Чрезвычайная ситуация, погибли документы

[rashid]

Приветствую всех, кто на форуме.
Если кто сталкивался помогите. Ситуация такая: в результате прорыва трубы отопления в бухгалтерии испортились документы по авансовым отчетам, в том числе документы по прошлым периодам, по которым уже налоговая проводила проверки, также и текущие ав.отчеты (некоторые можно еще прочитать, в других ничего не разобрать). Прошлые периоды еще ничего, проверялись. Как быть с текущими, как их восстанавливать? Может какой-то АКТ составить создав внутреннюю комиссию? Если да, то примерно как его оформить? Отопление не центральное, представиелей со стороны не привлечешь, котельная своя внутренная. Если кто сталкивался, поделитесь опытом.
Заранее благодарю!

[Катрин]

Может это поможет

Первичные документы, являющиеся единственным основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в учете, должны храниться особенно тщательно, так как их отсутствие влечет негативные последствия в отношениях с контрагентами, собственниками, работниками, контролирующими органами.
Если документы по каким-либо причинам утрачены - пропали или погибли, руководитель организации должен принять необходимые меры по их восстановлению.
Порядок действий в подобной ситуации определен Положением о документах и документообороте.
Во-первых, при установлении факта отсутствия документа руководитель должен назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документа. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Приказ о создании комиссии может выглядеть следующим образом:

Пример.

20 ноября 2001 г. ООО "Темпера"

Приказ N 23

В связи с выявлением факта отсутствия в организации документов на отгрузку партии продукции ЗАО "Грин" за 17 января 2001 г. приказываю:
1) назначить комиссию по расследованию причин отсутствия документов в составе:
председатель комиссии: Долганов П.В. - главный бухгалтер;
члены комиссии: Петрашевский Д.О. - начальник отдела продаж;
Симонова Н.Д. - помощник бухгалтера;
2) комиссии в 15-дневный срок с момента подписания настоящего приказа выявить причины утраты документов и принять меры к их восстановлению;
3) ответственность за исполнение приказа возложить на председателя комиссии Долганова П.В.

Генеральный директор _ /подпись/_ Головин А.Д.

Комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение пропавших документов.
После выявления причин утраты документов следует этап их восстановления; в случае, приведенном в нашем примере, необходимо обращение к контрагенту с просьбой помочь в восстановлении утерянных документов.
Контрагенту может быть направлено письмо следующего содержания:

Пример.

Генеральному директору ЗАО "Грин"
Синтепонову З.Б.
исх. N 118 от 27 ноября 2001 г.

17 января 2001 г. нами была отпущена ЗАО "Грин" партия готовой продукции. К сожалению, документы на отпуск продукции на сторону нами утрачены. Прошу оказать помощь в восстановлении документов и выслать дубликаты имеющихся у Вас экземпляров этих документов.
Заранее благодарен за помощь.

Генеральный директор _ /подпись/ _ Головин А.Д.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации, если таковая имеется.
Форма акта свободная, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение, о результатах расследования; к акту должны прилагаться объяснительные записки опрошенных ответственных лиц. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.
Очевидно, что установленная процедура достаточно трудоемка и зачастую не соблюдается на практике. Если пропажа документов обнаружена в течение отчетного периода, к которому они относятся, принято выписывать утраченный документ заново, избегая формальностей. Однако если создавшееся положение не позволяет избежать процедуры восстановления, лучше провести ее по всем правилам, чтобы документы не были в дальнейшем признаны недействительными.

[Helena]

Я думаю, что во первых вам надо связаться со своими покупателями и поставщиками и попробовать востановить документы по их расчетам. Во вторых вам надо поставить в известность налоговую, все что вы им сдавали храниться у них в архиве и они могут вам сделать копии.

[rashid]

Дело в том, что часть подтверждающих расходы документов были от предпринимателей торгующих на рынке строительных материалов (касс.чеки, тов.чеки, накладные). Как быть с ними, они же не захотять пробывать касс.чеки заново?

[Helena]

Тем более обратитесь в налоговую и поставьте их в известность, а потом, если вас не затруднит, расскажите нам, что они посоветовали.