Нужно подобрать вариант 1Ски, есть сложности

[Город Ветров]

Доброго времени суток!
...Т.к. проблемка, с которой обращаюсь, требует некоего предисловия, рассказываю по порядку.
...Есть у меня товарищ один, очень толковый человечек, пару лет назад стартовавший как бизнесмен. Так вот, у него вид деятельности - ПРОИЗВОДСТВО и продажа одежды для беременных плюс некоторые виды товаров для детей (но в основном для материнства). Кроме того, что он производит, он еще конечно и покупает на складах готовую продукцию и соответственно перепродает с маржой, ну тут понятно. Но производство преобладает.
...Вот. Кроме всего этого он ПРИДУМЫВАЕТ ноухау всякие, т.е. такую одежду, которой до него на этом рынке не было, и конечно стал патентовать её. У него ООО и есть ИП, по этим двум фирмам ведется примерно одинаковое кол-во операций - производство и соответствующее списание материалов на отшивку, реализация, вобщем всё всё всё.
...В ИП бух учет не ведется, а ведется книга дох-расходов (ну это понятно). Ну а в ОООшке...там жесть как всё запущено: было несколько версий 1Ски - сначала появилась 1С УПП, лицензионная и нормально обновляемая соответственно. НО! когда в ней начали работать, работать начали не тока бухгалтера, но и продажники (по части выставления счетов, накладных, актов, сч.-фактур), то есть такая сетевая версия для всех сотрудников.
...И когда пришло время закрывать период, бухгалтерия ни фига не смогла этого сделать, т.к. "остатки поплыли", цифры не сходились, короче бухи валили всё на продажников и якобы некорректное выставление первичных доков.
...Вобщем, в 1С УПП перестали вести учёт, делают там только платежки (почему-то).
...Далее купили 1С Предприятие (8-ку), там бухи сейчас ведут учёт (но почему-то платежки продолжают делать в старой УПП))))) то есть платежки ведут в старой базе УПП, а всё остальное в новой))) Продажникам поставили тоже 1С предприятие 8-ку, но отдельную!!! дабы те не напортачили, как в прошлый раз, то есть у продажников своя база, в которой они чисто счета и прочее выставляют, потом всё это дело РАСПЕЧАТЫВАЮТ и несут бухам на забивку в уже их базу (бухгалтерскую)))
...Шефа конечно очень не устраивает такой "ручной" метод работы, да ещё и траты на распечатку (бумага-картридж), зато он устраивает бухгалтеров - в их базе никто кроме них не работает, а продажники работают в своей, как я уже говорила. То есть на данный момент получается у них три базы - УПП (старая, в которой бухгалтеры платехи делают), 1С предпр 8-ка, в которой бухи бухгалтерию ведут, и 1С предпр., в которой продажники первичку клиентам делают.
...Кроме того, самое прикольное: склад у ООО и ИП ОДИН, то есть учет остатков ведется по двум предприятиям в одной базе (в той, что у продажников стоит кажется).
...В общем, товарищ очень хочет максимально автоматизировать всё это дело и минимизировать трудозатраты в данной ситуации, то есть чтобы не набивалось вручную из одной базы в другую (от продажников к бухам), чтобы всё делалось в одной базе (продажники и бухи в одной базе работали), да еще и чтобы склад по ооо и ип как-то тоже в этой же базе велся (если это, конечно, реально). Ну то есть, чтобы база была одна, а не три ))) Товарищ хочет вообще уволить одного бухгалтера (собственно, поэтому он и хочет понять, что можно оптимизировать, а что нет, чтобы двойной работы не было, или тройной). Короче, средств и времени много тратится на ведение учёта.
Вот и вопрос - как думаете, реально ли всё, что хочет товарищ, в одной базе вести, если да, то какая им больше версия подойдет, УПП? кстати,к программистам 1С они обращались, но они ниче не смогли подсказать. Ну и по поводу единого склада ИП и ООО - реально в одной базе отслеживать и ООО и ИПшные остатки (ну допустим, отсортировать просто), или все-таки придется отдельно базу вести чисто для склада (так, как сейчас и есть - учет остатков ООО и ИП ведется в отдельной базе).
...Всем спасибо, кто дочитал до конца

[Log_in]

1. распределить обязанности и права между отделами
2. начальники отделов в пределах своей компетенции назначают права и обязанности своим подчиненным
3. приглашается специалист по 1с, который
а) поможет разобраться и принять решение в отношении тех данных, которые уже есть
б) настроит права и интерфейсы работников (в соответствии с назначенными правами и обязанностями)
и будете работать в одной базе.
ЗЫ : я бы поторопился, и учет с Нового Года вел уже "по уму".

