Списание ГСМ арендованного авто

[Мария Ростов]

Сообщение от Резеда Васильева

сделать 1 путевой лист допустим с 9 февраля по 17 февраля

мы делаем 1 раз в месяц

[Б_С_К]

Сообщение от Резеда Васильева

А я могу сделать 1 путевой лист допустим с 9 февраля по 17 февраля?

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).

[Резеда Васильева]

Сообщение от Б_С_К

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).

Ой спасибочки Вам всем....

Значит так можно?

[Мария Ростов]

Сообщение от Б_С_К

Так мы и бензин под эти 100км. не списываем , его собственик за свои денюжки купил и прокатал.

ну если фирма арендует авто без экипажа, то с какой стати собственник на нем ездит? или в договоре прописано, что в выходные дни транспорт возвращается владельцу?

[Мария Ростов]

Сообщение от Резеда Васильева

Здравствуйте ВСЕМ!

Наша организация не большая. Но в связи с выполнением своих обязанностей, некоторым сотрудникам приходиться вечно мотаться по городу и по близлежащим городам. Очень много затрат на бензин. Думали думали с дир, решили арендовать у сотрудника авто (авто оформлен на жену сотрудника). Стоимость аренды указали в сумме 6000 р. в месяц. Как все это грамотно отразить в учете, чтобы списать ГСМ на затраты??? На какие счет плату за аренду??? 91,2?? А ГСМ? Подскажите пожалуйста? Кто, что думает?? БУДУ СЧАСТЛИВА УВИДЕТЬ ЛЮБОЙ ОТВЕТ и СОВЕТ!

арендуйте авто...договор составляйте "аренда без экипажа"...счет отражения арендной платы 76
далее на этом авто ездят сотры по нуждам фирмы...например сотры раз в месяц сдают в бухгалтерию авансовые отчеты, где лежат чеки на бензин и например чеки по оплате ремонта...
оформляете АО...бензин приходуется на счет 10.3 в кол-ом и сум-ом выражении...
затраты на ремонт относятся к расходам...у нас например на 44 счет (для этого в договоре прописываете, что фирма несет полностью за свой счет расходы на ремонт при эксплуатации авто)
далее в пределах норм списываете ГСМ требованием-накладной в конце месяца с 10.3 также на расходы...
и садитесь за составление путевого листа...заполнить маршрут и все...и никаких личные нужды или неличные...на весь пробег рисуйте маршрут по нуждам организации...они же куда то ездят? вот это и пишите, а дорогу домой и в магазин за водкой))) заменяйте более производственным маршрутом)))

[Б_С_К]

Сообщение от Мария Ростов

ну если фирма арендует авто без экипажа, то с какой стати собственник на нем ездит?

Мария Ростов, Это мы так ща с самого начала начнём ...
Это всё понятно. Я чисто гепотетически хотела узнать какой криминал мне хотят вменить со стороны ИФНС если у меня показания счетчиков на конец и на начало отличаются...
А что это не правильно ездить на сданной в аренду машине и что маршруты можно рисовать это всё известно, да и обычно так и делается, просто не понятна принципиальная точка зрения - "нет" и всё
А ситуация у частников обычно такая и есть, как Вы сами писали:

Сообщение от Мария Ростов

директору знаете ли не скажешь "какого черта ты коз...л пользуешься машиной как хочешь? ая-яй так низя!!"

[Мария Ростов]

Сообщение от Б_С_К принципиальная точка зрения - "нет" и всё ну наверно потому что это нехорошо))) не по совести ))) как доктор зло сказал? что-то вроде дир лоханулся...типо сотры ездят,ездят а он тупо деньги за бензин отдает) неэкономно это видимо

[Мария Ростов]

Сообщение от Б_С_К

А ситуация у частников обычно такая и есть, как Вы сами писали

ну поэтому я и вклинилась в темку, потому как нас обвинили, что мы новичков с пути истинного сбиваем...я предпочитаю обсудить как решить проблему...а не то законно это или нет, возможно или нет...
потому как

Сообщение от Б_С_К

директору знаете ли не скажешь "какого черта ты коз...л пользуешься машиной как хочешь? ая-яй так низя!!"

[Б_С_К]

Сообщение от Мария Ростов

с 1 апреля в отпуск...потеряюсь на 28 дней

Хороший у Вас отпуск ПОЗДРАВЛЯЮ, я вот за три года только на неделю и вырвалась

[$G$]

Сообщение от Мария Ростов

а вы не путаете арендную плату с компенсацией?

