Приезд иностранца. Оформление расходов.

[Julikosha]

Здравствуйте, помогите пжста с таким вопросом.
Приезжал иностранец-представитель компании-производителя инструмента, который мы представляем в России (представлял свой товар клиентам)
Мы оплатили (по б\налу) его проживание в гостинице и внутренний билет РЖД Мск-сПБ, ну конечно кормили его))) (из неучтенки)
Билет ЖД он увез с собой. Налом компенсировал билет и гостиницу.
Бухгалтер который нас обслуживает не знает как это все провести. Говорит что мы не может оплачивать его проживание.
Вообщем вопрос: как все это поаккуратнее провести, чтобы было не подкопаться. И как оформить его приезд? Типа протокол необходимости его приезда? или как?
Ничего не понимаю в представительских расходах((((как их вообще оформляют???
Вообщем, я растерялась.