БЕНЗИН

[Наталья 555]

Подскажите пожалуйста...
Мы заключили договор с нефтяной кампанией, было изготовлено несколько пластиковых карт, на них по безналу мы перечислили деньги, и теперь работники заправляются по этим картам и приносят чеки с заправочных станций. Что делать с этими чеками, если на балансе у нашей фирмы нет транспортных средств, а люди работают на своих собственных автомобилях. Как правильно оформлять расход бензина в таком случае. Нужно и с аботниками заключить дополнительные договора по использованию их личного авто в работе фирмы?

[Катюха]

Сообщение от Наталья 555

Нужно и с аботниками заключить дополнительные договора по использованию их личного авто в работе фирмы?

да нужно.
Хотя можно и не заключать, но и не каких расходов. Хотя все это не очень обоснованно. Договор с нефтяной компанией есть, а машин нет. Не логично. Вообщем если хотите ставить бензин в расход, то лучше заключить.

[MARIN)]

Необходимо заключить договор аренды транспортного средства со своими сотрудниками. Вот статья для Вас
Торговые фирмы часто принимают на работу экспедиторов с личным транспортом и заключают с ними договор аренды автомобиля. Имеет ли право бухгалтер признать в налоговом учете арендные платежи, а также затраты на ГСМ и запчасти для авто? Облагаются ли НДФЛ и ЕСН суммы компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях? Давайте разберемся с учетом последних разъяснений Минфина России.
Аренда автомобиля: правовые аспекты
По договору аренды арендодатель берет на себя обязательство предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.
При этом арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Если фирма принимает на работу экспедитора и арендует принадлежащий ему автомобиль, работник выполняет свои обязанности в соответствии с трудовым договором. Автомобиль же предоставляется фирме в соответствии с договором аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642–646 Гражданского кодекса РФ).
Как правило, в соответствии с договором арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.
Расходы при аренде транспортного средства
Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ, расходами признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные в рамках деятельности, направленной на получение дохода.
Следовательно, затраты торговой фирмы на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, при этом данные затраты должны соответствовать критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса. В частности, расходы на ГСМ принимаются исходя из пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения.
Правомерно и включение в расходы затрат на ремонт арендованного автомобиля (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1367/2007(32111-А27-26)).
Нередко встречается и другая ситуация. Если работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами, то торговая фирма выплачивает компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. При этом договор аренды не заключается.
Затраты на выплату таких компенсаций работникам включаются в состав прочих расходов. Нормы данных расходов установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Однако при заключении договора аренды транспортного средства компенсация работникам, предусмотренная указанным постановлением, не выплачивается.
Использование личного транспорта: «зарплатные» налоги
Суммы арендной платы, выплачиваемые сотруднику торговой фирмы в соответствии с заключенным договором аренды автомобиля, облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов. При этом обязанность по удержанию и уплате исчисленного налога возлагается на фирму. Ведь она является источником выплаты указанных доходов и в соответствии с пунктом 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ признается налоговым агентом.
Не являются объектом налогообложения ЕСН выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества. Следовательно, арендная плата, выплачиваемая сотруднику, ЕСН не облагается.
Не облагаются налогом на доходы физических лиц все виды компенсационных выплат, установленных действующим законодательством РФ или ее субъектов, а также решениями представительных органов местного самоуправления. При этом компенсации должны быть связаны с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей и выплачиваться в пределах законодательно установленных норм (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Обязанность работодателя по выплате компенсации при использовании работником личного имущества, в том числе личного транспорта, а также по возмещению расходов, связанных с его использованием, установлена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Выплата указанной компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
В то же время Налоговым кодексом РФ не предусмотрены специальные нормы компенсации работникам за использование личного транспорта при обложении НДФЛ. Поэтому в этих целях, согласно разъяснениям Минфина России, изложенным в письме от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84, следует использовать нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.
Выплаты компенсаций могут производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом торговой фирмы. Причем если размер компенсации больше установленных норм, то превышение облагается налогом на доходы физических лиц в общем порядке.

Пример
Производственная деятельность работника торговой фирмы связана с постоянными служебными разъездами. В соответствии с приказом директора ему установлена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля (рабочий объем двигателя свыше 2000 куб. см) в размере 2500 руб.

Согласно постановлению Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, для данного типа автомобиля установлена норма в размере 1500 руб. Следовательно, превышение нормы составит 1000 руб. (2500 – 1500).

С этой суммы бухгалтер удержит НДФЛ:
1000 руб. × 13% = 130 руб.

[vsv-boss]

Нормальная статья, но в ней кое-чего не хватает.

Сообщение от Наталья 555

Мы заключили договор с нефтяной кампанией, было изготовлено несколько пластиковых карт, на них по безналу мы перечислили деньги, и теперь работники заправляются по этим картам и приносят чеки с заправочных станций.

Значит у вас будет числиться топливо для машин на материалах. А для списания топлива необходимо наличие путевых листов, учитывающих работу автомашин и механизмов, для которых это топливо покупалось. И это Закон. Нет путёвок - нет принятия в расходы ГСМ.
Чтоб появились путёвки надо чтоб у фирмы били машины и (или) механизмы. Они могут быть в собственности или арендованными.
следовательно

Сообщение от Наталья 555

Что делать с этими чеками, если на балансе у нашей фирмы нет транспортных средств, а люди работают на своих собственных автомобилях.

Надо заключить договора аренды с физлицами на эти машины

Сообщение от Наталья 555

Как правильно оформлять расход бензина в таком случае.

Водители машин (это могут быть и ваши работники, которые сдали свои авто вам в аренду) должны заполнять путёвки соответствующих форм. И только по установленным Приказом по предприятию нормам расхода топлива можно будет списывать топливо в зависимости от пробега.

Наталья 555, поиском попользуйтесь. Здесь ооооочень мого тем про аренду, топливо и путёвки. На все вопросы получите исчерпывающий ответ. Читать устанете.

[Наталья 555]

Всем огромное спасибо за помощь, теперь все стало ясно и понятно!!!