Ошибки при принятии авансовых отчетов

[kro22]

Здравствуйте. Первая тема создаваемая мной на форуме, строго не судите. Вопрос в следующем. При проверке авансовых отчетов водителей транспортного отдела установлено, что к отчетам они прилагают чеки и кватанции, которые продаются на трассе отдельными лицами. На них живые печати, но некоторые чеки напечатаны принтером на термопленке. Причем в них указаны ( в большинстве)ИНН несуществующих организаций. Хотел узнать, кто с этим сталктвался и как с этим бороться. Также хочу спросить, может кто-то подскажет ссылку в интернете, по которой можно пробивать ИНН (действующий или нет индивидуальных предпринимателей). И как можно доказать, что чек напечатан не на кассовом аппарате, даже если в нем указан ИНН действующей организации?

[Samorodok]

Сообщение от kro22

ссылку в интернете, по которой можно пробивать ИНН

http://www.r77.nalog.ru/index.php?topic=www.r77.nalog.ru
Сведения из ЕГРЮЛ

[kro22]

Спасибо. Я пользуюсь этой ссылкой. Меня интересует ссылка по которой можно пробить ИП....

[Samorodok]

kro22, на сайте http://www.japanusedcars.ru/Content/Recomend.htm можно скачать программку по которой можно пробить ИПэшный ИНН.

[kro22]

Умница!!!! Спасибо. Интересная ссылка. Сейчас попробую. Еще вопрос. Где можно найти типовую инструкцию для бухгалтера по приему авансовых отчетов для того, чтобы ее подредактировать под деятельность фирмы и ее особенности для утверждения?

[Samorodok]

kro22, а зачем бухгалтеру такая инструкция? Он без нее должен знать как принимается авансовый отчет. А по поводу ГСМ:
При приобретении организациями горюче-смазочных материалов на автозаправочных станциях за наличный расчет приказом руководителя организации утверждаются список лиц, имеющих право на получение авансовых сумм под отчет, и сроки предоставления авансовых отчетов.
К авансовому отчету прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС. Как правило, в кассовых чеках указываются еще марка ГСМ, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить от АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Или

[kro22]

Там вопрос в том, что они по приезду отчитываются за суммы которые израсходовали помимо ГСМ. (автостоянка, шиномонтаж, незамерзаюзая жидкость, мелкие зап. части на транспорт). В основном "рисованные" чеки прилагаются по ним. А инструкция нужна по тому, что водители в рейс направляются экипажем, а отчитываются каждый по себе. Вот и хочу прописать писменно где нибудь, чтобы отчеты принимались по экипажно, но и еще пару моментов по приему. Но для начала хочу взглянуть на типовую инструкцию. А ГСМ по карточкам получают

[Samorodok]

Сообщение от kro22

чтобы отчеты принимались по экипажно

Как это? Деньги под отчет выдаются на конкретное лицо, соответственно и отчитывается он.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ

Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 - 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.
Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).
При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.
2. Когда расходы произведены.
По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.
Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.
4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
- подтверждающие документы подаются в оригинале;
- по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
- по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
- наименование организации, направившей его в командировку;
- структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
- свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо");
- должность;
- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

N п/п - Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.
Дата - Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.
Номер - Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
Кому, за что и по какому документу уплачено - Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
Сумма расхода - Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению
предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: "Продолжение авансового отчета... Ф.И.О. N...".
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.


Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:
- по форме - устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
- по содержанию - определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
- арифметическая проверка - удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.
Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.
Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

[kro22]

Я наверное направильно выразился. Да, за полученные суммы отчитывается каждый за свои. Но для того, чтобы видеть какие расходы производились в рейсе и нет ли чеков за одни и теже услуги дважды- подкладывать 2 авансовых отчета (экипажа)рядом. Потому, что если каждый отчитывается за свои суммы и это в папках рядом не находится- установть такой факт сложно, но при проверке мне все же удалось. Вот и хочу на будущее прописать это где-нибудь

[Свёкла]

Создайте внутренний документ: Инструкция, Стандарт и т.д. Система процессного управления. Согласуйте с Гл.бухгалтром, Ген.директор, фин.директором, подотчетниками.

[kro22]

Всем спасибо

[Бика]

Я только начинающий бухгалтер. И сразу посадили на авансовые отчеты. 2 года толком не вели их. Теперь сижу и положение разрабатываю. У меня вопрос в командировке водитель воспользовался услугами шиномонжной. А оправдательным документом он привозит товарную накладную. Этот документ не является оправдательным?и какие документы могут предъявлять?