Компенсация за авто по совместительству?

[Чел]

День добрый!
Человек оформлен в одной фирме на постоянке, а на другой - по совместительству. Компенсация за использование автомобиля 1200 р. в месяц. Сколько можно ему начислить по норме на одной и на другой фирме? По 600 на каждой?

[Lala]

Вопрос: С 1 января 2002 г. налоговая база для налога на прибыль формируется в соответствии с гл. 25 НК РФ. Статья 264 НК РФ определяет состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к таким расходам относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ. Налоговым кодексом не предусмотрено ограничений по отнесению к расходам, связанным с производством и реализацией, компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ, при работе в нескольких организациях. В связи с вышеизложенным просим разъяснить:
1) пропорционально календарным или рабочим дням исчислять и выплачивать сумму компенсации за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности;
2) следует ли производить корректировку сумм компенсации, если компенсация установлена для совместителей?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 16 мая 2005 г. N 03-03-01-02/140

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета для целей налогообложения прибыли расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, утвержденных Правительством Российской Федерации, при работе по совместительству и сообщает следующее.
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.
Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (зарегистрировано в Минюсте России 22.07.1992 N 13).
С учетом этого при выплате компенсаций необходимо учитывать следующее:
- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
При этом для включения затрат на возмещение работнику расходов по использованию автомобиля в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, необходимо, чтобы они соответствовали общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 Кодекса.

Директор Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
М.А.МОТОРИН
16.05.2005

[Lala]

"Новая бухгалтерия", 2005, N 9

ТЕМА СТАРАЯ КАК МИР - КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ЛИЧНЫЙ АВТОМОБИЛЬ

Работник с личным автомобилем - явление уже не редкое. Он и по служебным делам на нем съездит и что-то привезти для работы на нем может. За это работнику полагается денежная компенсация. Ее выплату налоговики всегда старались обставить дополнительными, но не всегда законными условиями. Минфин в своем разъяснении постарался избавить организации от лишних запретов налоговиков.

История этого вопроса уходит в те стародавние времена, когда при исчислении налога на прибыль применялось Постановление Правительства РФ от 05.08.1992 N 552 о составе затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг). Для включения в расходы правительством были утверждены предельные размеры компенсаций за использование работниками личных автомобилей и поручено Минфину России установить условия выплаты этих компенсаций. Такие правила были установлены Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".
Много воды утекло с тех пор...
Изменялись размеры компенсаций, правила налогообложения прибыли регулируются теперь Налоговым кодексом РФ, полномочия по разъяснению налогового законодательства от Минфина переходили к МНС России и обратно, изменилось, наконец, и трудовое законодательство.
Но, как оказывается, условия выплаты компенсации, утвержденные Минфином в 1992 г., следует применять и сегодня. Об этом Минфин прямо и недвусмысленно сказал в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.

Размеры компенсаций для налога на прибыль

В настоящее время при исчислении налога на прибыль расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы компенсаций установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление Правительства РФ N 92).
Согласно этому Постановлению установлены следующие нормы:

---------------------------------T-------------------------------¬
¦ Транспортное средство ¦ Предельные нормы компенсации ¦
¦ ¦ в составе расходов в месяц, ¦
¦ ¦ руб. ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦Легковые автомобили с рабочим ¦ 1200 ¦
¦объемом двигателя: ¦ ¦
¦- до 2000 куб. см включительно ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦- свыше 2000 куб. см ¦ 1500 ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦Мотоциклы ¦ 600 ¦
L--------------------------------+--------------------------------

Никаких специальных условий для включения в расходы компенсации, выплачиваемой в этих размерах, Постановление N 92 не содержит, и принято оно исключительно для целей налогообложения прибыли организаций.
Общие требования к расходам содержатся в ст. 252 НК РФ, согласно которой организация обязана документально подтвердить и экономически обосновать понесенные расходы.

Что было...

Налоговики же всеми правдами и неправдами старались установить такие условия выплаты компенсации, чтобы максимально затруднить включение этих сумм в расходы.
Последнее воплощение фискальной мысли по этому вопросу содержалось в Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@. В нем изложены дополнительные требования к порядку выплаты компенсаций, не соответствующие нормам трудового и налогового законодательства.
Так, по мнению налогового ведомства, компенсация может выплачиваться работнику только в тех случаях, когда его производственная (служебная) деятельность связана с постоянными служебными разъездами и это подтверждается его должностными обязанностями.
Следующая мысль налоговиков заключалась в том, что в установленных Постановлением N 92 размерах компенсации уже учтены все мыслимые затраты по эксплуатации личного легкового автомобиля: это и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, и техническое обслуживание, и текущий ремонт.
Не обойден вниманием и порядок учета фактического использования автомобиля: считается, что вести учет служебных поездок нужно в путевых листах.

