Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет

[Гэндальф]

Атаманова Ирина, старший менеджер финансово-экономической службы компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», октябрь 2017

С появлением онлайн-касс изменился и порядок кассовых операций. С 19 августа 2017 г. в Указание Банка РФ от 11.03.14 № 3210-У, которое регулировало ведение кассовых операций, внесены поправки Указанием ЦБ РФ от 19 июня 2017 № 4416-У. Рассмотрим каждый из пунктов этих поправок.


Новшества в оформлении кассовых документов

Напомним, что кассовые операции оформляются кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера.

С введением в силу поправок оформление кассовых документов может проводиться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов.

Для того чтобы понять данное нововведение, необходимо раскрыть сущность понятия «фискальных документов», которое приведено в абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа».

Фискальный документ – фискальные данные в виде чека, бланка строгой отчетности или иного документа. Они могут быть представлены на бумажном носителе, в электронном виде в установленной законодательством форме и защищенные фискальным признаком.

В таком случае, кассовые документы можно будет провести после окончания смены на основании Z-отчета или иных документов, предусмотренных законодательством.

В приходный кассовый ордер необходимо будет внести только общую сумму выручки, которая передается из контрольно-кассовой техники в кассу, а расшифровка по отдельным приходам и возвратам будет передаваться онлайн в налоговый орган.


Обязанности кассира

Приведено уточнение о необходимости кассира иметь печать и образцы подписей лиц, дающие право подписывать кассовые документы только при оформлении кассовых документов на бумажном носителе. А это значит, что поправки регламентируют переход на электронный документооборот в кассе. Иными словами, если в компании установлен электронный документооборот, то образцы подписей уполномоченных лиц, подписывающих кассовые документы, не нужны: кассовые документы будут заверяться электронной подписью.

Записи в кассовой книге в связи с поправками могут осуществляется не только кассиром, но и другими уполномоченными лицами. Кассовый документ может вести любой работник компании, на которого приказом директора будут возложены соответствующие обязательства.

Ранее кассир сверял данные в кассовой книге с кассовыми документами, выводил сумму остатка в книге и заверял подписью. После введения поправок к этим операциям добавился еще один пункт: в конце рабочего дня кассир проводит сверку фактической суммы денежных средств с кассовыми документами и остатком денежных средств в кассовой книге.


Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

Если кассир оформляет приходный кассовый ордер в электронном виде, то квитанцию можно будет отправить на электронную почту по просьбе того, кто вносил наличные средства.

Кассиру необходимо проверять в составленном приходном кассовом ордере наличие подписи уполномоченного лица и сверять ее с образцами, только если данный документ составлен на бумажном носителе.

Также нововведения коснулись правил переоформления приходных кассовых ордеров. В случае несоответствия вносимой суммы наличных денег и суммы, указанной в приходном кассовом ордере, составленном на бумаге, кассир перечеркивает приходный кассовый ордер и направляет ответственному лицу (бухгалтер, руководитель). Эти правила останутся только для ситуаций, когда приходный кассовый ордер оформляется на бумаге и тот, кто вносит деньги, отказался внести недостающую сумму. Если же приходный кассовый ордер был составлен в электронном виде, кассир должен будет проставить отметку о необходимости переоформления этого документа.

Аналогичные изменения коснулись и расходных кассовых ордеров.

Проверка кассиром наличие подписей уполномоченных лиц на расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости должна производиться, если данный документ составлен на бумажном носителе.

Если расходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то получатель денежных средств может поставить электронную подпись. Для этого необходимо иметь сертификат квалифицированной электронной подписи. Надо признать, что для руководящего состава компании не так сложно иметь в арсенале электронную подпись, как для физических лиц.

В указаниях Банка РФ нет упоминания, как именно должен происходить данный процесс, поэтому на данный момент этот вопрос остается открытым.


Упрощение выдачи денежных средств под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности компании, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Данные документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

В итоге для выдачи средств под отчет достаточно распорядительного документа компании или индивидуального предпринимателя. Заявление от сотрудника на выдачу денег под отчет не обязательно.

Обратим особое внимание, что ранее выдача наличных денег осуществлялась только при полном погашении подотчетных сумм. Но с введением в силу поправок Указанием Центрального Банка России от 19 июня 2017 № 4416-У данный пункт утратил силу.

Таким образом, выдавать деньги под отчет сотруднику можно, даже если на нем числится задолженность за предыдущие полученные авансы.