чья обязанность восстаналивать бух.документы?

[express]

Вопрос может не совсем в тему форума, но где еще спросить не знаю. Крупная организация. Есть различные подразделения, которые работают с какими-то контрагентами, заказывают у них какие-то услуги на свои нужды (ну, к примеру там оборудование или рекламу).
Соответственно, по уже оказанным услугам бухгалтерии нужны документы (акты). Подразделение-заказчик просит у контрагента эти акты, либо те сами привозят. Акты 2 экз. отправляются в бухгалтерию, там их заводят, ставят печать, один экз. отправляется контрагенту.
И в общем стали возникать постоянные проблемы, когда бухгалтерия не может найти какие-то акты, причем акты за оочень давние периоды. При этом у самого контрагента есть свой экземпляр с подписью и печатью нашей организации. А бухгалтерия начинает требовать от подразделения-заказчика, что бы его сотрудники искали и требовали с контрагента дублировать эти акты (не просто заверенные копии а еще раз оригиналы). В результате возникают конфликты, т.к. бухгалтерия "наезжает" на ответственных лиц, уверяя, что это они потеряли акты, а сотрудники того подразделения вынуждены бросать свою работу и бегать за контрагентами, упрашивая вновь повторить акты.
К сожалению, нигде четко не прописано, кто занимается восстановлением таких документов. Мое мнение - что это работа бухгалтерии, так как закрытие периодов их работа.
Кроме того, имеются незакрытые документы периодов давности 2-3 года. В то время в подразделении-заказчике по этим контрагентам работали вообще другие сотрудники. Почему бухгалтерия именно тогда и именно с них не требовала документы - не ясно. Но теперь от новых сотрудников, которые были уже приняты на работу позже, требуют искать этих контрагентов и просить с них акты. Причем кто эти контрагенты, какие услуги они оказывали - новым сотрудникам это конечно неизвестно.
Разве сотрудник может нести ответственность за документы, которые относились к деятельности сотрудников, давно уволенных?
В общем вот хочу услышать объективное мнение - как правильно организовать работу.

[Spa]

Это все понятно и знакомо... С гл.буха ведь будут спрашивать, больше никому это не надо. Сделайте список контрагентов и недостающих документов. Покажите этот список всем отделам связанным с документооборотом, что они смогут восстановить пусть делают, остальное Вам... (гл. буху и бухгалтерии)

[express]

Так я то как раз и не бухгалтерия, а один из заказчиков. Мы со своей стороны делаем все, что можем, чтобы акты приходили. Но речь идет о том, что те акты, которые уже были направлены в бухгалтерию, чудесным образом исчезают, и с нас требуют доставать их заново. И уж тем более мне не понятно, почему мы должны тратить свое рабочее время на поиск документов за те года, когда нас в организации не было вообще. Я понимаю что тут бухгалтера конечно сидят, и понятно что они заинтересованы, чтобы как можно быстрее закрыть период. Но речь то о том, что ответственность за утерянные документы возлагается на сотрудников, в этом не виновных.
У меня вопрос то в том, можно ли перекладывать эту ответственность на новых сотрудников или это все же проблема бухгалтерии?

[Spa]

Это Ваша общая проблема. Отдавайте документы под расписку по реестру

[express]

это понятно, сейчас так и делаем. Мне не ясно, если скажем ну вообще невозможно найти документы за какой-то давний год - это на столько существенно с точки зрения бухгалтера?

[Spa]

ИМХО существенно. Если к примеру нет документов на ОС(или на их формирование), то вот Вам и недоимка и пени по налогу на имущество. И завышенная налогооблагаемая база по налогу на прибыль. Вы подставляете гл. бухгалтера...

Вам нравится когда Вас подставляют?

[express]

ох как вы все перевернули...почему я то подставляю? я же говорю, документы относятся к тому периоду, когда например меня ВООБЩЕ в организации не было, у меня трудовой договор более поздней датой! Я считаю, что подставляют меня, когда на меня пытаются повесить документы, на которых я не расписывалась. Если я в принципе не могу знать, что это за контрагенты, как я могу найти эти документы? Сыщика нанимать? И почему спрашивается сами бухгалтера не могут вести эти поиски? Чья вина, что позволили уволиться бывшим сотрудникам, не спросив с них документы? Обходной лист им же подписали.