Что стало...

И вот появились новые разъяснения Минфина России, которые содержатся в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 (далее - разъяснения).
Сразу отметим, что разъяснения Минфина в большей степени отвечают интересам организаций, чем прежние разъяснения налоговиков. Но, как говорится, новое - это хорошо забытое старое. Дело в том, что Минфин России в этих разъяснениях опирается на свое же Письмо от 21.07.1992 N 57, которым были установлены правила выплаты компенсаций для включения их в расходы при исчислении налога на прибыль задолго до вступления в силу гл. 25 НК РФ. Причем в разъяснениях Минфина речь идет только об оформлении компенсаций в части налога на прибыль. Об исчислении других налогов с данной компенсации Минфин в разъяснениях речи не ведет.
Итак, как же, по мнению Минфина России, нужно оформлять выплату компенсаций работникам?
1. Основанием для выплаты компенсаций служит приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования автомобиля).
Из этой формулировки можно предположить, что руководитель может установить размер компенсации в меньшем размере, чем определено Постановлением N 92. Если, например, работник использует свой автомобиль для служебных поездок не каждый день или является совместителем, то ему можно установить компенсацию в меньшем размере, чем максимальная норма.
2. В качестве приложения к приказу необходимы документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля.
К таким документам Минфин относит копию технического паспорта личного автомобиля, а если работник управляет по доверенности, то ее копию.
Переписывая свое старое Письмо, чиновники Минфина не учли, что правила регистрации транспортных средств с тех пор изменились и теперь владельцу выдается Свидетельство о регистрации транспортного средства. Это свидетельство должно быть у водителя при управлении автомобилем. По нашему мнению, копии именно этого Свидетельства и доверенности (когда это необходимо) достаточно для оформления выплаты компенсации.
3. Компенсации выплачиваются работнику тогда, когда он использует автомобиль в служебной деятельности, связанной с постоянными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.
Действительно, ст. 252 НК РФ требует документального подтверждения и экономической обоснованности понесенных расходов. Как же организации документально подтвердить, что работник по роду своей трудовой деятельности постоянно находится в разъездах?
На наш взгляд, такие обязанности можно зафиксировать в трудовом договоре, в приложении к штатному расписанию, в должностной инструкции, наконец, это может быть любой иной документ. Главное из него должно однозначно следовать, что трудовые обязанности работника требуют от него систематических поездок в интересах организации.
4. В размерах компенсации уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Любые дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.
Для включения в расходы суммы компенсаций при исчислении налога на прибыль это утверждение справедливо. Об этом прямо говорится в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, а в п. 38 ст. 270 НК РФ сказано, что сумма превышения этой выплаты над нормой в расходах при налогообложении прибыли не учитывается.
Однако соглашением между работником и работодателем может быть установлена и большая сумма компенсации. Например, они могут договориться о том, что работодатель будет возмещать работнику фактические расходы на бензин.
5. Компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце, а за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
Как видим, Минфин, в отличие от налоговиков, не говорит ни о каком дополнительном порядке учета фактического использования автомобиля и тем более о необходимости вести учет служебных поездок в путевых листах.
Если работник отработал полный месяц, что подтверждается табелем учета рабочего времени, то компенсация ему выплачивается в полном размере. А вот за время отсутствия на работе компенсация не выплачивается. В таком случае придется рассчитать сумму компенсации, приходящейся на фактически отработанное время.

Пример. Менеджеру по закупкам приказом руководителя установлена компенсация за использование личного автомобиля в размере 1200 руб. в месяц. В период с 15 по 19 августа 2005 г. менеджер болел.
Рассчитаем компенсацию за использование личного автомобиля в августе 2005 г.
Поскольку на август приходится 23 рабочих дня, то за один день сумма компенсации составит 52,17 руб. (1200 руб. : 23 дня), а за 18 отработанных дней - 939,06 руб. (52,17 руб. х 18 дней).
Даже если менеджеру фактически выплатят компенсацию за август в полной сумме - 1200 руб., в расходы в целях налогообложения прибыли можно включить только 939,06 руб.