Нет, больше не можем, дир вообще на безвозмездной основе хотел все это оформить,я настояла,чтобы хотя бы минималку,чем потом мне внереализ.доход доначислят

[$G$]

Сообщение от Б_С_К

кем проблемы? Если это организация частная а не государственная. Если собственик так же директор этой фирмы ездит в выходные дни на собственом авто находящемся в аренде у организации?
Кому иски предъявлять будем?

Б_С_К я с вами согласна, у нас показания спидометра на понедельник другие по сравнению с пятницой,ведь действительно за выходные авто использовалось собственником,в налоговой тоже не дураки сидят,если писать показания спидометра пятничные ,как будто авто не использовалось,а здесь все по факту,тем более у меня на предприятии приказ об лимитах бензина на неделю,и сотрудники знают уже какой маршрут рисовать на неделю и километражи,чтобы уложиться в выданные литры, и не каких перерасходов и экономии,конечно на конец месяца осаок в баке переходящий на начало месяца, ом более ,если мы не авторанспортная организация, а путевки ведем для подтверждения расходов,уж лучше так,чем вообще их не вести.

[$G$]

Сообщение от Мария Ростов

ну если фирма арендует авто без экипажа, то с какой стати собственник на нем ездит? или в договоре прописано, что в выходные дни транспорт возвращается владельцу?

А если у него в должностной инструкции прописано ,что разъездной характер работы и все

[Julikosha]

Сообщение от $G$

Б_С_К я с вами согласна, у нас показания спидометра на понедельник другие по сравнению с пятницой

ТО есть Ваше мнение что ничего страшного нет? Я запуталась, у всех расходятся мнения.
Вот у нас водитель на своей ездит, хотели договор без экипажа, так тут пишут, что в этом случае в выходняе он не может по своим делам ездить, а то циферки не совпадут. Пририсовывать не хотим...
Посоветовали компенсацию 1200 + 4 000 с прибыли-тоже некоторые говорят так нельзя, если включить в эту сумму (5200р) стоимость бензина и пр. И путевыми надо все равно доказывать, что были служебные поездки...
Что делать то?)))

[Julikosha]

Кстати пришла такая мысль. Можно ли сделать так: водитель будет не водитель а курьер, и типа нам все равно как и на чем он будет развозить. Просто оклад ему прибавить на те 5 тысяч, которые он примерно тратит в месяц на ГСМ. Будем платить с этого ндфл, и не надо никакой аренды и пр. А путевые будет делать для нас, чтобы мы знали, сколько точно тратит.
( предприятие частное)

[Резеда Васильева]

Сообщение от Julikosha

Кстати пришла такая мысль. Можно ли сделать так: водитель будет не водитель а курьер, и типа нам все равно как и на чем он будет развозить. Просто оклад ему прибавить на те 5 тысяч, которые он примерно тратит в месяц на ГСМ. Будем платить с этого ндфл, и не надо никакой аренды и пр. А путевые будет делать для нас, чтобы мы знали, сколько точно тратит.
( предприятие частное)

Кстати тоже вроде вариант...

[Резеда Васильева]

В этом случае не только НДФЛ нужно уплачивать....(((

[Мария Ростов]

ндааа...тема развернулась ого-го...траты на авто не кончаются одним ГСМ

Сообщение от Julikosha

Просто оклад ему прибавить на те 5 тысяч, которые он примерно тратит в месяц на ГСМ.

а затраты на ремонт например кто будет нести? сотр?

[Б_С_К]

Сообщение от Julikosha

прибавить на те 5 тысяч, которые он примерно тратит в месяц на ГСМ. Будем платить с этого ндфл,

+ все зарплатные налоги.
Смысл в Договоре аренды для частников имено в том , что можно списывать дополнительные затраты: бензин, ремонт,стоянка и д.р. соответствено снижая налог на прибыль.

[Б_С_К]

Сообщение от Julikosha

ТО есть Ваше мнение что ничего страшного нет?

Да ничего страшного тут нет, а кто доказывал обратное. Так и неаргументировали мне своё мнение относительно взгляда на налоги.

[Таинственная Незнакомка]

информация для размышления!!!

