кадровые документы ИП

[АлексейГЭУ]

Доброго времени суток уважаемые специалисты!
Будьте добры, подскажите по кадровым документам ИП с 1 работником. Какие обязательно надо вести документы если работник на дистанционной системе работает и договор заменяет трудовую?

[Таинственная Незнакомка]

Добрый день.
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

Трудовые отношения подлежат документированию. Причем обязанность по составлению и ведению документации лежит не только на работодателях-организациях, но и на работодателях - индивидуальных предпринимателях. В организациях для этого создаются отделы (например, отдел кадров или отдел по работе с персоналом) или просто вводятся должности (например, менеджера по персоналу). А вот индивидуальные предприниматели в большинстве своем не придают значения составлению кадровых документов или составляют их, но с существенными нарушениями установленных требований. В результате нередки административные штрафы, наложенные инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий.

Самым важным документом, устанавливающим необходимость документирования трудовых отношений, является Трудовой кодекс. В частности, ст. 67 ТК РФ обязывает заключить трудовой договор в письменной форме, ст. 66 ТК РФ требует вести на каждого работника трудовую книжку, ряд статей говорит о необходимости издания приказов (ст. ст. 68, 84.1, 193 и др.).
.....
Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп. К одной из них относятся как раз локальные нормативные акты. Назовем их:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189 ТК РФ);
- коллективный договор (гл. 7 ТК РФ);
- положение о защите персональных данных работников (ст. ст. 86 - 88 ТК РФ);
- положение об оплате труда;
- некоторые другие положения ;
- должностные инструкции (в ТК РФ не содержится упоминания о данном документе, но без него невозможно проведение аттестации работников (иначе увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания будет признано незаконным), прием по конкурсу (для обоснования предпочтения того или иного кандидата);
- положение и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Следующая группа кадровых документов - организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы (учета или регистрации) и некоторые другие документы:
- журнал учета трудовых договоров (необходим для упорядочения информации о вновь принятых работниках);
- журнал учета приказов по личному составу (необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная - рекомендуем для каждого вида приказов вести отдельный журнал);
- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (необходимо вести в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". Этим же Приказом утверждены формы названных журналов);
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (необходима в силу Постановления N 225. Поможет при разрешении трудовых споров, связанных с увольнением и выдачей трудовой книжки в последний рабочий день);
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ведется в силу ст. 91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником);
- штатное расписание (необходимо в силу ст. 57 ТК РФ, а также для закрепления штатной структуры и размера оплаты труда по каждой должности);
- график отпусков (необходимо вести в силу ст. 123 ТК РФ для установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков);
- график сменности (при наличии у индивидуального предпринимателя сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ)).
И последняя группа кадровых документов - документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений. К ним относятся:
- трудовой договор (в силу ст. 67 ТК РФ заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При этом работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Особенности заключения, расторжения и изменения условий трудового договора предусмотрены ст. ст. 56 - 84.1 ТК РФ);
- приказы по личному составу (формы утверждены Постановлением N 1. В их число входят приказы о приеме, переводе, увольнении и пр.);
- личная карточка (заполняется на основании приказа о приеме на работу, трудового договора и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ: паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета и документов об образовании);
- трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ установлено, что работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Порядок ведения и заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225);
- документы для направления работника в командировку

[Таинственная Незнакомка]

АлексейГЭУ, из моего сообщения , взятого из К+, выкидывайте все ненужное, например про трудовую книжку и сопутствующие журналы (если только ИП не планирует других сотрудников заводить)... У дистанционника не будет и графика сменности...В общем надо смотреть по обстоятельствам.

[Таинственная Незнакомка]

По поводу коллективного договора у ИП у меня сомнения, подожду, что другие пользователи скажут...

[АлексейГЭУ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

АлексейГЭУ, из моего сообщения , взятого из К+, выкидывайте все ненужное, например про трудовую книжку и сопутствующие журналы (если только ИП не планирует других сотрудников заводить)... У дистанционника не будет и графика сменности...В общем надо смотреть по обстоятельствам.

Здравствуйте)))
из кадровой документации:
Правило внутреннего распорядка. По теории оно из обязательных для ИП с сотр, так же :
штатное расписание,
журнал ознакомление с инструкциями,
журнал прохождения работниками мед освидетельствования
а на деле надо ли оно? если ИП своих сотр в глаза не видит т. к. они дистанционно работают и в разных городах, график работ плавающий .

[Таинственная Незнакомка]

Штатное расписание один фиг обязательно, раз они у него по трудовому договору приняты

[АлексейГЭУ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Штатное расписание один фиг обязательно, раз они у него по трудовому договору приняты

поможете составить?

[Таинственная Незнакомка]

по поводу ознакомления с инструкциями на дистанционной работе Вы мои замечания к ТД читали? Там оговорен процесс как это происходит...

