Как организовать сдачу отчетности и взаимодействие с налоговой и фондами?

[Youlia]

Отчетный период – самая напряженная пора, особенно для удаленного бухгалтера, работающего с несколькими фирмами, по которым необходимо сдать сразу большое количество отчетности в ограниченный срок. Как уложиться в этот срок?
Вариантов представления отчетности, как мы все знаем, несколько. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы, и кроме того, существенно оказывает влияние на стоимость услуг бухгалтера. Рассмотрим эти варианты.
1. Очное представление. Может осуществляться либо силами сотрудников клиента, либо бухгалтером непосредственно. Если выбирается последнее, то стоимость бухгалтерских услуг становится дороже для клиента, но тем не менее клиенты порой на это согласны, особенно те, кто щепетильно относятся к «синему штампу» как к некой гарантии. Минусов такого способа очень много. Прежде всего это время, которое необходимо тратить на дорогу, порой очень значительное (особенно это актуально для Москвы с ее транспортным коллапсом), а также время на ожидание в очередях. Кроме того, непосредственно при приеме могут возникнуть внезапно какие-то дополнительные и необоснованные требования инспекторов – написать дополнительное письмо, принести другую дискету, «у нас не работает сегодня программа, приходите завтра», да просто у инспектора вдруг возникнет плохое настроение, в результате чего только после походов к начальству, ругани и нервотрепок отчет все-таки удастся представить. Если же отчетность сдают сотрудники клиента, то это тоже нервотрепка для бухгалтера, т.к. во-первых, отчетность эту клиенту необходимо досрочно передать, проследить, чтобы он везде правильно расписался и проставил все печати, правильно оформил доверенности, отследить, чтобы сотрудник клиента поехал туда куда надо и в то время, в какое надо, и если возникают какие-то вопросы у этого сотрудника, то нужно по телефону консультировать. Плюс к этому всему, если у сотрудника что-то не получается или он просто не хочет туда ехать и стоять в очереди – он может сказать, что он там был, но отчет не прияли из-за ошибок бухгалтера, т.е. таким образом подпортить репутацию и взаимоотношения с руководством клиента.
2. Почта. Такой вариант удобен, с одной стороны, тем, что не надо ехать непосредственно в госучреждения и мучиться в очередях, плюс не возникнет каких-то внезапных дополнительных требований к отчетности на приеме. Но тем не менее, недостатков существенно больше. Во-первых, на почте тоже могут быть очереди, и порой они даже больше, чем в налоговой или в фондах. Во-вторых, за почту надо платить (как правило, эти расходы возлагаются на клиента). В-третьих, отчетность, присланную по почте, в госучреждениях практически никогда не разбирают и не обрабатывают, таким образом, такая отчетность не попадает в базы данных, в результате чего внезапно клиенту могут заблокировать счета, выставить штрафы и т.д., что крайне нервирует клиентов. Поэтому бухгалтеру все равно потом приходится ездить с дубликатами этой отчетности в госучреждения и доказывать там, что отчетность была отправлена своевременно. Порой это также сопровождается руганью и нервотрепками, т.к. редко когда с радостью отменяют ранее выписанные штрафы, глядя почтовые описи и квитанции, иногда приходится отбиваться от них через суд. Таким образом, такой вариант сдачи применим только для нулевой отчетности, а также если отчет не принимают по каким-то необоснованным претензиям (например, инспектору не нравится убыток в декларации и он требует его убрать и т.д.).
3. Электронная отчетность. На мой взгляд, это самый удобный вариант для удаленного бухгалтера, т.к. исключает полностью недостатки первого и частично второго вариантов. Частично – потому что за этот сервис надо платить, а клиентам это всегда не нравится. Плюс еще некоторые клиенты опасаются передавать свою ЭЦП удаленному бухгалтеру, а также не доверяют электронным квитанциям - «синий штамп» им кажется надежнее. Но с точки зрения бухгалтера это самый подходящий вариант, поэтому, на мой взгляд, целесообразно предоставлять скидку на бух.обслуживание тем клиентам, которые готовы подключиться к системе электронного документооборота. В то же время есть и минусы этих систем. Во-первых, минус в том, что не всю отчетность можно представить электронно, например, нельзя электронно заверить книгу учета доходов и расходов в налоговой или подтвердить ОКВЭД в ФСС. Также нельзя сообщить электронно об открытии/закрытии банковских счетов в фонды (электронный формат сообщения разработан только для налоговой). Кроме того, время ожидания ответа из госучреждений на отчетность, отправленную электронно, как правило, значительно растягивается. Так если очно можно сдать отчет за 1 день в ПФР, то ждать протокола поверки на свой отчет из ПФР можно 1,5 месяца. И не факт, что он будет положительный. Но в любом случае, удобства и плюсов от электронной отчетности значительно больше, и это незаменимый инструмент в работе удаленного бухгалтера.

