Доверенность на получение материальных ценностей. Форма М-2

[Serex]

Добрый день.

В последнее время часто приходится закупать для собственной конторы различное оборудование. По ходу дела начал вникать в бухгалтерские документы. И возник у нас с бухгалтером такой маленький конфликт по поводу доверенности на получение ТМЦ (типовая межотраслевая форма М-2, форма по ОКУД 0315001).
Есть на этой доверенности "корешок" для отрыва и наш бухгалтер настаивает на том, чтобы на этом "корешке" контрагент (поставщик оборудования) ставил свою печать после того, как забирал доверенность, а потом я этот корешок возвращал в бухгалтерию. Пару раз я так сделал и контрагенты ставили эту печать, но потом в один пасмурный день одна компания наотрез отказалась ставить печать. Товар я тогда получил, изрядно попортив нервы менеджеру поставщика, а корешок вернул в бухгалтерию без печати. На это бухгалтер мне заявил, что организация неправильно оформляет документы и мы с ней больше работать не будем. Я был очень огорчен, потому что с поставщиком этим мне было очень удобно работать. От огорчения залез в интернет и нашел вот такой текст...

Доверенность по форме № М-2 имеет корешок, который заполняется бухгалтером, подшивается и хранится в хронологическом порядке. Другая форма доверенности корешков не имеет, поэтому ее регистрируют в специальном журнале.

Насколько я понял. Данный корешок вообще не должен выходить за пределы нашей бухгалтерии, а я в нем лишь расписываюсь о том, что взял эту доверенность. Само название "корешок", насколько опять же я понял, возникло из-за того, что бланки этих доверенностей распространялись в виде книжек, и когда вырываешь доверенность из книжки, то в ней остается корень бумаги ближе к середине, на этом остатке листа и должна заполнятся информация о выдаче доверенности работнику.

Очень интересно ваше мнение по этой ситуации.
Каков порядок обращения с корешками на вашем предприятии?

P.S. Если не в тот раздел запостил, то прошу модераторов перенести тему куда надо.

[MARIN)]

Нас проверяла аудиторская фирма и также сделала замечание, что нет печатей от поставщиков на корешке доверенностей. Где-то об этом читала, надо поискать, правила ведения учета меняются постоянно. Теперь требую от снабженцев проставлять печати.

[Serex]

Сообщение от Марина Августовна

сделала замечание, что нет печатей от поставщиков на корешке доверенностей.

Еще бы на этом корешке фразу - "место печати" или "м.п." , как это принято.

Насчет правила о печатях яндекс ничего не находит :(

[Таинственная Незнакомка]

У нас на предприятии ведется журнал регистрации доверенностей... я не требую от сотрудников возврата корешков (их мне приносят правда не все, и печатей где ставят где не ставят, чтобы избежать нарушений решили вести журнальчик....)

[Larky]

Сообщение от Serex

наш бухгалтер настаивает на том, чтобы на этом "корешке" контрагент (поставщик оборудования) ставил свою печать

Сообщение от Марина Августовна

Теперь требую от снабженцев проставлять печати.

И чем, интересно, не устраивают печать поставщика и указание номера доверенности в накладной?

[Serex]

Сообщение от Larky

И чем, интересно, не устраивают печать поставщика и указание номера доверенности в накладной?

Есть подозрение, что некоторые бухгалтера склонны делать свою работу так, как им когда-то показала "тетя Надя" )) Ибо все что выходит за пределы данного мировоззрения вызывает тягостные душевные страдания, липкий холодный пот на шее и плохое настроение. :D

Потому как я специально и самостоятельно давеча заполнил правильно этот корешок на не пригодившихся доверенностях надписью "не использовано", как гласит инструкция. Бухгалтер же смяла эти доверенности и выкинула в мусорницу. Хотя бумаги с подписями директора, главного бухгалтера и печатями фирмы лучше уничтожать на мой взгляд. Обращение с доверенностями в нашей бухгалтерии не имеет ничего общего с рекомендательными инструкциями. ))

Вот весьма интересно, откуда вообще взялась эта традиция ставить печати на корешках??

[Таинственная Незнакомка]

Доверенность на получение ТМЦ

Передача товара как исполнение обязательства продавца по договору в общем случае определяет момент перехода права собственности на него. Однако организация не может совершать физические действия - от ее имени выступают граждане. Следовательно, поставщик должен быть уверен, что передал товар надлежащему лицу. Один из вариантов удостоверения полномочий - доверенность. В статье рассмотрены вопросы использования доверенности на получение ТМЦ (типовая межотраслевая форма N М-2).

