Учет документооборота

[Заврюша]

Всем добрый день, поделитесь пожалуйста опытом. У нас крупное предприятие, и каждый день приходят платежки, которые необходимо оплачивать. Есть и очень большие суммы есть и достаточно мелкие. Если крупные платежи мы хоть как то можем контролировать, отодвигать, переносить согласовывать, то в мелких творится полный хаос, они сыпятся отовсюду, то кто то шины купил кто лестницу, кто то принтер . Подскажите пожалуйста как более грамотно формализовать или автоматизировать мелкие платежи, потому что в общей массе счетов их около 85%? Договор под каждый счет делать не выход, т.к. предприятие большое необходимо согласование большого количества начальства, и из за счета в 500 рублей бегать собирать подписи глупо, а их бывает очень много

[Аланда]

[quote=Заврюша;809896]мелких творится полный хаос, они сыпятся отовсюду,[quote]
Однако,не можете же вы сами решить,нужно оплачивать эти счета

Сообщение от Заврюша

кто то шины купил кто лестницу, кто то принтер

или нет.мало ли кто,какой принесет счет ( а вдруг это что-то для дома,а не для организации) Да и очередность (срочность) платежей кто-то же ведь у вас контролирует.Это уже организационные вопросы,кто может принимать решение,стоит оплачивать покупку или нет.Для мелких платежей,наверно,можно определить круг ответственных сотрудников не очень высокого уровня и в меньшем количестве,чтобы они отвечали за такие покупки и давали разрешение на оплату.

[ML2209]

я бы сделала график платежей по мелочёвке, а может и по всем платежам -1 раз в неделю, например в пятницу. Для того, что бы обезопасить себя и не оплатить "то, что куплено для личных нужд" принимала бы счета с визой нач.отдела(куда собсно купили),далее, Вы копите все счета за неделю, далее в пятницу делаете на них реестр, подкладываете к реестру все счета и отдаёте на подпись ген.диру (или кто у Вас ответственнен за финансы), если он подписывает реестр-тогда оплачиваем.

[MarinaAnna]

Сообщение от ML2209

Вы копите все счета за неделю, далее в пятницу делаете на них реестр

Не знаю, если счетов много, то делать реестр наверное получится слишком трудоемко, это сначала сиди печатай реестр, потом еще сиди печатай платежки. Я бы наверное всех кто мне принес счет без визы ответственного лица, кто дает распоряжение на оплату даже не принимала бы, человек, который сидит на оплате, вернее делает платежки, должен быть достаточно внимателен, для того, чтобы не ошибаться, ни в сумме, ни в данных р/счета, хорошо, когда платежей много в одни и те же адреса, но даже путем копирования п/п все равно же надо сумму изменить, назначение платежа изменить, когда отвлекают, допускаются ошибки. Еще нужно сидеть реестр печатать, потом идти куда-то подписывать. Я бы возложила это дело на других лиц, пусть приносят вам счета уже с визой главного, как поставите, так и будет, сначала наверное будут возражать, потом привыкнут. Далее, когда у вас все счета подписаны, сортируете их по датам, там где дата визы стоит более ранняя, то и оплачиваете в первую очередь. Ваша ведь задача не решать, что раньше оплатить, а что позже, ваша задача оплатить счета на которые дано "добро" от того, кто принимает решение на оплату. Может быть составить список тех, кто имеет право ставить визу-резолюцию на оплату, закрепить это приказом, под роспись, если визу ставить только директор, то пусть начальники и ходят подписывают у директора, хотя если фирма большая, то вряд-ли этим занимается непосредственно директор.

Сообщение от ML2209

если он подписывает реестр-тогда оплачиваем.

Этот вариант наверное имеет место быть, потому что когда звоню фирме покупателю, иногда слышу ответ: вы стоите в очереди на оплату, уж не знаю как там это происходит, возможно тоже какой то список-реестр составляют, только для меня вот это непреемлемо, сидеть составлять этот реестр....

[Крольчиха]

Сообщение от MarinaAnna

только для меня вот это непреемлемо, сидеть составлять этот реестр....

Если вы ведете учет в 1с8 - то реестр составляется элементарно.
Ну к примеру вы принимаете пятницу днем платежей.
В течении недели вводите в 1с исходящие платежки, в комментарии к документу указывая все что нужно знать об этом платеже директору - что оплачиваем, от какого отдела пришел счет и т.п.
В четверг открываете журнал платежных поручений - и делаете из него реестр штатными средствами 1С8 (10-секундня операция) - ну и на подпись его
Я еще подкладываю к реестру сведения о текущем остатке и прогноз поступлений (мне его клиентские менеджеры дают).

Директор иногда что-то своей рукой выч5еркивает - я просто тут же помечаю на удаление эту платежку (в комментарии пишу - отклонено директором).
А основной список направляю в банк.

[MarinaAnna]

Сообщение от Крольчиха

Если вы ведете учет в 1с8 - то реестр составляется элементарно.

То что реестр составляется элементарно в 1С 8.2 это знаю, только вот я в 1С платежки не делаю, я делаю сразу в клиент-банке, а в 1С только выписки делаю выгруженные из клиент-банка.

Сообщение от Крольчиха

Директор иногда что-то своей рукой выч5еркивает - я просто тут же помечаю на удаление эту платежку

Нумерация платежек потом не сбивается ? при выгрузке, ведь номера то что в 1С прописаны, такие и в банк при выгрузке попадают, или в 1С потом сидите после помеченных на удаление, корректируете ?

[Крольчиха]

Сообщение от MarinaAnna

потом сидите после помеченных на удаление, корректируете ?

Строгая нумерация платежек для меня абсолютно не критична. Поэтому ничего не правлю.