[Город Ветров]

Сообщение от Log_in

1. распределить обязанности и права между отделами
2. начальники отделов в пределах своей компетенции назначают права и обязанности своим подчиненным
3. приглашается специалист по 1с, который
а) поможет разобраться и принять решение в отношении тех данных, которые уже есть
б) настроит права и интерфейсы работников (в соответствии с назначенными правами и обязанностями)
и будете работать в одной базе.
ЗЫ : я бы поторопился, и учет с Нового Года вел уже "по уму".

Спасибо за ответ, но:
1. Обязанности вроде распределены - бухгалтерия занимается учетом, а отдел продаж - продажами, соответственно, выставлением счетов и т.п. Просто директор не хочет, чтобы отдел продаж распечатывал и приносил в бухгалтерию кипу счетов и накладных, и не хочет также, чтобы бухгалтерия занималась ручным введением всего этого - он хочет, чтобы всё было в одной базе, и счета и накладные отображались у бухгалтерии в базе автоматом.
2. Начальников отделов нет, т.к. фирма не большая, но директор сам в состоянии управлять всеми отделами. Осталось только ввести систему штрафов за ошибки продажников в базе ИМХО, а бухгалтерии разбираться уже, если кто-то накосячит в выставлении первички. Но вернуться нужно к предыдущему варианту, когда всё делалось в одной базе, но теперь всем работать внимательно и без ошибок, а за ошибки - штраф, опять же ИМХО И какую базу им все-таки предпочесть?
Специалист из 1С привлекался, но здесь, я так понимаю, стоит не только технический вопрос, но и бухгалтерский (например, как сплести воедино склад по ООО и ИП)?

[Log_in]

Сообщение от Город Ветров

Спасибо за ответ, но:
1. Обязанности вроде распределены - бухгалтерия занимается учетом, а отдел продаж - продажами, соответственно, выставлением счетов и т.п. Просто директор не хочет, чтобы отдел продаж распечатывал и приносил в бухгалтерию кипу счетов и накладных, и не хочет также, чтобы бухгалтерия занималась ручным введением всего этого - он хочет, чтобы всё было в одной базе, и счета и накладные отображались у бухгалтерии в базе автоматом.

замечательно, если распределены, вот и в 1с спец должен настроить, чтобы каждый мог работать ТОЛЬКО в пределах своих прав и обязанностей. Тогда не будут жалобы что кто-то подпортил кому-то. К тому же в 1с есть журнал где фиксируются действия пользователей, вернее отмечается, кто какие действия (обобщенно - добавил, изменил, посмотрел) произвел с тем или иным документом. Так что при желании можно и этот момент разобрать.

Сообщение от Город Ветров

2. Начальников отделов нет, т.к. фирма не большая, но директор сам в состоянии управлять всеми отделами. Осталось только ввести систему штрафов за ошибки продажников в базе ИМХО, а бухгалтерии разбираться уже, если кто-то накосячит в выставлении первички.

систему штрафов вы ввести не сможете, т.к. это противозаконно, а вот такие инструменты как - депремирование, атестация на соответствие квалификации, или расследование на предмет вредительства, вполне.

Сообщение от Город Ветров

Но вернуться нужно к предыдущему варианту, когда всё делалось в одной базе, но теперь всем работать внимательно и без ошибок, а за ошибки - штраф, опять же ИМХО И какую базу им все-таки предпочесть?

на этот вопрос удаленно ответить сложно, я думаю что это должна быть база с бухучетом, этот вопрос лучше решать на месте и лучше коллегиально, начальники и спецы.

Сообщение от Город Ветров

Специалист из 1С привлекался, но здесь, я так понимаю, стоит не только технический вопрос, но и бухгалтерский (например, как сплести воедино склад по ООО и ИП)?

программисты такой народ, нужен четкий набор инструкций, алгоритм, если начальник послал его в отдел на "растерзание" бухгалтерии и мененгерии, тады результат ясен.
Можно попробовать самим сделать для начала такую табличку, где в строках будут документы, отчеты, обработки, функции, которые есть в 1с, а в столбцах будут ваши работники, расставьте на пересечении кто и что может делать. Со списком доков, отчетов и обработок поможет определиться тот же спец по 1с.