Зачем нужна доверенность?

Юридическое лицо может иметь гражданские права и нести обязанности (п. 1 ст. 49 ГК РФ). Приобретение гражданских прав и принятие обязанностей юридическим лицом возможно только через его органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Напомним, что действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей, называются сделками (ст. 153 ГК РФ). То есть сделкой считается договор, а передачу товара или перечисление денежных средств в оплату этого товара следует квалифицировать как действия по исполнению обязательства, возникшего из сделки-договора (п. 1 ст. 307 ГК РФ). Согласно ст. 402 ГК РФ действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. То есть если товар на склад покупателя привезли штатные работники организации-поставщика, значит, организация-поставщик исполнила свои обязательства по передаче товара. Аналогичным образом обязанность организации-покупателя принять товар исполнена, если товар приняли ее работники.
В свою очередь, ст. 312 ГК РФ дает должнику право при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом. Иначе говоря, работники поставщика вправе удостовериться, что передают товар именно представителям организации-покупателя. Как они могут это сделать?
Во-первых, следует помнить, что интересы хозяйственного общества представляет (в том числе совершает сделки) его единоличный исполнительный орган*(1). То есть водитель организации-поставщика, доставивший товар, может передать его непосредственно руководителю организации (перед этим удостоверившись, что конкретное лицо является единоличным исполнительным органом фирмы-покупателя). Обязательство в этом случае будет считаться исполненным надлежащему лицу.
Во-вторых, согласно п. 1 ст. 182 ГК РФ полномочие может явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир). Несмотря на то что в приведенной норме речь идет о представительстве стороны сделки, ее положения можно распространить и на отдельные действия по исполнению обязательства. Следовательно, привезя товар на склад покупателя по адресу, указанному в договоре (транспортных документах) как адрес грузополучателя, водители поставщика могут вручить его кладовщикам (естественно, убедившись, что граждане, находящиеся на складе, являются сотрудниками организации-покупателя). Работники-кладовщики - лица, имеющие право исполнить обязательство покупателя по принятию товара (постановления ФАС ВВО от 02.12.2009 N А38-2219/2009, ФАС ДВО от 31.07.2009 N Ф03-3482/2009, ФАС ЗСО от 10.12.2009 N А45-7221/2009, ФАС УО от 14.12.2009 N Ф09-8471/09-С3).
И наконец, в-третьих, когда полномочие не явствует из обстановки и гражданин не является единоличным исполнительным органом юридического лица, единственный и незаменимый способ подтвердить его полномочие как представителя интересов организации - доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Другими словами, если товар передается не на складе организации-покупателя, гражданину-получателю доверенность необходима. Имея доверенность, свидетельствующую о представлении гражданином интересов организации-покупателя, и товарную накладную с подписью такого гражданина, поставщик может быть уверен, что передал товар надлежащему лицу.

Оформляем доверенность

Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а утверждены две типовые межотраслевые формы доверенностей на получение ТМЦ: N М-2 и М-2а (образцы приведены на стр. 75 - 76). Сами формы одинаковы, отличие лишь в наличии корешка в форме N М-2, но об этом позже. Сейчас рассмотрим, на что следует обратить внимание при заполнении унифицированной формы доверенности. Сразу скажем, что до сих пор действует Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее - Инструкция), но применяется она только в части, не противоречащей действующему законодательству (в частности, ГК РФ).

Сроки

Дата выдачи доверенности является одним из ключевых реквизитов, поскольку в силу п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Срок действия доверенности ограничен Гражданским кодексом в три года, причем, если этот реквизит не заполнен, по прямому указанию закона доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Между тем в п. 4 Инструкции указаны сроки действия доверенности на получение ТМЦ (15 дней, календарный месяц, квартал). Ориентироваться на них необходимости нет, поскольку эти положения противоречат ГК РФ. Срок действия доверенности устанавливается в каждом случае индивидуально, исходя из возможности получения и вывоза конкретных ТМЦ. По истечении срока действия доверенность недействительна и не может служить основанием для получения ТМЦ.

