Безупречный бухгалтер: как работать без ошибок

[Гэндальф]

Опытом преодоления рабочих трудностей и способами избавиться от ошибок делится Елена Новосельцева – бухгалтер группы компаний «ГЭНДАЛЬФ» с опытом работы более 12 лет.

Многие считают, что у бухгалтера нет права на ошибку! Трудно не согласиться, если на ваших хрупких плечах держится учет финансовой и хозяйственной деятельности целой компании! При этом многие руководители «подливают масла в огонь», считая идеальную работу бухгалтера нормой: закрыли квартал без ошибок – хорошо, допустили оплошность – недопустимо, получите выговор, а то и штраф. В придачу постоянный страх налоговой, который заставляет перепроверять данные по несколько раз, чтобы ошибка не «аукнулась» в период отчетности. Вот так вы, сами того не замечая, стали перфекционистом!

Но перфекцонизм – вещь не всегда хорошая. С одной стороны, он заставляет нас вкладывать в работу много сил и избавляет от мелких ошибок, а с другой стороны, с ним приходит страх допустить ошибку, эмоциональное истощение и снижение вашей эффективности.


Совет первый. Избавьтесь от страха совершить ошибку

В начале своей карьеры я очень боялась ошибиться. Могла по 5 раз все проверить, и все равно сомневаться в результате. И в итоге я действительно совершила ошибку стоимостью 12 т. р.!

Нужно было пойти и рассказать главбуху, но я не могла заставить себя: боялась, что он будет кричать на меня, что унизит при остальных коллегах или просто уволит. Приготовившись к самому худшему, я раскрыла ему все карты и застыла. Но вместо крика услышала спокойный вопрос: «Как мы будем это исправлять»?

Бухгалтеру, как и любому другому сотруднику, нужна спокойная рабочая обстановка. Если вы работаете в постоянном страхе перед руководителем, налоговой или аудитором – вы тратите свои ресурсы на бесполезные переживания о том, чего еще не случилось («что будет, если»), а на сам процесс работы уходит меньше вашего внимания и потенциала.

Просто смиритесь с тем, что вы человек, и можете ошибиться. И если случилось допустить оплошность, не зацикливайтесь, а направьте свои усилия на поиски способа исправить ситуацию. Постарайтесь прийти к руководителю с уже готовым решением проблемы. Это поможет проявить себя как ответственного сотрудника, который не перекладывает свою ответственность, а также предоставит бесценный опыт, который избавит от подобных ошибок в будущем.

Совет второй. Определите, что мешает вам сосредоточиться на задаче

Много лет назад ученые провели эксперимент над голубкой, которая высиживала яйца в гнезде. Они решили узнать, как она поступит в ситуации опасности. Выберет ли она спасение своей жизни или останется защищать потомство. Результаты удивили всех – из-за невозможности побороть один из своих инстинктов, голубка решила… почистить перья!



Думаете, причем тут голубь? Ответьте, случались ли у вас ситуации, когда перед вами стоит крупная задача, которая требует ваше время и силы, но вы постоянно ее откладываете? То почту проверить надо – вышла новая форма отчета, то документ в архиве найти. Это называется прокрастинация – вы занимаетесь второстепенными мелкими задачами вместо того, чтобы приступить к приоритетной работе, как и голубка. А опомнившись, приступаете к ней, сломя голову, при этом допуская неприятные ошибки, которых можно было избежать.

Что вам действительно мешает?

Это может быть борьба мотивов (как в истории с голубкой), когда перед вами стоит крупная задача, например, приступить к сверке с одним контрагентом, а руководитель просит найти документы по сделкам с другим. Не сумев выставить приоритет, вы принимаетесь за третью задачу. Внутренние противоречия снижают вашу эффективность.

Частенько причиной становятся коллеги, которые отвлекают вас по мелким вопросам: где найти документы по контрагенту, когда начнем готовиться к отчетности и пр. Казалось бы, отвлекаетесь всего на пару минут, но, чтобы вновь погрузиться в решение аналитической задачи и настроить себя на продуктивную работу, вам требуется время.

Совет третий. Выберите способ организовать временное пространство

Я уже советовала четко планировать рабочий день, но это не спасет от срочных вопросов и обращений «сверху». Тут решением станет договоренность с коллегами. Просто выделите 20-30 минут в течение дня, когда вы готовы отвечать на вопросы и решать мелкие задачи.

У меня это периоды с 9:30 до 10:00 и с 14:00 до 15:00. Коллеги уже знают, что в остальное время я занимаюсь крупными задачами, и обращаются только с действительно срочными вопросами!

Если же перед вами стоит несколько крупных задач, к которым вы не знаете, как подступиться – расставьте приоритеты: разделите задачи на важные, срочные важные и срочные, важные и не срочные. В первую очередь принимайтесь за срочную и важную задачу, затем за важную, а остальное оставьте на потом.



По статистике большую часть дня «съедают» как раз несрочные и неважные задачи. Сюда относятся телефонные звонки, вопросы коллег и мероприятия, на которые вы вынуждены реагировать, отвлекаясь от действительно значимых дел. Чтобы применить эту методику, постарайтесь с утра не просто планировать задачи на день, а выставлять их в порядке приоритетности.



Цените себя, чтобы вас ценил руководитель


Бухгалтер работает в динамично развивающейся среде! Вы ежедневно поглощаете огромное количество нового законодательства, учитесь работе в современных программах, решаете сложные аналитические задачи, пишете отчеты и контролируете финансовый поток организации. Не стоит рассчитывать только на собственные возможности и знания. Научитесь ценить свое время и уделять его действительно значимой работе.


Если вам нужно отслеживать изменения законодательства – оформите доступ к профессиональной информационной системе, если у вас много механических задач, которые «съедают» рабочие часы, – расскажите руководителю о специальных решениях по вводу данных в базу «1С» и организации электронного архива. Не бойтесь рассказывать о своих достижениях и придавать им ценность.

Ведь ваша безупречная работа – это тяжкий труд. И чтобы мотивировать себя на дальнейшие свершения – вам нужны поддержка со стороны, благодарность руководителя и уверенность в собственных силах! А если вам придется ошибиться, считайте это способом дальнейшего профессионального роста.

[Среда]

Сообщение от Гэндальф

Что вам действительно мешает?

дебильное законодательство и те (такие же) кто его выдумывает и постоянно меняет.