Принципы организации эффективного аутсорсинга

[dim3740]

Три дня счастья
Если отводится примерно день на загрузку «месячного» Клиент-банка (ну, плюс Зарплата и платежки с нее) , еще день в месяц – на загрузку доков из клиентской УТ (управления торговли), и еще примерно день на то, чтоб свести месячный баланс, то…. напрашивается резонный вывод: «Так это же клиенты такие... удобные! При таких условиях любой дурак учет сделает! И причем тут тогда «принципы эффективного учета?» Так? Так вот, уважаемые коллеги, в этом есть большая доля правды. Конечно, можно говорить, что не всегда были такие «выгодные» договора, что были и "тернии, а не только звезды", и если сейчас предлагается некий клиент, то прежде смотришь, насколько он, скажем так, «трехдневен» Но, что же делать? Не общаться? Повторяю, что условия могут быть совершенно различны, и материалы могут примеряться каждым бухгалтером «на свой аршин». Мысли писались на протяжении многих лет, когда не было «все так гладко». И второе: оставшееся время от «условных трех дней» (не принимайте буквально), уходит на помощь клиентам и по планированию бизнеса, и по 1С, и подготовке к налоговой проверке (в т.ч. с моральной стороны) и многим мелочам, отчасти не свойственным в работе бухгалтером, но востребованным.

[MarinaAnna]

Сообщение от dim3740

Повторяю, что условия могут быть совершенно различны,

Вот в том, то и дело, что я бы сказала, что не условия могут быть совершенно различны, а клиенты могут быть совершенно различные. У одних есть и УТ и выгрузка настроена, и ЗУП есть и выгрузка настроена, у других вообще программы никакой нет и в том числе и 1С-ки, все тогда ложиться на чьи плечи ? правильно. Некоторые клиенты что хотят то и делают в своей фирме, например, платят куда хотят и за что хотят и как бы ты им не объясняла, не понимают, почему он учредитель-директор не может купить по безналу кровать, которую он хочет поставить у себя дома, ведь это же он заработал эти деньги и т.д. Нюансов много, так что 3 дня это только мечта.
Я, например, беру клиентов, работаю с ними 3-6-9 м-цев и за это время наблюдаю, насколько они понятливые, выполняющие требования буха, с документами порядок, все своевременно и правильно, если бух сказал нельзя, понимают ли это или как, часто это фирмы малышки и у них нет 1С-ки и вообще они ее в глаза не видели, они понимают, что должен вестись бухучет, должны сдаваться отчеты и умеют делать платежки в онлайн банке. Вот поработаю указанное время, если они создают мне проблемы, то мне и деньги их не нужны, т.е. оплата за мой труд, платят как правило такие фирмы немного, очень с большим трудом поднимают оплату, поэтому мне проще объявить им о том, чтобы они искали нового буха , сдать последний отчет, он может быть и за 1 кв или за полугодие или за 9 м-цев, до годового как правило не остаюсь, мне спокойствие дороже, денег.

[dim3740]

MarinaAnna, конечно, " под условиями" я и понимаю именно все: и менталитет клиентов, и техническое оснащение, и обязанности сторон... Если, на форуме бывают тысячи бухгалтеров, то и эти самые "условия" у них могут существенно отличаться. Поэтому и любые советы "общего характера" далеко не всегда приемлимы. Среда как-то сказала тут, что дескать, "невозможно полностью изучить проблему и больше к ней не возвращаться". Вот теперь я согласен с этим, а тогда был не прав.

Любви...э....учебе... все возрасты покорны)))

Условия "жития мое" разные у всех....

[dim3740]

Принцип системного подхода при работе бухгалтера

Публикую последний материал из «старых запасов»