[AlexVX]

Проблема не в том, что документы теряются в бухгалтерии. (А если это так, то главбух не соответствует своей должности.) В основном бухгалтерия и не знает, что должны существовать какие-то документы, а потом узнает по результатам сверки, после сдачи отчетности.

Восстановлением документов должны заниматься сотрудники отделов-заказчиков, но само наличие проблемы явно на совести главбуха. Задача главбуха - так организовать документооборот, чтобы подобных проблем не было. ИМХО.

[express]

И все же я хотела бы выяснить вопрос (видимо он больше кадровый) - несут ли ответственность сотрудники за восстановление документов по тем услугам, которые были оказаны предприятию до их принятия на работу, то есть еще при уволенных сотрудниках.

[AlexVX]

express, нет никаких сотрудников, есть ходячие функционалы.
Бухгалтеры ведут посмертные записи о случившихся событиях. Узнают они об этих событиях, не выходя из кабинета, по первичным документам, которые иные сотрудники предприятия должны в сжатые сроки передавать в бухгалтерию.

У вас произошел сбой в этой процедуре, надо ее повторить. Другое дело, что это хороший повод найти виновника сбоя, покричать на бухгалтерию, что не продумана процедура документооборота, из-за чего сотрудники тратят часть рабочего времени непроизводительно, заставить кого надо принять организационные меры и пр. Но это не значит, что кто-то должен выходить за рамки своего функционала. Ну, это я так считаю, конечно.

[Spa]

express я так понимаю гл. бухгалтер в тот период тоже не работал, бухгалтера допустим тоже не работали и Вы тоже не работали(заняв позицию ничего не знаю моя хата с краю). И кто спрашивается должен все это делать... Они (бухгалтера) тоже люди

Им (бухгалтерам) и так работы хватит и без этого восстановления, так помогите им... а потом

[Александр слон]

Добрый день. В организации возникла проблема закупаем товар оплачиваем документы приходят экспрес почтой бухгалтерия смотрит что документы оформленный не верно(в грузополучателе указан не филиал) выкидывает их и по истечению квартала разносит инженерам секретарям снабженцам список предприятий с требованием принести им документы подскажите чья это обязанность или как решить данный вопрос(в организации глав бухгалтер и бухгалтер) Акты сверок так же не запрашивают говорят не их обязанность

[НастяНН]

Надо читать должностные инструкции ..что там написано, в чью обязанности это входит, тот и ..

[Просто человек]

Александр слон, прямо так и выкидывают входящие документы? С трудом верится, чтобы бухгалтер выкинул входящий документ, пусть и не правильно оформленный.

[Просто человек]

НастяНН, уверен, что на этом предприятии нет должностных инструкций.

[Просто человек]

Александр слон, Попросите вашу бухгалтерию написать вам шпаргалки на что обращать внимание при оформлении первичных документов. Ошибки, которые встречаются часто выделить особо. Вы эти шпаргалки перешлите вашим поставщикам.

[ИринаСП]

По моему опыту, самый действенный способ заставить исправить поставщиков документы за предыдущий период, и научить выписывать правильные за текущий, это перестать им платить! Результат как правило виден сразу, в виде стопки переделанных документов!

[LiGro]

ИринаСП, да вы что?? Не платить поставщику?? У меня их два( Болгария) но в Москве, я от них ( вернее мой дир) не может отказаться, так как больше негде покупать по таким ценам. Когда приходят неправильные доки я прошу менеджеров ( они звонят тем менеджерам) и мы договариваемся о правильности доков, эти я принимаю, но делаю пометку исправить. Доки приходят через неделю. Поставщики поставщикам рознь. Конечно бух не должен принимать неправильно составленный документ, но извините выкинуть и документ и поставщик отвернется???

[ИринаСП]

Я говорю про особо упертых поставщиков! От которых замены документов годами ждать можно!Обычно при приостановке оплат им с объяснением причины, документы быстро появляются. Это как крайняя мера! А с нормальными людьми, конечно договариваться надо! И покупатель для поставщика не менее, а может более важен, чем поставщик для покупателя.