Если по распоряжению руководства авто используется в личных целях, то бензин оплачивает сам сотрудник (карточки не используются). Карточки передаются водителями друг другу, но закреплены за конкретной маркой авто и конкретным водителем. По данным путевых листов видно, что километраж служебных поездок намного меньше общих показаний спидометра.
1. Какими документами следует отражать списание бензина в целях налогообложения?
2. Можно ли принимать расход в виде амортизации при расчете налога на прибыль в связи с фактом использования в личных целях?
3. Может ли быть доначислен НДФЛ работникам (например, на сумму амортизации авто в связи с использованием в личных целях)?


Комментарий специалиста

1. Документальное отражение сумм списания бензина в целях налогообложения зависит от документооборота, принятого в организации.
2. Принимать расход в виде амортизации при расчете налога на прибыль в связи с фактом использования в личных целях, по нашему мнению, возможно лишь при условии компенсации этого расхода (в виде внереализационного дохода) сотрудником.
3. НДФЛ работникам (например, на сумму амортизации авто в связи с использованием в личных целях) может быть доначислен, если сотрудник не возмещает эти расходы организации, поскольку в совокупный доход работника подлежат включению расходы организации в его пользу (оплаченные за него товары, работы, услуги).

Обоснования

По ответу на вопрос N 1.
Документальное отражение списания ГСМ будет зависеть от порядка учета процесса использования карточек и работы автомобилей в организации. Этот порядок организации следует закрепить в своей учетной политике и довести до всех сотрудников, которые будут задействованы в этом процессе.
Цель, которую прежде всего должны отражать составляемые в организации документы, - непрерывное фиксирование всех операций, связанных как с производственным процессом, так и за его пределами.
Цели документального учета таковы:
- отражение связи процессов использования с производством;
- контроль за движением ГСМ в служебных и личных целях;
- контроль за движением авто в служебных и личных целях.
Из документов должна четко определяться связь с производственным процессом (использование в служебных целях). От того, как будут составляться документы по учету использования транспорта, зависит и отражение операций в бухгалтерском и налоговом учете.
Следует четко обосновать в распорядительном документе по организации, что автомобиль, находящийся на территории организации (в течение определенного рабочего времени, в том числе ночью), потенциально готов к использованию по производственной необходимости (даже если никуда не выехал), то есть является используемым организацией в служебных целях. Автомобиль, который находится вне ее территории и путевой лист которого с указанием служебной цели поездки отсутствует, признается используемым в личных целях водителя.
Возможно, например, использовать разные варианты организации процесса контроля и учета расходов, связанных с различными целями.
1-й вариант. Учет выдаваемых карточек организовать в специальном журнале или ведомости, где будут отражаться, например, наименование карточки, вид ГСМ, ФИО сотрудника-водителя, использовавшего автомобиль, дата и время выдачи карточки для каждого авто, количество и стоимость ГСМ, километраж, цель использования (выделить использование в личных и служебных целях). При этом данные за месяц подсчитываются ответственным сотрудником (например, диспетчером или начальником гаража), а затем передаются в бухгалтерию в виде отчета.
Такой учет можно организовать либо по каждому автомобилю, либо по каждому водителю, либо по каждой карточке в зависимости от конкретных условий.
Учет поездок можно организовать аналогичным приведенному выше способом в специальном журнале или ведомости.
Без организации этого учета все расходы (ГСМ и амортизация) могут быть не принятыми в целях налогообложения. Если организация, например, не имеет документальных данных о ведении деятельности, направленной на получение дохода, и при этом несет расходы, не связанные с получением доходов, то эти расходы не признаются в целях налогообложения. Такие расходы должны быть возмещены за счет соответствующих источников: либо за счет чистой прибыли организации, либо за счет средств сотрудников, в пользу которых такие расходы понесены.
Обязательным документом является путевой лист (или подобный ему документ с маршрутом следования), форма которого может быть разработана организацией (если она не относится к транспортной), а для транспортной организации действует форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).
2-й вариант. Вариант компенсирования затрат организации предусматривает заключение договора с работником о предоставлении во временное пользование авто (для личных нужд) за плату. По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).
Этот вариант представляется наиболее приемлемым. Тем не менее следует определение размера платы обосновать, к примеру, расчетом стоимости использования авто за один час, а также организовать учет использования авто в личных целях надлежащим образом. Необходимо предусмотреть в этом расчете небольшую величину прибыли для организации - в этом случае действия организации являются вполне правомерными, так как соблюдается условие об использовании амортизируемого имущества для извлечения дохода (ст. 252, п. 1 ст. 256 НК РФ). Порядок расчета с водителями также должен быть определен условиями договора, например, в соответствии с отчетом ответственного работника за учет работы водителей (или учет движения авто).
Налоговый кодекс РФ не содержит условия о нормировании расходов на содержание транспортного средства, однако поскольку требования статьи 252 НК РФ обязывают организацию к документальному подтверждению и экономическому обоснованию расходов, то на практике организации ориентируются в своих разработках в основном на нормы Минтранса России. Новые нормы расхода топлива введены в действие 14 марта 2008 года (Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р).

