, а лучше вчитаемся в это Письмо повнимательнее и рассмотрим иные разъяснения контролирующих органов по данному вопросу. А в первую очередь обратимся, конечно же, к первоисточнику налоговых норм - непосредственно к Налоговому кодексу.
--------------------------------
<1> Письмо Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640.
<2> Подпункт 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<3> Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России 29.04.2003, приведены в Руководящем документе Р 3112194-0366-03 (действуют до 01.01.2008).

Закон превыше всего

Читая положения гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса, мы видим, что закон не содержит никаких ограничений на списание ГСМ для служебных автомобилей <2>. Ну или почти никаких ограничений. Ведь нельзя забывать об общем требовании, предъявляемом ко всем видам расходов: обоснованность и документальная подтвержденность <4>. Но об этом чуть позже.
--------------------------------
<4> Пункт 1 ст. 252 НК РФ.

Минфин сказал учитывать, но для чего?

Процитируем Письмо Минфина <1>: "...при определении обоснованности для целей налогового учета произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы...". То есть финансовый орган предлагает использовать Нормы исключительно для определения обоснованности произведенных затрат. Минфин ни в коей мере не настаивает на том, что расходы на бензин учитываются в налоговом учете в пределах Норм.
Кстати, давая разъяснения по данному вопросу ранее, Минфин использовал точно такие же формулировки <5>. И опять же об ограничении расходов в соответствии с Нормами речи не шло.
Что же касается применения Норм для обоснования размера затрат, то такая позиция вполне логична. Где еще, как не в Нормах, простой бухгалтер (а не заядлый автолюбитель) и простой налоговик смогут посмотреть, сколько примерно литров бензина должно потреблять то или иное транспортное средство, соответственно, какой расход можно считать экономически оправданным <6>? То есть эти Нормы - примерный ориентир для расчета, сколько бензина каким автомобилем расходуется. Если же нормы расхода топлива для каких-либо автомобилей не утверждены Минтрансом, то можно руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля <7>.
Хотя даже если фактический расход топлива по конкретному автомобилю превышает базовую норму расхода топлива, скорректированную на поправочные коэффициенты, указанные в Нормах, это еще не означает, что превышение нельзя учесть для целей налогообложения. Просто если речь идет об обоснованности расходов, то оправдать такой повышенный расход топлива можно, скажем, эксплуатацией автомобиля в черте города, тяжелыми дорожными условиями (в частности, пробками), работой, требующей частых остановок на погрузку, разгрузку, "возрастом" автомобиля и т.п. Главное, документально это подтвердить.

К сведению
Отчет о семинаре С.А. Смирновой "Учет автотранспортных средств" читайте в издании "Главная книга. Конференц-зал", 2006, N N 8, 9.

К слову сказать, в прошлом году налоговики направили для сведения своих территориальных органов дополнительные нормы расхода топлива, также разработанные Минтрансом <8>. А нормировать расходы на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль налоговики налогоплательщиков тоже официально не заставляли. Более того, в некоторых письмах они подтверждают, что для целей налогообложения прибыли принимаются затраты на приобретение ГСМ исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и цен на его приобретение <9>.
Правда, изредка в частных разъяснениях налоговики говорят о необходимости учета затрат на ГСМ в пределах лимитов, но такие рассуждения можно воспринимать лишь как личное мнение чиновника.
--------------------------------
<5> Письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223.
<6> Пункт 1 ст. 252 НК РФ.
<7> Письмо Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640.
<8> Письмо ФНС России от 29.03.2006 N ГИ-6-17/337@.
<9> Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007.

Кому же нужны Нормы?

А для каких же целей написаны Нормы? Получается, что для целей планирования автотранспортными организациями и предпринимателями, эксплуатирующими автомобильную технику, потребности в ГСМ, проведения расчетов с водителями, ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок. Но никак не для целей налогообложения прибыли, хотя в общих положениях Норм и присутствует фраза об использовании этого документа для расчетов по налогообложению. Ведь Налоговый кодекс мало того что не содержит положения о необходимости нормирования расходов на ГСМ, так еще и не предоставляет Минтрансу право утверждать какие-либо лимиты. Поэтому из всего вышесказанного в совокупности можно сделать вывод, что даже автотранспортные организации для целей расчета налога на прибыль не обязаны руководствоваться Нормами.

Подтверждение и еще раз подтверждение

Итак, ничто и никто не запрещает нам учесть в расходах для целей налогообложения прибыли затраты на фактически израсходованное топливо при наличии надлежаще оформленных первичных документов. Основной из них - путевой лист. Его форма утверждена Госкомстатом <10>. Однако организации, не являющиеся автотранспортными, чтобы не тратить время на отражение в первичке массы ненужной для них информации, могут самостоятельно разработать форму путевого листа и утвердить ее приказом руководителя <11>. Главное, чтобы в путевом листе были указаны:
- марка автомобиля;
- Ф.И.О. водителя, эксплуатирующего автомобиль;
- маршрут передвижения автомобиля и фактический пробег автомобиля согласно показаниям спидометра (это необходимо для подтверждения факта использования автомобиля в служебных целях);
- расход топлива за определенный промежуток времени (день, неделю, месяц и т.д. в зависимости от того, за какой период составляется путевой лист).
При эксплуатации автомобиля сверх нормального рабочего дня (сверхурочно или в выходные дни) необходимо дополнительно утвердить приказом руководителя правила трудового распорядка, предусматривающие работу водителя сверхурочно <12>.
И конечно же, следует иметь документы, подтверждающие приобретение бензина, - кассовые чеки, платежные поручения, накладные, авансовые отчеты о расходовании полученных на приобретение бензина денег. Ну а для того, чтобы со стороны налоговиков вообще не было никаких претензий, можно разработать на основе Норм Минтранса и утвердить приказом руководителя свои собственные обоснованные нормативы расхода ГСМ для каждой служебной машины, которые можно использовать для расчетов с водителями и в которые нужно укладываться при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.
--------------------------------
<10> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
<11> Письма Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129; Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253; Постановления ФАС МО от 14.05.2007 N КА-А40/2612-07, от 26.03.2007 N КА-А40/1804-07.
<12> Письмо УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@.

Е.М.Филимонова
Аудитор
Подписано в печать
26.10.2007

[Elena_Sergeevna]

Спасибо Вам большое! А как на счет "Расчет заработной платы"? Если у меня аренда. Вообще ничего не ставить?

[Veselenochka]

я не заполняю, у нас водитель, он на окладе.

[Veselenochka]

это наверное для тех кто з/пл считает от отработаынных часов и километража.

[Elena_Sergeevna]

Veselenochka, Спасибо большое. Вы мне очень помогли!