Представитель

Доверенность содержит исчерпывающие сведения о представителе - его должность, ФИО, паспортные данные и личную подпись.
Эти данные позволят работникам организации-поставщика идентифицировать лицо, представившее доверенность, именно как названное в ней. Так, например, согласно пп. "в" п. 9 Инструкции поставщик может не производить отпуск ТМЦ при непредъявлении паспорта, указанного в доверенности. Выдав товар лицу, предъявившему доверенность без указания паспортных данных или подписи представителя, поставщик несет риски: он не удостоверился, что произвел исполнение обязательства надлежащему лицу (Постановление ФАС МО от 27.02.2009 N КГ-А40/12503-08).
Заметим, что в п. 1 Инструкции установлен запрет на выдачу доверенности лицам, не являющимся работниками организации. Однако Гражданский кодекс не содержит аналогичной нормы, поэтому в указанной части Инструкция противоречит ГК РФ и, следовательно, не применяется. Действительно, традиционно доверенность выдается штатным сотрудникам, которые направляются к поставщикам для получения ТМЦ по договору. Но бывает, что доставка товаров поручена транспортной организации и поставщик передает их лицам, не состоящим в штате организации-покупателя. В этой ситуации поставщик нередко требует доверенность, выданную компанией-контрагентом на конкретное физическое лицо. Норм, запрещающих организации выписать такой документ на гражданина, не состоящего в штате, в законодательстве нет (Постановление ФАС ПО от 02.03.2007 N А12-14441/06-С51).
На практике поставщики требуют доверенность на получение ТМЦ в любом случае, даже если товар приезжает получать руководитель организации (такое бывает в небольших торговых фирмах). Поэтому у бухгалтера возникает вопрос: выписывать ли доверенность на руководителя? На это можно ответить следующее. Единоличный исполнительный орган выступает от имени юридического лица без доверенности, на основании устава. Собственно, организация в лице директора выдает работнику доверенность (доверенность подписывается руководителем организации). Получается, что руководитель сам себе выдал доверенность. Полагаем, что это не соответствует гражданскому законодательству, следовательно, руководитель не должен предъявлять доверенность от возглавляемой им организации на представление ее интересов перед третьими лицами.

Предмет доверенности

Предметом рассматриваемой доверенности является получение определенных ТМЦ от конкретного поставщика. Поэтому в форме доверенности есть реквизит "Наименование поставщика", а также "Наименование, номер и дата документа". Таким образом конкретизируется, что гражданин представляет интересы организации-покупателя не перед неограниченным кругом третьих лиц, а только перед конкретным поставщиком и только в действиях по получению ТМЦ по конкретному документу (счету, накладной, договору, наряду, заказу, соглашению, заявке). Инструкция (п. 2) допускает выдачу одной доверенности на получение ТМЦ от одного поставщика (с одного склада) на основании нескольких документов, реквизиты всех этих документов нужно перечислить в доверенности. Значит, на получение ТМЦ от нескольких поставщиков требуется соответствующее им количество доверенностей.
Вписанные в доверенность реквизиты документов, служащих основанием для отпуска ТМЦ, заменяют собой перечень материальных ценностей, подлежащих получению, размещенный на оборотной стороне форм N М-2 и М-2а. В данном случае в таблице на оборотной стороне ставятся прочерки. Если же в распоряжении организации нет документа, на основании которого работник будет получать ТМЦ от поставщика, либо в этом документе нет перечня материальных ценностей и их количества, соответствующие данные следует внести в таблицу на обороте доверенности. Такая детализация необходима, чтобы проконтролировать работника, направленного к поставщику для получения ТМЦ. Если поставщик выдаст ему ценности, не включенные в поименованный на лицевой стороне доверенности документ либо в перечень на оборотной стороне, считается, что поставщик исполнил обязательство ненадлежащему лицу, поскольку конкретный работник уполномочен на получение четко оговоренного списка ТМЦ (Постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.1997 N 3184/97).