По ответу на вопрос N 2.
Принимать расход при расчете налога на прибыль в виде амортизации в связи с фактом использования в личных целях, по нашему мнению, возможно лишь при условии компенсации этого расхода (в виде внереализационного дохода) сотрудником.
В соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. 1 ст. 256 НК РФ для признания имущества амортизируемым необходимо в числе других условий использование его для извлечения дохода, поэтому, на наш взгляд, в данной ситуации в налоговом учете следует описать отдельно правила для учетной политики по автомобилям, которые предполагаются и фактически используются в том числе и для собственных (личных) нужд работников.
В этих целях организации следует обосновать документами и расчетами сумму амортизации автомобиля пропорционально избранному базовому показателю:
- времени использования его в личных целях;
- километражу
- либо иному показателю.
При этом рассчитанная избранным способом сумма амортизации по каждому авто должна быть закреплена документом по организации и доведена до заинтересованных работников с тем, чтобы либо работник возмещал организации эту сумму (с включением ее во внереализационный доход организации - ст. 250 НК РФ), либо по договору с ним (по заявлению от него) эта сумма удерживалась из заработной платы.
В противном случае (если не будет установлен порядок возмещения) сумму амортизации не следует включать в состав расходов в целях налогообложения прибыли. Аналогичный подход должен быть применен и в отношении ГСМ.

По ответу на вопрос N 3.
НДФЛ работникам (например, на сумму амортизации авто в связи с использованием в личных целях) может быть доначислен, если сотрудник не возмещает эти расходы организации, поскольку в совокупный доход работника подлежат включению расходы организации в его пользу (оплаченные за него товары, работы, услуги с учетом НДС) в виде дохода в натуральной форме (ст. 211 НК РФ).
В силу полномочий статьи 34.2 НК РФ Минфин России в письме от 27.09.2007 N 03-04-06-01/334, сославшись на статьи 41, 210, 211, 212 НК РФ, привел разъяснение и сделал следующий вывод. Использование физическим лицом - сотрудником организации служебного автомобиля и мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях будет приводить к возникновению у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. Такой доход подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном статьей 211 НК РФ.
Таким образом, НДФЛ работникам (не только на сумму амортизации, но и на стоимость ГСМ в связи с использованием авто в личных целях) может быть доначислен, например, если возмещение расхода организации не будет восполнено работником либо если будут обнаружены ошибки в алгоритме расчета организации по такому возмещению. В этом случае предполагаются включение суммы рассчитанной амортизации, стоимости ГСМ в совокупный доход сотрудника и доначисление НДФЛ, при этом расход в виде начисленной амортизации и ГСМ за время пользования авто в личных целях не относится на расходы в целях налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). Помимо этого, возможно предъявление претензий к организации по неправомерному получению вычета по НДС (по стоимости авто и ГСМ).
Следовательно, риски по данной ситуации в виде доначисления налога на прибыль, НДС и НДФЛ тем не менее возможны. Ведь для того, чтобы эти расходы были приняты налоговой инспекцией, она должна признать обоснованными для целей налогообложения расчеты с работниками по возмещению и оправданным документооборот. Вместе с тем следует иметь в виду, что налоговая инспекция при проведении мероприятий налогового контроля также обязана привести доказательства использования работниками имущества организации в личных целях.
Такие риски снижаются в большей степени в случае расчетов с работником при установлении документально фиксированной платы за пользование служебным авто в личных целях. Однако в любом случае учет использования авто должен быть тщательно продуман и организован.

Р.П. Карпова,
консультант-эксперт

и еще....

Имущество во временном пользовании

Налоговые органы могут расценить предоставление имущества во временное пользование как оказание услуг для целей исчисления НДС.



Важно!

Согласно абз. 1 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения признается реализация услуг на территории РФ. Согласно абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ оказание услуг на безвозмездной основе признается реализацией товаров (работ, услуг).

Среди операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения), аренда не указана (см. ст. 149 НК РФ).



В связи с этим необходимо будет оценить услугу по передаче автомобиля в аренду физическому лицу на выходные дни согласно правилам ст. 40 НК РФ и уплатить НДС в бюджет.



