передача дел от главбуха

[satman]

Доброго времени суток всем! Поделитесь опытом, у кого есть! Главбух увольняется,нужно передать дела новому буху. Как эта процедура выглядит и как документально оформляется? Если можно,поподробнее. Заранее спасибо!

[Таинственная Незнакомка]

Не передав дела, уволиться главный бухгалтер не имеет права.
Передавать надо все документы, относящиеся к сфере ответственности главбуха в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете". Нормативно порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому не установлен. Бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Поэтому передавать дела нужно за этот период. Обычно составляют акт передачи дел (опись передаваемых документов). Его подписывают оба бухгалтера (старый и новый) и утверждает руководитель фирмы.
В акте указывают наименования и другие реквизиты передаваемых документов. По требованию принимающей стороны в акт может быть вписана информация об отсутствующих в бухгалтерии документах, о выявленных расхождениях между данными учета и бухгалтерской отчетности.
Если при поступлении на работу главный бухгалтер заключал договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то перед его увольнением необходимо провести инвентаризацию. Ее результаты прилагают к акту приема-передачи дел.

[Таинственная Незнакомка]

Не смотря на отсутствие четко прописанных законодательных норм, регламентирующих процедуру передачи дел, организация может сама установить для себя правила приёма-передачи дел.

Процесс приёма-передачи дел можно разбить на следующие стадии:
издание приказа о приёме-передаче дел;
инвентаризация активов, пассивов и расчётных операций;
проверка состояния учёта и отчётности и составление акта приёма-передачи дел.

Приказ о приёме-передаче дел

Руководитель организации должен издать приказ о назначении нового главного бухгалтера и приёме им дел от прежнего бухгалтера. В приказе должно быть указано:
Фамилия, имя и отчество нового главного бухгалтера.
Дата оформления передачи дел. Датой оформления приёма-передачи дел лучше сделать первое число месяца, когда началась эта процедура. На данный момент должны быть завершены все учётные записи по фактам хозяйственной деятельности организации предыдущих периодов.
Срок приёма-передачи дел. Срок приёма-передачи дел устанавливается в зависимости от объёма работы, но он не может быть более двух недель, так как в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом руководителя организации за две недели.
Состав комиссии по приёму-передаче дел. Комиссия по приёму-передаче дел формируется при необходимости (например, при плохих результатах последней налоговой проверки и т.п.). В приказе следует оговорить полномочия данной комиссии.
Состав привлечённых лиц.
Срок, в течение которого главный бухгалтер будет вести дела и руководить работой бухгалтерии.
Порядок смены банковских карточек с образцами подписей.

Инвентаризация активов, пассивов и расчётных операций

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ предприятие обязано проводить инвентаризацию, если происходит смена материально ответственных лиц. Получается, что проведение инвентаризации имущества при смене главного бухгалтера обязательно в том случае, если он является материально ответственным лицом за это имущество. В соответствии со ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причинённого работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации или главным бухгалтером.

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта; проверка полноты отражения в учёте обязательств.

Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение её результатов производятся по формам, утверждённым Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации» (далее — Постановление Госкомстата № 88).

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22. Приказ регистрируют в Журнале учёта контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

После проведения всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т.е. их вещественная и документальная проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. При этом основной формой первичной документации для учёта результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учёта документальной инвентаризации — акт инвентаризации, утверждённые Постановлением Госкомстата № 88.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Описи заполняются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Инвентаризация финансовых обязательств производится путём подтверждения дебиторской и кредиторской задолженности актами взаимной сверки расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также с покупателями и поставщиками.

Инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главных бухгалтеров. При этом составляется акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), который подписывают, кроме кассира и представителя администрации, прежний и новый главный бухгалтер.

По окончании инвентаризации может быть проведена контрольная проверка правильности проведения инвентаризации.

Проверка состояния учёта и отчётности и составление акта о передаче

Проверка состояния учёта и отчётности проводится непосредственно новым бухгалтером. Как было указано выше, в случае необходимости для проверки может создаваться комиссия, в которую включают работников бухгалтерии самой организации (кроме прежнего и нового главного бухгалтера), сотрудники других подразделений организации, члены ревизионной комиссии, главный бухгалтер головной организации (при смене главного бухгалтера филиала или дочерней фирмы) и т.д. При необходимости в состав комиссии могут быть включены специалисты со стороны (аудиторы).

На данном этапе возникает вопрос: какие документы нужно передавать и за какой период?