Минфин в своих разъяснениях ничего не говорит о дате признания таких расходов при налогообложении прибыли. Но, на наш взгляд, этот момент заслуживает внимания.
Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при методе начисления признаются на дату ее выплаты работнику (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это связано с тем, что компенсация выплачивается после того, как расходы произведены, т.е. работник сначала использует автомобиль для служебных поездок, а по окончании месяца ему выплачиваются оговоренные соглашением сторон суммы.
При кассовом методе признания доходов и расходов компенсация также будет признаваться на дату ее выплаты (ст. 273 НК РФ).

Чего требует трудовое законодательство

Рассмотрев порядок назначения и выплаты нормируемой компенсации, посмотрим теперь, а может ли работодатель выплатить работнику компенсацию в большем размере.
Для этого необходимо обратиться к трудовому законодательству. Трудовой кодекс РФ возлагает на работодателя обязанность компенсировать работнику расходы, связанные с использованием имущества.
Согласно ст. 188 ТК РФ обязанность по выплате возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя.
Конечно, работнику лучше не полагаться на устное обещание выплаты компенсации работодателя, а заручиться его письменным согласием.
Если имущество используется без согласия работодателя, требовать компенсацию работник уже не сможет.
Из положений ст. 188 ТК РФ следует, что работник имеет право на два вида выплат:
- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Поэтому одному и тому же работнику за использование одного и того же имущества производятся две выплаты.
Применительно к использованию автомобиля работнику компенсируется износ автомобиля и возмещаются расходы, которые связаны с его текущим использованием (ГСМ, техническое обслуживание, обязательное страхование и др.).
Статьей 188 ТК РФ также установлено, что размер возмещения расходов определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном соглашении. По нашему мнению, это правило распространяется на обе выплаты, поскольку они приведены в одной статье Трудового кодекса РФ, а других норм действующего трудового законодательства, регламентирующих этот порядок, не существует.
Никаких ограничений по размеру выплат трудовое законодательство не содержит.

Тип автомобиля имеет значение

Хочется обратить внимание еще на один момент, который Минфином не рассматривался.
Ведь кроме легкового автомобиля работник может иметь в собственности и грузовой автомобиль. Например, гражданин в свое время был индивидуальным предпринимателем, а затем прекратил эту деятельность и стал работать по трудовому договору в организации. О причинах такого поступка мы говорить не будем, но факт остается фактом: автомобиль, приобретенный в бытность его предпринимателем, у него сохранился. Его он тоже может использовать для выполнения своих трудовых обязанностей.
Предположим, что такой работник работает в организации, которая изготавливает по индивидуальным заказам пластиковые окна, и его трудовые обязанности заключаются в их доставке и установке у заказчика.
Для организации, конечно, выгоднее, если работник будет выполнять свою работу на личном автомобиле, чем заказывать автомобиль на стороне или покупать его.
Но как быть с оплатой компенсации работнику? Ведь в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрена компенсация только за использование легковых автомобилей.
В этом случае в соответствии с той же ст. 188 ТК РФ работнику тоже полагается компенсация за использование личного транспорта, а ее размер определяется соглашением сторон.
Однако Постановлением Правительства РФ N 92 ограничения по размерам компенсации определены только для легковых автомобилей и мотоциклов, а для грузовых ограничения не установлены. Поэтому, по нашему мнению, учитывать при налогообложении прибыли компенсации работникам за использование их личных грузовых автомобилей можно в полном объеме (в размере, согласованном между работником и работодателем) по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и реализацией.
Но мы не исключаем, что это вызовет возражения налоговых органов. Ведь их подход к защите фискальных интересов заключается в том, что расходы, не поименованные в гл. 25 НК РФ, не учитываются при налогообложении. Но они частенько забывают положение п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором сказано, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Сопутствующие налоги

Еще нам нужно не забыть определить, начислять ли на суммы выплаченной компенсации за использование автомобиля ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.
Правила уплаты ЕСН регулируются гл. 24 НК РФ. Подпунктом 2 п. 1 ст. 238 НК РФ предусмотрено, что от налогообложения освобождены установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
На эти выплаты не начисляются также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").
Выплачивая работникам компенсации за использование автомобиля в размере большем, чем полагается учитывать при налогообложении прибыли, организация уплачивать ЕСН также не должна, так как эти выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ).
По этим же основаниям не надо платить и взносы в Пенсионный фонд РФ.
А вот компенсация за использование работником грузового автомобиля в размере, согласованном между работником и работодателем, полностью включается в расходы при исчислении налога на прибыль. Возникает вопрос: нужно ли начислять на эту компенсацию ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование?
По нашему мнению, начислять ЕСН не нужно. Как мы уже говорили, это компенсация, выплата которой предусмотрена ст. 188 ТК РФ. А так как это компенсация, установленная законодательством, она не облагается ЕСН на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.
По аналогичным основаниям на эту компенсацию не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

