Замена отпуска денежной компенсацией

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, июль 2019.
Олеся Лозовая, бухгалтер-консультант Линии консультации компании «ГЭНДАЛЬФ»

Руководствуясь ТК РФ, в частности, ст. 126-127 ТК РФ, вместо ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику может быть предложена денежная компенсация в двух случаях: когда при увольнении у сотрудника имеются дни неиспользованного отпуска и при условии замены денежной выплатой части отпуска, превышающей 28 календарных дней. Расскажем, как рассчитать компенсацию в отдельных случаях.

Компенсация при увольнении сотрудника

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении сотрудника организация должна выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Следует обратить внимание на тот факт, что по истечении 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности у сотрудника появляется право на использование отпуска за первый год. Однако сотрудник, проработавший в организации менее 6 месяцев, сохраняет возможность на компенсацию неиспользованного отпуска (апелляционное определение Ростовского областного суда от 18 мая 2015 г. № 33-7240/2015, Письмо Роструда от 31.10.2008 г. №5921-ТЗ, Письмо Роструда от 23.06.2006 г. № 944-6).

Компания обязана выплатить положенную сотруднику сумму в день увольнения, а если в этот день работник не исполнял свои обязанности, не присутствовал на рабочем месте (не работал), то не позднее дня, следующего после предъявления им соответствующего требования (в соответствии с ст. 140 ТК РФ).

Для определения суммы компенсации необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Следует рассчитать количество дней отпуска, положенных сотруднику с учетом его стажа. При этом стоит отметить, что право на полный отпуск 28 дней имеют не только сотрудники, отработавшие полный рабочий год, но и также сотрудники:
• проработавшие у данного работодателя не менее одиннадцати месяцев;
• сотрудники, проработавшие от 5,5 до 11месяцев, при условии увольнения в связи с ликвидацией организации или отдельных ее частей и др.

Во всех остальных случаях работнику может быть предоставлен отпуск пропорционально отработанному стажу.

Количество положенных дней отпуска сотруднику можно рассчитать по формуле:
КПСД = ПО/12 х КМОС,
где КПСД – это количество положенных сотруднику дней, ПО – продолжительность отпуска, КМОС – количество месяцев отпускного стажа.

Шаг 2. Далее необходимо отнять от положенного количества дней отпуска уже использованные сотрудником дни.

Шаг 3. Необходимо произвести расчет среднего заработка работника (в соответствии со ст. 139 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922). Данный расчет можно произвести по одной из двух формул.

При условии того, что работник полностью отработал 12 месячный расчетный период, формула имеет следующий вид:
СЗ = (НЗПРП/12/29,3) х ККДО,
где СЗ – это средний заработок, НЗПРП – начисленная заработная плата за расчетный период, ККДО – количество календарных дней отпуска, а 29,3 –среднемесячное количество календарных дней (постоянный показатель, в соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ).
При условии того, что работник один или несколько месяцев отчетного периода отработал не полностью, формула принимает вид:
СЗ = (НЗПОП/(29,3 х НЗПОП + КДНПК)) х ККДО,
где СЗ – это средний заработок, НЗПОП – начисленная заработная плата за отчетный период, КДНПК – количество дней в неполных календарных месяцах, ККДО – количество календарных дней отпуска.

При этом количество дней в неполных календарных месяцах необходимо рассчитать отдельно для каждого месяца:
КДНПК = 29,3/ККДМ х КОКД,
где КДНПК – это количество дней в неполных календарных месяцах, ККДМ – количество календарных дней в месяце, КОКД – количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Результаты, полученные по данному показателю за каждый неполный месяц, необходимо суммировать и подставить в формулу для расчета среднего заработка.

Стоит отметить, что средний дневной заработок рассчитывается за последние 12 календарных месяцев (в соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ).

При расчете среднего заработка не следует принимать во внимание время и начисленные суммы за расчетный период, если:
• сотрудник в данный период получал пособие по временной нетрудоспособности, в том числе пособие по беременности и родам;
• сотрудник не осуществлял трудовую деятельность в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника и др.

Шаг 4. Необходимо умножить полученный средний заработок на количество неиспользованных дней отпуска. Их произведение представляет собой сумму компенсации сотруднику, которая должна быть выплачена ему.

Помимо прочего сотрудник, который уходит с работы, имеет право воспользоваться отпуском вместо компенсации. Для этого ему необходимо представить письменное заявление о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением – воспользоваться данным правом могут все сотрудники за исключением работников, которых увольняют за виновные действия (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Пример.
Работник устроился на работу в организацию 10.01.2017, а уволился 31.12.2018. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. Рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск.

За время работы в организации работник использовал:
• 14 календарных дней отпуска – в июле 2017 года;
• 14 календарных дней отпуска – в сентябре 2017 года;
• 14 календарных дней отпуска – в марте 2018 года;
• 7 календарных дней отпуска – в октябре 2018 года.
Следует рассчитать количество дней отпуска, положенных сотруднику с учетом его стажа в организации. Стаж сотрудника на 31.12.2018 составил 1 год 11 месяцев 22 дня. Таким образом, количество положенных сотруднику дней составит:
28 /12 х 23 = 53,66
Далее необходимо отнять от положенного количества дней отпуска уже использованные сотрудником дни:
53,66-49 = 4,66 дней.
Для расчета нам так же понадобится показатель среднего заработка, его в нашем случае мы находим следующим способом:
(125 000/12/29,3) х 28 = 9954
Для расчета положенной компенсации необходимо полученный средний заработок умножить на количество неиспользованных дней отпуска сотрудником:
9954 х 4,66 = 46 385,64

Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска

В соответствии со статьей 126 ТК РФ сотрудник вправе заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Это возможно в случае если работнику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).

Вместе с тем есть некоторые особенности, которые важно знать. Например, сотруднику необходимо написать заявление, чтобы получить компенсацию, так как организация не имеет права по своей инициативе заменить работнику часть отпуска компенсацией.

В том случае, если руководством компании было принято решение заменить отпуск денежной компенсацией, необходимо составить заявление в свободной форме, с указанием периода, за который предоставляется данная компенсация. Средний заработок в таком случае будет рассчитываться аналогично расчету компенсации за неиспользованный отпуск.