Какие формы являются обязательными, а какие можно самим разработать?

[Инесса68]

Здравствуйте, скажите, пожалуйста, какие формы документов являются обязательными, а какие организации сами могут разработать?(лицевые счета, табель учета рабочего времени, начисление з. платы и т. д.)

[Innoch]

Инесса68, тут все достаточно просто.
Если существует унифицированная форма того или иного документа - использовать нужно ее. Если унифицированной формы нужного вам документа нет - вы можете разработать его сами.

Сообщение от Инесса68

(лицевые счета, табель учета рабочего времени, начисление з. платы и т. д.)

лицевые счета и табель учета рабочего времени - есть унифицированные формы. Начисление зарплаты - по-моему нет, то есть его вы можете разработать сами.

[Innoch]

Инесса68, много бланков находится здесь:
http://www.blanki.ru/


И вот еще почитайте:


Обязательны ли унифицированные формы?


Светлана ПЕТРОВА
Источник: Журнал "Кадровое дело"

добавлено: 2006-06-22
просмотров: 12460

Большинство кадровиков оформляют кадровые приказы по унифицированным формам, так как считают, что такой порядок не вызовет нареканий при проверках. Но многие считают, что в кадровом деле унифицированные формы носят лишь рекомендательный характер и не обязательны к применению. Разобраться в этом вопросе нам поможет начальник Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Светлана ПЕТРОВА.
Постановление Госкомстата

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России. Таким образом, создатели попытались отразить и учесть в унифицированных формах все изменения трудового законодательства на тот момент.
В настоящее время многие неправильно трактуют письмо Министерства юстиции [1] о том, что указанное постановление признано не нуждающимся в государственной регистрации и, следовательно, не обязательно для применения. Делать такой вывод по этой причине было бы неправильно. Объясним почему. Не нужно ассоциировать понятие о документе «не нуждающийся в государственной регистрации» с понятием «не обязательный для применения» или «не имеющий юридической силы». Дело в том, что, согласно законодательству [2], часть нормативно-правовых актов требуют обязательной государственной регистрации, а часть в таковой не нуждаются, но при этом имеют такую же юридическую силу, как и зарегистрированные.
В соответствии с пунктом 2 постановления Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на организации независимо от формы собственности. К сожалению, порядок их распространения и ответственность за его невыполнение законодательством не определены.
Определим преимущества

Бесспорным является тот факт, что для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих инспекторов труда не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.
Другое не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов. Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом. Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами - о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.
Каковы недостатки?

Теперь давайте постараемся понять, что же не нравится кадровикам в унифицированных формах? Обычно недовольство кадровиков связано с тем, что в формах не предусмотрена специфика каждой конкретной организации. Некоторые кадровики утверждают, что в формах недостаточное количество строк для внесения необходимых сведений. Но больше всего у кадровиков возникает проблем из-за того, что законодательство не дает четких указаний по их заполнению.
Учесть специфику всех организаций невозможно. Однако Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации [3] позволяет каждой организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты. Поэтому всегда можно добавить дополнительные строчки для внесения необходимой информации или предусмотреть визы согласования.
Основная проблема при работе с унифицированными формами связана с большим количеством вопросов о порядке заполнения той или иной формы. К сожалению, в этом несомненно большой пробел в законодательстве. Полных рекомендаций по их заполнению действительно нет.
Состав унифицированных форм

Унифицированные формы включают в себя две группы документов: по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Учетные документы, которые содержатся в первой части постановления, распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов о приеме, переводе, увольнении работника, направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Вторая группа документов распространяется на все организации, кроме бюджетников. К этой группе документов относится табель учета рабочего времени [4].
Личная карточка Т-2

Одна из унифицированных форм имеет особый статус. Таким статусом наделена личная карточка работника или, как ее обычно называют, карточка Т-2. Пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек [5] установлено не только то, что работодатель обязан ознакомить работника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Но установлено также и то, что форма личной карточки утверждается Госкомстатом. Поэтому необходимость и обязательность ведения этой формы ставить под сомнение неправомерно.
Где найти ответ