Со времени нашей последней публикации в мой адрес поступило множество ваших откликов. Основной смысл этих посланий можно свести к следующему: «Ваши рекомендации применимы только к крупным предприятиям, а что делать бухгалтеру фирмы, штат которой состоит из 3-4 человек, ведь он вынужден работать за десятерых?!»
За отклики большое человеческое спасибо. Приятно, что у моей авторской колонки появились заинтересованные читатели. Что ж, в следующих публикациях я обязательно постараюсь уделить внимание таким фирмам-«малюткам». Но прежде давайте зададимся вопросом: «А почему, собственно, бухгалтеру малого предприятия приходится работать за десятерых?». И по большому счету, ответ на него лежит на самой поверхности. До тех пор, пока руководитель пусть даже самой маленькой фирмы будет проводить горизонтали в финансовой деятельности (верхняя – хозяйственная деятельность в целом, нижняя - их бухгалтерский учет), непременными факторами работы бухгалтера такой фирмы станут «коротание вечеров» на рабочем месте и стрессовый режим. Не проще ли провести несколько вертикалей по наличию объекта учета в деятельности? К примеру, оптовая торговля, внешнеэкономические сделки, приобретение ОС, наем рабочей силы и т. п. Причем идти от простого к сложному, от части к целому, слева направо.... Левая вертикаль - продажа бабушкой картошки на рынке. Нужен минимум знаний. Если необходимо расширить штат - штудируем вопросы исчисления налогов с зарплаты и выполнения норм Трудового кодекса, т.е. уже сложнее. Покупаем офис - начинаем разбираться с его обслуживанием и налогом на имущество. Заимели валютный счет - читаем международное законодательство. И продолжаем в том же духе действовать совместными усилиями слева направо, а не низвергаться сверху вниз на голову бухгалтера.
На мгновение показалось, что бухгалтер, бесстрашно штурмующий, подобно опытному виндсерферу крутые волны Налогового кодекса и ПБУ, и есть настоящий спаситель финансового учета фирмы. Но проблема в том, что даже самый большой багаж профессиональных знаний никогда не сможет компенсировать отсутствие системности в вашей работе. Современному бухгалтеру недостаточно знаний бухгалтерского и налогового законодательства. В конечном итоге это не спасает от "коротания вечеров" на рабочем месте. Если уж и говорить о субъективных причинах, т. е. о тех. которые кроются в наших собственных ошибках, то практика показывает, что к неоправданной потере времени и кипам необработанных документов приводит прежде всего неумение руководить своими подчиненными и правильно распределить участки учета. И, помимо умений и опыта есть нечто, что может существенно облегчить работу бухгалтеров и сделать ее более эффективной. Это нечто - системный подход к постановке и ведению бухгалтерского учета.
Существует совокупность определенных сформулированных принципов такого системного подхода. которые предназначены не только для бухгалтеров. Скорее они будут интересны именно руководителям, на которых, как известно, законодательством возложена обязанность организации бухгалтерского учета. Впрочем, это уже тема для отдельного разговора, который я непременно продолжу в следующих "мыслях вслух» .

Опубликовано в «Налоговом вестнике» №14 от 7 апреля 2007 года

Автор материалов имеет высшее техническое образование в области электронных систем управления, научные труды по данной тематике. В 1991 году основал свой собственный кооператив, с этого времеии стал также заниматься бухгалтерским учетом. Экономического образования не имеет. Имеет юридическое образование, диплом по теме «Налоговые преступления», стажировка в налоговой полиции. В течение 5 лет занимал должность руководителя автоматизации и бухгалтерского учета одного из аудиторских агентств. С 2011 года – собственное ИП, бухгалтерский аутсорсинг, системный аналитик, автоматизация учета.

[dim3740]

И снова о Тандеме руководителя и бухгалтера

Благодарности замечательным форумчанкам Среда и Таинственная незнакомка за "подкинутые" идеи. Пишите еще!

[dim3740]

Я.В.Соколов. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней.
«И здесь бывает важно, чтобы любя свое дело, свою профессию, мы понимали, чтобы дело стало настоящим Делом, чтобы маляр стал ходожником, каменщик – зодчим, конторщик бухгалтером, делу надо придать немного поэзии, умножить знания на мечту» Так давайте будем мечтать!

Из БУХ.1С апрель 2017 года страница 40.

Как люди пишут книги? Может, действительно, мне тоже попробовать?

[dim3740]

Ценность слова и документа
После того, как высшее руководство страны проведет «телевизионный круглый стол», аналитики подсчитывают сколько и каких слов прозвучало в его речи. Это и понятно. Каждое слово- посыл превратится в один-два закона, каждый закон – в десяток подзаконных актов, каждый акт – в тысячи разъяснений и миллионы действий простых работников. Насколько же ценно… слово! И сколько смысла вкладывается в каждое сочетание звуков «богатого русского языка»! Как правильно, что и на форуме призывают вести содержательные беседы или посты. Ведь беседа – это отражение документооборота. Сколько мусора, сколько ненужных документов – столько и лишней, отнимающей драгоценное время работы. У меня есть папка «ВНД» - расшифровывается «Вроде Ненужные Документы». Заведите такую же. И есть второй принцип «ненужности». Если нечто пролежало, и ни разу не потребовалось в течение установленного времени, то оно не нужно, как бы наш «мозг – мартышка» не говорил, что «жаль выкидывать».

[Вес`на]

Сообщение от dim3740

Если нечто пролежало, и ни разу не потребовалось в течение установленного времени, то оно не нужно, как бы наш «мозг – мартышка» не говорил, что «жаль выкидывать».

dim3740, у вас никогда такого не было, что как только бумажка выкинута, так она сразу почему-то нужна? Я не призываю хранить веками горы макулатуры, но относиться к выбрасыванию с большой долей осторожности

[dim3740]

Вес`на, Увы, бывает! Особенно, когда много грешу А на житейском уровне, это вопрос психологии. Тому, кто по жизни нерешителен, сложнее что-то выкинуть. (Хотя, тут и опыт конечно, очень важен). И тогда «примерением со своей совестью» и является папка ВНД. Как некое «пограничное хранилище». Мне она очень помогает быстро принять решение по нужности документа.