Доверитель

Доверенность должна давать достоверную информацию о том, от какой организации она исходит, чьи интересы представляет лицо, указанное в доверенности. Для этого на лицевой стороне доверенности предусмотрены реквизиты "Организация" и "Наименование потребителя и его адрес". Строку "Наименование плательщика и его адрес" можно не заполнять, если покупатель является одновременно плательщиком и грузополучателем по договору.
Также на лицевой стороне доверенности указываются реквизиты банковского счета покупателя. В свою очередь, на оборотной стороне предусмотрены строки для подписей руководителя и главного бухгалтера организации и место для печати. С тем, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, не поспоришь - данное правило установлено п. 5 ст. 185 ГК РФ. В отсутствие подписи руководителя и печати организации либо при подписании доверенности неустановленным лицом она считается недействительной (постановления ФАС СКО от 24.09.2009 N А32-396/2008, от 14.04.2009 N А32-11083/2007-37/117), а если товар передан по такой доверенности, он считается врученным ненадлежащему лицу (Постановление ФАС СКО от 24.09.2009 N А32-396/2008). Можно ли то же самое сказать про доверенность без подписи главбуха?
Напомним, что в соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность не является ни денежным, ни расчетным документом, тем не менее она представляет собой первичный документ, унифицированная форма которого утверждена, следовательно, требуется заполнение всех реквизитов.

Регистрация оформленных доверенностей

Пункт 6 Инструкции обязывает бухгалтерию предприятия, на которую возложены функции по оформлению и выдаче доверенностей, регистрировать доверенности. Согласно общему порядку выданные доверенности регистрируются в корешке книжки доверенностей, то есть в отрывной части доверенности по форме N М-2. Предварительно все листы книжки доверенностей нумеруются (аналогичный номер проставляется на самой доверенности), на последнем листе за подписью главного бухгалтера делается надпись о количестве листов книжки.
Если же получение ТМЦ по доверенностям носит в организации массовый характер, то регистрацию доверенностей можно производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале "Учет выданных доверенностей", содержащем графы, аналогичные графам отрывной части доверенности по форме N М-2. В этом случае для составления самих доверенностей используется форма N М-2а.
Практически вся информация в корешках и журнале регистрации дублирует сведения, отраженные в доверенности. Особое внимание стоит обратить лишь на графу 8 "Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения". Так, п. 7 Инструкции предписывает лицам, на которых выписана доверенность, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (неважно, полностью или частично) представить в бухгалтерию предприятия документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу. Это отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные складским работником.
Регистрация доверенностей реализует в первую очередь задачи контроля за движением ТМЦ и действиями работников (например, для целей применения мер материальной ответственности).

Действия поставщика

Итак, выше мы заметили, что доверенность на получение ТМЦ нужна не только покупателю (чтобы проконтролировать своих работников), но в большей степени поставщику, который должен быть уверен в том, что передает товар надлежащему лицу. На это указывает и п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5): если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.
Итак, получив доверенность, работник организации-поставщика должен в первую очередь идентифицировать гражданина, то есть проверить паспорт. Далее необходимо сверить реквизиты документов, на основании которых представитель компании-покупателя может получать ТМЦ, с имеющимися у работника поставщика документами. При непосредственной передаче товаров оформляется товаросопроводительная документация. При этом и в товарной накладной ТОРГ-12, и в товарно-транспортной накладной 1-Т предусмотрены строки для указания реквизитов доверенности лица, получившего ТМЦ. Следовательно, необходимо вписать данные реквизиты в накладные. Сама доверенность остается у поставщика и прикладывается к экземпляру отгрузочного документа, сдаваемого в бухгалтерию.
Инструкция (п. 10) предусматривает порядок действий в ситуации, когда одна доверенность выдается на регулярное получение ТМЦ по разным накладным в течение определенного периода времени. В этой ситуации уже при первой отгрузке поставщик должен забрать доверенность. При последующих отгрузках алгоритм действий тот же (идентифицировать представителя, сопоставить его полномочия на получение конкретных ТМЦ с перечнем товаров, планируемых к отгрузке) лишь с тем отличием, что доверенность хранится у поставщика до истечения срока ее действия (или до полной выборки предусмотренных в ней товаров).
Обращаем особое внимание: одной доверенности для подтверждения факта передачи товара и принятия его покупателем (надлежащим лицом) недостаточно. Только совокупность двух документов - доверенности и товарной накладной с подписью лица, на которого выписана доверенность, - может доказать искомое (постановления ФАС ПО от 30.11.2009 N А57-22681/2008, ФАС ВСО от 31.03.2009 N А58-1860/08-Ф02-1246/09).

