УНИЧТОЖЕНИЕ док-ов

[Бахри]

кто когда-нибудь уничтожал док-ты, срок "годности" которых уже прошел?
как выглядит Акт об уничтожении док-в?

у нас скопилось порядка 2-х кубометров бух.документов 7-10 летней давности.. просто лежат стопками в архиве... надо освобождать помещение, встал вопрос об уничтожении... понятное дело, что они незаархивированы по нормам... это ж что ж получается, мне эти 2 куба сначала по всем правилам заархивировать (сформировать дела), составить соотв док-т, а потом всё это уничтожить?

подскажите, у кого как? а то вдруг какие-нибудь службы затребуют, так хоть у меня акт по форме.. (спасиб заранее)

[Таинственная Незнакомка]

Бахри, тема интересная конечно, у меня встречный вопрос: какие это ненужные документы срок годности которых просрочен??? что то типа выписанных счетов на оплату?

[Бахри]

Все организации независимо от форм собственности обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с законодательством РФ об архивном деле, но не менее пяти лет.

Срок хранения бухгалтерских, налоговых
и кадровых документов
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (далее - Перечень). В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.
По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:
- документы с временным сроком хранения (например, 1 год, 5 лет, 75 лет);
- документы, которые должны храниться постоянно.
Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 г., начинается с 1 января 2005 г.
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация должна хранить первичные бухгалтерские документы не менее пяти лет.
В соответствии с Перечнем установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:
- отчетов по налогам: годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;
- бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых - постоянно; годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;
- первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет; синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;
- бухгалтерских учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет; оборотных ведомостей - 5 лет; перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - до замены новыми; образцов подписей материально ответственных лиц - до минования надобности; книг, журналов, карточек учета ценных бумаг - постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) - 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет; расчетов с организациями - 5 лет; приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) - 5 лет; подотчетных лиц - 5 лет; исполнительных листов - 5 лет; депонированной заработной платы - 5 лет; доверенностей - 5 лет.
Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее пяти лет.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, в течение четырех лет. Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.
Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет. К ней относятся такие документы, как:
- приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков;
- личные дела, личные карточки работников (в том числе временных работников), лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;
- табели и наряды работников вредных профессий;
- трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.


когда прошли вышеуказанные сроки - как задокументировать уничтожение? ДЕЛИТЕСЬ ОПЫТОМ!

[Делис Архив]

Сообщение от Бахри

когда прошли вышеуказанные сроки - как задокументировать уничтожение? ДЕЛИТЕСЬ ОПЫТОМ!

Порядок составления актов о выделении дел к уничтожению подробно описан в "Основных правилах работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002г.

Для негосударственных организаций данные правила носят рекомендательный характер.

[Таинственная Незнакомка]

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он составляется в произвольной форме.

[Таинственная Незнакомка]

можно набросать что нить похожее на это...

[Бахри]

Таинственная Незнакомка,

[Вес`на]

Бахри, вот ещё вам в помощь Вложение 6714

[Зануда отмороженный]

мы кидали в топку. пока была котельная. за зиму удовалась стопить доки за год. нынче котельной нет. два года лежат горой... третий год подходит к концу.... че делать? Расчетные листки я таскал домой и жег.... надоело.... просили шефа купить уничтожитель... не дает денег....

[Бахри]

[QUOTE=Бойчук Константин;391126]мы кидали в топку. пока была котельная.QUOTE]

есть у нас котельная... но всё равно нужен документ, который бы фиксировал процедуру уничтожения... затребует какой-нить орган и по факту - требуемых док-в нет... "без бумажки ты - букашка"(с)

[Зануда отмороженный]

[QUOTE=Бахри;391208]

Сообщение от Бойчук Константин

мы кидали в топку. пока была котельная.QUOTE]

есть у нас котельная... но всё равно нужен документ, который бы фиксировал процедуру уничтожения... затребует какой-нить орган и по факту - требуемых док-в нет... "без бумажки ты - букашка"(с)

это само собой. я про "техническую" сторону вопроса.....

[Делис Архив]

Решение "технической" стороны вопроса можно доверить специализированной компании, которая выделит дела на уничтожение и осуществит их последующую утилизацию.

На случай проверок будут предоставлены соответствующие акты...

Если захочется эстетического удовольствия, сможете понаблюдать за процессом уничтожения старых отчетов лично
Некоторые специализированные компании допускают присутствие представителей заказчика.

[Бахри]

Вес`на, спасибо!

[Бахри]

Не торопитесь выбрасывать старые регистры и отчёты! Выбросьте их не спеша, с наслаждением... (нашла у вас тут на форуме...кто-то пошутил)

[Наталья Калуга]

Сообщение от Бахри

кто когда-нибудь уничтожал док-ты, срок "годности" которых уже прошел?
как выглядит Акт об уничтожении док-в?

Мы составляем Акт об уничножении документов - произвольный, указываем перечень папок, подписываемся комиссией в составе главного бухгалтера, бухгалтера, секретаря и начальника отдела безопасности. Пишем там что-то вроде "по истечению срока исковой давности", потом заказываем КАМАЗ и увозим к главбуху на участок - устраиваем там костер и радуемся всей бухгалтерией. Наш гл.бух, кстати, сжигает документы по истечению 3х лет - типа срок исковой давности вышел и мы не обязаны никому их предоставлять.

[Мария Ростов]

смешно))))

[Делис Архив]

Сообщение от Наталья Калуга

Пишем там что-то вроде "по истечению срока исковой давности", потом заказываем КАМАЗ и увозим к главбуху на участок - устраиваем там костер и радуемся всей бухгалтерией. Наш гл.бух, кстати, сжигает документы по истечению 3х лет - типа срок исковой давности вышел и мы не обязаны никому их предоставлять.

Интересно узнать организационные вопросы. Например, сколько стоит заказать КАМАЗ?
Погрузка и разгрузка также осуществлялась силами экспертной комиссии?
Как вы поступали, если на участке вдруг поднимался ветер?

[Вес`на]

не очень смешно, если решение о выездной проверке принимается в 2010г, то проверяются 2009,08,07 годы, а доки за три года уже сгорели в костре........

Сообщение от Наталья Калуга

Наш гл.бух, кстати, сжигает документы по истечению 3х лет - типа срок исковой давности вышел и мы не обязаны никому их предоставлять.

[olesya1513]

Сообщение от Наталья Калуга

сжигает документы по истечению 3х лет - типа срок исковой давности вышел и мы не обязаны никому их предоставлять.

клево, и лишнего ничего не остается, а то этих бумаг столько, что ужас какой-то

Сообщение от Мария Ростов

Мы составляем Акт об уничножении документов - произвольный

согласна с этим

[Вес`на]

это о сроке хранения налоговых доков

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

далее о сроке хранения бухгалтерских доков

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация должна хранить первичные бухгалтерские документы не менее пяти лет.

можно продолжать и далее, причем сроки хранения распространяются на все организации. Хотя я почему то не думаю, что бухгалтер сжигает все доки за 3 года, сжигает наверно то, что должно хранится менее 3 лет