Некоторые вопросы организации документооборота.
Я забираю первичку раз в месяц по описи (реестру). Также забираю выгрузку из базы клиента. Реестр распечатывается нетиповыми средствами 1С, точнее - внешней обработкой. И сделано так, что реестр невозможно сохранить на компьютере, и умышленно отредактировать. (Кстати, и выгрузка тоже рукописная, и снабжена тестами, не позволяющими сформировать ее при ошибках).
На самом реестре я крыжу наличие документов прямо у клиентов, ставлю пометки, чего не хватает. Ксерим по экземпляру для каждой стороны. Подписываем.
У себя я документы, особенно входящие, проверяю на предмет наличия подписей, корректности полей. Подшиваю через проволочную скобку (см. фото). Это обеспечивает легкий доступ для расшивки при встречных проверках.
Проблема есть в том, что бывают документы «опоздавшие», и реестр на них приходится писать вручную. Вторая сложность в том, где хранить «опоздавшие» документы, если их период уже сдан в архив (обратно клиентам). Третья сложность - ответ на вопрос "А кто же все таки отвечает за документы? И в чем эта ответственность заключается?"

[Вес`на]

Сообщение от dim3740

ответ на вопрос "А кто же все таки отвечает за документы? И в чем эта ответственность заключается?"

Закон о бухгалтерском учете от 6.12.2011 №402-ФЗ

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

[dim3740]

Вес`на, это само собой разумеется. Моя позиция при обсуждении таких вопросов с клиентами такая, что я готов "отвечать за документы" при условии, что такая ответственность даст мне и необходимые права. К примеру, ключ от комнаты архива будет только у меня (ну, и у руководителя). А, поскольку я редко бываю у клиента, то на это никто не идет. Посему - "вопрос в воздухе"...

Я называю это состояние - "сидением на пороховой бочке"

[Вес`на]

dim3740, архив не на вашей территории, как вы можете за него отвечать?

[dim3740]

Принцип "от обратного", или "что в лоб, не есть "что по-лбу"
Если смысл некой нормы, указания, требования не совсем ясен, можно посмотреть на него с диаметрально противоположной стороны, т.е. " а что будет, если сделать наоборот"?
К примеру, когда я как ИП, открывал расчетный счет, я в анкете написал: "Цель открытия счета - предпринимательская деятельность".
И теперь зададимся вопросом: а можно ли использовать расчетный счет ИП в личных нуждах физлица, к примеру, купить что-то для семьи безналом?
Идем от обратного и отвечаем на вопросы: 1) Банк может не принять такую платежку? 2) Продавец товара может отправить деньги обратно, посчитав, что покупка не для предпринимательской деятельности? 3) Налоговая может сказать, что данный товар обязан считаться приобретенным для предпринимательской деятельности, но.... расходом не является. 4) ИП не вносит данный расход в книгу доходов и расходов, но... вроде, должен это сделать. И т.п.
Как видим, если на такие вопросы ответ всегда "нет", то, это дополнительный аргумент, что расчетный счет может использоваться для любых целей, а не только так, как "было указано в анкете".
Так, по аналогии, и в других случаях.....

[dim3740]

Как сделать удаленку?
Среди разных способов удаленного бухучета, таких как TeamViewer, RDP, публикация базы 1C в облаке и т.п. в течение последних лет я применяю то, что можно условно назвать распределенной базой данных (УРИБ или РИБ) – т.е. есть 2 базы – одна в офисе у клиента (там работает оператор с первичкой), другая – на рабочем месте бухгалтера (для отчетов), и между ними в определенные моменты осуществляется обмен информацией. Почему «условно назвать»? Потому, что обмен осуществляется по правилам, которые можно «придумать» самому)))
Преимущества этого метода:
1. Не требуется никаких действий системного администрирования у клиента, не нужна ни сеть, ни сервер, ни сисадмин, ни прав доступа и т.п.
2. В офисе в 1С может находиться любая информация, до которой «бухгалтеру нет дела»
3. В программу бухгалтера «никто не залазит».
4. Обмен осуществляется только между документами, вид которых нужен для учета. К примеру, счета не пересылаются.
5. Не нужны никакие префиксы для настройки обмена, ибо «правила» устанавливают не «внешние люди», а сам бухгалтер и он всегда «контролирует ситуацию».
6. Решены вопросы пересорта товаров, неуникальности контрагентов и других справочников.
7. Обменные файлы имеют простую структуру, представляют собой текстовые файлы, могут сохраняться на жесткий диск с указанием даты обмена, и впоследствии служить доказательством наличия (предоставления) такого документа (записи) для бухучета.
8. Можно делать «повторные загрузки» (в одну сторону) и анализировать изменения, т.е. внесение менеджерами в офисе документов «задним числом» и как они влияют на отчетность.
9. Обмен можно делать как БП-БП, так и УТ-БП, а также с иными программами, кроме 1С.
10. Обновлять офисную программу можно реже.

