Принципы организации эффективного аутсорсинга

[dim3740]

Приведенные материалы носят дискуссионный характер. Топикстартер нисколько не навязывает их применение в деятельности бухгалтера или руководителя, или утверждает, что именно так и надо работать. Многие мысли облечены в литературную форму, изобилуют примерами, даже с элементами юмора… Пусть каждый найдет в них то, то им востребовано на его этапе профессиональной деятельности, или просто прочтет их для «разрядки»))))
Некоторые материалы были опубликованы ранее в газетах и журналах, и, даже, если автор изменил свое отношение к некоторым суждениям, приводятся здесь в «первозданном виде».
Для тех же, кто всерьез интересуется содержанием материала, отмечу, что это попытка взглянуть на деятельность бухгалтера (а также дать советы руководителям), с позиций системного анализа процесса учета, как бизнес-процесса. Т.е. набора взаимосвязанных операций, с конечным продуктом – бухгалтерская, налоговая и управленческая отчетность.
Искреннее желаю всем удачи!

Принцип "90/10": Попробуйте поделить первичную документацию на две условных группы. Пусть в первую попадут документы, которых много, но они однотипны – накладные на отгрузку, счета-фактуры, выписки банка и т.п. Во вторую – документы, которых немного, но они весьма специфичны – акты взаимозачета, выбытие основных средств, материалы и инвентарь для торговых фирм, сверки с налоговыми и другие. В итоге можно вооружиться принципом – «90\10», который гласит: «Девяносто процентов однотипных документов надо научиться обрабатывать за 10% времени, и наоборот, десяти процентам специфичных документов можно посвятить 90% рабочего времени».

[dim3740]

Следствия из первого принципа "90/10":
1. Откажитесь от типового распределения работы между подчиненными – «тебе банк», «ты- кассир», «отгрузка». Делите на «руки» - т.е. оператор на 90% доков и «мозги» на 10% сложных вопросов.
2. Аналогично архивы – 90% все по группам в папки в шкафы, а на столе одна папка 10% «Сложное» - солянка с разделителями.
3. Клиентская сеть – за 10 рублей, но монотонный опт, и за 90 рублей – редкий экспорт или комиссия.

[dim3740]

Принцип "существенности". В договорах с клиентами пропишите франшизу – т.е. размер вашей ответственности за качество учета. Поясните, что вряд, ли при проверке налоговики захотят «уйти ни с чем», и поэтому просто нет смысла вести учет «идеально». Предоставьте клиенту выбор, что он может платить вам, скажем, 120 тыс. в год и требовать «идеального» учета, а может и 70 тыс. руб., но с франшизой в 50 тыс.., которую он выплатит сам в случае санкций. Если он выберет второй вариант, то у вас работы будет гораздо меньше! И некий авансовый отчет с «длиннущим»))) чеком на общую сумму 100 рублей полетит в мусорку…

[dim3740]

Четыре подхода к удаленному обслуживанию (аутсорсингу):
Первый способ «Немерянный» : Все что касается сделок, прямо направленных на получение прибыли – дело клиента. Что касается задач с точки зрения клиента «мешающими работать, но… увы, - необходимыми» - дело аутсорсера.

Второй способ «Учетный». Аутсорсер берет на себя, кроме собственно учета и составления отчетности, только те вопросы, которые связаны с получением информации и документов, необходимой для отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Третий способ «Классический». Исходит из того, что бухгалтерский учет - есть система сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе, обязательствах организаций и их движении. При этом сбор – возлагается на клиента, а регистрация, обобщение и отчетность – на аутсорсера. Есть первичка - есть работа. Нет? Солдат спит – служба идет. Выходная первичка дважды «вколачивается» в информационную базу – на этапе ее рождения у клиента и на этапе ее регистрации у аутсорсера. Как следствие, проблемы с исправлением, нестыковки номеров, дат документов, пересортица номенклатуры и контрагентов.. Выход – «облачные» технологии, распределенные базы, удаленный доступ и т.п. Если этого нет – см. следующий способ….

Четвертый способ «Компромиссный или «Руки – Мозги». Операционист аутсорсера работает с первичкой, выезжая к клиенту, а сидящий в офисе/дома – ее обрабатывает. Разновидность этого способа: штатный младший бухгалтер клиента ведет первичку, но подчиняется аутсорсеру.

