Потеряны документы...!!!

[Элен-УСН]

ситуация:

бухгалтер по кадрам взяла документы по кадрам домой для проверки (табель, график отпусков, штатное расписание и другие, кроме личных дел работников) за 6 предыдущих лет. От офиса до дома добиралась на машине (такси). Положила документы на заднее сидение и, когда выходила из такси, забыла их забрать (заболталась с водилой). Водитель уехал, номера машины не помнит. Она обратилась в милицию ,где были составлены доки, что такая-то такая-то "посеяла" доки (в общем, все как положено). Что теперь делать? Что будет, если нагрянет проверка?

[Азиза]

Элен-УСН, может попробовать позвонить в такси, если она вызывала по телефону. А если просто ловила, то попробовать вспомнить название. Они всегда возвращают забытые вещи.

[Innoch]

Сообщение от Элен-УСН

Что будет, если нагрянет проверка?

По-хорошему, их восстановить нужно.
Или сидеть и ждать, пока пройдут 5 лет. Если за 5 лет проверки не будет, то все хорошо, можно не париться))

[Элен-УСН]

Она ловила попутку и, конечно, не запомнила ни номера, ни марки... А сидеть на иголках не хочется... Восстановить практически невозможно... А вот если придет комиссия, то кого могут оштрафовать: организацию или ее, как должностное лицо? Какие штрафы могут быть?

[Innoch]

Алгоритм действий при утрате документов

Прежде всего необходимо получить официальное подтверждение происшедшего:
- при пожаре - справку органа противопожарной службы (МЧС России);
- стихийном бедствии - справку территориального управления МЧС России;
- краже - справку местного управления внутренних дел;
- затоплении - акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.
Сразу после происшествия на основании приказа руководителя организации создается комиссия по расследованию причин утраты документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора и др.
Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает руководитель организации. В нем указываются причины и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.95 N 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.
Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию по месту учета. К заявлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства.
Налоговый орган, получив информацию об утрате документов, может предпринять меры налогового контроля в отношении пострадавшей организации (налоговая проверка за соответствующий период). Следует попытаться согласовать с инспекцией сроки восстановления утраченных документов.

Восстановление документов

Во избежание негативных налоговых последствий организация должна попытаться восстановить утраченную документацию, срок хранения по которой не истек. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.
Банковские документы. Рекомендуем в первую очередь получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денежных средств на оплату труда работников. Особенно важно начать восстановление "первички" с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.

Обратите внимание. Документы выцветают

Со временем чернила бледнеют и прочесть информацию в документе становится невозможно. Обычно это случается с чеками ККТ. А ведь в них отражены стоимость и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Рекомендуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.

Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок составляется перечень контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из них отправляют письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур). Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.
Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. Правда, налоговая инспекция не обязана выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.
Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.
Собственную исходящую "первичку" и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями, например, при восстановлении кассовых документов. При оформлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи или найти его не представляется возможным.

Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом
за отсутствие первичных документов

┌────────────────────────────────────────┬──────── ─────────────────────────────┬─────────────── ────┐
│ Налоговое правонарушение │ Санкция │ Норма НК РФ │
├────────────────────────────────────────┼──────── ─────────────────────────────┼─────────────── ────┤
│Грубое нарушение правил учета доходов и│Нарушение допускалось в течение одно-│Пункт 1 статьи 120 │
│расходов и объектов налогообложения │го налогового периода - 5000 руб. │ │
├────────────────────────────────────────┼──────── ─────────────────────────────┼─────────────── ────┤
│ │Нарушение допускалось в течение более│Пункт 2 статьи 120 │
│ │одного налогового периода - 15 000│ │
│ │руб. │ │
├────────────────────────────────────────┼──────── ─────────────────────────────┼─────────────── ────┤
│ │Деяния повлекли занижение налоговой│Пункт 3 статьи 120 │
│ │базы - 10% от суммы неуплаченного│ │
│ │налога, но не менее 15 000 руб. │ │
├────────────────────────────────────────┼──────── ─────────────────────────────┼─────────────── ────┤
│Неуплата или неполная уплата сумм налога│20% от неуплаченной суммы налога │Пункт 1 статьи 122 │
│в результате занижения налоговой базы,│ │ │
│иного неправильного исчисления налога│ │ │
│или других неправомерных действий│ │ │
│(бездействия) │ │ │
├────────────────────────────────────────┼──────── ─────────────────────────────┼─────────────── ────┤
│ │Если деяния совершены умышленно - 40%│Пункт 3 статьи 122 │
│ │от неуплаченной суммы налога │ │
├────────────────────────────────────────┼──────── ─────────────────────────────┼─────────────── ────┤
│Непредставление документов в налоговые│50 руб. за каждый непредставленный│Пункт 1 статьи 126 │
│органы в установленный срок │документ │ │
└────────────────────────────────────────┴──────── ─────────────────────────────┴─────────────── ────┘

Последствия утраты документов

Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует "первичка", подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет "входного" НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.
Обратите внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. В частности, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более двух месяцев документов, необходимых для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

Ответственность: налоговая, административная и уголовная

За отсутствие документов организацию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 или 126 НК РФ (см. таблицу). Любая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть применена к организации, в которой были утрачены документы. При этом положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ не применяются одновременно в качестве основания для привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает возможности их самостоятельного применения. Такой вывод сделан в Определении КС РФ от 18.01.2001 N 6-О.
В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).

