Перерасход по авансовому отчету

[stasenjka]

В новой фирме директор произвел расходы после регистрации. Деньги под отчет не выдавали. Получился перерасход по авансовому отчету. Можем мы выдать перерасход и не придется НДФЛ заплатить?
И еще...расходы на изготовление печати проводить через материальные счета или можно сразу на 26 счет как управленческие?

[Nadia]

stasenjka, оформите займ от физ.лица- организации, чтобы не было перерасхода по авансовому отчету
По поводу печати, расходы косвенные и учитываются на счете 26.

[stasenjka]

А если все-таки оставить перерасход выдать его чем грозит?

[Главан]

ничем не грозит, если у вас есть из чего выдать? т.е. деньги на счету или в кассе.

[stasenjka]

Деньги на расчетном счете, внесенный уставняк 50%.
Просто я слышала что если деньги сотруднику не выдавались а он тратил из своих, что-то нужно удержать...

[Главан]

если все расходы, которые вы возмещаете подотчетному лицу, относятся к вашей произв. деятельности, экономически оправданы, подтверждены оправдательными документами, то никакого НДФЛ удерживать не надо
Снимаете деньги по чеку, приходуете их в кассу, а потом выдаете по а/о

[stasenjka]

Спасибо!!! Так и сделаю

[Сливки]

Еще рекомендуют в приказе о подотчетниках оговорить, что сотрудники могут тратить личные деньги с последующим возмещением и указать, в каких пределах.

[stasenjka]

Да можно так сделать, а пределы существуют? И вообще есть предел какую сумму можно выдать в подотчет?

[Nadia]

Сообщение от stasenjka

А если все-таки оставить перерасход выдать его чем грозит?

Вопрос: Нередко сотрудники покупают за свои деньги канцелярские товары. Затем мы возмещаем понесенные ими расходы. Нужно ли в таком случае оформлять авансовые отчеты?
Е.К.Щурская, бухгалтер

Ответ: Нет, в вашем случае авансовый отчет составлять не нужно. Объясним почему.
Деньги под отчет фактически не выдаются, а значит, и отчитываться сотрудникам не за что. Потраченные средства возмещают работникам по расходным кассовым ордерам.
Причем такая ситуация может вызвать несколько проблем. Например, возмещение потраченных работником денег фактически будет рассматриваться как приобретение товаров у сотрудника. Это приведет к тому, что он должен будет сдать в налоговую инспекцию декларацию о своих доходах. А фирме придется указать выплаченные ему деньги в справке о доходах (форма N 2-НДФЛ).

А.Ю.Сайфуллин
Юрист
Подписано в печать
16.02.2007

[Nadia]

Вопрос: Сколько может "висеть" достаточно крупная сумма в подотчете без представления расходных документов и существуют ли за это какие-то санкции?
Т.Окошникова, бухгалтер

Ответ: Сотрудники, получившие наличные деньги из кассы фирмы под отчет, обязаны отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если работник был в командировке, то после возвращения он предъявляет в бухгалтерию отчет по израсходованным суммам и производит окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег разрешается только после полного возврата сотрудником ранее полученного им аванса (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Центробанка от 22 сентября 1993 г. N 40). Деньги выдаются на основании приказа директора. Сроком представления отчета по израсходованным средствам может быть неделя, месяц, квартал. К административной ответственности за несоблюдение порядка могут привлекаться руководители предприятий, главные бухгалтеры и кассиры. Нарушения влекут наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).

М.Селиванова
Юрист
Подписано в печать
03.11.2006

[VVG]

Сообщение от stasenjka

А если все-таки оставить перерасход выдать его чем грозит?

Перерасход бывает чего то. А если он не получал в подотчет, то как он может его перерасходовать? Нонсенс. Поэтому, что бы перерасходовать, нужно хотя бы рубль иметь "в подотчете".

[Безрукова Мария]

Отчитаться за предоставленные средства необходимо за 3 дня. А сколько может на человеке "висеть" перерасход? Может ли подотчетное лицо получать деньги, тратить, но по каждому авансовому отчету все равно иметь перерасход? Помогите, пожалуйста!

[Djull]

Сливки, а как такой приказ сделать ? Как это в приказе прописать ??? что сотрудники могут тратить личные деньги с последующим возмещением.
С П А С И Б О -))

[Larisa_Dm]

Все бы так делали. Моему руководству нет до этого дела. Берут и не отчитываются. А потом отчитываются все что есть в карманах. Уехали приехали. Ни каких командировочных и тем более оплат по среднему и отражения в табеле командировок.

[Аланда]

Рекомендации из газеты УНП.

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ. Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы. При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д. В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись




Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139
30.09.09
О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.
2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.
3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.
4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.
5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.
6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.
Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)
С приказом ознакомлены:
Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)



Светлана Князева,
эксперт «УНП

[Аланда]

Заявление на возмещение расходов

Генеральному директору
ООО «Компания»
Иванову И.И.
от Михайлова М.М.
работающего (ей) в должности
менеджера отдела маркетинга

Возместить М.М. Михайлову
расходы на покупку каталога
в размере 1500 руб.
15.06.2009 Иванов И.И. Иванов


ЗАЯВЛЕНИЕ
о возмещении служебных расходов
При посещении 8–11 июля 2009 года профессиональной выставки «Мир стекла-2010», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга мной был приобретен каталог с контактами участников выставки, который будет использоваться в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов.
Каталог был оплачен мною из собственных денежных средств. Стоимость каталога составила 1500 руб. 00 коп. Прошу возместить понесенные расходы в размере 1500 (одной тысячи пятисот) рублей 00 коп.
Документы, подтверждающие осуществленные расходы, прилагаю:
– каталог с контактами участников выставки «Мир стекла-2010»;
– кассовый чек от 08.06.2009 № 1036.

15.06.2009 Михайлов М.М. Михайлов

[Djull]

Аланда, С П А С И Б О В А М О Г Р О М Н О Е !!!!!!!!!
Очень нужная инфа!!!! Вот именно так все и сделаю, и прямо таки завтра-послезавтра !!!!!!

[Аланда]

Djull, еще раз обращаю ваше внимание на то,что это только рекомендации,и даже не разъяснительное письмо МИНфина( которые ,как оказалось ,тоже не являются никакими нормативными документами:smile Но помочь отбиться от претензий налоговых органов,думаю, смогут помочь.Однако ответственность за принятое решение будет на Вас.:smile:

[Djull]

ну да...это понятно...
С П А С И Б О !!!!!!