[dim3740]

Принцип "халявы". Многие любят разносить выписки банка. Почему? Потому, что часть работы за них уже сделал сам банк. Это и обороты, и остатки по дням. Пойдем дальше... Акты сверок вышлем - пусть крыжат бухгалтера контрагентов и скажут нам про ошибки. Проблемы в оформлении отчетов в ИФНС? Заблаговременно последовательно будем пытаться отправлять "тестовые" отчеты по инету - который пройдет формальный контроль - тот и будет верный.... Смелее экспериментируйте в 1С - зачастую она сама подскажет, что неверно.

[dim3740]

Принцип «единого информационного пространства». Компьютерная программа у клиента и у аутсорсера должна быть одинаковой. Иными словами – совместимой. Еще иными словами – можно несовместимой, но в возможностью конвертации данных…Или путем выгрузки\загрузки. Еще лучше - «в облаке» или на сервере. Когда это будет – тогда ставить перед собой задачу, чтобы данные самого низшего уровня, то бишь, документы, вбивались только один раз… Как следствие -отсутствие задвоения контрагентов, товаров и прочее… А ошибок? Тут не без ложки дегтя – если 2 раза вбивать в разные системы - у клиента и повторно у аутсорсера, то появится возможность некой самопроверки внутри предприятия.

[MarinaAnna]

Сообщение от dim3740

Смелее экспериментируйте в 1С - зачастую она сама подскажет, что неверно.

Согласна на все 100%.

Сообщение от dim3740

Компьютерная программа у клиента и у аутсорсера должна быть одинаковой. Иными словами – совместимой.

Тоже на все 100%.
А обо всем остальном, просто сейчас лень вкючать мозги и приступить к обсуждению.

[Вес`на]

Сообщение от dim3740

Компьютерная программа у клиента и у аутсорсера должна быть одинаковой.

это мечта, причем зачастую несбыточная. 99% клиентов аутсорсинговой компании вообще не имеют никакой программы, экономят они на этом и лепят свои документы в Excel. Счастье просто, если у них имеется банк-клиент

[dim3740]

Принцип «Стандарта». Любимые слова у бухгалтера-аутсорсера могут (должны!) быть «унификация», «стандартизация»… Большинство клиентов поставлено «на поток», немного - «для развития спортивного интереса». Если деятельность нового клиента на первый взгляд не «типична», а денег предлагают мало, то нужно просмотреть - нельзя ли представить ее в виде цепочки «типовых» хозопераций, которые уже имеются в вашем «потоке»? Это повысит рентабельность. А вот нового и малооплачиваемого бойтесь как огня! Хорошие слова-посылы для повышения эффективности учета еще «регламент», «инструкция», «правило/исключение из правил», «маршрутная/дорожная карта», «технологический процесс учетных операций», «учетный бизнес процесс» и т.п.

[MarinaAnna]

Сообщение от dim3740

Заблаговременно последовательно будем пытаться отправлять "тестовые" отчеты по инету - который пройдет формальный контроль - тот и будет верный...

Ага, так и делаю, особенно отчеты в ПФР, и жду, если неправильно заполнен, то придет протокол с ошибками, они и подскажут, где что исправить, ну и из 1С когда что-то не заполнено, то не дает выгрузить, подсказывает, что не заполнила.

[MarinaAnna]

Сейчас видимо настало время, брать помощника личного, вообще в фирмах (не по всех конечно) есть помощники, которые часть работы делают, в основном первичку (приходные документы, отгрузку, платежки сами набивают в банке, кроме налоговых платежей) но сейчас наступает видимо время, что нужен помощник личный, вот задумываюсь, что бы ему поручить, наверное проводить выписки банка, я выгружаю, помощник проводит, что еще несложное поручить ? кассу может быть по Z-отчетам монотонно вбивать, там где касса есть, а я уже дальше с кассой делаю, то что мне надо ? В общем хочу приблизиться к принципу " 90/10".

[dim3740]

Сообщение от MarinaAnna

вот задумываюсь, что бы ему поручить....

Лет эдак десяток назад я бы сделал деление помощников по операциям где, «нужно знать проводки» и «где не нужно». И младшего брал бы чисто оператора, без образования. Но сейчас программу можно настроить на шаблоны (условно говоря), так что это тоже не критерий. У меня был период, когда я написал обработку, подсчитывающую число операций/документов/строк в табличной части/цифр, вводимых оператором и платил ему сдельно. Аналогично делал и с клиентом, у кого сезонный документообъем.