И.В. Артельных,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 16, август 2008 г.

[Innoch]

Вот еще нашла...
правда это немножко не то... вы же кадровские документы потеряли, а тут про бухгалтерские идет речь...

Последствия утраты документов

При отсутствии документов, подтверждающих правильность расчета налогов, могут применяться следующие санкции:
штраф по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета. Размер штрафа составляет: 5000 руб. - если нарушение допускалось в течение одного налогового периода; 15 000 руб. - если нарушение допускалось в течение более одного налогового периода; 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если в результате нарушения была занижена налоговая база;
штраф по ст. 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы в размере 20% от неуплаченных сумм налога, а если будет доказан умышленный характер нарушения - в размере 40% от неуплаченных сумм налога;
штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
Кроме того, при выявлении факта неуплаты или неполной уплаты налога с налогоплательщика будут взысканы суммы неуплаченного налога и пени.
Наиболее благоприятная для налогоплательщиков арбитражная практика сложилась относительно применения в рассматриваемом случае санкций по ст. 126 НК РФ. При рассмотрении дел, касающихся применения штрафа по ст. 126 НК РФ при утере или уничтожении документов, в большинстве случаев суд указывал, что исходя из содержания данной статьи, а также ст. 93 НК РФ, регламентирующей порядок истребования документов у налогоплательщика, ответственность по ст. 126 наступает, только когда соответствующие документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали, то в действиях налогоплательщика отсутствует состав правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ.
В качестве примеров подобных судебных решений можно привести постановления ФАС СЗО от 4.11.03 г. N А42-3207/03-20; от 29.09.03 г. N А44-1202/03-С15; от 16.06.04 г. N А52/4734/2003/2.
Иная ситуация наблюдается в отношении применения штрафа по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. В данном случае формально факт нарушения очевиден: у организации отсутствуют первичные и другие документы. Однако при грамотной аргументации организация имеет шансы убедить суд в отсутствии своей вины в совершении данного налогового правонарушения. Речь идет о применении ст. 109 и 111 НК РФ. В соответствии со ст. 109 НК РФ лицо не может быть привлечено к ответственности при отсутствии вины в совершении налогового правонарушения. При этом на основании п.п. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признается совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания). Поэтому утрата документов не по вине организации не образует состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ.
Примерами судебных решений, в которых установлено отсутствие вины налогоплательщика в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК РФ, являются постановления ФАС СЗО от 14.09.04 г. N А13-180/04-14; от 4.08.04 г. N А13-4401/03-11; от 16.06.04 г. N А52/3/04/2; ФАС ВСО от 17.08.04 г. N А33-17993/03-С3-Ф02-3180/04-С1.
Организация может также попытаться убедить суд в том, что утеря документов не по ее вине (в результате пожара, затопления, кражи, стихийного бедствия) является смягчающим обстоятельством в соответствии с п.п. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ, в этом случае размер штрафа подлежит уменьшению не менее чем в 2 раза на основании п. 3 ст. 114 НК РФ.
И наконец, при утрате документов весьма вероятно применение к организации штрафа по ст. 122 НК РФ, а также взыскание сумм недоплаты налогов и пеней. Аргументами в пользу налогоплательщика в данном случае также будут отсутствие вины в совершении налогового правонарушения и наличие смягчающих обстоятельств.
Как отмечалось выше, при выявлении факта отсутствия документов налоговые органы нередко прибегают к определению сумм налогов расчетным методом на основании п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В этом случае организация может попытаться доказать в суде, что налоговые органы применили неверный подход или неправильную методику при расчете налогов таким способом. Аргументами, подтверждающими неправильный выбор налоговой инспекцией аналогичного налогоплательщика, могут служить:
произвольное определение аналогичной организации (постановление ФАС ДВО от 30.06.04 г. N Ф03-А59/04-2/1476);
применение слишком ограниченного числа критериев для сравнения организаций: например, использовался только показатель среднесписочной численности работников (постановление ФАС СЗО от 24.12.02 г. N А05-5351/02-314/14);
выявление существенных отличий аналогичной фирмы от налогоплательщика по основным показателям (постановление ФАС ЗСО от 19.04.04 г. N Ф04/2025-417/А03-2004).
В случае, когда при отсутствии документов исчисление сумм налогов производится налоговой инспекцией исходя из сумм доходов, показанных в декларации, но без учета расходов, суд также может встать на сторону налогоплательщика. Так, может быть указано, что налоговая инспекция не воспользовалась своим правом на определение суммы налога расчетным путем, а исчисление налоговой базы без учета расходов неправомерно (постановления ФАС СЗО от 14.09.04 г. N А13-180/04-14, ФАС ВСО от 1.09.05 г. N А19-4140/05-15-Ф02-4364/05-С1).

И. Кензеева,

к.э.н., ведущий аудитор ООО "Столичный аудиторъ",

ассистент кафедры бухгалтерского учета и аудита

Государственного университета управления

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 51, декабрь 2005 г.

[Элен-УСН]

Ого, сколько трудностей... Спасибо всем....