В принципе, в договоре на аутсорсинг можно закрепить правило, что электронный обмен имеет статус «первичного документооборота», и вообще не работать с бумажными вариантами документов. Тут все определяется соглашением сторон и юридически грамотным договором.

Предвидя замечание, что РИБ встроен в функционал, замечу, что гораздо надежнее самому разработать (и потом самому менять) правила, чем настроивать избыточный функционал типовой 1С. Последний зачастую расчитан на множество филиалов, разграничения ответственности, времени обмена, решения коллизий и т.п. К примеру, мне для учета часто нужно только 2 типа документов (приход, расход), причем время их получения я могу задавать когда хочу, или, по – готовности. Выписки, услуги полученные, зарплату делаю в своей базе, ибо офису\клиенту они не нужны.

Из недостатков – сложность первичной настройки обмена, т.е. создание «правил». Но, как я уже сказал, можно применять разные поля и реквизиты, а не только те, которые рекомендует фирма 1С. К примеру, я активно использую поле «комментарий».

Конечно, такой метод не всегда приемлим в силу его ограниченности, особенно на крупных предприятиях. Но, как показывает опыт, в ряде случаев с МП, особенно, новыми – это весьма удобный и почти бесплатный выход. Ну, разве что, пригласить программиста на начальную настройку))))

[MarinaAnna]

Сообщение от dim3740

Как сделать удаленку?

Возьму на заметку, позже более детально прочитаю изучу, возможно и пригодится.

[dim3740]

Сообщение от MarinaAnna

Возьму на заметку, позже более детально прочитаю изучу, возможно и пригодится.

Конечно! С удовольствием поделюсь опытом если что)) Вышлю обработки, алгоритмы, инструкции... можно попробовать на демке 2-х баз, которую скажем сделать в моем городе и в Вашем

[BuhRu]

dim3740,

это у вас уже используемая рабочая технология работы с клиентами или пока теория, как это должно работать?

[dim3740]

BuhRu, это все работает, как я написал, уже несколько лет и на 4-5 фирмах... С небольшими погрешностями))) Дополнительно скажу, что в момент обмена \ выгрузки формируется реестр (аналог протокола обмена), который может только распечатываться. И он подписывается сторонами. То, что его нельзя сохранить и как-то отредактировать - тоже допгарантия достоверности и ответственности сторон.
Но, к сожалению, я неуверенно себя чувствую, если у нового клиента УЖЕ есть иные средства удаленного управления, с которыми я не сталкивался. Поэтому хотел бы приобрести опыт.

[BuhRu]

dim3740,
Понятно. Сама идея имеет право на жизнь, но как понимаю настройка такого обмена данными с клиентом производится индивидуально для каждого клиента? После обновления конфигураций у клиента или у вас с обменом проблем не возникало?

[dim3740]

BuhRu, я думаю, что основная ценность метода – в контроле бухгалтера за тем, что делается в офисной программе в пределах важных для буха документов. Мои файлы обмена называются так: «фирма-дата обмена-период». Вижу, скажем два файла, но с разными датами обмена. Значит, что-то поменяли. Я обработкой гружу новый (с более поздней датой) прежде в … 2020 год, скажем октябрь, и не провожу. Запускаю еще одну обработку, которая сравнивает доки октябрей 17 и 20 годов и выдает отчет. Имхо, он проще и наглядней, чем протокол типового обмена 1С. Иду на разборку полетов Что еще… Еще, в файлах выгрузки есть служебные записи в виде оборотов. Открыв текстовый файл, и сравнив эти показатели с тем, что загрузилось, я проверяю, все ли село верно. Хотя бы на уровне итогов, а не конкретных строк.
Что касается проблем обмена при обновлениях, так алгоритм переноса на 99 % состоит из переноса табличных частей: товара, цены, количества и т.п. А эти поля и в Африке неизменны))) НДС к примеру, рассчитываю, а не переношу. Повторяю, метод не универсален, к примеру, не допускает 0 или 10 % НДС, но я «сам владею ситуацией», и знаю что таких ставок не будет. И, конечно, под каждого клиента я пишу свои алгоритмы обмена. Труд, но он окупается при ведении учета)))))