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от АлексейГЭУ

поможете составить?

попробуйте отсюда http://uristhome.ru/document/31/shtatnoe-raspisanie-ip-obrazets-blank

ИП не обязаны унифицированные доки использовать, но они удобнее)))

[АлексейГЭУ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Штатное расписание один фиг обязательно, раз они у него по трудовому договору приняты

Унифицированная форма № Т-3 заверенная печатью ИП. Верно? наверное нету смысла формировать свое..

[Таинственная Незнакомка]

печать ИП не обязательно иметь...

[АлексейГЭУ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

попробуйте отсюда http://uristhome.ru/document/31/shtatnoe-raspisanie-ip-obrazets-blank

мы наверное вместе были там одновременно)))

[АлексейГЭУ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

печать ИП не обязательно иметь...

да, но некоторым хочется))

[Таинственная Незнакомка]

там образец, свои же еще обрабатывать надо, чтоб ФИО своего ИП не светилось... ну вы меня поняли

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от АлексейГЭУ

да, но некоторым хочется))

кому хочется, пусть заказывают))) любой каприз за их бабки

[АлексейГЭУ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

по поводу ознакомления с инструкциями на дистанционной работе Вы мои замечания к ТД читали? Там оговорен процесс как это происходит...

да, конечно. Я внес все замечания Ваши в договор.
Сейчас пытаюсь разобраться что действительно надо собрать в этом случае в папочку кадрового учета из обязательного списка

[Таинственная Незнакомка]

АлексейГЭУ, вопрос с дистанционниками очень интересный)
Работодатель должен обеспечивать безопасность и условия труда (ст. 22 ТК РФ). Это общее требование распространяется на всех сотрудников, в том числе надомников и дистанционников. Впрочем, для этих категорий работников существуют особенности, которые необходимо учитывать.

Если говорить о надомниках, то в отношении безопасных условий их работы указано, что она должна выполняться в условиях, соответствующих требованиям охраны труда (ст. 311 ТК РФ). Поскольку на надомников распространяются все требования трудового законодательства (ч. четвертая ст. 310 ТК РФ), работодатель должен проводить обучение своих сотрудников безопасным способам и методам работы, проверять знания работников по охране труда, выдавать им в необходимых случаях спецодежду, контролировать условия труда на рабочих местах и т. д. Получается, что работодатель, хотя и не создает рабочего места, но несет ответственность за его безопасность.

Что касается дистанционных работников, обеспечение безопасности их труда также закреплено за работодателем (ст. 312.3 ТК РФ). В обязательном порядке он должен расследовать и учитывать несчастные случаи, если они происходят, выполнять предписания надзорных ведомств, отчислять страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев. Другие обязанности по охране труда могут быть предусмотрены только трудовым договором с дистанционным работником.

[Таинственная Незнакомка]

Обязанность работодателя проводить медицинские осмотры надомникам и работникам, заключившим договор о дистанционной работе, прямо в законодательстве не закреплена. Кроме того, заключая договор с надомником, нужно учитывать, что выполняемая им работа не должна быть противопоказана ему по состоянию здоровья. Поэтому работодатель может потребовать у кандидата медицинскую справку, подтверждающую возможность выполнять данный вид работы.

Что касается дистанционных работников, то им необходимо проходить предварительные и периодические медосмотры, если более 50 процентов рабочего времени они проводят за монитором (п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»). Продолжительность нахождения за компьютером можно определить исходя из должностных обязанностей сотрудника. Например, если работа предполагает набор текста, или создание дизайн-проекта при помощи программного обеспечения, то из этого логически вытекает, что большую часть времени работнику приходится смотреть в монитор. Периодичность осмотров составляет один раз в два года (п. 3.2.2.4 Приложения № 1 к Приказу № 302н).

Совет:
Требуйте у кандидата на надомную работу медицинскую справку, подтверждающую, что он может заниматься данным видом деятельности.

Проведение медосмотров должен оплачивать работодатель (ч. седьмая ст. 213 ТК РФ). С обычными сотрудниками и надомниками этот вопрос решается просто: администрация дает им направления в медучреждение, с которым у нее заключен договор. С дистанционными работниками так поступить будет затруднительно, поскольку они могут находиться на другом конце страны. Поэтому можно предложить сотруднику пройти медосмотр за свой счет, а затем компенсировать ему расходы.

[Таинственная Незнакомка]

Сорри, убегаю с форума. На вопросы отвечать продолжит следующий форумчанин

[АлексейГЭУ]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

там образец, свои же еще обрабатывать надо, чтоб ФИО своего ИП не светилось...

у меня на том сайте какие то тормоза при скачке образца включились.. в общем не скачал. взял пункты обязательные скопировал и на Лугасофт бланков накачал (форма Т-3,) разберусь с этим. Спасибки)
а вот с правилами внутреннего трудового договора не ясно пока..