Неправомерность НДС

Возможно и другое развитие событий. Налоговые органы могут посчитать неправомерным часть вычета по НДС за период использования автомобиля физическим лицом.

Согласно п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на налоговые вычеты.

Согласно подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), если они приобретаются для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения. Этого в нашем случае не происходит, так как физическое лицо не является плательщиком НДС.



Безвозмездно переданное имущество в статье расходов

В п. 16 ст. 270 НК РФ установлено, что при формировании налоговой базы не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей.

Налоговые органы могут установить, что расходы на аренду автомобиля (или часть расходов на аренду автомобиля) не должны быть включены в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, как не соответствующие требованиям ст. 252 НК РФ. Организация должна будет доказать направленность этих расходов на получение прибыли. Подобное дело (аренда и дальнейшая передача в безвозмездное пользование) стало причиной для судебного спора (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.04.2006 № А82-9754/2005-14).



Внереализационные доходы

Данная ситуация может быть рассмотрена налоговыми органами и со ссылкой на подп. 4 ч. 2 ст. 250 НК РФ «Внереализационные доходы», в которой говорится, что доходы от сдачи имущества в аренду (субаренду) являются внереализационными доходами. Соответственно, они должны входить в налоговую базу по налогу на прибыль. Сумма дохода будет рассчитываться согласно нормам ст. 40 НК РФ, а то, что действия коммерческой организации должны быть направлены на получение прибыли (дохода), установлено в ст. 2 ГК РФ.



Расходы и страхование

Согласно ст. 646 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты в виде стоимости израсходованных горюче-смазочных материалов, а также затраты на ремонт автомобиля и замену автошин, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что арендованный автомобиль используется организацией-арендатором в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Такой вывод, в частности, изложен в письме Минфина России от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81.



Затраты. Несоответствие критериям

Однако если организация не использует арендованное имущество в деятельности, связанной с получением доходов (не получает доход и не планирует получать доход при передаче в пользование автомобиля физическому лицу), то затраты (полностью или в части) на данный автомобиль могут быть расценены налоговыми органами как не соответствующие критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Основной спор с налоговой инспекцией может возникнуть именно по поводу бензина, так как в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ установлено, что расходы на содержание (в данном случае — на бензин) можно относить, если он используется именно для служебного транспорта.



Важно!

Что такое служебный транспорт, в законодательстве не установлено, но в разъяснениях официальных органов и консультациях юристов служебным транспортом называют транспорт, используемый не в личных целях работников, а только в служебных целях организации.



Поэтому можно ожидать с большой долей уверенности, что расходы на бензин, произведенные организацией в выходные дни, будут исключены налоговыми органами из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Как известно, оформить использование личного автотранспорта в служебных целях можно двумя способами:

1) оформив компенсации работнику согласно положениям ст. 188 ТК РФ;

2) оплатив физическому лицу арендную плату за использование транспортного средства в соответствии с нормами ГК РФ.



Дополнительное соглашение

Большинство организаций не использует оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, так как в НК РФ (подп. 11 ст. 264 НК РФ) есть ссылка на[ИФ1] Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. от 09.02.2004) «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Согласно п. 38 ст. 270 НК РФ расходы на указанную компенсацию, выплаченную сверх этих норм, не учитываются в целях налогообложения прибыли.



Нормы расхода ГСМ

В НК РФ отсутствует прямое указание на то, что расходы на ГСМ (если только это не компенсация работнику) принимаются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, в пределах норм, утвержденных каким-либо государственным органом.

Несмотря на это, официальные органы при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля рекомендуют учитывать нормы, установленные в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

Такая позиция была высказана и раньше (когда действовали предыдущие нормы) в письмах Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223, 04.09.2007 № 03-03-06/1/640.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода ГСМ не утверждены, при определении этих норм организации следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.



Важно!

Если фактически использование бензина превышает указанные нормы, не стоит исключать споры с налоговыми органами по поводу правомерности включения в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, стоимости бензина, оплаченной за расход топлива, превышающий нормативный.

В целях подтверждения обоснованности расходов (если такие нормы не установлены в технической документации к автомобилю) необходимо разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для используемого транспорта с учетом его технологических особенностей.

Споры с налоговыми органами в нашем случае нельзя исключить полностью, так как компенсация за использование личного автотранспорта в служебных целях предусматривается в ограниченном объеме, аренда автотранспорта у своего работника является хотя и законным, но все-таки уходом от налогового обязательства, поэтому риск признания налоговой выгоды необоснованной остается.