Что касается вопросов взаимодействия с ИФНС и фондами, то в своей работе я делаю все, чтобы этого взаимодействия было как можно меньше и реже. Стараюсь построить свою работу таким образом, чтобы лишних вопросов по бухгалтерии от госучреждений не поступало. Всегда при обнаружении недостатков в документах сообщаю клиенту о последствиях письменно, а также предупреждаю, если клиент изъявляет желание пользоваться льготами, представлять декларации с убытком или с возмещением по НДС и т.д., что это влечет последствия в виде дополнительных проверок, участие бухгалтера в которых должно соответственно быть оплачено. Также дополнительно должно оплачиваться участие бухгалтера по причинам, возникшим по вине клиента, хотя всегда возникает проблема с доказательством этой вины. Например, клиент предпочитает отчетность отправлять по почте, несмотря на все предупреждения о возможных последствиях. В результате какая-то отчетность не была обработана и инспекция заблокировала счет. Клиент вероятнее всего будет уверен, что счет заблокирован по вине бухгалтера, который отправил не тот отчет или не туда, и может отказаться оплачивать работу по разблокировке счета. Поэтому если клиент в момент выбора формы представления отчетности настаивает, чтобы отчетность представлялась почтой, то одновременно имеет смысл включать условие в договор о том, что работа по разблокировке счета оплачивается отдельно.
Если несмотря на всю профилактику, у органов все же появляются какие-то вопросы, то общение с ними предпочитаю письменное в виде: поступило требование – подготовлен и отправлен ответ. Причем максимально использую в этих целях электронные средства связи при возможности.

[Irrch]

у нас была недавно интересная ситуация. мой клиент ВСЕГДА сдавал документы в ПФР (нулевки) почтой.

и сдали мы за 3 кв, скажем, 27 октября, опись есть со штампом почты.

Приходит требование об уплате штрафа за несвоевременную сдачу отчета.

Как так несвоевременную, может почта не дошла?

Нет, 19 ноября отчетность была сдана представителем компании ЛИЧНО. Вот вам и просрочка.

Хм... клиент божится, что ничего не сдавал лично, никуда не ходил и даже во сне не являлся...

Это первая интересная вариация на тему личной сдачи. Обычно все киваю на почту, мол, не дошло.

[Youlia]

Т.е. он отправил первый раз по почте, а потом еще и лично пошел на всякий случай сдал?))

[Irrch]

Сообщение от Youlia

Т.е. он отправил первый раз по почте, а потом еще и лично пошел на всякий случай сдал?))

нееет, ваще не ходил.

Название фирмы довольно распространенное, может с кем-то из другой аналогичной компании перепутали. Хотя КАК??

И интересно, если кто-то приходил сдавать лично, он должен был показать или оставить им доверенность.

[Youlia]

Название могли перепутать, но как номер перепутали? Хотя в ПФР я ничему не удивлюсь))
Вообще при личной сдаче после срока выписывают акт проверки сразу и вручают его под роспись. Так что это действительно какой-то нонсенс))

[Irrch]

да-да, непонятно. я вот хочу посмотреть на само требование, что там написано.
и как-то потом попробовать раскрутить в обратном порядке, кто кому чего сдавал, кто принимал и что попутал.

[Youlia]

думаю, надо отталкиваться от того, что отчетность отправлялась по почте, есть опись и квитанция, а кто там что напутал в этом ПФР никогда не разберешься))

[ILD17]

Сообщение от Irrch

Название фирмы довольно распространенное, может с кем-то из другой аналогичной компании перепутали. Хотя КАК??

Наверное указали неправильно способ получения при занесении в базу, и в их проге расчеты сели как просроченные.

[MarinaAnna]

Сообщение от Youlia

Обычно все киваю на почту, мол, не дошло.

Я сдавала по почте в ПФР (1 кв 2012), требование об уплате за несвоевременную сдачу не было, но при сдаче отчетов за последующие периоды, по почте все время присылали протоколы отрицательные из-за того, что у них суммы не сходились, в 4 кв уже решила поехать выяснить, что они от меня хотят, так как годовую отчетность уже решила по эл.сдавать, подключила к оператору, взяла с собой все отчеты предыдущие, описи и квитанции. Стали смотреть там в компе, отчета за 1 кв нет, показываю, инспектор пошел к начальнику, пришла и говорит, подождите минутку, сейчас начальник проверит по интернету, в общем на сайте почты Отслеживание отправки http://www.russianpost.ru/rp/servise/ru/home/postuslug/trackingpo она проверила, что ПФРом было получено, а мной отправлено, без проблем ввели информацию за 1 кв и все встало на свои места.
Очень часто пользуюсь этим сервисом почтовым, когда контрагентам отправляю заказные письма, когда контагент начинает говорить, что не оплачивает услуги, потому что нет документов, то им отправляю распечатку, что все они получили, пусть разбираются, кто получил и куда дели.

