Забыли удержать НДФЛ: исправляем ошибку

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», апрель 2018.
Анна Луценко, бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ».

Случается, что по ошибке бухгалтера НДФЛ не был удержан у работника и не перечислен в бюджет. Что же делать в подобных случаях и как грамотно исправить возникшую ошибку с минимальными рисками?


Выплаты производятся в течение налогового периода


Рассмотрим два варианта с наглядными примерами: когда сотруднику в течение всего налогового периода (то есть года) производятся выплаты в денежной форме и когда таких выплат не предполагается.

Пример № 1.

Сотруднику Потапенко Г. Н. в июне 2017 г. были начислены и выплачены отпускные за 2 недели отпуска на общую сумму 28 673,00 руб. Потапенко Г. Н. является резидентом РФ. Из начисленных отпускных был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ 1600,00 руб. Вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются.

Однако бухгалтером была допущена ошибка в расчете налога, поскольку сумма НДФЛ, подлежащая удержанию, должна быть равна 3727,00 руб. (28 673,00 руб. × 13%=3727,00 руб.). То есть налог с отпускных был удержан не в полном размере. Недочет в расчете бухгалтером был обнаружен 1 декабря 2017 г. Потапенко Г.Н. продолжает работать и получает доход в денежной форме по настоящее время.

В рассмотренной ситуации организации, как налоговому агенту, рекомендуется пересчитать суммы НДФЛ по сотруднику за период с июня 2017 г. по декабрь 2017 г. включительно и доудержать до конца налогового периода (то есть до конца 2017 г.) с денежных доходов сотрудника недостающую сумму НДФЛ 2127,00 руб. (к примеру, из заработной платы, премий, больничных и пр.) и перечислить ее в бюджет. Но при этом важно помнить, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна превышать 50% от выплачиваемого в денежной форме дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Далее, в связи с перерасчетом НДФЛ, нужно подать корректировочную декларацию 6-НДФЛ за полгода и 9 месяцев 2017 г., а до 2 апреля 2018 г. сдать декларацию 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ по итогам всего 2017 г.

Обратите внимание: доудержать налог можно с облагаемых доходов сотрудника в денежной форме только лишь в рамках текущего налогового периода. В 2018 г. удержания производить уже нельзя. Об этом свидетельствует Письмо ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@. То есть в описанном выше примере у бухгалтера есть возможность удержать недостающий НДФЛ в размере 2172,00 руб. с доходов Потапенко Г.Н. за декабрь 2017 г.

Но если бы ошибка при неверном расчете налога была найдена, предположим, в феврале 2018 г., то, соответственно, работодателю удержать НДФЛ уже не представилось бы возможным. И в подобном случае в результате неправомерного неудержания НДФЛ по итогам истекшего налогового периода санкций ИФНС в виде штрафа и пеней работодателю не избежать. А обязанность по уплате неудержанной суммы НДФЛ перекладывается уже непосредственно на физлицо. В свою очередь от организации, как налогового агента, требуется подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2» по данному сотруднику – в ней будет отражаться информация о неудержанных суммах налога с дохода физлица за налоговый период.

Что же касается взыскания пеней при несвоевременном удержании, то тут есть два мнения – ВАС РФ и ФНС РФ. Так, ВАС РФ в своем постановлении № 57 30.07.2013 г. разъясняет, что с налогового агента, который не удержал налог, могут быть взысканы пени. Однако ФНС РФ в своем письме № ЕД-4-2/13600 от 04.08.2015 г. утверждает следующее: в связи с тем, что перечисление НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается, то и оснований для взыскания неудержанного налога с налогового агента нет, а значит, нет и оснований для взыскания пеней, то есть если НДФЛ работодателем не был удержан, следовательно, и пеней быть не должно.

Но поскольку мнения ВАС и ФНС расходятся, да и к тому же если неудержание НДФЛ не является обоснованным, то взыскание пеней налоговым органом с работодателя в случае несвоевременного удержания налога (как описано в примере 1) все-таки может быть допустимым.

Напомним, что пеня рассчитывается исходя из 1/300 действующей ставки рефинансирования, суммы задолженности по налогу и количества просроченных для оплаты дней.

Если налоговая инспекция выставит требование об уплате пеней и штрафов, то их обязательно нужно будет погасить, в противном случае можно ожидать блокировку расчетного счета организации.


Выплат больше не предполагается

По-другому нужно действовать, если в течение оставшегося налогового периода выплата доходов работнику в денежной форме больше не производилась.

Пример 2.

Сотруднику Романовой И. Д. 15 ноября 2017 г. был произведен расчет при увольнении (начислена и выплачена заработная плата за отработанные дни 20 500,00 руб. и начислена компенсация отпуска 12 650,00 руб.). Бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению в бюджет, в общем размере 2665,00 руб. Сумма, выплаченная на руки сотруднику, составила 30 485,00 руб.