[dim3740]

Чем отличается добросовестный бухгалтер от профессионального? Первый делает все, как положено, а второй прежде думает: «А что мне будет, если я это не сделаю?». Не надо делать лишнего. Лишнее – это то, что никому не нужно, ни руководству, ни налоговой. Ну разве, что тешит самолюбие бухгалтера))) . Конечно, надо смотреть вперед. Сегодня это не контролируется, а вот через три года будет… И не дай Бог, переделывать, если период попадает под проверку. Но, все же методы/точность учета должны быть адекватны методам проверки/потребностям управленческого учета. Иными словами, если налоговики считают на арифмометре, то нет смысла вести учет на 8-и ядерном компьютере. А если, у директора обороты млдр… то и не зачем вычищать все до рублика…

[MarinaAnna]

Сообщение от dim3740

Чем отличается добросовестный бухгалтер от профессионального?

Я видимо уже из добросовестного перешла в стадию профессионального

[dim3740]

Принцип «Смирения». Бухгалтера (и автор этого поста не исключение) – дармоеды. Если менеджеры приносят прибыль, то бухгалтера - только расходы на свое содержание. Конечно, можно «пудрить мозги» директору потенциального клиента понятиями управленческий учет, контроля дебиторки, складского учета и т.п., но, увы, для 90% директоров понятие «бухгалтер» отождествляется с понятием «налоговой инспекции», т.е. ненужными для бизнеса, но, к сожалению, необходимыми институтами. Так что, задавите гордыню и подставьте вторую щеку…. Как согласитесь с этим, так шансы на договор существенно увеличатся. Беда большинства российских бухгалтеров – в излишнем самомнении о своей значимости.

[ML2209]

какую-то ерунду вы пишете, почему только бухгалтера дормоеды? а кадровики, секретари, айтишники, аналитики, уборщики......
хороши дармоеды, каждый день учимся, учимся, учимся и такое ощущение что многое не знаем, а на менеджера учиться не надо, опыта не надо, бери вчерашнего студента с пропеллером в одном месте и работай

[dim3740]

Сообщение от ML2209

какую-то ерунду вы пишете...

Да, я часто получаю шишки за мой э-э..... несколько "нетрадиционный" подход к бухгалтерии. Но на форуме можно же высказывать свою точку зрения, тем более, что у меня она основывается на опыте общения более чем с полусотней директоров.

[MarinaAnna]

Сообщение от ML2209

какую-то ерунду вы пишете, почему только бухгалтера дормоеды?

Да не ерунду, потому что так директора думают, что типа "зачем я плачу буху зарплату" она ничего ведь почти не делает, а уборщица нужна, в грязи ведь в кабинете зарастет, секретарь нужна, она ведь его от ненужных звонков освобождает, и т.д. Все нужны, а вот бух дармоед, не особо он работу буха видит, а уж тем более если бух на удаленке. Вспоминают о бухе только тогда, когда либо оштрафуют за что-нибудь, не по вине буха, или когда проверка налоговая, которую дир боится как огня, вот тогда вспоминают, что бух нужный человек.

Сообщение от ML2209

а на менеджера учиться не надо, опыта не надо,

Менеджер прибыль диру в зубах несет, поэтому и нужен менеджер, а если менеджер прибыль приносить не будет, так менеджер и сам тогда ничего зарабатывать не будет, сам уйдет, значит не его это, учиться не надо, но видимо от природы жилка должна быть "купи-продай".

[dim3740]

Принцип «Верное или правильное?». Какой баланс правильный? «Правильный» тот баланс (комплект отчетности), который….. взаимоувязанный. Тот, который на камеральной проверке проходит контроль, и налоговая не имеет к вам претензий. А «верный» - этот тот, в котором соблюдена взаимосвязь иерархических показателей – суммы в первичке, затем свод в регистрах, затем обобщение в отчетности. «Верность» может быть выявлена только при документальной проверке (что не часто, но.. очень больно. А камералка – часто, но пожалостливее… Чтоб ИФНС вас не отвлекала от дела, забрасывая письмами об «выявленных расхождениях в налоговых базах», уделите внимание взаимоувязкам через спецпрограммы – тот же «СБИС++». Или попросите программистов написать некий «Тест взаимоувязок» в 1С. Главный совет – четко делить свои задачи на тактику (снять проблемы по письмам) и стратегию (далекая документалка). Очистить ум, время, честь, и совесть нашей эпохи…. И Жить!

[MarinaAnna]

Сообщение от dim3740

Или попросите программистов написать некий «Тест взаимоувязок» в 1С

Во всяком случае в 1С уже есть контроль проверки взаимоувязки данных в некоторых отчетах.