Нельзя забывать о том, что кадровые документы - это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий к бухгалтеру. А следовательно, найдется повод и для претензий к кадровику. Поэтому, принимая решения об отказе или об использовании унифицированных форм, обратитесь к Федеральному закону «О бухгалтерском учете» [6].
В соответствии со статьей 9 указанного закона бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата, возникает у организаций в силу статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В то же время отказ от применения унифицированных форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, но не трудового законодательства. Но одно влечет за собой другое.
Подведем итоги

Да, формально вашу организацию не могут оштрафовать за ведение кадровых приказов в свободной форме. Но отсутствие унифицированных форм повлечет за собой другие нарушения. Так что, как видите, лучше не искать ответ на вопрос об обязательности унифицированных форм, а находить преимущества от их применения.
Цитируем закон

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Пункт 2, статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

[Innoch]

11:53 24.03.2009
Не каждая унифицированная форма обязательна

Автор: Е. Диркова, генеральный директор, ООО "Бизнес-Бухгалтер".

Источник: Журнал "Учет в строительстве" (посмотреть все статьи)
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета... первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм (положение утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Однако не всегда унифицированные формы обязательны к применению. Штрафные санкции из-за отсутствия таких форм или недостатков в их оформлении противозаконны...
Типовые формы нужно утвердитьДо 2009 года в учетной политике организации не требовалось утверждать типовые формы первичной документации (п. 5 ПБУ 1/98). При этом типовыми считаются унифицированные формы. А вот начиная с этого года в учетной политике подлежат утверждению все применяемые формы «первички» - без каких-либо исключений (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н).
Спрашивается, разве унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, не являются общеобязательными? Вопрос важный, давайте разбираться.

Как ведомственный акт становится нормативнымВопреки широко распространенному мнению, среди унифицированных форм обязательны к применению не все. Дело в том, что постановления Госкомстата России межведомственного характера, не представлявшиеся на государственную регистрацию в Министерство юстиции РФ (Минюст), не считаются нормативными правовыми актами. Требования таких актов не приравниваются к обязательным государственным предписаниям, рассчитанным на многократное применение. Так вот, в Минюсте рассматривались не все постановления, которыми были введены унифицированные формы.
Действительно, в период утверждения постановлений, содержащих унифицированные формы, Госкомстат России являлся федеральным органом исполнительной власти. Правила издания нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации были установлены постановлением Правительства России от 13 августа 1997 г. № 1009 (далее - Постановление № 1009) и разъясняются приказом Минюста от 4 мая 2007 г. № 88. Так вот в отношении некоторых постановлений Госкомстата России эти правила соблюдены не были. Заметим, что акты, признанные Минюстом не нуждающимися в государственной регистрации, также создают общеобязательные предписания при условии их опубликования.

Запрет на санкцииРазумеется, государственные штрафы за неприменение необязательных форм или несоблюдение ведомственных указаний по их заполнению незаконны. Эта очевидная позиция прямо поддержана пунктом 10 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (далее - Указ № 763). В нем установлено, что ненормативные акты федеральных органов исполнительной власти не влекут правовых последствий как не вступившие в силу. Они не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На такие акты нельзя ссылаться при разрешении споров, в том числе налоговых.
ФОРМЫ ПО УЧЕТУ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ОБЯЗАТЕЛЬНЫДействие Постановления № 1009 не распространяется на унифицированные формы по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Они являются обязательными, хотя в Минюст не представлялись. А дело в том, что применение этих форм регламентировано нормативным правовым актом Банка России (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Банком России 22 сентября 1993 г. № 40).

Перечислим «ненормативные» унифицированные формы, актуальные для строительной компании. Несоблюдение этих форм подпадает под защиту Указа № 763:
- по учету работ в капитальном строительстве, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100;
- по учету работы строительных машин и механизмов и работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1998 г. № 78;
- по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132;
- по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66;
- по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Ссылка на Указ № 763 не раз позволяла компаниям выиграть налоговые споры в связи с несоблюдением унифицированных форм. Примеры тому можно найти в постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 22 октября 2008 г. № 09АП-11557/2008-АК и ФАС Поволжского округа от 19 июня 2008 г. № А55-13067/07, решении Арбитражного суда г. Москвы от 4 июня 2007 г. № А40-17914/07-139-101.