[Serex]

Вчера бухгалтерша повеселила

Ситуация была такая. Завод поставщика находится в Таганроге, а офис в Ярославле. Оплатили счет, компания-поставщик через компанию-грузоперевозчика отправляет товар. Я его получаю по доверенности, выданной для получения товара у грузоперевозчика, прошу поставить печать на корешке, все идет хорошо. Через три дня приходят накладные и счет-фактура по почте из Ярославля, отдельно от товара, я в них расписываюсь, что получил груз. И тут начинается вынос мозга )) Поскольку у меня не было доверенности на компанию-поставщика, то я не должен был расписываться в накладных, теперь будем высылать доверенность в Ярославль, а они поставят печать на корешке и пришлют его обратно. Причем поставщику эта доверенность совсем не нужна, как они сказали, просто просят назад накладную с нашей печатью ))

Что-то не в порядке в бухгалтерском царстве )))
На попытки что-то объяснить бухгалтеру, она отвечает четко "Я не такой человек, чтобы менять свои решения!!!"

[Larky]

Сообщение от Serex

"Я не такой человек, чтобы менять свои решения,

даже если эти решения нерациональные!!!"

Мне это напоминает лошадь, поставленную к вороту шахты... Даже после того, как ее отвязывают, она продолжает ходить по кругу...

[Таинственная Незнакомка]

Serex, да заведите вы журнал регистрации доверенностей и не парьтесь с этими корешками....

[Larky]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Serex, да заведите вы журнал регистрации доверенностей и не парьтесь с этими корешками....

Serex бы может и завел, да у него бухгалтер

Сообщение от Serex

не такой человек, чтобы менять свои решения!!!"

[KarinaB5]

подскажите пож-та, в ооо по штату нет главного бух-ра, но наняли предприятие, которое занимается всей бухгалтерией, соответственно обязанности гланого бух-ра возлагаются на директора???? и везде в первичной документации писать вместо глав бух-ра ФИО директора??? и в налоговой отчетности так ж. или в налоговой отчетности писать глав.бух не предусмотрен?????

[Аведа]

Сообщение от KarinaB5

налоговой отчетности

В последних формах налоговых деклараций предусмотрена только подпись руководителя предприятия. В бухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках директор расписывается 2 раза, т. к. он на себя возлагает ведение бух. учета

[KarinaB5]

Спасибо))))

[Павел Бец]

Огромное спасибо за расширенный ответ Таинственная Незнакомка, хоть и давно это было...

Хочу немного заострить внимание и задать вопрос по форме М-2А :

1. Организация получает ТМЦ массово можно ли сделать доверенность на срок действия договора в случае если договор не предусматривает общий объём ТМЦ???
2. В графе "Материальных ценностей по:" ставлю
"Договору №___ от ___/___________/2012" ???
3. И далее на обороте М-2А перечень материальных ценностей (Так как их немного) но без их количества, поскольку отношения регулируются обычным договором поставки и отгрузка происходит по заявке покупателя ???

В остальном всё так же...
Будет ли действительна такая доверенность?

[MARIN)]

Павел Бец, Мы с одной фирмой работаем, покупаем у них запчасти , выписываем доверенность на гл.механика одну на месяц, в графе мат.ценности ставлю - запчасти, без указания кол-ва и наименования. Эту фирму устраивает такая доверенность, а другим необходимо на каждую поставку делать новую. Как договоритесь.

[Павел Бец]

Сообщение от Марина Августовна

Павел Бец, Мы с одной фирмой работаем, покупаем у них запчасти , выписываем доверенность на гл.механика одну на месяц, в графе мат.ценности ставлю - запчасти, без указания кол-ва и наименования. Эту фирму устраивает такая доверенность, а другим необходимо на каждую поставку делать новую. Как договоритесь.

Спасибо
Дело в том что в 1С бухгалтерии присутствует такая форма М-2А и если даже не заполнять количество ТМЦ то 1С проводит такой документ, в случае нарушения выкинула бы ошибку, по логике возможно получать ТМЦ в сроки действия договора если такая доверенность имеет место.

Quod licet Jovi non licet bovi - что дозволено Юпитеру, то не дозволено быку

[MARIN)]

Сообщение от Павел Бец

Спасибо


Quod licet Jovi non licet bovi - что дозволено Юпитеру, то не дозволено быку

Дерзайте

[Лирия]

поставщик отказался отгружать товар, мотивируя, что в доверенности указано получение по счёту такому то, его фраза "вы же получаете товар по накладной, а не по счёту, поэтому и указывать надо накладную" Но ведь накладную получаем уже с товаром, говорит ничего не указывайте, сами поставим номер накладной. Вот это что? так и надо?

[MARIN)]

Лирия, я тоже в доверенности указываю счет как основание, пока придирок не было. Иногда ничего не пишу. Некоторые сами просят указать № счета.