Бухгалтер допустил ошибку – сумма НДФЛ была удержана только лишь из заработной платы Романовой И. Д., а с суммы компенсации не отгулянного отпуска НДФЛ не был удержан и в бюджет не перечислен.

Неудержанный НДФЛ составил 1645,00 руб. В связи с тем, что сотрудник уволился и, соответственно, никаких доходов ему выплачиваться больше не будет, то и удержать недостающую сумму налога с сотрудника в течение налогового периода у работодателя не предвидеться возможным. В данной ситуации работодателю нужно в обязательном порядке предоставить в налоговый орган сообщение о невозможности удержать налог с физлица и сумме налога. Данные сведения предоставляются налоговым агентом в виде справок 2-НДФЛ с признаком «2» по каждому физлицу, в отношении которых не был удержан налог.

В рассматриваемом примере 2 справка 2-НДФЛ по сотруднику Романовой И. Д. должна быть подана организацией не позднее 1 марта 2018 г. После чего налоговый орган вышлет уведомление физлицу Романовой И.Д. о том, что она самостоятельно должна уплатить сумму НДФЛ в бюджет. В свою очередь, налоговому агенту по итогам 2017 г. также необходимо будет предоставить в общем порядке справки 2-НДФЛ по всем физлицам (работникам) с признаком «1» и декларацию 6-НДФЛ за 12 месяцев 2017 года в срок до 2 апреля 2018 г. Однако нельзя утверждать, что налоговой инспекцией не будет осуществлено взыскание пеней и штрафов с работодателя в результате неудержания сумм НДФЛ, этот риск сохраняется и в подобных случаях.

[Filim]

спасибо за ликбез.
Встречный вопрос:
-мы в банкротстве, ЗП выплатили частично, программа формирует сумму налога удержанного только с выплаченной части.
С не выплаченной ЗП сумма налога попадает в графу "Сумма налога не удержанная".
Правильно ли это?
Не придут ли налоговики к бывшим работникам за "не удержанным налогом" с не полученной зарплаты?

[Гэндальф]

Отвечает Анна Луценко, бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ»:

«Вопрос достаточно сложный.

Да, программа формирует верно сумму неудержанного налога в части невыплаченной зарплаты.
Согласно п.3 статьи 226 НК РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода физлицом.
А согласно п. 2 ст. 223 при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

Соответственно, в момент начисления заработной платы в отношении работников возникает право получения дохода, а вместе с этим возникает и обязанность налогового агента (работодателя) по исчислению суммы НДФЛ. Но непосредственное удержание НДФЛ и последующее перечисление НДФЛ в бюджет должны быть произведены налоговым агентом с факта ВЫПЛАТЫ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ ФИЗЛИЦАМ (работникам) – п. 4 ст. 226 НК РФ.

Даже если зарплата не выплачена сотруднику, НДФЛ все равно должен быть исчислен и отражен в справке 2-НДФЛ как исчисленный налог. Вместе с этим, с части невыплаченной зарплаты в отношении работодателя появляется понятие «неудержанного» НДФЛ. Исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет – это обязанность исключительно налогового агента (работодателя).

То есть в справках 2-НДФЛ будут отражены:
- в разделе 3 все начисленные доходы физлицам (даже если они им не выплачены),
- в разделе 5 сумма исчисленного налога (исходя из суммы начисленного дохода),
- сумма удержанного налога в части выплаченной заработной платы работникам
- сумма перечисленного налога в части выплаченной заработной платы работникам
- сумма не удержанная налоговым агентом в части невыплаченной заработной платы сотрудникам.

Когда у работодателя (налогового агента) возникнет возможность выплатить заработную плату сотрудникам, соответственно, в этот момент следует удержать НДФЛ с оставшейся части зарплаты и перечислить его в бюджет. Следовательно, сумма не удержанного налога исчезнет и сведения в справках 2-НДФЛ необходимо будет перезаполнить.

К работникам со стороны налоговых органов вопросов не будет, поскольку в данном случае обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ принадлежит работодателю как налоговому агенту.
Работодатель не выплатил зарплату, соответственно, работники не получили выплату, а значит и удерживать НДФЛ не из чего.
Исключение есть только в случаях невозможности удержать НДФЛ налоговым агентом – здесь физлицо (налогоплательщик) обязан самостоятельно оплатить НДФЛ в бюджет. Но к Вашему вопросу данное исключение не относится».

[Entry]

Filim, правильно. Как можно прийти за тем, что не выплатили и не удержали. Вот если ЗП выплатите, а налог не заплатите в бюджет по сроку, тогда и придут.