Формы «первички» в строительной деятельностиВ центре внимания бухгалтеров строительных компаний - правила заполнения унифицированных форм КС. Рассмотрим их подробнее.
Утверждались формы КС двумя разными постановлениями Госкомстата России, данные о которых представлены в таблице.

Постановление Госкомстата РФ
Рассмотрение в Минюсте
Номера унифицированных форм
наименование
реквизиты
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»
от 30 октября 1997 г. № 71а (далее – Постановление № 71а)
По заключению Минюста данный документ в государственной регистрации не нуждается
№ КС-6 № КС-11 № КС-14
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ»
от 11 ноября 1999 г. № 100 (далее – Постановление № 100)
Сведений о представлении в Минюст не имеется. Документ опубликован не был
№ КС-2 № КС-3 № КС-6а № КС-8 № КС-9 № КС-10 № КС-17 № КС-18

На основании вышеизложенного формы, утвержденные Постановлением № 100, обязательными считаться не могут. Значит, требования по их применению и заполнению - элемент учетной политики строительной организации. При этом не следует забывать, что правом самостоятельной разработки документации обладают и ваши субподрядчики.
Между тем все формы КС сведены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. А пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) обязывает применять формы, содержащиеся в таких альбомах. Но это требование распространяется только на формы, обязательные для применения всеми организациями на территории России. Основание - пункт 2 статьи 5 Закона о бухучете. Следовательно, Постановление № 100 под действие Закона о бухучете не подпадает.
В то же время следует соблюдать унифицированные формы по учету работ в капитальном строительстве, утвержденные Постановлением № 71а. На том основании, что данный документ, по заключению Минюста, в государственной регистрации не нуждается. Кроме того, он подпадает под действие совместного постановления Госкомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а, Минфина России от 18 июня 1998 № 27н, зарегистрированного в Минюсте 16 июля 1998 г. № 1561.

Особенности применения формТаким образом, утверждение форм первичной документации в учетной политике заслуживает самого серьезного внимания.
И все же имейте в виду - отступление от необязательных унифицированных форм может повлечь судебное разбирательство с налоговиками, результаты которого могут быть не в пользу организации (см. постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 4 апреля 2008 г. № 17АП-1798/2008-АК, ФАС Северо-Западного округа от 25 июня 2007 г. № А13-13207/ 2006-30). При этом доводы судей следующие. Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. № 27н утвержден Порядок поэтапного введения в организациях (независимо от формы собственности), осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Согласно указанному Порядку, с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 годах по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по разделам учета, в том числе по учету работ в капитальном строительстве.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ФОРМУ № КС-2?А в связи с применением формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» заметим, что она не предназначена для передачи результата работ от подрядчика к заказчику, как того требует пункт 4 статьи 753 Гражданского кодекса РФ. Акт по форме № КС-2 необходим для формирования Справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, которая служит целям текущего финансирования строительства.
В договоре подряда стороны вправе установить, что фор-
ма № КС-2 удостоверяет переход права собственности на результат работ при двух условиях. Во-первых, предмет договора не должен требовать применения обязательных форм № КС-11 «Акт приемки законченного строительством объекта» или № КС-14 «Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией». А во-вторых, при продолжающихся работах передается лишь результат, который может быть идентифицирован собственником. К примеру, сравните два варианта описания одних и тех же работ: «оштукатурено 100 кв. м» или «оштукатурена северная стена здания до уровня 3-го этажа». Какие «100 кв. м» переданы в первом случае - непонятно, о какой же собственности заказчика тогда можно вести речь?
Случается, что формами № КС-2 документируют «нестроительные» операции. Тем не менее применение ненадлежащего бланка не влечет недействительность документа. Главное - чтобы в нем были соблюдены все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Эту точку зрения подтверждает постановление ФАС Центрального округа от 20 октября 2008 г. № А14-3-2007610/28.

ОБЩИЙ ЖУРНАЛ РАБОТОбратите внимание: наряду с журналом № КС-6 «Общий журнал работ» необходимо вести общий журнал работ по образцу и в соответствии с порядком, утвержденным приказом Ростехнадзора от 12 апреля 2007 г. № 7. Этот журнал обязателен, поскольку названный приказ зарегистрирован в Минюсте. А вот первичным документом он не считается.

[Инесса68]

Спасибочки!