[Город Ветров]

Сообщение от Log_in

в 1с спец должен настроить, чтобы каждый мог работать ТОЛЬКО в пределах своих прав и обязанностей. Тогда не будут жалобы что кто-то подпортил кому-то.

Так в том-то и дело, что менеджеры работали в базе только по части своей работы (продажи и выставляемые в связи с этим документы), доступа в недра бухгалтерской 1С они не имели, но они (по словам бухгалтерии) понавыставляли документов некорректно, с ошибками итд. Вот как убедить бухгалтерию, что несмотря на эти возможные моменты, все равно так - проще, чем забивать всё вручную? уж лучше контролировать и проверить всё за менеджерами и видеть сразу всё в базе, чем потом тупо вбивать-перевбивать всё?

Сообщение от Log_in

если начальник послал его в отдел на "растерзание" бухгалтерии и мененгерии, тады результат ясен.

Хорошо сказано! Их куратор по 1С ке абсолютно точно не может справиться с поставленными задачами, а приходил он к ним не один раз, и обсуждали они всё это вместе.
Есть у кого-нибудь предложения по варианту выбора базы 1С?

[Log_in]

Сообщение от Город Ветров

Так в том-то и дело, что менеджеры работали в базе только по части своей работы (продажи и выставляемые в связи с этим документы), доступа в недра бухгалтерской 1С они не имели, но они (по словам бухгалтерии) понавыставляли документов некорректно, с ошибками итд. Вот как убедить бухгалтерию, что несмотря на эти возможные моменты, все равно так - проще, чем забивать всё вручную? уж лучше контролировать и проверить всё за менеджерами и видеть сразу всё в базе, чем потом тупо вбивать-перевбивать всё?

вот что я думаю по этому поводу:
1. продажи и выставляемые в связи с этим документы - это довольно широкое поле для деятельности. Т.к. если это просто счет на оплату, то здесь проще, он не формирует проводок и не влияет на учет. Если же они формируют также счета-фактуры, накладные, акты, то здесь уже сложнее. И правильное оформление документов имеет значение (в принципе как и правильность оформления счета). Как выйти из положения? Бухгалтер ведь может четко сформулировать все требования которые предъявляются к создаваемому менеджером документу? Значит нужно сделать такие инструкции которыми будут руководствоваться менеджеры. (Здесь будет некий алгоритм, который тоже может помочь составить спец. по 1с).
2. Нужно провести с ними обучение, показать как нужно работать, а через некоторое время еще раз, чтобы они могли задать вопрос, или понять как правильно поступить в той или иной ситуации, заодно можно будет скорректировать инструкцию и регламент взаимодействия, учитывая вновь открывшиеся обстоятельства.
3. Первое время придется взять контроль на себя, пока система "не ушатается" и запретить голословное обвинение в адрес друг друга. Есть четко выработанная инструкция, если кто-то допустил ошибку, она должна быть разобрана, либо на уровне самих работников, либо руководителей отдела, ну если не получится тогда руководителю самому придется вникнуть. Результатом будет то, что излишние необоснованные обвинения исключатся (по крайней мере будет гораздо меньше), ошибки в работе тоже уменьшатся. Выработается дисциплина, работники научатся взаимодействовать граммотно не только с 1с.

Сообщение от Город Ветров

Хорошо сказано! Их куратор по 1С ке абсолютно точно не может справиться с поставленными задачами, а приходил он к ним не один раз, и обсуждали они всё это вместе.

скорее всего когда с ним договаривались, просили о настройке прав доступа, но не говорили о том что он должен устаканить взаимоотношения в коллективе и выстроить определенный механизм взаимодействия работников. Задачу тоже нужно граммотно поставить, эту часть лучше если руководитель возьмет на себя, а программисту лучше отвести роль эксперта-консультанта. А если такая задача и была поставлена, тогда в выборе тоже ошибся руководитель, но впрочем он может не платить, т.к. поставленная задача не выполнена.

Сообщение от Город Ветров

Вот как убедить бухгалтерию...

а что тут убеждать? демократия хороша, но есть собственник, и ему не выгодно оплачивать одну работу дважды, либо бухи забивают повторно за свой счет, либо менегеры, бабки в оплате ессесно будут урезаны, они сами быстро построятся в шеренги, т.к. проще один раз научить менагера, чем делать это за него беплятно.