[Irrch]

Вопрос: кто-нибудь оформлял на себя систему электронной сдачи отчетности как "представитель налогоплательщика"?

Не от каждой конкретной фирмы через ее личную систему ЭДО отправлять отчета, а через свою, бухгалтерскую, когда в ней включена возможность отправлять чужую отчетность (имея законную авторизацию от самих налогоплательщиков, естественно)

[MarinaAnna]

Сообщение от Irrch

да-да, непонятно. я вот хочу посмотреть на само требование, что там написано.
и как-то потом попробовать раскрутить в обратном порядке, кто кому чего сдавал, кто принимал и что попутал.

Да, сначала нужно требование посмотреть, иногда бывает, что в требовании может быть не тот ИНН прописан и номер рег, могли отправить не по тому адресу, если название фирмы одинаковое или что-то еще, сначала у себя разобраться, а потом уже ехать в ПФР лично и там разбираться.

[Youlia]

Сообщение от Irrch

Вопрос: кто-нибудь оформлял на себя систему электронной сдачи отчетности как "представитель налогоплательщика"?

Скандал был в ПФР в конце прошлого года - ПФР Москвы заявил, что отправлять отчеты от представителей (от уполномоченных бухгалтерий) неправомерно, только от самих страхователей. В результате этого скандала ПФР Москвы даже разорвал договор с крупным оператором ЭДО, и некоторое время судьба абонентов была неизвестна. Правда, потом договор снова перезаключили, но все равно нервы потрепали основательно. Поэтому как от представителя не оформляю.

[Irrch]

Сообщение от Youlia

Скандал был в ПФР в конце прошлого года - ПФР Москвы заявил, что отправлять отчеты от представителей (от уполномоченных бухгалтерий) неправомерно, только от самих страхователей. В результате этого скандала ПФР Москвы даже разорвал договор с крупным оператором ЭДО, и некоторое время судьба абонентов была неизвестна. Правда, потом договор снова перезаключили, но все равно нервы потрепали основательно. Поэтому как от представителя не оформляю.

ага, я помню такое было, в такскоме присылали уведомления про этого оператора, не знала только причины.

[ILD17]

Недавно подключали к себе фирму для сдачи отчетов ПФР через нас, пенсионка сама дала все формы договоров и заявлений, а так же соглашение. (Казань).

[Youlia]

Сообщение от ILD17

Недавно подключали к себе фирму для сдачи отчетов ПФР через нас, пенсионка сама дала все формы договоров и заявлений, а так же соглашение. (Казань).

Да, я знаю, тут на форуме писали, что в регионах даже непосредственно в ПФР можно отправить отчет электронно через представителя, но в Москве этого делать нельзя почему-то... Московский ПФР зверствует))

[MarinaAnna]

У меня так: есть основной пользователь. Этот пользователь пишет заявление

ООО Ромашка
(ИНН, наименование организации - основного пользователя системы ЭОД

не возражает против подключения следующих дополнительных организаций к системе ЭОД в качестве совместных пользователей:
1. ООО Лютик

Флешка одна на нее и записываются все остальные ключи

Раньше оплату производила от основного пользователя через его р/счет, но потом решила оплату производить через р/счета пользователей, так как даже если оператор выписывает акт и с/ф на пользователя, то если ее проводить у пользователя, оплаты то получается что нет и сумма зависает на кредиторке
Но при этом подписывать документы я еду с доверенностью от пользователя, но подпись при отправке отчетов фигурирует пользователя, а не моя доверенность.
В программу захожу с одной флешкой, на ней прописаны все пароли, т.е. всех пользователей, вот только одну фирму подключила отдельно, с другим паролем и с отдельным ярлыком и отдельной флешкой, потому что еще не решили как долго он у меня будет, чтобы потом без проблем можно было перенести на другой комп. И мне не нужно будет писать заявление о том, что прошу отключить от Ромашки, а ему снова не нужно будет заключать договор.

[Youlia]

Сообщение от MarinaAnna

У меня так: есть основной пользователь. Этот пользователь пишет заявление

Да, таким образом оператор предоставляет скидку на подключение всех дополнительных абонентов, но ключи разные, действительно. Ключи можно свободно копировать с флэшки на дискету, к себе на компьютер, на компьютер клиента, и при этом они будут работать. Главное чтобы на компьютере был установлен расшифровальщик этих ключей - Крипто Про.

[MarinaAnna]

Сообщение от Youlia

расшифровальщик этих ключей - Крипто Про.

Да, да.......