В ст. 7 Закона № 129-ФЗ прописано, что главный бухгалтер несёт ответственность за формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчётности. Следовательно, приниматься должны именно те документы, за которые он несет ответственность, то есть первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учёта, бухгалтерской и налоговой отчётности и др.

При этом проверяется:
правильность оформления первичных документов, служащих основанием для записей в учётных регистрах;
полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учёте всех фактов хозяйственной жизни за выбранный период;
тождество данных аналитического учёта оборотам и остаткам по счетам синтетического учёта на ту или иную отчётную дату;
соответствие показателей бухгалтерской отчётности данным учётных регистров;
соответствие даты фактов хозяйственной жизни дате бухгалтерской записи, их отражающей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

В ст. 17 Закона № 129-ФЗ указано, что организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. То есть, принимать надо документы, накопленные за период, равный как минимум пяти годам.

В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 № 59 отмечается, что приём и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учёта и отчётности. Акт о передаче дел составляется в произвольной форме. В акте следует отразить:
инициалы лиц, сдающих и принимающих дела;
дату и номер приказа, на основании которого проведена передача дел;
число переданных дел, хранящихся в архиве и в бухгалтерии;
серии и номера неиспользованных бланков строгой отчётности;
число переданных печатей, штампов и т.п.

К акту необходимо приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации. Акт подписывают прежний и новый главный бухгалтер, затем его визирует руководитель и заверяют печатью. К акту приёма-передачи дел нужно приложить результаты инвентаризации имущества, обязательств и расчётных операций.

При смене главного бухгалтера организация не обязана уведомлять об этом налоговую инспекцию. Исключением является случай, когда он имеет право без доверенности действовать от имени организации. Между тем информация о главном бухгалтере организации содержится в программе налоговых органов, и именно ему будут выдавать в налоговой инспекции на руки необходимые документы без предъявления доверенности. Если предполагается, что новый главный бухгалтер будет получать из налоговой инспекции документы (а такая ситуация распространена), то следует направить в налоговую письмо с сообщением о смене главного бухгалтера и копию приказа о назначении нового главного бухгалтера.

Кроме того, при смене главного бухгалтера рекомендуем провести аудит. Это поможет разобраться в учёте и отчётности организации, понять слабые места и недочёты в деятельности компании.

[AlexVX]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Не передав дела, уволиться главный бухгалтер не имеет права.

Морального или юридического права?

[Таинственная Незнакомка]

AlexVX, морального...если главбух увольняется по собственному желанию , то задерживать работника после истечения установленного срока увольнения (ст.80 ТК РФ) нельзя, даже если процедура приема-передачи дел не завершена...

[AlexVX]

То есть вашу фразу

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Не передав дела, уволиться главный бухгалтер не имеет права.

следует понимать так, что увольняться главному бухгалтеру без передачи дел некрасиво.

[Таинственная Незнакомка]

праильно понимаете... законным способом закрыть ее на ключ и не отдавать трудовую пока не подпишет акты передачи низзя....... но для нее же спокойнее будет если под расписку все отдаст, а то потом, как обычно бывает, все просчеты спишут на старого главбуха...

[satman]

Вот интересно, если действующий главбух не мат. ответственное лицо,в кассе налички не бывает(к тому же за кассу отвечает кассир),будущий главбух давно работает бок о бок с ныне действующим и все дела знает не по-наслышке, а некоторые сам и ведёт, к тому же руководитель не стал издавать приказ о передаче дел, то тогда тоже вся эта бумажная волокита необходима, или можно как-то попроще?

[Таинственная Незнакомка]

satman, можно вообще не заморачиваться...вступил в должность, обмыл и начал работать!

[Nimfa2522]

подскажите! у нас ООО в штате 4 человека, при регистрации ООО был приказ что бух.обязанности возлагаются ген.директора, сейчас хотим взят бухгалтера не главного, нет ли нарушений? бух будет все вести, а на ген. директоре так и останется этот приказ о возложение обязанностей на ген.дир.

[ГЛБ]

Nimfa2522,

Сообщение от Nimfa2522

сейчас хотим взят бухгалтера не главного, нет ли нарушений?

нет, нарушений нет....

[Nimfa2522]

спасибо , значит где гл.бух дир подписывает, а где просто бух бухгалтер верно?

[ГЛБ]

Nimfa2522,

Сообщение от Nimfa2522

значит где гл.бух дир подписывает, а где просто бух бухгалтер верно?

верно...