В связи с этим расчет (путем проведения хронометража, анализа затрат и прочими способами) собственных норм, если информации по использованию бензина в технической документации нет или расход бензина, указанный в ней, существенно ниже фактического, особенно актуален.



Путевые листы

Нужно ли оформлять путевые листы на период, когда автомобиль используется в личных целях работника? Указания по применению и заполнению форм путевых листов даны в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». В этих Указаниях установлено, что путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Кроме того, путевой лист является первичным документом по учету расходов на бензин. Так, налоговые органы считают, что наличие чеков АЗС при отсутствии путевого листа не подтверждает целесообразность осуществленных работниками расходов на бензин, так как чеки АЗС не содержат информации о трудовом задании работника (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861.

Таким образом, путевые листы на период, когда автомобиль используется в личных целях работника выдавать нельзя.



Акты приема-передачи

Должны ли составляться акты приема-передачи на автомобиль в случае передачи автомобиля работнику на выходные дни и в организацию в понедельник? Согласно нормам ГК РФ об аренде (ст. 611) и о ссуде (ст. 691) составление в обязательном порядке такого акта передачи не предусмотрено, в отличие от передачи в аренду недвижимости, где составление акта передачи имущества должно осуществляться в обязательном порядке.

Однако необходимость составления такого акта предусмотрена в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете». Норма, изложенная в данной статье, закрепляет обязанность организации подтверждать все хозяйственные операции оформлением первичных документов.



Составление данных документов важно также и в целях разграничения ответственности за вред, причиненный транспортным средством.



Важно!

В соответствии со ст. 648 ГК РФ ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор.

Поэтому если арендатором на период выходных останется организация, то в случае аварии иск с требованием возмещения ущерба, причиненного третьим лицам, будет предъявлен к организации.



В дальнейшем организация может попытаться доказать, что машина в этот период использовалась не в служебных целях; в порядке регресса востребовать сумму, уплаченную истцу по первому иску, с работника — владельца автомобиля, скорее всего, в соответствии с нормами трудового законодательства о возмещении ущерба.

Первоначальный иск в отсутствие документов, подтверждающих законность использования в выходные дни работником автомобиля в личных целях, с большой долей вероятности будет удовлетворен судом.



Подоходный налог и взносы



Согласно п. 1 ст. 211 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база по НДФЛ определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 40 НК РФ.

При этом в стоимость таких товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма НДС, акцизов и исключается частичная оплата налогоплательщиком стоимости полученных им товаров, выполненных для него работ, оказанных ему услуг.

Передача автомобиля, который на законных основаниях принадлежит организации, своему работнику бесплатно — это и есть получение налогоплательщиком дохода от организации в натуральной форме.

При этом то, что работник является собственником автомобиля, не будет играть роли, так как отношения между собственником автомобиля и организацией и отношения между работодателем и работником — это два разных правоотношения.



Важно!

Согласно п. 4 ст. 237 НК РФ при расчете налоговой базы по выплатам и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты, исчисленная исходя из их рыночных цен (тарифов).

При этом в стоимость товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма НДС, а для подакцизных товаров и соответствующая сумма акцизов.



Иными словами, операция по передаче в пользование автомобиля работнику увеличит налоговую базу как по налогу на доходы, так и по взносам.



Важно!

Согласно ч. 1 п. 3 ст. 217 НК РФ (доходы, не подлежащие налогообложению) не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные с бесплатным предоставлением топлива или соответствующего денежного возмещения.

Согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ (суммы, не подлежащие налогообложению) не подлежат налогообложению компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные с бесплатным предоставлением топлива или соответствующего денежного возмещения.



Сделаем выводы.

Безвозмездное предоставление автомобиля работнику в выходной день должно сопровождаться уплатой необходимых налогов (взносы, НДФЛ).

Безвозмездное предоставление автомобиля работнику в выходной день несет риски по признанию налоговыми органами недоплат по налогам на прибыль, НДС, ответственности за неправильное ведение бухгалтерского учета в случае отсутствия документов по предоставлению и возврату автомобиля.

Более правильным будет выбор иной договорной политики в отношении с работником, который предоставляет свое имущество для использования в служебных целях.

Необходимо рекомендовать организации разработать и утвердить нормы расхода топлива (если такие нормы не установлены в технической документации к автомобилю) и придерживаться их при отнесении расходов на топливо в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.