[ConstantineM]

Здравствуйте, ответьте плс, недавно узнал что я ИП арендуя офис должен ещё и платить НДФЛ за ФЛ и вот теперь с августа(недавно открылся) я выплатил арендодателю 30К не платя НДФЛ(арендодатель уверяет что сам подаёт декларацию каждый год).
Получается, теперь я потеряю: штраф за не подачу справки 6НДФЛ до 31октября - 1тыс и пенни за просрочку налога, там неск сот руб?

з.ы. И ещё важный для арендодателя вопрос, сможет ли он делать налоговые вычеты за своё лечение, если налог буду платить за него я?

[Среда]

Сообщение от ConstantineM

(арендодатель уверяет что сам подаёт декларацию каждый год).

Вообще это не верно
Вы, как налоговый агент и платите и отчитываетесь

Сообщение от ConstantineM

сможет ли он делать налоговые вычеты за своё лечение, если налог буду платить за него я?

да

[ConstantineM]

Сообщение от Среда

Вообще это не верно
Вы, как налоговый агент и платите и отчитываетесь

Да уже просветили. И ещё, у арендодателя есть потребность сделать налоговый вычет с этих средств(НДФЛ), я правильно понимаю что я бы тогда ноль отчислений сделал бы в любом случае?
И может тогда я зря переживаю и можно всё разрешить вообще без штрафов?
Ещё такой нюанс, если я должен платить арендодателю 10000 по договору, и НДФЛ - 13% и на руки я выдаю 8700, а 1300 в налоговую? Но я перечислял именно по 10000/мес, переплачивал получается?

[Среда]

Сообщение от ConstantineM

на руки я выдаю 8700, а 1300 в налоговую?

да, так

Сообщение от ConstantineM

сделать налоговый вычет с этих средств

поскольку он у вас не работник, не думаю, что можете какие-то вычеты применять.
Это он сам должен подавать декларацию на вычеты в налоговую.

[ConstantineM]

Сообщение от Среда

Это он сам должен подавать декларацию на вычеты в налоговую.

Т.е. выходит, я сейчас плачу эти деньги в налоговую, потом он подаёт декларацию, там где-то указывает что за него заплатил его агент(я), делает с них налоговый вычет на основании документов о лечении и ему эти удержанные мной деньги возвращают?

Или как арендодателю делать налоговый вычет теперь, раньше он просто платил 0 налога.

[Среда]

Сообщение от ConstantineM

потом он подаёт декларацию, там где-то указывает

там он указывает свой доход и соответственно налог
указывает расход на лечение
рассчитывает сумму причитающегося налога к возврату

А вернут ему 13% от его расхода на лечение, но не больше уплаченного налога.

[ConstantineM]

Сообщение от Среда

там он указывает свой доход и соответственно налог
указывает расход на лечение
рассчитывает сумму причитающегося налога к возврату

А вернут ему 13% от его расхода на лечение, но не больше уплаченного налога.

Ну вот теперь разобрался, спасибо огромное!
А как думаете может тогда уже с нового налогового года начать "по новому" чтобы штрафы сейчас не получать или вероятность того что они сами всё это обнаружат слишком высока, ведь за одну не подачу справки 6-ндфл тогда ко времени подачи итоговой декларации попросят тыщ. 6 отдать, вроде.

[Среда]

Был в моей практике ИП, который так же арендовал помещение у физ.лица и не удерживал и не платил налог.
Арендодатель сам ежегодно подавал декларацию и уплачивал свой НДФЛ.
Никому ничего за это не было. (тогда ещё 6-НДФЛ не существовало)

Но ориентироваться на это не правильно.

Будь я на вашем месте, да, год бы уже закончила как есть. Пусть физик сам отчитывается, а ИП сидит и не жужжит.

[ConstantineM]

Сообщение от Среда

Будь я на вашем месте, да, год бы уже закончила как есть. Пусть физик сам отчитывается, а ИП сидит и не жужжит.

Ну а всё таки, примерно с чем, придётся встретиться если найдут к моменту сдачи декларации? В ГУЛАГ?

[Среда]

Я не гадалка и предсказывать возможные действия налоговиков не умею.
Может и ничего не будет - налог уплачен, бюджет не пострадал.

[ConstantineM]

Сообщение от Среда

Я не гадалка и предсказывать возможные действия налоговиков не умею.
Может и ничего не будет - налог уплачен, бюджет не пострадал.

Хм, недавно целый обед себе выролил кубиками в кафешке(2 раза подряд), со всякими рандомными вещами у меня вроде в порядке отношения, наверно и с налоговой получится)

з.ы. прояснилась от Ваших ответов жизнь чуток)

[Среда]

ну тогда вам и карты/кости в руки )))