* * *

А вот вопрос об удержании НДФЛ с выплаченной компенсации гораздо сложнее. Как и по большинству вопросов, и на этот счет у налоговиков свое мнение.
Напомним: в уже упомянутом нами Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ говорится, что в отношении личного транспорта нормы компенсаций установлены Постановлением Правительства РФ N 92. Если организация выплачивает работнику компенсацию в большем размере, то разница должна облагаться НДФЛ.
Но ведь это Постановление принято исключительно для целей налогообложения прибыли организаций. Об этом говорит и само его название, и в первом предложении четко указано, что нормы установлены в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому никаких оснований применять его при исчислении НДФЛ нет.
Нормы Налогового кодекса РФ, регламентирующие порядок уплаты НДФЛ, позволяют не удерживать НДФЛ с суммы компенсации за использование личного имущества.
Так, в п. 3 ст. 217 НК РФ сказано: не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе и с исполнением налогоплательщиком (работником) трудовых обязанностей.
Но само законодательство о налогах и сборах такие нормы компенсаций или порядок их установления применительно к НДФЛ не устанавливает. Формулировка п. 3 ст. 217 НК РФ содержит слова: "нормы, установленные в соответствии с законодательством".
Общий порядок установления таких норм и их размер предусматривает только трудовое законодательство. Именно в ст. 188 ТК РФ указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Следовательно, суммы возмещения, установленные соглашением сторон трудового договора, и должны считаться установленными в соответствии с законодательством РФ и поэтому должны освобождаться от обложения НДФЛ в полном объеме.
Здесь уместно обратить внимание на Решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04, которое, правда, посвящено нормированию суточных при командировках <*>.
--------------------------------
<*> Комментарий к этому Решению см. в статье И. Михайлова "Свободу суточным!" в журнале "Новая бухгалтерия" N 4 за 2005 г.

Этим Решением ВАС РФ признал недействующим Письмо МНС России от 17.02.2004 N 04-2-06/127, в котором настойчиво доказывалось, что установленные организациями в коллективных договорах или локальных нормативных актах нормы суточных носят индивидуальный характер и не могут рассматриваться в качестве норм компенсационных выплат, о которых речь идет в п. 3 ст. 217 НК РФ.
Аргументируя свое решение, ВАС РФ как раз и отметил, что законодательством РФ о налогах и сборах нормы суточных или порядок их установления применительно к НДФЛ не определены. Общий порядок установления таких норм и их размер предусмотрены только трудовым законодательством в ст. 168 ТК РФ.
Размер суточных для включения в расходы при исчислении налога на прибыль утвержден Правительством РФ в Постановлении от 08.02.2002 N 93, которое не может применяться в целях исчисления НДФЛ. Оно принято исключительно для регулирования исчисления налога на прибыль. Статья 217 НК РФ, которой определен перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, не содержит никаких отсылок к нормам гл. 25 НК РФ. А применение налогового законодательства по аналогии, к чему упорно в своих письмах призывали МНС России и Минфин России, противоречит положениям ст. 3 НК РФ.
Как видим, Письмо МНС России от 17.02.2004 N 04-2-06/127 в отношении суточных при командировках, которое ВАС РФ признал недействующим, содержало практически точно такие же аргументы налоговиков, как и их письма о необходимости удержания НДФЛ с компенсаций за использование автомобилей работников в служебных целях.
Хотя арбитражное процессуальное законодательство не предусматривает, что с признанием одного нормативного правого акта недействующим не подлежат применению и все иные нормативные правовые акты, которые содержат аналогичные положения, думается, что когда у организации дело дойдет до суда, вероятность выиграть дело будет довольно высока, если прибегнуть к аргументам ВАС РФ.
Отметим, что нам известно решение арбитражного суда, в котором сказано, что нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, а Постановление Правительства N 92 предусматривает нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль (см. Постановление ФАС Уральского округа от 26.01.2004 N Ф09-5007/03АК).

И.Чвыков
АКДИ "Экономика и жизнь"
Подписано в печать
18.08.2005